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Arbeitsabläufe Register "Mietobjekte"

Übersicht Arbeitsabläufe

  1. Benutzung der Sortierfunktion in der Terminübersicht
  2. Korrektur von Eingabefehlern/ Hinzufügen fehlender Daten des Mietobjektes
  3. Hinterlegen eines Kontaktes zum Mietobjekt
  4. Entfernen eines hinterlegten Kontaktes zum Mietobjekt
  5. Neues Mietobjekt für Mitgliedschaft hinterlegen
  6. Mietobjekt löschen
  7. Adresse nach Umzug des Mitgliedes ändern
  8. Objekthistorie einsehen/exportieren

 

 

1. Benutzung der Sortierfunktion

  1. Alle bereits vorhandenen Sortierungen entfernen (markiert mit dem Pfeil-Symbol). Hierfür so oft auf die jeweilige Spaltenüberschrift (Beitragsklasse, ID, Betrag) klicken, bis das Pfeil-Symbol nicht mehr angezeigt wird.
  2. Nun das Feld auswählen, nach dem die Liste auf- oder absteigend sortiert werden soll. Hier so oft auf die Spaltenüberschrift (z. B. Betrag) klicken, bis hier das  gewünschte Symbol erscheint.

 

Die Mietobjekte-Übersicht kann nach allen Spaltenüberschriften (Mietobjektart, Beschreibung, Anschrift, gültig von, gültig bis, Objektnr.) sortiert werden.

Die Sortierung erfolgt bei gültig von/ gültig bis chronologisch, bei allen anderen Spalten alphabetisch je nach Auswahl auf- bzw. absteigend.

 

2. Mietobjekte bearbeiten/erfassen

Nicht vergessen:

Für das Mietobjekt auf diesem Weg durchgeführte Änderungen werden nicht gleichzeitig auch für die in MIA hinterlegte Postadresse übernommen. Ggfs. erforderliche Änderungen der Postanschrift müssen daher anschließend separat in der Person-Maske vorgenommen werden.

 

  1. gewünschtes Mietobjekt in der Übersicht markieren (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
    Details zum jeweils ausgewählten Mietobjekt werden im unteren Bereich angezeigt



  2. gewünschte Änderung/ Eingabe vornehmen

  3. mit Button "Speichern" abschließen

 

3. Erfassen eines Kontaktes zum Mietobjekt

  1. gewünschtes Mietobjekt in Übersicht markieren
    Details zum jeweils ausgewählten Mietobjekt werden im unteren Bereich angezeigt




  2. im Bereich Kontaktdaten zutreffende Zeile der zu hinterlegenden Kontaktart aussuchen


  3. den Dreipunkte-Button "..." rechts neben der gewünschten Kontakt-Art anklicken

    Im weiteren Beispiel wählten wir die Zuordnung des Vermieters.

    Bei der Zuordnung des Kontaktes ist darauf zu achten, die Daten der Hausverwaltung, des Vermieters oder der anderen Kontakte stets im jeweils dafür vorgesehenen Feld zu hinterlegen, da so auch die entsprechende Kontaktart in MIA zugewiesen wird.

     

     

  4. Fenster "Person zuordnen" wird angezeigt


  5. im Feld Firmenname, Vor- und Nachname den gewünschten Vermieter eingeben

  6. Button "Suchen" drücken

 

Ab Arbeitsschritt 7. bitte je nach Variante weiter verfahren!


Variante 1: Kontakt (hier Vermieter) ist noch nicht in MIA erfasst:

 7. gewünschter Vermieter wird nicht in der Übersicht angezeigt

        

 8. Button "Erfassen" anklicken

 9. Maske "Person zuordnen" wird angezeigt

 

10. Vor- und Nachnamen bzw. Firmenbezeichnung des Vermieters eingeben

11. Button "Prüfen" anklicken

12. der zuvor eingegebene Name bzw. die Firmenbezeichnung werden automatisch in die Erfassungsmaske übernommen

Durch die vorherige Wahl der gewünschten Kontaktart (Arbeitsschritt 2 und 3) ist an dieser Stelle bereits automatisch hinterlegt, ob es sich hier um einen Vermieter, eine Hausverwaltung oder einen sonstigen Kontakt handelt. Diese Felder sind hier nicht mehr änderbar.




13. weitere Daten einfügen (Anrede, Titel, Adressdaten, Telefonnummer, Faxnummer, Email etc.)

 

14. mit Button "Übernehmen" bestätigen

15. der Vermieter ist nun als Person in MIA erfasst und für das Mietobjekt des Mitgliedes als solcher hinterlegt

     

Variante 2: Kontakt (hier Vermieter) ist bereits in MIA erfasst:

 7. Liste auswählbarer Vermieter wird angezeigt

Achtung: Hier werden nur die in MIA erfassten Personen/Firmen angezeigt, deren Datensatz auch als Vermieter gekennzeichnet ist (Personen-Maske).


 

 8. gewünschten Vermieter in Übersicht per Anklicken auswählen

 9. Button "Übernehmen" anklicken, um den ausgewählten Vermieter dem Mietobjekt zuordnen

10.  der Vermieter ist nun für das Mietobjekt des Mitgliedes als solcher hinterlegt

 

 

4. Entfernen eines hinterlegten Kontaktes zum Mietobjekt

  1. gewünschtes Mietobjekt in Übersicht markieren
    Details zum jeweils ausgewählten Mietobjekt werden im unteren Bereich angezeigt

  2. im Bereich "Kontaktdaten" zutreffende Zeile der zu entfernenden Kontaktart aussuchen



  3. hier den Button "X" rechts neben der gewünschten Kontakt-Art anklicken

  4. der Kontakt wird entfernt

 

 

5. Neues Mietobjekt für Mitgliedschaft hinterlegen

Diese Funktion wird NUR zum Anlegen eines zusätzlichen Mietobjektes genutzt (z. B. private Zweitwohnung, Garage, Gewerbe).

Eine Adressänderung nach Umzug des Mitgliedes (Änderung des Mietverhältnisses) ist dagegen ausschließlich über den Button "Umzug" vorzunehmen!

 

  1. Button "Neues Mietobjekt" anklicken

  2. Daten zum gewünschten Mietobjekt eingeben


  3. mit Anklicken des Buttons "Speichern" abschließen


6. Mietobjekt löschen

Dieser Button ist nur dann aktiv, wenn zum Mietobjekt weder Beratungen noch Dokumente oder Rechtsschutzversicherung vorhanden sind.

 

  1. zu löschendes Mietobjekt in tabellarischer Übersicht durch Anklicken markieren



  2. Button "Löschen" anklicken

  3. Sicherheitsabfrage-Fenster öffnet sich

  4. mit "Ja" bestätigen

 

 

7. Adresse nach Umzug des Mitgliedes ändern

  1. Button "Umzug" anklicken

  2. Umzug-Maske wird angezeigt

  3. ggfs. Kontaktdaten ändern

  4. Daten des neuen Mietverhältnisses des Mitgliedes eingeben


  5. ggfs. Häkchen entfernen in der Checkbox "RSV zum neuen Mietobjekt anlegen"

    ACHTUNG

    Das Häkchen in der Checkbox  RSV zum neuen Mietobjekt anlegen ist immer dann gesetzt, wenn für das Mitglied in MIA eine Rechtsschutzversicherung hinterlegt ist - egal ob die RSV die des DMB ist oder aber die eines anderen zugewiesenen Unternehmens (z. B. Allianz, Advocard o. ä).

    Bitte unbedingt beachten!
    Ist für die Mitgliedschaft eine andere Rechtsschutzversicherung eingetragen, als die DMB RSV, muss das Häkchen entfernt und die Zuweisung der RSV zum neuen Mietobjekt anschließend über die RSV-Maske durchführt werden.


  6. in der tabellarischen Übersicht Objektanschrift als Postanschrift werden alle der Mitgliedschaft zugeordneten Personen angezeigt

    • hier diese in der Spalte Übernehmen mit X gekennzeichnet lassen, denen die neue Adresse zugeordnet werden soll

    • bei Personen, denen die neue Adresse NICHT zugeordnet werden soll, die X - Markierung  in der Spalte Übernehmen durch Anklicken entfernen, sodass - - Markierung erscheint

       

  7. Änderung mit Drücken des Buttons "Ausführen" abschließen

  8. Das neue Mietobjekt ist nun hinterlegt und wird ab dem Datum des Gültigkeitsbeginns als gültige Adresse hinterlegt.
    Ab diesem Zeitpunkt erfolgt auch die entsprechende Anzeige in der Kopfzeile des Datensatzes.




 

8. Objekthistorie einsehen/exportieren

  1. Button "Objekthistorie" anklicken

  2. eine Übersicht über alle Mitglieder, für die diese Anschrift hinterlegt ist/war, wird angezeigt

  3. über Anklicken des Buttons "Export" kann die Übersicht in eine Excel-Datei exportiert werden

  4. Datei wird nach abgeschlossenem Download entweder automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden

 

Beschreibung Register "Mietobjekte"

Übersicht über alle (vergangenen, aktuellen und zukünftigen) Mietobjekte des Mitgliedes

Informationen und Änderungsmöglichkeiten zu Mietobjekten:

  • Was ist das Mietobjekt?
  • Listenübersicht über alle zur Mitgliedschaft hinterlegten Mietobjekte
  • zusätzliche Informationen zu den Mietobjekten mit Änderungsmöglichkeiten
  • Kontaktdaten zum Mietobjekt
  • sonstige Funktionen


Info:

Hier werden sämtliche Mietobjekte angezeigt, die zur Mitgliedschaft hinterlegt wurden (vergangene, aktuelle und zukünftige).
Für Partner-Mitglieder (P) können separate Mietobjekte angelegt werden.
Für weitere zugeordneten Personen (L) können KEINE separaten Mietobjekte vergeben werden.


Was ist das Mietobjekt?

Als Mietobjekt wird in MIA die Anschrift derjenigen Mietsache des Mitgliedes hinterlegt:

  • für die die Rechtsberatung erfolgen soll
  • die ggfs. rechtsschutzrelevant sein soll.

Wichtiger Hinweis:
Das Mietobjekt wird für die Mitgliedschaft hinterlegt, nicht für eine Person.
Für zugeordnete Personen (P, L) können daher KEINE abweichenden Mietobjekte hinterlegt werden.

 

ACHTUNG:

  • Das Mitglied sollte im Mietvertrag des angegebenen Mietobjektes als Vertragspartner aufgeführt sein.
  • Das Mietobjekt kann sich unter Umständen von der Postanschrift (Person-Maske) und/oder Rechnungs- und Mahnungsadresse (ZV-Maske) des Mitgliedes unterscheiden!
    Beispiel: MG mit Erst- und Zweitwohnsitz wünscht Beratung ausschließlich zur privaten Zweitwohnung - die Post soll jedoch an den Erstwohnsitz gesendet werden.

 

 

Listenübersicht über alle zur Mitgliedschaft hinterlegten Mietobjekte

tabellarischer Überblick über alle vergangenen, aktuellen und zukünftigen Mietobjekte zur ausgewählten Mitgliedschaft mit folgenden Angaben:

  • Mietobjektart
    Hier wird angezeigt, um welches Mietobjekt es sich genau handelt (private Erstwohnung, private Zweitwohnung, gewerbliches Objekt, Garage)

  • Beschreibung

  • Anschrift
    Hier wird die Adresse mit Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort angezeigt. Etwaig hinterlegte Adresszusätze sind hier nicht aufgeführt.

 

  • gültig von / gültig bis
    Datum, ab dem bzw. bis zu dem das angegebene Mietobjekt als 'aktuell gültig' in MIA geführt wird.

    In diesen Feldern sollte möglichst der tatsächliche Beginn / das tatsächliche Ende des jeweiligen Mietverhältnisses zu finden sein.
    Meldet ein Mitglied seine neue Adresse jedoch verspätet, kann entsprechende Änderung - je nach Regelung im Verein - auch zum Zeitpunkt der Kenntniserlangung erfolgen.

    Daten, die in der Zukunft bzw. Vergangenheit liegen, können hier hinterlegt werden.

    Empfehlung

    Bei telefonischen Änderungsmitteilungen, sollte durch eine ausreichende Verifizierung sichergestellt werden, dass es sich bei dem Gesprächspartner um das Mitglied selbst handelt.

    Vorschlag eines Verifizierungs-Ablaufes:

    Mitgliedsnummer erfragen

    Kann das Mitglied die Mitgliedsnummer nicht nennen, ist die Verifizierung über eine sogenannte Ersatzdatenabfrage möglich.
    Hierbei sollten mindestens 3 Fragen ohne Schwierigkeiten oder Hilfe durch den Mitarbeiter vom Mitglied beantwortet werden.
    Als Ersatzdaten sollten Fakten abgefragt werden, die möglichst nur vom Mitglied beantwortbar sind, z. B.:

    • vollständiger Name
    • Geburtsdatum
    • aktuelle Anschrift
    • vorherige Anschrift
    • letzte Beratung
    • etc.
  • Objektnr.


Die Anordnung der Liste kann mit der Sortierfunktion variiert werden.
Auf diese Weise können die Mietobjekte, je nach Wunsch, in chronologischer Form (ab- oder aufsteigend), nach Mietobjektart, Anschrift, Gültigkeitsbeginn- oder -ablauf o. ä. angezeigt werden.

 

 

zusätzliche Informationen zu den Mietobjekten mit Änderungsmöglichkeiten

Unterhalb der Listenübersicht der Mietobjekte werden folgende Details zum jeweils ausgewählten Mietobjekt (nach Anklicken blau hinterlegt) angezeigt.

Die Änderung folgender Angaben sind hier möglich:

  • gültig von / gültig bis
  • Art (Mietobjektart)
  • Beschreibung
  • Baujahr
  • Wohnfläche (in m²)
  • Objektanschrift
    Hier können evtl. Eingabe- bzw. Schreibfehler bzgl. eines Mietobjektes korrigiert werden bzw. fehlende Daten nachgetragen werden.

Änderungen, die in diesen Feldern vorgenommen werden, gelten NUR für das jeweils ausgewählte, bereits hinterlegte Mietobjekt. Die Postanschrift (Person-Maske) bleibt von der Änderung in dieser Maske unberührt und muss daher ggfs. separat geändert werden.

Wichtig:
Eine Adressänderung des Mietobjektes infolge eines Umzuges des Mitgliedes (Änderung des Mietverhältnisses) wird NICHT hier durchgeführt!
Hierfür wird ausschließlich die Funktion "Umzug" genutzt.

 

 

Kontaktdaten zum Mietobjekt hinterlegen


Hier können den jeweiligen Mietobjekten die entsprechenden Ansprechpartner zugeordnet werden:

  • Hausverwaltung
  • Vermieter
  • Kontakte (Rechtsanwälte, Jobcenter o. ä.)

 

Die jeweiligen Kontakte müssen zunächst in MIA erfasst werden, bevor diese zugeordnet werden können.

Vorteil: Bei der Nutzung von Word4MIA sind alle hier hinterlegten Kontakte als Adressaten auswählbar.

 

 

sonstige Funktionen

Im rechten Bereich der Mietobjekte-Maske befinden sich diverse Buttons, deren Funktionen nachstehend näher erläutert werden.

ButtonErklärung
Neues Mietobjekt

ACHTUNG:

Diese Funktion wird nicht genutzt, um eine Adressänderung nach Umzug des Mitgliedes vorzunehmen!

Dies erfolgt ausschließlich über den Button "Umzug".

 

Über diesen Button können zusätzliche Mietobjekte für die Mitgliedschaft angelegt werden, so z. B.:

  • Mietobjekte, dessen Vertragsverhältnis bereits vor Beginn der Mitgliedschaft beendet waren, zu denen jedoch Beratung erfolgen soll
    nicht rechtsschutzrelevant
  • zusätzliche Mietobjekte, z. B. private Zweitwohnung, Garage, Gewerbes o. ä.

Hinweis:

Bezüglich der Anlage zusätzlicher Mietobjekte zur Mitgliedschaft sollte im Verein genau geklärt sein, mit welchen Mehrkosten dies für das Mitglied einhergeht. Hierbei ist auch entscheidend, inwiefern das zusätzlich angelegte Mietobjekt auch rechtsschutzrelevant sein soll oder nicht.

Eine entsprechende Anpassung des Beitrages ist ggfs. vorzunehmen.

 

Speichernzum Abspeichern jeglicher Änderungen betätigen
VerwerfenÜber diesen Button können Aktionen jederzeit abgebrochen werden. Eingegebene Daten gehen beim Betätigen dieses Buttons verloren.
Löschen

Löschen des ausgewählten Mietobjektes

Löschbar sind nur abgeschlossene Mietverhältnisse, d. h. Mietverhältnisse mit einer Datumsangabe im Feld gültig bis.

Umzug

Über diesen Button wird eine Adressänderungen für Mitglieder durchgeführt, deren Mietverhältnis sich geändert hat.

Folgende in MIA hinterlegbare Adressen werden bei Nutzung der Umzug-Funktion NICHT gleichzeitig mit geändert:

  • Rechnungs- und Mahnungsanschrift (ZV-Maske)
  • Versandanschrift für Mieterzeitung (Abo-Maske).

 

Möchte ein Mitglied vorübergehend postalisch über eine andere Adresse, als die seines angemieteten Wohnobjektes kontaktiert werden (z. B. bei Kuraufenthalten oder längeren Besuchen), wird kein Umzug durchgeführt, da sich das Mietverhältnis des Mitgliedes nicht geändert hat. Stattdessen kann als Postanschrift in der Person-Maske die vom Mitglied gewünschte vorübergehende Kontaktadresse als Postanschrift eingegeben werden.

Achtung: Steht der Name eines Mitgliedes nicht am Briefkasten/Klingelschild der angegebenen Adresse, ist im Adresszusatz der Code c/o gefolgt vom Namen anzugeben, der auf dem dortigen Briefkasten zu finden ist (Beispiel: c/o Familie Meier).

Objekthistorie

Über diesen Button kann eine Übersicht aufgerufen werden, in der angezeigt wird, für welche Mitglieder die gleiche Anschrift hinterlegt war/ist.

Die angezeigte Liste kann in Excel exportiert werden.

 

 

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