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Übersicht über Angaben rund um die Mitgliedschaft

 


Info:

  1. Hier werden jeweils die Daten der Mitgliedschaft der Person (H, P, L) angezeigt, die über die Info-Maske zuvor ausgewählt wurde (siehe Arbeitsablauf Wechsel zwischen MG und zugeordneten Personen, siehe Abkürzungserklärung).
  2. Über den -Button kann jederzeit die MIA-Dokumentation zur Mitgliedschaft-Maske aufgerufen werden.
  3. Rot markierte Links sind derzeit noch nicht hinterlegt. Die Verlinkung folgt, sobald der entsprechende Ablauf in der Dokumentation erfasst wurde.



 

Eckdaten zur Mitgliedschaft

(info)  Im oberen Bereich der Mitgliedschaft-Maske werden folgende Daten zur Mitgliedschaft der ausgewählten Person angezeigt:

 

Feldbezeichnung:Erklärung:

Mitgliedsnummer

  • Kennziffer der Mitgliedschaft
  • wird bei der Mitgliedererfassung automatisch vergeben (nächste freie laufende Nummer) siehe Arbeitsablauf Mitgliedererfassung

(warning) ACHTUNG: Nach Abschluss der Mitgliedserfassung ist die Mitgliedsnummer nicht mehr editierbar!

Eintritt

Datum des Beginns der Mitgliedschaft

(info) Bei Erfassung der Mitgliedschaft wird automatisch stets das aktuelle Tagesdatum angezeigt. Während des Erfassungsprozesses ist dieses Datum änderbar. siehe Arbeitsablauf Mitgliedserfassung

(warning) Nach Abschluss der Mitgliedserfassung ist das Eintrittsdatum über den Button Eintritt ändern in der Mitgliedschaft-Maske auch nachträglich editierbar! siehe Arbeitsablauf Eintritt ändern

Aufnahmegrund

Hinweis auf das Medium, das das Mitglied zur Aufnahme der Mitgliedschaft bewogen hat

(info) Der Aufnahmegrund kann direkt bei der Erfassung der Mitgliedschaft in der Maske Mitgliedererfassung eingegeben werden und bleibt hiernach an dieser Stelle einsehbar. Der Aufnahmegrund kann hier jedoch auch nachträglich hinterlegt bzw. geändert werden.

(warning) Alle hier zur Auswahl stehenden Aufnahmegründe müssen zunächst vom Verein festgelegt und in der Administration unter Anwendung > Aufnahmegründe hinterlegt werden.

Alle Vereine können beliebig viele Aufnahmegründe hinterlegen.

Austritt

Datum zu dem die Mitgliedschaft endet

(info) Bei Beendigung der Mitgliedschaft in MIA wird das Austrittsdatum eingegeben, das danach hier hinterlegt wird und einsehbar bleibt. siehe Arbeitsablauf Beendigung Mitgliedschaft

(warning) Bei der Eingabe des Austrittdatums muss stets beachtet werden, welche Kündigungsfristen in der jeweiligen Vereinssatzung festgelegt wurden.

Kündigungsgrund

Angabe, weshalb das Mitglied seine Mitgliedschaft beendet hat (z. B. Umzug in Eigenheim, Unzufriedenheit, etc.)

(info) Der Kündigungsgrund wird bei der Beendigung der Mitgliedschaft in der Mitgl. beenden-Maske eingegeben und bleibt hiernach an dieser Stelle einsehbar. Der Kündigungsgrund kann hier jedoch auch nachträglich eingegeben bzw. geändert werden.

(warning) Alle hier zur Auswahl stehenden Kündigungsgründe müssen zunächst vom Verein festgelegt und in der Administration unter Anwendung > Kündig.-gründe hinterlegt werden.

Alle Vereine können beliebig viele Kündigungsgründe hinterlegen.

Gekündigt am

Datum der Kündigung (Kündigungsausspruch bzw. Eingang Kündigungsschreiben)

(info) Bei Beendigung der Mitgliedschaft in MIA wird das Kündigungsdatum eingegeben, das danach hier hinterlegt wird und einsehbar bleibt. siehe Arbeitsablauf Beendigung Mitgliedschaft

(warning) In Bezug auf die Kündigung der Mitgliedschaft muss stets beachtet werden, welche Form der Kündigung vom Verein festgelegt wurde und damit akzeptiert wird (mündliche Kündigung, Kündigung per Fax oder Email etc.).

Mitgliedschaftsart

Angabe, um welche Art Mitgliedschaft es sich handelt

(info) Dieses Feld wird von Vereinen genutzt, die neben der herkömmlichen Mitgliedschaft auch andere Formen einer Mitgliedschaft anbieten z. B. Schnuppermitgliedschaften, Fördermitgliedschaften etc.

(warning) Alle hier zur Auswahl stehenden Mitgliedschaftsarten müssen zunächst vom Verein festgelegt und in der Administration unter Anwendung > Mitgliedschaftsarten hinterlegt werden.

Alle Vereine können beliebig viele Mitgliedschaftsarten hinterlegen.

Archiviert am

Datum der Archivierung

(info) Abgeschlossene Mitgliedschaften können per Archivlauf aus dem aktiven Zugriffsbereich in MIA entfernt werden. Mit diesem Prozess werden diese Datensätze in ein Archiv verschoben und dort entsprechend der administrativen Einstellungen aufbewahrt.
siehe Arbeitsablauf Archivlauf auslösen

Unter Administration - Systemeinstellungen > Archivlauf muss zunächst vom Verein eingestellt werden:

  1. wie lange eine Mitgliedschaft beendet sein muss, bevor diese per Archivlauf in das Archiv verschoben werden kann
  2. wie lange eine archivierte Mitgliedschaft aufbewahrt wird, bevor diese gelöscht wird.

Wichtig!

Folgende Mitgliedschaften sind vom Archivlauf grundsätzlich ausgeschlossen:

  • Archiv-Stopp ist gesetzt
  • Verarbeitungssperre ist gesetzt
  • beendete Mitgliedschaften mit negativem Saldo
Archiviert vonAngabe, wer den Archivlauf ausgelöst hat, durch den der Datensatz des aufgerufenen Mitgliedes archiviert wurde
Geworben von

Angabe der Person, von der das Mitglied geworben wurde siehe Arbeitsablauf Eingabe Person, von der MG geworben wurde

Aktenzeichen

Hinterlegungsmöglichkeit eines Aktenzeichens für die Mitgliedsakte zusätzlich zur Mitgliedsnummer

Anwendungsbeispiele:

  • für Vereine mit Ablagesystem der Mitgliedsakten nach Aktenzeichen anstatt nach MG-Nr.
  • als Orientierungshilfe bei Ablage bestimmter Akten außerhalb der aktiven Mitgliedsakten (z. B. nach Kündigung o. ä.)

siehe Arbeitsablauf Hinterlegung Aktenzeichen für MG-Akte

Letzte Papierakte angelegt am

Datum der Zuweisung der zuletzt angelegten Akte für die Mitgliedschaft

(info) Das Datum wird hier manuell eingegeben und hat keinerlei Auswirkungen auf automatisierte Prozesse.


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Angaben zur Beratung

(info)  Hier sind folgende Informationen zur Beratung einseh- bzw. änderbar, die dem Mitglied zugeordnet sind:

  • Beratungsstandort
    Vereine mit mehreren Beratungsstandorten können ihren Mitgliedern in diesem Feld einen Stammberatungsort zuweisen. Ist ein Stammberatungsort hinterlegt, werden bei der Suche nach freien Terminen  für das Mitglied diese dann automatisch entsprechend gefiltert angezeigt.

  • Berater
    In diesem Feld kann dem Mitglied ein Stammberater zugewiesen werden. Ist ein Stammberater hinterlegt, werden bei der Suche nach freien Terminen  für das Mitglied diese dann automatisch entsprechend gefiltert angezeigt.

 

Alle hier zur Auswahl stehenden Beratungsstandorte und Berater müssen zunächst vom Verein festgelegt und in der Administration hinterlegt werden.

Beratungsstandorte: Administration > Anwendung > Standorte

Berater: Administration > Mitarbeiter/Nutzer > Erfassen

Alle Vereine können beliebig viele Beratungsstandorte und Berater hinterlegen.

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Angaben zum Vorverein

(info)  Hier werden ausschließlich im Falle von Ummeldungen eines Mitgliedes von einem Mieterverein zu einem anderen folgende Daten zu dem Verein hinterlegt, von dem das Mitglied übernommen wurde:

  • Name des Mietervereins, von dem das Mitglied übernommen wird
  • End-Datum des Rechtsschutzversicherungsschutzes beim abgebenden Verein

Vorschlag Verwaltungsablauf Ummeldung:

  1. abgebender Verein meldet aufnehmendem Verein die Ummeldeabsicht des scheidenden Mitgliedes unter Angabe folgender Daten:
    • Name und aktuelle Anschrift des Mitgliedes (möglichst inkl. Kontaktdaten wie Telefonnummer, Emailadresse etc.)
    • Datum bis zu dem der Mitgliedsbeitrag bezahlt wurde
    • ob Rechtsschutz über den Verein besteht und wann dieser endet
  2. aufnehmender Verein sucht Kontakt zum aufzunehmenden Mitglied
  3. Beitritt im aufnehmenden Verein wird vollzogen
  4. aufnehmender Verein meldet abgebenden Verein den Vollzug der Übernahme des Mitgliedes unter Angabe:
    • zu welchem Datum das Mitglied übernommen wurde
    • ab welchem Datum ein etwaiger Rechtsversicherungsschutz über den aufnehmenden Verein einsetzt

Folgendes ist beim aufnehmenden Mieterverein durchzuführen:

  • prüfen, ob:
    • Beitrittserklärung unterschrieben und im Original vorliegt
    • Zahlungen etwaig noch zu begleichender Mitgliedsbeiträge für das laufende Jahr mit dem Mitglied geklärt sind
  • in MIA:
    • Mitglied als Neumitglied erfassen siehe Arbeitsablauf Mitgliedererfassung
    • Daten des Vorvereins in MIA hinterlegen siehe Arbeitsablauf Daten des Vorvereins hinterlegen
    • etwaiges SEPA-Mandat erfassen siehe Arbeitsablauf neues Mandat anlegen

    • fehlerhafte Sollstellung korrigieren (z. B. wenn MG im Vorverein alle Beiträge bis 31.12. beglichen hat)

    • Zahlungsplan in Beitragsklasse-Maske unter Zahlungsplan (individuell) anpassen, um fehlerhafte Sollstellung im Folgejahr zu vermeiden siehe Arbeitsablauf Zahlungsplan (individuell) ändern

      Anwendungsbeispiel

      in MIA hinterlegte Berechnungsweise des Beitrages (wird als Zahlungsplan (Default) zur jeweiligen Beitragsklasse unter Administration - Finanzen - Beitragsklassen festgelegt):

      • 1. Jahr: voller Beitrag für 12 Monate (Zeitjahr)
      • 2. Jahr: anteiliger Beitrag für restliche Monate bis Ende des Jahres (ab Beitrittsmonat)
      • ab 3. Jahr: kalenderjährige Berechnung des Beitrages

      (warning) Bei einer Ummeldung kommt es bei diesem Zahlungsplan im Folgejahr zu einer anteiligen Berechnung des Beitrages ab Beitrittsmonat.

      Soll der Beitrag im Folgejahr jedoch voll berechnet werden (01.01. bis 1.12.), muss nach erfolgter Aufnahme des umgemeldeten MG der individuelle Zahlungsplan für den Beitrag in der Beitragsklassen-Maske angepasst werden.

      (lightbulb) Hierfür ist unter Administration - Finanzen - Zahlungspläne einmalig ein entsprechender Zahlungsplan für Ummeldung (auch benutzbar für PzuH) anzulegen, der die Berechnung des vollen Beitrages ab dem 2. Jahr vorsieht. Danach kann dieser als individueller Zahlungsplan ausgewählt werden. siehe Arbeitsablauf Zahlungsplan anlegen

  • abgebenden Verein schriftlich informieren:
    • zu welchem Datum das Mitglied übernommen wurde
    • ab welchem Datum ein etwaiger Rechtsversicherungsschutz über den aufnehmenden Verein einsetzt


 Folgendes ist beim abgebenden Mieterverein durchzuführen:

  • Mitgliedschaft des umgemeldeten Mitgliedes nach positiver Rückmeldung des aufnehmenden Vereins in MIA beenden siehe Arbeitsablauf Mitgliedschaft beenden
    • als Beendigungsgrund Ummeldung auswählen

    • (warning) Bei bestehender Rechtsversicherungsschutz über den Verein, Mitgliedschaft zu dem Zeitpunkt beenden, zu dem der RSV-Schutz beim Verein endet.

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Memofeld zur Mitgliedschaft

(info)  Hier können wichtige Informationen zur Mitgliedschaft hinterlegt werden.

Beim Hinterlegen eines Memotextes sollte darauf geachtet werden, dass dieser wie folgt verfasst wird:

  • kurz
  • aussagekräftig
  • sachlich.

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Zugeordnete Personen

(info)  Hier können der Mitgliedschaft Personen als Partnermitglied oder zusätzliche Person zugeordnet werden.

Partnermitglied

  • muss in der selben Mietsache wohnen, wie das Hauptmitglied
  • muss nicht selbst im Mietvertrag als Vertragspartner angegeben sein

  • kann die Mitgliedschaft in Bezug auf die Rechtsberatung im selben Umfang wahrnehmen, wie das Hauptmitglied selbst

    Die Bedingungen der Beendigung einer Partnermitgliedschaft ist abhängig von den Vorgaben der jeweiligen Vereinssatzung

zusätzliche Person

  • kann als Kontakt angelegt werden
  • kann nur bei entsprechender Bevollmächtigung durch das Mitglied (schriftliche Vollmacht) Rechtsberatung bzgl. der mietrechtlichen Belange des Mitgliedes wahrnehmen
    z. B. bei Abwesenheit des Mitgliedes durch Urlaub bzw. Verhinderung des Mitgliedes etc.

 

An dieser Stelle werden ausschließlich Personen hinterlegt, die die Mitgliedschaft in etwaiger Weise wahrnehmen. Hier werden keine Vermieter oder Hausverwaltungen zugeordnet! Dies erfolgt separat über die Mietobjekt-Maske im dortigen Bereich Kontaktdaten.

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sonstige Funktionen

(info)  Im rechten Bereich der Mitgliedschaft-Maske befinden sich diverse Buttons, deren Funktionen nachstehend näher erläutert werden.

Feldbezeichnung:Erklärung:

Ist in dieser Checkbox ein Häkchen gesetzt, wird die Mitgliedschaft von allen Archivläufen grundsätzlich ausgeschlossen.

siehe Arbeitsablauf Archiv-Stopp setzen/entfernen

Ist in dieser Checkbox ein Häkchen gesetzt, wird die Mitgliedschaft von allen automatisierten Prozessen (z. B. Rechnungslauf, Mahnlauf, Archivlauf etc.) grundsätzlich ausgeschlossen.

Wichtig!

Aufgrund der weitreichenden Auswirkung dieser Funktion ist es ratsam, im Verein genau zu klären, in welchen Fällen dieses Häkchen überhaupt gesetzt werden soll.

siehe Arbeitsablauf Verarbeitungssperre setzen/entfernen

Über diese Checkbox kann eine Mitgliedschaft von der Möglichkeit ausgenommen werden, sich über ein persönliches Login auf der Vereins-Website Termine zur Rechtsberatung eigenständig buchen zu können.

siehe Arbeitsablauf Sperre Online-Termine setzen/entfernen

Über diese Checkbox kann eine Mitgliedschaft von der Möglichkeit ausgenommen werden:

  • sich ein persönliches Login auf der Vereins-Website einrichten zu können
  • sich über ein bereits vergebenes Login auf der Vereins-Website einloggen zu können.

siehe Arbeitsablauf Sperre Onlinezugang setzen/entfernen

zum Abspeichern jeglicher Änderungen betätigen
Über diesen Button können Aktionen jederzeit abgebrochen werden. Eingegebene Daten gehen beim Betätigen dieses Buttons verloren.

Über diesen Button kann die Zuordnung von Symbolen als Kennzeichnung bzgl. einer Mitgliedschaft erfolgen.
Die Zuordnung mehrerer Kennzeichner für eine Mitgliedschaft ist möglich.

(lightbulb) In der Erweiterten Suche können Mitgliedschaften nach Mitgliedschaft-Kennzeichnern gefiltert werden.

Die als Mitgliedschaft-Kennzeichner auswählbaren Symbole müssen zunächst vom Verein festgelegt und in der Administration über Anwendungen > Knz. Mitgliedschaft hochgeladen werden.
Alle Vereine können beliebig viele Kennzeichner hinterlegen.

(warning) Wichtig!

  • Die Vorgaben des Datenschutzes sind zu beachten!
  • Bei dem Hochladen von Bildern und Icons bitte auf Urheberrechte achten!

siehe Arbeitsablauf Mitgliedschaft kennzeichnen

Über diese Funktion kann ein Mitgliedsausweis ausgedruckt werden. Dieser kann nach den Wünschen des jeweiligen Vereins individuell gestaltet werden. siehe Arbeitsablauf Ausweis drucken

  1. Die Vorlage für den Ausweis muss zunächst vom Verein entsprechend über die Administration in MIA als Vorlage erstellt werden.

  2. Der zu verwendende Drucker muss von den technischen Mitarbeitern zunächst in MIA eingebunden werden, bevor dieser benutzt werden kann.

Über diesen Button kann das Eintrittsdatum für eine Mitgliedschaft nachträglich geändert werden. siehe Arbeitsablauf Eintritt ändern

Bei Benutzung dieser Funktion wird nur das Eintrittsdatum des Mitglieds geändert. Die Beginn-Daten von:

  • Mietobjekten
  • RSV
  • Beitragsklassen usw.

werden nicht automatisch mit geändert. Diese Angaben sind daher zu prüfen und ggfs. manuell anzupassen!

Über diesen Button kann die Mitgliedschaft beendet werden. siehe Arbeitsablauf Beendigung Mitgliedschaft

(warning) Bei der Beendigung einer Mitgliedschaft sollte die Einhaltung folgender Vorgaben des jeweiligen Vereins stets überprüft werden:

    • Form der Kündigung, die vom Verein akzeptiert wird (mündliche Kündigung, Kündigung per Fax oder Email etc.)
    • satzungsgemäße Kündigungsfrist.

(minus) Etwaig bestehende SEPA-Lastschriftmandate werden mit der Beendigung der Mitgliedschaft nicht automatisch mit beendet. Diese müssen separat über die ZV-Maske beendet werden.
siehe Arbeitsablauf SEPA-Lastschriftmandat beenden

Mit dieser Funktion kann eine bereits beendete Mitgliedschaft wieder reaktiviert werden. siehe Arbeitsablauf Kündigung zurücknehmen

Aus Nachweisgründen sollte die Rücknahme einer Kündigung schriftlich erfolgen.

Vorschläge

  1. Mitglied legt formloses Schreiben mit Rücknahme der Kündigung seiner Mitgliedschaft vor
  2. Rücknahmewunsch der Kündigung wird vom Mitglied per Unterschrift auf einem vom Verein erstellten Vordruck bestätigt

Mit dieser Funktion kann eine bereits erfolgte Archivierung des Datensatzes der Mitgliedschaft rückgängig gemacht werden. siehe Arbeitsablauf Archivierung zurücknehmen

Abgeschlossene Mitgliedschaften können per Archivlauf aus dem aktiven Zugriffsbereich in MIA entfernt werden. Mit diesem Prozess werden diese Datensätze in ein Archiv verschoben und dort entsprechend der administrativen Einstellungen aufbewahrt.

(warning) Beendete Mitgliedschaften mit negativem Saldo sind vom Archivlauf ausgeschlossen.

Mit dieser Funktion kann die für die Mitgliedschaft geltenden Rechtsschutzversicherung in wenigen Schritten beendet werden.

(info) Das RSV-Ende wird hierbei gleichsam für Mitglied und Mietobjekt übernommen.

ACHTUNG!

Tatsächlich beendet werden kann hier lediglich die Rechtsschutzversicherung des DMB-RSV-Rahmenvertrages des jeweiligen Vereins.

Andere für die Mitgliedschaft hinterlegte Rechtsschutzversicherungen, wie beispielsweise eigene private Mietrechtsschutzversicherung des Mitgliedes, können hier lediglich als beendet gekennzeichnet werden. Eine tatsächliche Beendigung einer solchen privaten RSV ist stets durch den Vertragspartner selbst (z. B. Mitlgied) vorzunehmen.

Mit dieser Funktion kann eine Rechtsschutzversicherung für die Mitgliedschaft in wenigen Schritten angelegt werden.

(info) Der RSV-Beginn wird hierbei gleichsam für Mitglied und Mietobjekt übernommen.

Hier kann neben der Rechtsschutzversicherung über den Rahmenvertrag des Vereins mit der DMB-RSV auch z. B. die eigene private Mietrechtsschutzversicherung des Mitgliedes hinterlegt werden.

Alle hier zur Auswahl stehenden Rechtsschutzversicherungen müssen zunächst vom Verein in der Administration unter Anwendung > Versicherungen hinterlegt werden.

Alle Vereine können beliebig viele Rechtsschutzversicherungen hinterlegen.

Mit dieser Funktion kann die Beitragspflicht der Hauptmitgliedschaft auf das dazugehörige beitragsfreie Partnermitglied übertragen werden, z. B. wenn das Hauptmitglied verstorben ist.

Bei Trennung/WG-Partner-Wechsel etc. ist das Einverständnis des bisherigen Hauptmitglieds einzuholen.

Vorteile:

(tick) keine Unterbrechung bei RSV
Wurde "P übernimmt H" durchgeführt, sind beide Mitgliedschaften (die beendete und die neue Hauptmitgliedschaft) mit dem - Icon gekennzeichnet.
Dieser Kennzeichner wird in der Info-Maske unterhalb des Bereiches Daten zur Hauptmitgliedschaft angezeigt. Über Anklicken dieses Kennzeichners kann zwischen beiden Mitgliedschaften gewechselt werden.

Wichtig!

Die Vorgaben der jeweiligen Vereinssatzung sind beim Durchführen dieser Funktion stets zu beachten, da diese entscheiden, inwiefern "P übernimmt H" angewendet werden kann.

Beispiele für Satzungsregelungen:

  • bei Tod eines Hauptmitgliedes setzt Partnermitglied seine Mitgliedschaft automatisch in eigener Hauptmitgliedschaft fort
  • bei Tod des Hauptmitgliedes kann Partnermitglied entscheiden, ob es seine Mitgliedschaft als Hauptmitglied fortsetzen möchte
  • etc.

Zudem sollte der Zeitpunkt, zu dem "P übernimmt H" durchgeführt wird, vom Verein festgelegt werden (z. B. Sterbedatum des einstigen Hauptmitgliedes oder Tag der Kenntnis über Versterben des einstigen Hauptmitgliedes).

Vorschlag Verwaltungsablauf P zu H:

  1. Partnermitglied möchte Mitgliedschaft als Hauptmitgliedschaft fortsetzen
  2. evtl. bestehende offene Salden vom übernehmenden Mitglied ausgleichen lassen und in der "alten" Mitgliedschaft verbuchen siehe Arbeitsablauf Zahlungen verbuchen

  3. Übernahmewunsch vorsorglich schriftlich bestätigen lassen und aktuelle Satzung aushändigen

    Hierfür kann vom Verein ein entsprechendes Formular vorbereitet werden, z. B. mit Angabe von:

    • Name, Anschrift und MG-Nr. des Hauptmitgliedes, dessen Konditionen übernommen werden sollen
    • Grund der Übernahme, z. B. Hauptmitglied verstorben
    • Name, Anschrift, Geb.-Datum und ggfs. Bankverbindung des übernehmenden Mitgliedes
    • Bestätigung, dass das übernehmende Mitglied eine Satzung ausgehändigt bekommen hat und diese anerkennt



  4. Übernahme in MIA mit dem Button "P übernimmt H" durchführen
  5. evtl. neuen Mitgliedsausweis erstellen und an übernehmendes Mitglied aushändigen
    (warning) Über P zu H wird dem übernehmenden Mitglied eine neue Mitgliedsnummer zugeordnet (nächste freie laufende Mitgliedsnummer).
  6. Änderungen im Datenbestand des neuen Hauptmitgliedes vornehmen:
    • Beitragsklasse zuordnen
    • neue Adresse (bei Umzug des neuen Hauptmitgliedes nach Trennung bzw. Tod des ehemaligen Hauptmitgliedes)
    • SEPA-Lastschrift-Mandat anlegen
    • Zahlungsart auswählen
    • Basisdokumente wie z.B. Mietvertrag verteilen
    • Terminvergabe

 

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