Personen Stammdaten

Beschreibung der Seite

Änderungsmöglichkeiten der Mitgliedsdaten

mögliche Änderungen:

persönliche Daten
Kontaktdaten
Postanschrift
Weitere Daten
Memofeld zur Person
zusätzliche Informationen
sonstige Funktionen

Hier werden immer die Angaben der Person (H, P, L) angezeigt, die über die Info-Maske ausgewählt wurde.

Hinweise:

Bei Änderungen, die nach telefonischer Information des Mitgliedes vorgenommen werden sollen, ist aus Datenschutzgründen eine Verifizierung der anrufenden Person anzuraten. Verifizieren kann sich das Mitglied zum einen durch die Nennung der Mitgliedsnummer. Ist dies nicht möglich, kann eine Ersatzdatenabfrage erfolgen, um sicherzustellen, dass es sich beim Anrufer um das Mitglied selbst handelt. Hierbei wird das Mitglied aufgefordert, mindestens drei sensible Daten zu nennen (z. B. vollständiger Name, Geburtsdatum, hinterlegte Adresse). Hilfestellungen durch den Mitarbeiter sollten nicht erfolgen.

persönliche Daten

Hier sind folgende persönliche Daten zum Mitglied hinterlegt, die an dieser Stelle auch geändert werden können:

Name der Firma
Rechtsform (muss angegeben werden, wenn das Modul "Gerichtliches Mahnverfahren" verwendet wird)
Anrede
Name, Vorname

ACHTUNG!

Da eine Änderung des Namens (z. B. bei Heirat) Auswirkungen auf mögliche Verwaltungsabläufe (z. B. EMA-Anfragen) hat, kann vor einer entsprechenden Änderung in den Mitgliedsdaten auch ein Nachweis (z. B. Vorlage Ausweis, Zusendung einer Ausweiskopie o. ä.) vom Verein angefordert werden.
Auf Grund der juristischen Auswirkungen einer Namensänderung wird in MIA eine solche stets protokolliert. Das Protokoll zur jeweiligen Mitgliedschaft ist über den Button mit dem Smiley-Icon (im senkrechten Menü rechts) möglich.
Titel
Geburtsdatum
Geschlecht des Mitgliedes
PersonID.

Jeder Person, die in MIA erfasst wird, wird bei Erfassung eine PersonID zugeordnet, die hier einsehbar ist. PersonIDs sind grundsätzlich nicht änderbar.

Kontaktdaten

Hier sind folgende Kontaktdaten des Mitgliedes hinterlegt, die an dieser Stelle auch geändert werden können:

Telefonnummern (privat, mobil, dienstlich)
Faxnummer
E-Mail-Adresse
Auswahl der bevorzugten Kommunikationsart (Brief, E-Mail, Online-Portal etc.)
Eingabemöglichkeit der bevorzugten Anrufzeiten

Postanschrift

Hier ist die Postadresse des Mitgliedes inkl. evtl. erfasster Adresszusätze hinterlegt, an die standardmäßig jegliche Post zugestellt wird. Änderungen sind an dieser Stelle möglich.

Die Postadresse kann von der Adresse des hinterlegten Mietobjektes abweichen. Das Mietobjekt ist die Adresse, die für die Rechtsberatung und ggfs. die Rechtsschutzversicherung relevant ist. Eine vom Mietobjekt abweichende Postadresse kann zum Beispiel bei längeren Auswärtsaufenthalten des Mitgliedes eingetragen werden (z. B. bei einer Kur).

Über den - Button ("Adresse in Google Maps anzeigen..." rechts neben dem Ort) kann die eingetragene Adresse in Google-Maps angezeigt werden.

Bei der Aufnahme von Adressdaten sollte stets beachtet werden, dass:

evtl. existierende Hausnummer-Zusätze abgefragt werden (z. B. 2a)
Ortsteile als Adresszusatz aufgenommen werden
abgefragt wird, ob der eigene Name am Briefkasten/Klingelschild steht
Abweichende Namen können im Feld Adresszusatz mit der Markierung c/o aufgenommen werden (siehe Screenshot).

Änderungen der Adresse, die in dieser Maske durchgeführt werden, führen nicht zu Änderungen hinsichtlich der Adresse des Mietobjektes! Daher ist bei einem tatsächlichen Umzug Mitgliedes die neue Adresse ausschließlich in der "Mietobjekt"-Maske über den Button "Umzug" vorzunehmen.

Das gilt unabhängig davon, ob für das Mitglied eine Rechtsschutzversicherung hinterlegt ist, oder nicht.

Weitere Daten

Hier können in Bezug auf das Mitglied vertretungsberechtigte Personen inkl. deren Stellung (z. B. gesetzlicher Vertreter, Mutter, Jugendamt o. ä.) eingegeben werden (z. B. bei Vormundschaft, gesetzlich bestellter Betreuung etc.).

Ist eine Vertretungsber. Person an dieser Stelle in MIA angegeben, hat dies Auswirkungen auf die Durchführung des gerichtlichen Mahnverfahrens über MIA.
Wird keine Stellung des Vertreters angegeben, kann ein gerichtliches Mahnverfahren über MIA nicht durchgeführt werden. Es kommt zu einer Fehlermeldung.

Memofeld zur Person

Memofeld für besonders wichtige Informationen zur Person (z. B. Hinweise zur Vermeidung von Verwechslungen hinsichtlich des Verwandtschaftsgrades von Haupt- und Partnermitglied o. ä.).

Beim Hinterlegen eines Memotextes sollte darauf geachtet werden, dass dieser wie folgt verfasst wird:

kurz
aussagekräftig
sachlich.

Tipp: Auf wertende Aussagen sollte aus Sachlichkeitsgründen grundsätzlich verzichtet werden.

zusätzliche Informationen (einsehbar/anklickbar)

1. oberer Bereich der "Person"-Maske

Schutz der Personendaten gewünscht:
Häkchen setzen, wenn absoluter Schutz der Personendaten (über den üblichen Datenschutz hinaus) vom Mitglied gewünscht wird
evtl. entsprechende Memo unter Angabe des Grundes verfassen, weshalb der Schutzstatus hinterlegt wurde (z. B. Missbrauch mgl. durch unbefugte Dritte etc.)

Mitgliedschaften, die mit Schutz der Personendaten gewünscht markiert wurden, werden in der Kopfzeile mit gekennzeichnet. Der Schriftzug Schutz der Personendaten gewünscht wird zusätzlich rot angezeigt.
Aufnahmesperre:
anwendbar z. B. nach Ausschluss wegen offener Beiträge

Mitgliedschaften, die mit Aufnahmesperre markiert wurden, werden in der Kopfzeile mit dem Icon gekennzeichnet. Der Schriftzug Aufnahmesperre wird zusätzlich rot angezeigt.

ACHTUNG:

Beide Felder (Schutz der Personendaten gewünscht und Aufnahmesperre) sind optional durch manuelles Setzen eines Häkchens nutzbar und haben eine reine Markierfunktion. Es ist kein Automatismus hinterlegt und das Setzen des Häkchens hat keine Auswirkungen auf den Programmablauf.

VORTEIL: Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften, die über dieses Feld markiert wurden, aufgerufen und in eine Excel-Liste exportiert werden.

2. mittlerer Bereich der "Person"-Maske

Adresse ungültig:
manuelle Nutzung:
Häkchen setzen nach Eingang von Postrückläufern

automatisierte Nutzung:
Häkchen wird automatisch gesetzt, wenn bei der Verarbeitung einer in MIA hochgeladenen Postrückläuferdatei der entsprechende Button betätigt wird, dass die betreffende Adresse als ungültig markiert werden soll.

Wenn eine Adresse als ungültig markiert ist, erfolgt für dieses Mitglied:
- keine Erstellung automatisch generierter Schreiben (Mahnung, Rechnung etc.)
- kein Versand der Mieterzeitung.
VORTEILE:
- Durch diese Markiermöglichkeit können zusätzliche Postrückläufer und damit unnötige Portokosten vermieden werden.
- Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften, die über dieses Feld markiert wurden, aufgerufen und in eine Excel-Liste exportiert werden.
Mitgliedschaften, die mit Adresse ungültig markiert wurden (manuell oder automatisch), werden in der Kopfzeile mit gekennzeichnet.

EMA:
Anwendungsmöglichkeit bei Mitgliedern, für die eine EMA-Anfrage versendet wurde oder versendet werden soll
Es ist kein Automatismus hinterlegt und das Setzen des Häkchens hat keine Auswirkungen auf den Programmablauf.
Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften, die über dieses Feld markiert wurden, aufgerufen und in eine Excel-Liste exportiert werden.

3. rechter Bereich der "Person"-Maske

Zuordnung einer Kontaktart zu einer in MIA erfassten Person/Firma
- Darlehensgeber (nur bei aktiven Modul "Bauanteile")
- Hausverwaltung
- Vermieter
- Anwalt
- Kontakt (z. B. bevollmächtigte, beauftragte Person)
- Mitarbeiter
- Berater

Bei Anlegen einer Person (z. B. bevollmächtigte Person, Vermieter, etc.) oder einer Firma (z. B. Hausverwaltung, etc.) kann bereits angegeben werden, um welche Art des Kontaktes es sich genau handelt. In diesem Fall ist der Haken in dem zutreffenden Feld auf der rechten Seite der Person-Maske bereits vorhanden.

Es kann hier jedoch auch nachträglich eine entsprechende Zuordnung erfolgen.

VORTEIL: Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften aufgerufen und in eine Excel-Liste exportiert werden, die über die Felder Hausverwaltung, Anwalt oder Kontakt markiert wurden.

Newsletter
Hier kann markiert werden, ob das Mitglied den Bezug eines etwaig vom Verein angebotenen Newsletters gebucht hat.
Es ist kein Automatismus hinterlegt und das Setzen des Häkchens hat keine Auswirkungen auf den Programmablauf.
Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften, die über dieses Feld markiert wurden, aufgerufen und in eine Excel-Liste exportiert werden.

4. unterer Bereich der "Person"-Maske

Ehrung verliehen (inkl. Datumsangabe)
Es ist kein Automatismus hinterlegt und das Setzen des Häkchens hat keine Auswirkungen auf den Programmablauf.
Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften, die über dieses Feld markiert wurden, aufgerufen und in eine Excel-Liste exportiert werden.

sonstige Funktionen

Button	Funktion
Speichern	Abspeichern von Änderungen
Kennzeichner...	Über diesen Button kann die Zuordnung von Symbolen als Kennzeichnung bzgl. einer Person erfolgen. Die Zuordnung mehrerer Kennzeichner für eine Person ist möglich. In der Erweiterten Suche können Mitgliedschaften nach Personen-Kennzeichnern gefiltert werden. Hinweis: Die als Personen-Kennzeichner zur Auswahl stehenden Symbole müssen zunächst vom Verein festgelegt und in der Administration unter Anwendung - Knz. Personen hinterlegt werden. Alle Vereine können beliebig viele Kennzeichner hinterlegen. Wichtig! Die Vorgaben des Datenschutzes sind zu beachten. Beim Hochladen von Bildern und Icons auf Urheberrechte achten!
Mitgl. anlegen...	Mit dieser Funktion kann einer bereits erfassten Person eine neue Mitgliedschaft zugeordnet werden.
Etikett erst.	Über diesen Button kann ein Etikett mit Namens- und Adressdaten des Hauptmitgliedes ausgedruckt werden. Der Ausdruck ist mit oder ohne Mitgliedsnummer möglich. Die Vorlage für das Etikett ist in der Administration unter Anwendung > Vorlagen an die jeweiligen Vereinsanforderungen anpassbar.
Zuordnungen	Über diesen Button kann eine Übersicht aller Zuordnungen, die zur aufgerufenen Person für andere Mitgliedschaften hinterlegt sind (als abweichender Kontoinhaber, gesetzlicher Vertreter, Vermieter usw.), aufgerufen werden.
Löschen	Löschen der ausgewählten Person
Datenauskunft	Mit dieser Funktion kann mit nur einem Klick eine umfassende Datenauskunft für jede erfasste Person erstellt werden. Dokumentiert werden in dieser Übersicht sämtliche Daten, die in MIA zur betreffenden Person gespeichert sind. Ausgenommen sind lediglich die Inhalte von Memo-Feldern. Eine Datenauskunft ist laut DSGVO für anfragende Personen: in elektronisch lesbarer Form innerhalb von 4 Wochen zu erstellen und umfasst alle schriftlich oder elektronisch erfassten Daten.

Arbeitsabläufe innerhalb der Seite

Übersicht Arbeitsabläufe

Änderung persönlicher Daten
Zuordnung vertretungsberechtigter Person
Memo verfassen
besonderen Schutz der Personendaten markieren
Aufnahmesperre markieren
Adresse als ungültig markieren
Markierung bei erfolgter bzw. zu erfolgender EMA-Anfrage setzen
Markierung bei Ehrenverleihung
Mitglied/Person/Firma klassifizieren
Empfang Newsletter markieren
Person kennzeichnen/Kennzeichner entfernen
erfasste Person als Mitglied anlegen
Etikett erstellen
Protokoll einsehen/exportieren
Übersicht aller Zuordnungen der Person in anderen Mitgliedschaften
Person löschen
Datenauskunft für Mitglied erstellen

1. Änderung der Daten

Feld mit zu ändernden Daten anklicken
darin befindliche Daten löschen
neue Daten (Personendaten, Kontaktdaten, Postanschrift o. ä.) eingeben
Änderung mit "Speichern" hinterlegen

ACHTUNG!

Da eine Änderung des Namens (z. B. bei Heirat) Auswirkungen auf mögliche Verwaltungsabläufe (z. B. EMA-Anfragen) hat, kann vor einer entsprechenden Änderung in den Mitgliedsdaten auch ein Nachweis (z. B. Vorlage Ausweis, Zusendung einer Ausweiskopie o. ä.) vom Verein angefordert werden. Auf Grund der juristischen Auswirkungen einer Namensänderung wird in MIA eine solche stets protokolliert. Das Protokoll zur jeweiligen Mitgliedschaft ist über über den Button (unterer rechter Bereich) einsehbar.
Änderungen der Adresse, die in dieser Maske durchgeführt werden, führen nicht zu Änderungen hinsichtlich der Adresse des Mietobjektes! Daher ist bei einem tatsächlichen Umzug Mitgliedes die neue Adresse ausschließlich in der Mietobjekt-Maske über den Button "Umzug" vorzunehmen. Das gilt unabhängig davon, ob für das Mitglied eine Rechtsschutzversicherung hinterlegt ist, oder aber nicht.
In der Person-Maske wird die Postadresse des Mitgliedes hinterlegt, an die standardmäßig jegliche Post zugestellt wird. Diese kann jedoch von der Adresse des hinterlegten Mietobjektes abweichen. Das Mietobjekt ist die Adresse, die für die Rechtsberatung und ggfs. die Rechtsschutzversicherung relevant ist. Eine vom Mietobjekt abweichende Postadresse kann zum Beispiel bei längeren Auswärtsaufenthalten des Mitgliedes eingetragen werden (z. B. bei einer Kur).

2. Zuordnung vertretungsberechtigter Person

Schritt: Person zuordnen:
- Dreipunkte - Button neben dem Feld Vertretungsber. Person anklicken
- Namen oder Mitgliedsnummer der vertretungsberechtigten Person in Suchfeld eingeben
- Button "Suchen" drücken
- vertretungsberechtigte Person aus der darunter erscheinenden Liste heraussuchen und anklicken
- Speichern mit Klick auf Button "Übernehmen"
Schritt: Stellung des Vertreters zuordnen:
- Auswahlliste neben dem Feld "Stellung Vertreter" öffnen
- Stellung des Vertreters auswählen
- Eingabe mit "Speichern" bestätigen

Hinweis:

1. Zum Nachweis (Dokumentationspflicht laut Datenschutz) sollte stets eine Kopie der entsprechenden Vertretungsvollmacht zur Akte genommen werden.

2. Aufhebung der Zuordnung:

ist jederzeit über den x-Button neben dem Feld Vertretungsber. Person möglich
ACHTUNG: Die Aufhebung erfolgt direkt, d. h. ohne Sicherheitsabfrage und kann jederzeit wiederhergestellt werden.

3. Memo verfassen

... - Button neben dem Memofeld im unteren Bereich betätigen
Memotext einfügen (hinter dem Usernamen)
mit Übernehmen-Button speichern und schließen

4. besonderen Schutz der Personendaten markieren

Haken in Checkbox neben Schutz der Personendaten gewünscht setzen
Eingabe mit Button "Speichern" abschließen

5. Aufnahmesperre markieren

Haken in Checkbox neben Aufnahmesperre setzen
Eingabe mit "Speichern" abschließen

6. Adresse als ungültig markieren

Haken in Checkbox neben Adresse ungültig setzen
Eingabe mit "Speichern" abschließen

7. Markierung bei erfolgter bzw. zu erfolgender EMA-Anfrage setzen

Haken in Checkbox neben Aufnahmesperre setzen
Eingabe mit "Speichern" abschließen

Anwendungsmöglichkeiten:

Nach eingereichten Anfragen beim Einwohnermeldeamt bzgl. der aktuellen Adressdaten zu Mitgliedern kann die entsprechende Mitgliedschaft über diesen Arbeitsschritt gekennzeichnet werden. Auf diese Weise ist stets ersichtlich, dass bereits eine EMA-Anfrage gestellt wurde. Doppelte Anfragen und damit einhergehende unnötige Mehrkosten werden so vermieden.
Nach dem Eingang von mehreren Postrückläufern können die Mitgliedschaften, bei denen eine Einwohnermeldeamtsanfrage gestellt werden soll, mit diesem Arbeitsschritt markiert werden. Auf diese Weise können alle entsprechend markierten Mitgliedschaften über die Erweitere Suche gefiltert und als Tabelle in Excel exportiert werden. Hierdurch wird mehr Übersichtlichkeit erreicht und eine zügige Abarbeitung von vielen EMA-Anfragen möglich.

8. Markierung bei Ehrenverleihung

Haken in Ceckbox neben Ehrung verliehen setzen
Datum der Ehrenverleihung eingeben
Eingabe mit "Speichern" abschließen

9. Mitglied/Person/Firma klassifizieren

Um eine Person oder eine Firma im Reiter Mietobjekte als Hausverwalter, Vermieter usw. zuordnen zu können, muss das Häkchen in die entsprechende Checkbox gesetzt werden.

Haken in zutreffendes Kästchen setzen
Eingabe mit "Speichern" abschließen

10. Empfang Newsletter markieren

Haken in Checkbox Newsletter setzen
Eingabe mit "Speichern" abschließen

11. Person kennzeichnen/Kennzeichner entfernen

Mit dem Kennzeichner kann eine Person individuell markiert werden. Die Zuordnung mehrerer Kennzeichner ist möglich.

Person kennzeichnen:
- Button "Kennzeichner..." klicken (rechts unten in der Maske)
- gewünschtes Symbol aus der Tabelle Verfügbare Kennzeichner zur Person (rechts) auswählen
  (ausgewähltes Objekt ist blau hinterlegt)
- mit dem < - Button Kennzeichner der Person zuordnen
- mit Button "Zurück" in die Personen-Maske zurückkehren
- der gewählte Kennzeichner wird wie folgt angezeigt:
  1. Info-Maske: unterhalb des Memofeldes im Bereich Persönliche Daten (oben links)
  2. Person-Maske: im oberen rechten Bereich
Kennzeichner entfernen:
- Button "Kennzeichner..." klicken (rechts unten in der Maske)
- gewünschtes Symbol aus der Tabelle Zugeordnete Kennzeichner zur Person (links) auswählen
  (ausgewähltes Objekt ist blau hinterlegt)
- mit dem > - Button Kennzeichner für Person entfernen
- mit Button "Zurück" in die Personen-Maske zurückkehren
- der Kennzeichner ist nun gelöscht und wird nicht mehr angezeigt

Die als Personen-Kennzeichner zur Auswahl stehenden Symbole müssen zunächst vom Verein festgelegt und in der Administration unter Anwendung - Knz. Personen hinterlegt werden.
Alle Vereine können beliebig viele Kennzeichner hinterlegen.

Wichtig!

Die Vorgaben des Datenschutzes sind zu beachten.
Beim Hochladen von Bildern und Icons auf Urheberrechte achten!

12. erfasste Person als Mitglied anlegen

Datensatz der erfassten Person aufrufen
Button "Mitgl. anlegen" anklicken
Maske Mitgliedschaft zu bestehender Person anlegen öffnet sich
Alle bereits in MIA zur Person hinterlegten Daten werden in dieser Maske angezeigt.
alle fehlenden Daten eingeben (z. B. bevorzugte Kommunikation, RSV, Stammberater, etc.)
Zahlungsart und Beitragsklassengruppe auswählen
Checkbox Sofortzahlung ggfs. setzen (wenn Beitrag bei Abschluss der Mitgliedschaft sofort entrichtet wurde)
mit Anklicken des Buttons "Übernehmen" abschließen
erfasster Person wurde nun eine eigene Mitgliedschaft zugeordnet

13. Etikett erstellen

Button "Etikett erst." drücken
Auswahl treffen, ob Etikett mit oder ohne MG-Nummer ausgedruckt werden soll
(gewünschte Option anklicken)
Button "Ausführen" anklicken
Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
über die Druckfunktion ausdrucken

14. Protokoll einsehen/exportieren

Button "Protokoll..." drücken
Übersicht wird angezeigt
Über Drücken des Button "Export" kann die Protokollübersicht in Excel geöffnet werden.
Rückkehr zur Person-Maske über Drücken des Button "Zurück"

15. Übersicht aller Zuordnungen der Person in anderen Mitgliedschaften

Button "Zuordnungen" anklicken
tabellarische Auflistung aller Zuordnungen, die zur aufgerufenen Person für andere Mitgliedschaften hinterlegt sind
(als abweichender Kontoinhaber, gesetzlicher Vertreter, Vermieter usw.)
Rückkehr zur Person-Maske über Anklicken des Zurück - Buttons

16. Person löschen

Button "Löschen" anklicken
Abfragefenster öffnet sich
Bestätigung mit Drücken des Ja - Buttons

Die Option Person löschen kann nur genutzt werden, wenn:

die zu löschende Person in MIA nicht als Mitglied geführt wird
alle Zuordnungen der zu löschenden Person (z. B. als Kontakt, abweichender Beitragszahler, Vermieter, Rechtsanwalt o. ä.) vor dem Löschen entfernt wurden
keine Termine für die zu löschende Person hinterlegt sind

betrifft das Modul "Bauanteile": Personen mit Bauanteilen können nicht gelöscht werden

18. Datenauskunft für Mitglied erstellen

Button "Datenauskunft" anklicken
Datenauskunft wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
über die Druckfunktion ausdrucken

Kennzeichner zur Person

Kennzeichner sind vom Verein frei definierbare Symbole, um beliebige Eigenschaften zur Mitgliedschaft darzustellen. Zugeordnete Kennzeichen werden rechts oben unter dem Hilfelink untereinander angeordnet.

Um einen neuen Kennzeichner hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Kennzeichner...". Die neu geöffnete Maske enthält zwei Tabellen. Die linke Tabelle listet alle bereits zugeordneten Kennzeichner zur Mitgliedschaft auf. Die rechte Tabelle listet alle verfügbaren Kennzeichner auf. Um einen verfügbaren Kennzeichner zuzuordnen, markieren Sie den gewünschten Kennzeichner durch Klick in die erste Spalte der zweiten Tabelle. Anschließend betätigen Sie die Pfeil-Schaltfläche "<", welche den Kennzeichner in die linke Tabelle überträgt. Um einen zugeordneten Kennzeichner zu entfernen, markieren Sie den gewünschten Kennzeichner durch Klick in die erste Spalte der linken Tabelle und betätigen dann die Pfeil-Schaltfläche ">", welche den Kennzeichner aus der Zuordnung entfernt. Mit der Schaltfläche ">>" haben Sie die Möglichkeit alle zugeordneten Kennzeichner gleichzeitig zu entfernen. Um zurück in die Maske Mitgliedschaft zu gelangen, betätigen Sie die Schaltfläche "Zurück".

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