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Dokumente

Beschreibung Dokumente-Maske

Diese Maske dient der Erfassung und Pflege von Dokumenten zur Person/Mitgliedschaft. Zudem besteht die Möglichkeit, Dokumente weiteren Mitgliedern zuzuordnen, zu verschieben oder zu duplizieren.

Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Funktionen finden Sie hier: Arbeitsabläufe Maske Dokumente

Übersicht über alle für das Mitglied hinterlegten Dokumente inkl. Einsicht

• Die Dokumente-Maske als elektronische Akte des Mitgliedes
• Wie können Dokumente in der Dokumente-Maske hinterlegt werden?
• Informationen zu Dokumentkategorien
  • Was ist eine Dokumentkategorie?
  • Das ist möglich, wenn verschiedene Dokumentkategorien in MIA hinterlegt sind
    
• Dokument-Vorschau (Standard)
• Welche Datei-Formate können in der Dokumente-Maske hinterlegt werden?
• Was tun, wenn ein hinterlegtes Dokument in der Vorschau nicht oder nicht korrekt angezeigt wird?

Die Dokumente-Maske als Teil der elektronischen Akte des Mitgliedes

In der Dokumente-Maske können alle Unterlagen zur Mitgliedschaft, Beratung oder Organisation hinterlegt werden.

 Hier hinterlegte Unterlagen können über die Dokumente-Maske

• bearbeitet
• heruntergeladen

• mit weiteren Mitgliedschaften geteilt (z. B. BKA-Belege mit Gültigkeit für mehrere Mitglieder)  _{siehe Hinweise zum Verteilen eines Dokuments}

• gedruckt
• verschoben
• dupliziert
• mit Kommentaren versehen
• für Mitglieder mit aktivem Online-Zugang bereitgestellt

• gelöscht _{Bitte Hinweise zum Löschen eines Dokumentes beachten!}

  werden.

 Erstellung von Aufgaben für Mitarbeiter oder Gruppen (z. B. bei Posteingang, Prüfung von Rechtsberaterschreiben etc.)

Damit stellt die Dokumente-Maske einen Teil der elektronischen Akte des Mitgliedes dar.

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Wie können Dokumente in der Dokumente-Maske hinterlegt werden?

Dokumente wie selbst erstellte oder eingescannte Schreiben, Bilder o. ä. können über folgende Wege in der Dokumente-Maske hinterlegt werden:

• Einscannen in zugewiesenen Scanner-Ordner auf lokalem PC, danach manuelles Hochladen über Dokumente-Maske
• Einscannen in Dokument-Eingang in MIA, hierüber Verteilung an gewünschtes Mitglied
• direktes Einscannen in das gewünschte Mitglied in MIA
   NUR bei Nutzung von Scannern möglich, die diese Funktion unterstützen
• Word4MIA
• Anzeige von E-Mails und deren Anlagen durch Setzen der entsprechenden Checkbox

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Informationen zu Dokumentkategorien

Was ist eine Dokumentkategorie?

Hierbei handelt es sich um eine Art Dateiordner innerhalb der Dokumente-Maske, dem nur ganz bestimmte Dateien zugeordnet werden.

>> Beispiel: Die Ablage von sämtlichen Rechnungen und Mahnungen des Mitgliedes kann in der Dokumentkategorie Finanzen zusammengefasst werden.

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Das ist möglich, wenn verschiedene Dokumentkategorien in MIA hinterlegt sind:

• Alle in MIA hinterlegten Dokumente können manuell bzw. automatisch bestimmten Dokumentkategorien zugeordnet werden.

  Erläuterung:

  manuell: beim Hochladen/Einscannen/Zuweisen von Dateien zu einer Mitgliedschaft in den jeweiligen Metadaten des Dokuments
  

  automatisch: bei Erstellung von bestimmten Läufen (Rechnungslauf, Mahnlauf, Ausschlusslauf etc.)
  Hierbei werden die Dateien (z. B. die Rechnungen) von MIA automatisch:

  1. nach hinterlegter und administrativ zugewiesener Vorlage für alle betreffenden Mitglieder erstellt
     
  2. in der administrativ zugewiesenen Dokumentkategorie der einzelnen Mitglieder abgelegt.
     _{siehe auch Arbeitsablauf Vorlage für Dokument erstellen}

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Dokument-Vorschau (Standard)

• alle Text-Dateien werden als PDF-Vorschau angezeigt _{Ausnahmen siehe Welche Datei-Formate können in der Dokumente-Maske hinterlegt werden?} 
• Ansicht kann gedreht werden
• Zoom-Optionen
• Dokument kann:
  • über Druck-Funktion ausgedruckt werden
  • heruntergeladen werden

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Welche Datei-Formate können in der Dokumente-Maske hinterlegt werden?

Grundsätzlich können Datei-Formate in der Dokument-Maske hochgeladen werden, es können nur nicht alle Formate auch korrekt angezeigt werden.

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Was tun, wenn ein hinterlegtes Dokument in der Vorschau nicht oder nicht korrekt angezeigt wird?

Manchmal werden in der Dokumente-Maske hinterlegte Dateien nicht oder nicht korrekt im Vorschau-Fenster angezeigt.

Grund:
Der sog. PDF-Konverter, der im Hintergrund arbeitet und für alle hochgeladenen Dateien eine PDF-Vorschau erstellt, kann ein Format nicht oder nicht korrekt in eine PDF-Vorschau übertragen. Das betreffende Dokument wird in diesen Fällen nicht bzw. nicht in seiner ursprünglichen Form angezeigt.

Aber:
Das hinterlegte Dokument bleibt in seiner ursprünglichen Form trotz der fehlenden bzw. falschen Darstellung erhalten. Das Dokument kann über folgende Wege dennoch in seiner ursprünglichen Form eingesehen werden:

1. Druckvorschau nutzen:
   Hier wird ein Dokument immer exakt so angezeigt, wie es ausgedruckt wird.
   
   
2. Download-Funktion nutzen:
   Hierüber wird das Dokument in seiner ursprünglichen Form auf den eigenen PC heruntergeladen und kann hier mit dem jeweiligem Programm geöffnet werden.

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Alle Dokumente und ggf. E-Mails werden rechts in der Tabelle im sog. "Dokumenttree" aufgelistet. Die folgende Tabelle enthält die Beschreibungen der verwendeten Icons:

Icon	Beschreibung
	Dokument ist online nicht abrufbar. (Wird nur angezeigt, wenn Modul MIAOnline nicht aktiviert ist.)
	Eingegangene E-Mail
	Ausgegangene E-Mail
	Notiz zum Dokument vorhanden
	Dokument ist für den Onlineabruf freigegeben
	Dokument wurde online abgerufen
	In der Ansicht "Papierkorb" -> gelöschtes Dokument

Im Bereich unter dem Dokumenttree können neue Dokumente hinzugefügt und Angaben zu vorhandenen Dokumenten bearbeitet werden. 

Die folgende Tabelle listet alle Buttons und deren Funktionen mit Beschreibung auf:

Icon	Bezeichnung im Tooltip	Beschreibung
		Gültig ab Version 5.2.2-0: Wird eine E-Mail mit Anlagen markiert, werden die Anlagen in der Liste "Anhänge" angezeigt und die Checkbox "Anhang in Dokumente anzeigen" kann aktiviert bzw. deaktiviert werden.
	Dokument hochladen	Um ein neues Dokument hochzuladen, betätigen Sie den Button . Zur Auswahl des Dokumentes klicken Sie auf den Button , navigieren zum gesuchten Dokument und klicken dann auf die Schaltfläche „Öffnen“. Wenn das Dokument erfolgreich hochgeladen wurde, wird links neben dem Button "Dokument" ein grünes Häkchen zur Bestätigung angezeigt. Mit der Checkbox "Online abrufbar" wird gesteuert, ob ein Dokument für ein Onlinemitglied auf den Website angezeigt wird und heruntergeladen werden kann. Mit der Checkbox "finalisiert" wird gekennzeichnet, dass ein Dokument endgültig fertig ist und kann anschließend inhaltlich nicht mehr verändert werden. Nachdem das Dokument hinzugefügt und alle gewünschten Abgaben eingetragen wurden, klicken Sie auf den Button "Speichern".
	Dokument anzeigen	Durch Klick auf den Button wird das markierte Dokument in einem neuen Browsertab geöffnet. So ist es für die Arbeit mit dem Dokument möglich, mehr Inhalt anzuzeigen und weniger scrollen zu müssen.
	an andere Mitgliedschaft anhängen	Dokument verteilen (an andere Mitgliedschaft anhängen) ab Version 5.0.0 Die Funktion "Dokument verteilen" wurde überarbeitet. Durch Klick auf den Button "an andere Mitgliedschaft anhängen"  öffnen Sie den entsprechenden Dialog. Durch das Anhängen eines Dokuments an eine weitere Mitgliedschaft, wird für die neue Zuordnung ein eigener Datensatz angelegt, sodass auch "eigene" Metadaten zu jeder Zuordnung gespeichert werden können. Im Dialog "Metadaten bearbeiten" wird eine Liste der Personen angezeigt, denen das Dokument zugeordnet ist. Hinweis: Die Funktion steht aktuell nicht für E-Mails und E-Mail-Anhänge zur Verfügung, daher ist der Button in diesem Fall inaktiv.
	Dokument verschieben	Durch Klick auf den Button "Dokument verschieben"  wird das entsprechende Choose geöffnet. Diese Funktion bewirkt das Übertragen eines Dokuments von einer Mitgliedschaft zu einer anderen Mitgliedschaft. Hinweis: Die Freigaben "finalisiert" und "online freigegeben" werden beim Verschieben des Dokuments zurückgesetzt, müssen also ggf. erneut gesetzt werden. Durch Auflösung der Zuordnung zum Mitglied werden ggf. bestehende Bezüge zu Fällen und Fall-Notizen entfernt.
	Dokument herunterladen	Mit dem Button "Dokument herunterladen"  wird der Downloaddialog aufgerufen.
	Metadaten des Dokuments bearbeiten	Mit dem Button "Metadaten des Dokuments bearbeiten"  wird ein neuer Dialog aufgerufen, in dem die Detailangaben zum Dokument bearbeitet werden können und das Dokument selbst ausgetauscht werden kann.
	Dokument duplizieren	Mit diesem Button können Kopien vom ausgewählten Dokument erstellt werden. Damit lassen sich, bei aktiven Office4MIA-Modul vorhandene Dokumente direkt im Browser als Vorlage öffnen, können angepasst, gespeichert und sofort verschickt oder Online freigegeben werden. Kopien werden immer nur vom Originaldokument erstellt, also nicht von einer Vereinsversion.
	Aufgabe zum Dokument	Mit dem Button "Aufgabe zum Dokument erstellen"  lassen sich Aufgaben zu Einzelpersonen oder Gruppen erstellen.
	Dokument löschen	Dokumente werden seit der MIA-Version 3.2.0 nicht mehr physisch gelöscht, sondern mit einem Löschkennzeichen versehen und sind anschließend nur noch im Papierkorb sichtbar und können nicht mehr kopiert (P zu H), verteilt, zugeordnet oder verarbeitet werden. Weiterhin werden gelöschte Dokumente ggf. auch nicht mehr in Fällen oder Fall-Notizen angezeigt. Der Button "Dokument löschen"  ist mit einem eigenen Recht versehen und nur aktiv, wenn das Recht "PERSDOKLOE" in der Administration zugeordnet ist.
	Dokument wiederherstellen	Nur Personen denen dieses Recht zugeordnet wurde, können das Gelöschtkennzeichen mit der Funktion "Dokument wiederherstellen"  wieder entfernen. Der Button wird nur angezeigt, wenn der Papierkorb geöffnet ist und Dokumente mit dem Löschkennzeichen angezeigt werden.

Modul PDF4MIA

Voraussetzung:

Das Modul PDF4MIA ist ein Zusatzmodul und muss zur Nutzung freigeschaltet werden.

PDF-Annotation verwenden:

Das Modul „PDF4MIA“ löst die bisherige reine PDF-Vorschau im Register „Dokumente“ ab. Mit diesem Modul ist es möglich an beliebigen Stellen im Dokument u.a. Kommentare, Markierungen oder Notizen zu erstellen.

Die Werkzeugleiste von links nach rechts:

• Menü: 1. Download, 2. Speichern als, 3. Drucken und 4. Einstellungen (Allgemein, Tastaturkürzel und Erweiterte Einstellungen)
• Linke Leiste: Öffnet die Menüs zum Bearbeiten des Dokuments (Drehen, Hinzufügen, Entfernen, Löschen, Exportieren, ...)
• Anzeigeoptionen: Öffnet die Auswahl unterschiedlicher Ansichtsoptionen 1. Die Seitenansicht zur schnelleren Navigation. 2. Die Dokumentübersicht. 3. Die Auflistung aller erstellten Kommentare mit Seitenhinweis, Erfasser und Erstellungsdatum.
• Zoom in %: Öffnet eine Liste mit unterschiedlichen Zoomangaben zur Auswahl.
• Rauszoomen: Verkleinert die Dokumentansicht.
• Heranzoomen: Vergrößert die Dokumentansicht.
• Hand: Öffnet das „Hand-Werkzeug“ um mit der Mouse Seiten nach oben oder unten zu schieben.
• Auswählen: Text markieren oder mehrere Annotationen markieren zum Löschen, Drehen usw.
• Liste zur Auswahl der Werkzeuge: Das Symbol für die Werkzeuge wird nur angezeigt, wenn „Annotationen einblenden“ (siehe unten) aktiv ist.
  
  Unterstreichen, Hervorheben, Rechteck, Freier Text, Freihand-Hightlight, Freihandzeichnen, Notiz, gewellte Linie, Durchstreichen, Rückgängig, Wiederherstellen, Radiergummi
  
  
  Rechteck, Freihand-Hightlight, Freihandzeichnen, Linie, Linienzug, Pfeil, Bogen, Ellipse, Vieleck, Wolke, Rückgängig, Wiederherstellen, Radiergummi
  
  
  Stempel, Unterschrift, Bild, Dateianhang, Callout, Rückgängig, Wiederherstellen, Radiergummi
  
  
  Seite zuschneiden
  
  
  
  
  
  
  
  

• Suche: Öffnet die Suche innerhalb des Dokuments.
• Menü: Öffnet die Dialoge „Download“ oder „Drucken“
• Annotationen einblenden: Alle Anmerkungen und Kennzeichnungen werden eingeblendet.
• Annotationen ausblenden: Alle Anmerkungen und Kennzeichnungen werden ausgeblendet.

Annotationen aktivieren : Öffnet die Liste zur Auswahl der Werkzeuge und blendet vorhandene Annotationen ein:

Modul PDF4MIA - Erweiterungen ab Version 5.1.4:

Mit der Aktualisierung der Version kommen zahlreiche neue Funktionen hinzu. PDF-Dokumente können nun bearbeitet werden. D.h. es können z.B. Seiten gedreht, verschoben, gelöscht oder hinzugefügt werden. Um den Modus zu öffnen, wählen Sie im Menü den Menüpunkt "Linke Leiste" aus. Zum Drehen der Seiten nutzen Sie den Button "Drehen". Zum Verschieben, Einfügen, Ersetzen, Extrahieren und Löschen nutzen Sie den Button mit dem Drei-Punkte-Icon und Tooltip "Mehr". Um eine oder mehrere Seiten zur Bearbeitung auszuwählen, setzen Sie die Checkbox(en) der gewünschten Seite(n). 

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Funktionen:

Wichtig!: Wenn die Bearbeitung des Dokuments abgeschlossen ist, müssen die Änderungen mit dem Button "als Vereinsversion speichern"  gespeichert werden! Nach Klick auf den Button wird das Speichern mit der Info "Das Speichern einer Vereinsversion war erfolgreich" bestätigt.

Die Vereinsversion wird ab diesem Zeitpunkt in allen Vorschaumasken in MIA verwendet. Es gibt in MIA nun zwei Versionen des Dokuments. Mit dem Button "Original anzeigen"  kann das ursprüngliche Dokument aufgerufen werden. Mit dem Button "Vereinsversion anzeigen"  kann wieder die bearbeitete Version angezeigt werden.

Icon	Funktion
	Wechselt in die Originalversion
	Wechselt in die Vereinsversion

Achtung!: Es kann immer nur zwei Versionen eines Dokuments geben! Wenn nach der Bearbeitung wieder die Originalversion bearbeitet und gespeichert wird, wird die vorherige Vereinsversion überschrieben!!!

Wenn bei Klick auf Speichern noch keine Vereinsversion eines Dokuments vorhanden ist, wird die Meldung "Es gibt noch keine Vereinsversion"  angezeigt.