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Arbeitsabläufe Maske Dokumente

Übersicht Arbeitsabläufe

1. Benutzung der Sortierfunktion in der Dokument-Übersicht (links)

2. Dokument suchen

3. Suchfilter zurücksetzen

4. Dokument einsehen/auswählen

5. Dokument verteilen

6. Dokument verschieben

7. Dokument hochladen

8. Dokument als PDF in separatem Browser-Tab anzeigen

9. Dokument herunterladen
   • Variante 1: Download der Datei im Ursprungsformat über Button
   • Variante 2: Download der Datei als PDF über Button 
     
10. Dokument bearbeiten/online freigeben
11. Dokument duplizieren
12. Aufgabe zum Dokument erstellen
13. Dokument löschen
14. Dokument-Ansicht drehen
15. Dokument drucken

1. Benutzung der Sortierfunktion in der Dokument-Übersicht (links)

  In dem Feld oberhalb der Übersicht aller zur Mitgliedschaft erfassten Dokumente, wird angezeigt, nach welchem Parameter geordnet diese aktuell angezeigt werden. Hier können auch andere Filter ausgewählt werden, um die Sortierung der Übersicht zu ändern (z. B. nach Eingangsdatum, nach Mietobjekten o. ä.).

1. im Auswahlfeld  Auswahl mit Klick auf Button  öffnen
   
   
2. gewünschten Filter auswählen
    Auswahl wird farbig hinterlegt und durch Anklicken in das Auswahlfeld übernommen
   
   
    
3. Übersicht wird entsprechend des gewählten Filters geordnet angezeigt

_{nach oben}

2. Dokument suchen

1. Suchen-Button   anklicken
   
   
2. Fenster Dokumente suchen öffnet sich
   
   
   
3. gewünschte Suchkriterien eingeben (Dokumentkategorie, Titel, Schlagworte, Beratungskategorie)
   Die Recherchefelder "Thema/Titel" und "Schlagworte" suchen nach Enthaltensein.
   
   
   
   

4. mit Anklicken des  - Buttons Suche starten
   
   

5. gewünschtes Dokument wird wie folgt angezeigt:

   - Übersicht (links): Dokument-Titel

   - Vorschaufenster (rechts): Dokument-Ansicht

   Gibt es mehrere Dokumente, die mit den Suchkriterien übereinstimmen, werden in der Übersicht (links) alle in Frage kommenden Dokumente angezeigt. Diese sind durch Anklicken auswähl- und anzeigbar. Die Anzeige des ausgewählten Dokuments erfolgt im Vorschaufenster (rechts).

   Die Auflistung mehrerer Dateien als Suchergebnis erfolgt automatisch chronologisch nach Eingangsdatum sortiert.

   
   

_{nach oben}

3. Suchfilter zurücksetzen

1. Filter zurücksetzen-Button  anklicken
   
   

2. Filter wird zurückgesetzt/geleert

   In der Übersicht werden wieder alle für das Mitglied hinterlegten Dokumente angezeigt.

    Die Sortierung erfolgt automatisch nach dem Parameter, das in den Systemeinstellungen unter Dokumente als Standard eingestellt ist.

   
   

_{nach oben}

4. Dokument einsehen/auswählen

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
    Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt

   

   Mit Nutzung der Sortierfunktion bzw. der Suchfunktion können Dokumente schneller gefunden werden.

   _{siehe Arbeitsabläufe Benutzung der Sortierfunktion in der Dokument-Übersicht (links) und Dokument suchen}

    

    

2. ausgewähltes Dokument wird im Vorschaufenster (rechts) angezeigt

   
   
   
   

_{nach oben}

5. Dokument verteilen

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
   siehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen

   
   

2. Button  anklicken
   
   

3. Fenster zum Verteilen des Dokumentes öffnet sich
   
   
   
   
4. Mitgliedsnummer des Mitgliedes im Feld  eingeben, in dessen Datensatz das Dokument auch hinterlegt werden soll
   
   
5. Suche nach MG mit Anklicken des  -Buttons auslösen
   
   
6. Suchergebnis wird in tabellarischer Übersicht angezeigt (im Bereich Zusätzlich an andere Mitgliedschaft anhängen)
   
   
   
7. gewünschtes MG in Liste anklicken
    Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
   
   

8. mit Anklicken des  - Buttons Dokument in ausgewählter Mitgliedschaft hinterlegen
   
   

   In der tabellarischer Übersicht im Bereich Dokument ist folgenden Mitgliedschaften zugeordnet wird angezeigt, welchen Mitgliedschaften das Dokument zugeordnet ist:

   

_{nach oben}

6. Dokument verschieben

1. Button  anklicken
   
   

2. Fenster Dokument verschieben öffnet sich
   
   
   
3. Mitgliedsnummer (oder Namen/Firmenbezeichnung) des Mitgliedes eingeben, zu dem das Dokument verschoben werden soll und mit Anklicken des Buttons  bestätigen.
   
   
   
4. Das gewünschte Mitglied wird nun in der tabellarischen Übersicht angezeigt.
   
   
   
5. Falls gewünscht Mietobjekt durch Anklicken zuordnen.
    Auswahl muss nach Anklicken mit X gekennzeichnet sein.
   
   
   
   
6. Falls gewünscht, Aufgabe bzgl. Bearbeitung des Dokuments für einen einzelnen Mitarbeiter oder eine bestimmte Gruppe hinterlegen.
   
   
   
7. Vollständig ausgefüllte Maske auf Richtigkeit prüfen.
   
   
   
   
8. mit Anklicken des Buttons  Vorgang abschließen
   
   
9. Das Dokument wird nun in der Dokumente-Maske des Mitglieds angezeigt, zu dem dieses verschoben wurde.
    Alle Metadaten werden beim Verschieben vollständig übernommen.
   
   

_{nach oben}

7. Dokument hochladen

1. Button  anklicken

   

    

2. Fenster Dokument hochladen öffnet sich

   

    

3. hier alle erforderlichen Daten eingeben:

    

   • Erstellungs- sowie Eingangdatum eingeben

     Im Feld Erstellungsdatum wird nach dem Öffnen automatisch das aktuelle Tagesdatum angezeigt. Dieses Datum ist jedoch änderbar.

     Wichtig:
     In der tabellarischen Übersicht (links in der Dokumente-Maske) wird als Datum zum jeweiligen Dokument immer das Erstellungsdatum angezeigt, NICHT das Eingangsdatum.

      

      

   • Titel des Dokumentes eingeben

     Eine klare und einheitliche Struktur der Namensvergabe an hochgeladene Dateien erleichtert es allen Mitarbeitern, das jeweils gewünschte Dokument bei Bedarf schnell zu finden und aufrufen zu können. _{siehe auch Tipps zur Vergabe Dokumentennamen}

     So kann noch mehr Zeit gespart werden:

     Über Anklicken des - Buttons können auch fertige Textbausteine einfach per Klick in das Feld eingefügt werden. Diese können hiernach um zusätzliche Angaben vervollständigt werden.

     Beispiel:

     • Auswahl Textbaustein: "BKA-Belege"

     • Vervollständigung um Jahreszahl "2018"

     • fertiger Text: "BKA-Belege 2018"

     Jeder Verein kann in der Administration unter Anwendungen > Textbausteine beliebig viele Vorlagen hinterlegen.

      

      

   • im Feld Dokumentenkategorie durch Anklicken des   Auswahl aller verfügbaren Dokumentenkategorien öffnen und gewünschte durch Anklicken auswählen

     Hier auswählbare Dokumentenkategorien müssen zunächst in der Administration unter Anwendung > Dokumentkategorien von jedem Verein selbst angelegt werden.

     Jeder Verein kann beliebig viele Dokumentenkategorien hinterlegen.

     Die Reihenfolge der Anzeige der Dokumentenkategorien kann mit der Sortierung in der Administration vom Verein festgelegt werden.

     
     

      

      

   • falls erforderlich Kommentar zum Dokument bzw. Schlagworte oder Bearbeitungshinweise eingeben

     

   
   
   
4. mit Anklicken der entsprechenden Checkboxen festlegen, ob das Dokument:
   • online vom Mitglied über dessen persönliches Login abrufbar sein soll: 
   • inhaltlich nicht mehr veränderbar sein soll: 
   
   
5. auf Button  klicken, um Hochladen des gewünschten Dokuments zu initiieren
   
   

6. Dateiauswahl-Fenster öffnet sich, über das die gewünschte Datei gesucht und durch Doppelklick oder durch Markieren und Klick auf "Öffnen" ausgewählt werden kann

   

    

7. grünes Häkchen hinter Button Dokument zeigt an, dass Dokument erfolgreich hochgeladen wurde 

   

    

8. mit Klick auf Button  abschließen
   
   

9. das Dokument ist nun in MIA hinterlegt und der gewünschten Dokumentkategorie zugeordnet

   
   
   

   Erläuterung

   • Kennzeichner: siehe Was bedeutet welche Kennzeichnung (Icon)?

   • Anzeige von Kommentaren: Dokument durch Anklicken in Übersicht auswählen, Anzeige erfolgt im Feld Kommentar unterhalb der tabellarischer Übersicht

    

_{nach oben}

8. Dokument als PDF in separatem Browser-Tab anzeigen

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
   siehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen

    

2. Button  anklicken
   
   

3. Dokument wird als PDF in separatem Browser-Tab angezeigt

_{nach oben}

9. Dokument herunterladen

Variante 1: Download der Datei im Ursprungsformat über Button

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
   siehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen

    

2. Button  anklicken, um Download zu starten
   
   

3. Download wird durchgeführt
   
   
4. nach Abschluss wird die Datei im Ursprungsformat je nach Browser und dessen Einstellungen:
   • automatisch geöffnet oder
   • muss durch Anklicken des Dateinamens im Anzeigefenster geöffnet werden
5. Datei steht nun zur Weiterverarbeitung auf dem lokalen PC zur Verfügung

_{nach oben}

Variante 2: Download der Datei als PDF über Button 

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
   siehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen

    

2. Button  anklicken
   
   

3. Dateiauswahl-Fenster öffnet sich - hier gewünschten Ordner als Speicherplatz für das heruntergeladene Dokument wählen
   
   
   
4. gewünschten Dateinamen eingeben
   
   
5. mit Anklicken des  - Buttons Datei auf lokalem PC abspeichern
   
   
6. Datei steht nun im PDF-Format auf dem lokalem PC zur Verfügung

_{nach oben}

10. Dokument bearbeiten

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
   siehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen

   
   

2. Button  anklicken

    

3. Fenster Dokument bearbeiten öffnet sich
   
   
   
   

4. gewünschte Daten einsehen oder ggfs. eingeben bzw. ändern, z. B.:

   • Änderung eines Datums

   • textliche Änderung des Titels

   • Änderung der Dokumentkategorie
   • Einfügen/Bearbeiten/Entfernen eines Kommentars
   • Entfernen/Bearbeiten/Hinzufügen von Schlagworten
   • Entfernen/Bearbeiten/Hinzufügen von Bearbeitungshinweisen
   • Setzen/Entfernen der Markierung in Checkbox Online abrufbar  _{siehe Erläuterung Checkboxen}
   • Setzen/Entfernen der Markierung in Checkbox finalisiert  _{siehe Erläuterung Checkboxen}
   • Zuordnen eines anderen Dokuments
     
     

5. Änderungen mit Anklicken des  - Buttons hinterlegen

Erläuterung Checkboxen:

Mit dem Setzen eines Häkchens in den Checkboxen sind folgende Funktionen verbunden:

Das ausgewählte Dokument kann durch das Mitglied über dessen persönliches Login auf der Vereins-Website abgerufen werden. Achtung! Die technischen Voraussetzungen für die Nutzung von persönlichen Logins durch die Mitglieder auf einer Vereins-Website muss zunächst geschaffen werden. Hierfür muss das Zusatz-Modul MIAOnline freigeschaltet werden. Wenn Sie hieran Interesse haben, nehmen Sie bitte Kontakt zu den Mitarbeitern der DES auf oder legen ein Ticket im Zendesk mit der Bestellung an.

Das ausgewählte Dokument kann nicht mehr nachträglich bearbeitet werden.

_{nach oben}

11. Dokument duplizieren

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
   siehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen
   
   
2. Button  anklicken, um Duplikat vom gewünschten Dokument zu erstellen
   
   
3. Fenster Vorhandenes Dokument duplizieren öffnet sich
   
   
   
4. ggfs. Änderungen der Metadaten des Dokuments in der Maske Detailangaben vornehmen
   
   
   
5. Änderung mit  abschließen
   
   

6. ggfs. über Maske Aufgabe erstellen Aufgabe für bestimmten Mitarbeiter oder Gruppe hinterlegen

   Information

   Etwaig hinterlegte Aufgaben zum erstellten Duplikat des Dokuments werden in der jeweiligen Aufgabenliste des gewählten Mitarbeiters bzw. der gewählten Gruppe angezeigt.

    

   
   
   
7. Änderung mit  abschließen
   
   
8. mit    beenden
   
   
9. das Duplikat des gewünschten Dokuments inkl. aller Eingaben/Änderungen ist nun erstellt und in der tabellarischen Übersicht aller Dokumente (linke Seite) aufgeführt
   

_{nach oben}

12. Aufgabe zum Dokument erstellen

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
   siehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen
   
   
2. Button  anklicken, um eine neue Aufgabe zum gewählten Dokument zu hinterlegen
   
   
3. Fenster Neue Aufgabe anlegen öffnet sich
   
   
   
4. Priorität wählen
    wählbar sind hoch, normal oder gering
   
   

5. auswählen, für den die Aufgabe hinterlegt werden soll
   > für Auswahl  neben gewünschten Feld (Bearbeiter oder Gruppe) anklicken und Mitarbeiter/Gruppe in Liste per Klick aussuchen
   
   
   
   

   Es ist möglich, Aufgaben für einen einzelnen Bearbeiter oder eine bestimmte Gruppe zu hinterlegen.

   Bearbeiter:

   Die Aufgabe wird für einen einzelnen Mitarbeiter hinterlegt und nach Abspeichern in dessen Aufgabenliste angezeigt.

   Auswählbar sind alle in MIA erfassten Mitarbeiter. (Administration > Mitarbeiter/Nutzer > erfassen)

    Es kann keine Gruppe zusätzlich zu einem Bearbeiter ausgewählt werden.

   Gruppe:

   Die Aufgabe wird für einen Gruppe von Mitarbeitern hinterlegt und nach Abspeichern in deren Aufgabenlisten angezeigt.

   Auswählbar sind alle in MIA erfassten Gruppen. (Administration > Mitarbeiter/Nutzer > Rollen)

    Es kann kein Bearbeiter zusätzlich zu einer Gruppe ausgewählt werden.

   
   
   

6. Unter dem Punkt Aufgabe auswählen, zu welcher Kategorie die Aufgabe erstellt wird.
    Voreinstellung hier: Dokumente (weil Aufgabe zu einem Dokument erstellt wird)
   
   
   
7. Zeitfenster eingeben, in dem die Aufgabe zu erledigen ist
   
   
   

8. ggfs. Erinnerungsfunktion aktivieren, indem das Häkchen in die Checkbox Erinnerung gesetzt wird
   
   
   

   Die Erinnerungsfunktion kann nur für Aufgaben genutzt werden, die für einen einzelnen Benutzer angelegt werden.
   Bei Gruppen-Aufgaben ist diese Funktion nicht wählbar.

   
   
   

9. im Feld Notiz kurze, prägnante Beschreibung der Aufgabe hinterlegen
   
   
   
10. mit    Aufgabe erstellen

_{nach oben}

13. Dokument löschen

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
    siehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen
   
   
2. Button  anklicken
   
   
3. Sicherheitsabfrage-Fenster öffnet sich
   
   
   
4. mit Klick auf   bestätigen
   
   
5. Dokument ist gelöscht und damit aus der Übersicht entfernt

_{nach oben}

14. Dokument-Ansicht drehen

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
   siehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen
   
   
   
   
2. den Mauszeiger auf der Dokument-Vorschau bewegen, um die Funktionsbuttons einzublenden
   
   
   
3. Button  anklicken, um Dokument-Vorschau zu drehen
   
   
   

4. Button  so oft anklicken, bis gewünschte Ansicht erreicht ist.
   

   Mit jedem Klick auf diesen Button wird die Dokument-Vorschau um 90 Grad im Uhrzeigersinn gedreht.

    

   

_{nach oben}

15. Dokument drucken

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
   siehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen
   
   
2. Button  anklicken
   
   
   
3. Druck-Fenster öffnet sich
   
   
   
   
4. ggfs. gewünschte Anpassungen vornehmen
   z. B. Änderung Drucker, Druck in Farbe/Graustufen, Anzahl Kopien etc.
   
   
5. mit Anklicken des  Buttons Druck auslösen

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