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Personen Stammdaten

• Beschreibung

Änderungsmöglichkeiten der Mitgliedsdaten

mögliche Änderungen:

• persönliche Daten
• Kontaktdaten
• Postanschrift
• Weitere Daten
• Memofeld zur Person
• zusätzliche Informationen
• sonstige Funktionen

persönliche Daten

  Hier sind folgende persönliche Daten zum Mitglied hinterlegt, die an dieser Stelle auch geändert werden können:

• Name der Firma

• Rechtsform (muss angegeben werden, wenn das Modul "Gerichtliches Mahnverfahren" verwendet wird)

• Anrede

• Name, Vorname

  ACHTUNG!

  Da eine Änderung des Namens (z. B. bei Heirat) Auswirkungen auf mögliche Verwaltungsabläufe (z. B. EMA-Anfragen) hat, kann vor einer entsprechenden Änderung in den Mitgliedsdaten auch ein Nachweis (z. B. Vorlage Ausweis, Zusendung einer Ausweiskopie o. ä.) vom Verein angefordert werden.

  Auf Grund der juristischen Auswirkungen einer Namensänderung wird in MIA eine solche stets protokolliert. Das Protokoll zur jeweiligen Mitgliedschaft ist über die Person-Maske über den Button (unterer rechter Bereich) möglich.

  
  

• Titel

• Geburtsdatum

• Geschlecht des Mitgliedes

• PersonID.

  Jeder Person, die in MIA erfasst wird, wird bei Erfassung eine PersonID zugeordnet, die hier einsehbar ist.
    PersonIDs sind grundsätzlich nicht änderbar.

  
   

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Kontaktdaten

  Hier sind folgende Kontaktdaten des Mitgliedes hinterlegt, die an dieser Stelle auch geändert werden können:

• Telefonnummern (privat, mobil, dienstlich)

• Faxnummer

• Emailadresse

  Bei Eingabe der Email-Adresse besonders auf richtige Schreibweise (z. B. Groß- und Kleinschreibung, Sonderzeichen) achten!

    Über den  - Button kann eine Email direkt an das Mitglied versendet werden.

• Auswahl der bevorzugten Kommunikationsart (Brief, Email etc.)

• Angabemöglichkeit der bevorzugten Anrufzeiten

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Postanschrift

  Hier ist die Postadresse des Mitgliedes inkl. evtl. erfasster Adresszusätze hinterlegt, an die standardmäßig jegliche Post zugestellt wird. Änderungen sind an dieser Stelle möglich.

  Die Postadresse kann von der Adresse des hinterlegten Mietobjektes abweichen. Das Mietobjekt ist die Adresse, die für die Rechtsberatung und ggfs. die Rechtsschutzversicherung relevant ist. Eine vom Mietobjekt abweichende Postadresse kann zum Beispiel bei längeren Auswärtsaufenthalten des Mitgliedes eingetragen werden (z. B. bei einer Kur).

   Über den   - Button (rechts neben dem Ort) kann die eingetragene Adresse in Google-Maps angezeigt werden.

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Weitere Daten

  Hier können in Bezug auf das Mitglied vertretungsberechtigte Personen inkl. deren Stellung (z. B. gesetzlicher Vertreter, Mutter, Jugendamt o. ä.) eingegeben werden (z. B. bei Vormundschaft, gesetzlich bestellter Betreuung etc.).

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Memofeld zur Person

  Memofeld für besonders wichtige Informationen zur Person (z. B. Hinweise zur Vermeidung von Verwechslungen hinsichtlich des Verwandtschaftsgrades von Haupt- und Partnermitglied o. ä.).

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zusätzliche Informationen (einsehbar/anklickbar)

1. oberer Bereich der "Person"-Maske

• Schutz der Personendaten gewünscht:
  Häkchen setzen, wenn absoluter Schutz der Personendaten (über den üblichen Datenschutz hinaus) vom Mitglied gewünscht wird
   evtl. entsprechende Memo unter Angabe des Grundes verfassen, weshalb der Schutzstatus hinterlegt wurde (z. B. Missbrauch mgl. durch unbefugte Dritte etc.)
  

  Mitgliedschaften, die mit Schutz der Personendaten gewünscht markiert wurden, werden in der Kopfzeile mit gekennzeichnet.
  Der Schriftzug Schutz der Personendaten gewünscht wird zusätzlich rot angezeigt.

  
  

• Aufnahmesperre:
  anwendbar z. B. nach Ausschluss wegen offener Beiträge

  Mitgliedschaften, die mit Aufnahmesperre markiert wurden, werden in der Kopfzeile mit gekennzeichnet.
  Der Schriftzug Aufnahmesperre wird zusätzlich rot angezeigt.

2. mittlerer Bereich der "Person"-Maske

• Adresse ungültig:
  manuelle Nutzung:
  Häkchen setzen nach Eingang von Postrückläufern
  
  automatisierte Nutzung:
  Häkchen wird automatisch gesetzt, wenn bei der Verarbeitung einer in MIA hochgeladenen Postrückläuferdatei der entsprechende Button betätigt wird, dass die betreffende Adresse als ungültig markiert werden soll.
  
  

  Wenn eine Adresse als ungültig markiert ist, erfolgt für dieses Mitglied:

  • keine Erstellung automatisch generierter Schreiben (Mahnung, Rechnung etc.)
  • kein Versand der Mieterzeitung.

  VORTEILE:

  • Durch diese Markiermöglichkeit können zusätzliche Postrückläufer und damit unnötige Portokosten vermieden werden.
  • Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften, die über dieses Feld markiert wurden, aufgerufen und in eine Excel-Liste exportiert werden.

  Mitgliedschaften, die mit Adresse ungültig markiert wurden (manuell oder automatisch), werden in der Kopfzeile mit gekennzeichnet.

• EMA:
  Anwendungsmöglichkeit bei Mitgliedern, für die eine EMA-Anfrage versendet wurde oder versendet werden soll
  
  

  Diese Markiermöglichkeit kann optional durch manuelles Setzen eines Häkchens genutzt werden. Es ist kein Automatismus hinterlegt und das Setzen des Häkchens hat keine Auswirkungen auf den Programmablauf.

  VORTEIL: Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften, die über dieses Feld markiert wurden, aufgerufen und in eine Excel-Liste exportiert werden.

3. rechter Bereich der "Person"-Maske

• Zuordnung einer Kontaktart zu einer in MIA erfassten Person/Firma
  • Hausverwaltung
  • Vermieter
  • Anwalt
  • Kontakt (z. B. bevollmächtigte, beauftragte Person)
  • Mitarbeiter
  • Berater

• Newsletter

    Hier kann markiert werden, ob das Mitglied den Bezug eines etwaig vom Verein angebotenen Newsletters gebucht hat.

  Diese Markiermöglichkeit kann optional durch manuelles Setzen eines Häkchens genutzt werden. Es ist kein Automatismus hinterlegt und das Setzen des Häkchens hat keine Auswirkungen auf den Programmablauf.

  VORTEIL: Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften, die über dieses Feld markiert wurden, aufgerufen und in eine Excel-Liste exportiert werden.

4. unterer Bereich der "Person"-Maske

• Ehrung verliehen (inkl. Datumsangabe)

  Diese Markiermöglichkeit kann optional durch manuelles Setzen eines Häkchens genutzt werden. Es ist kein Automatismus hinterlegt und das Setzen des Häkchens hat keine Auswirkungen auf den Programmablauf.

  VORTEIL: Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften, die über dieses Feld markiert wurden, aufgerufen und in eine Excel-Liste exportiert werden.

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sonstige Funktionen

Button	Funktion
	Abspeichern von Änderungen
	Über diesen Button kann die Zuordnung von Symbolen als Kennzeichnung bzgl. einer Person erfolgen. Die Zuordnung mehrerer Kennzeichner für eine Person ist möglich. In der Erweiterten Suche können Mitgliedschaften nach Personen-Kennzeichnern gefiltert werden. Die als Personen-Kennzeichner zur Auswahl stehenden Symbole müssen zunächst vom Verein festgelegt und in der Administration unter Anwendung - Knz. Personen hinterlegt werden. Alle Vereine können beliebig viele Kennzeichner hinterlegen. Wichtig! Die Vorgaben des Datenschutzes sind zu beachten. Beim Hochladen von Bildern und Icons auf Urheberrechte achten!
	Mit dieser Funktion kann einer bereits erfassten Person eine neue Mitgliedschaft zugeordnet werden.   siehe Arbeitsablauf Mitgliedschaft erfasster Person zuordnen
	Über diesen Button wird eine Übersicht aller Aufgaben zur Mitgliedschaft geöffnet. Wurde eine oder mehrere Aufgabe/n für eine Person angelegt, ist der Datensatz in der Kopfzeile mit dem - Symbol gekennzeichnet. Einsehbar sind hier: Priorität der Aufgabe ( - gering, - normal, - hoch) Art der Aufgabe (Allgemein, Mitgliedschaft, Finanzen, Rückruf etc.) Die hier auswählbaren Aufgabenarten müssen zunächst über Administration - Anwendung - Aufgabenarten in MIA hinterlegt worden sein. Hier gibt es voreingestellte Aufgabenarten, die von jedem Verein um beliebig viele Aufgabenarten erweitert werden können. Status der Aufgabe (Neu, Erl.) Datum und Uhrzeit des Beginns und des Zeitpunktes, bis zu dem die Aufgabe zu erledigen ist zugeordnete Dokumente (Markierung wenn Dok. hinterlegt: ) Bearbeiter bzw. Gruppe, die diese Aufgabe erledigen soll Eine Aufgabe kann nur entweder einem einzelnen Bearbeiter oder einer Gruppe zugewiesen werden. Gruppen sind Rollenprofile mit speziell zugewiesenen Rechten, die bestimmten Mitarbeitern über Administration - Mitarbeiter/Nutzer - Nutzer in Rolle zugeordnet werden können. Arbeitsablauf Rollenprofile als Gruppe für den Bereich Aufgaben auswählbar machen Die Aufgabe wird beim ausgewählten Mitarbeiter bzw. der ausgewählten Gruppe in der Aufgabenliste aufgeführt. Die Aufgabenliste ist über Button "Aufgaben" (oberster Auswahlbereich von MIA) für jeden Mitarbeiter abrufbar. Angezeigt werden alle Aufgaben, die dem Mitarbeiter selbst oder aber einer Gruppe, zu der der Mitarbeiter gehört, zugewiesen wurden. Die Zahl in Klammern zeigt die Anzahl der offenen Aufgaben an. Das Anlegen neuer Aufgaben bzgl. der aufgerufenen Person ist an dieser Stelle auch möglich. siehe Arbeitsablauf Anlegen Aufgaben
	Über diesen Button kann ein Etikett mit Namens- und Adressdaten des Hauptmitgliedes ausgedruckt werden. Der Ausdruck ist mit oder ohne Mitgliedsnummer möglich. Arbeitsablauf Etikett erstellen Die Vorlage für das Etikett ist in der Administration unter Anwendung > Vorlagen an die jeweiligen Vereinsanforderungen anpassbar.
	Über diesen Button wird eine chronologische Übersicht aller vorgenommenen Änderungen bzgl. der Mitgliedschaft inkl. Angabe des Users, der Änderung vorgenommen hat, angezeigt. Eingrenzungsmöglichkeit nach Themen über Auswahlfeld Das Protokoll kann über den Button in Excel geöffnet werden. Arbeitsablauf Protokoll einsehen/exportieren Eingaben/Änderungen im Mitgliedskonto werden im Protokoll nicht aufgeführt! Diese sind in der Konto-Maske zur jeweiligen Buchung über den - Button einsehbar.
	Über diesen Button kann eine Übersicht aller Zuordnungen, die zur aufgerufenen Person für andere Mitgliedschaften hinterlegt sind (als abweichender Kontoinhaber, gesetzlicher Vertreter, Vermieter usw.), aufgerufen werden.
	Löschen der ausgewählten Person siehe Arbeitsablauf Person löschen
	Mit dieser Funktion kann mit nur einem Klick eine umfassende Datenauskunft für jede erfasste Person erstellt werden. Dokumentiert werden in dieser Übersicht sämtliche Daten, die in MIA zur betreffenden Person gespeichert sind. Ausgenommen sind lediglich die Inhalte von Memo-Feldern. Information Eine Datenauskunft ist laut DSGVO für anfragende Personen: in elektronisch lesbarer Form innerhalb von 4 Wochen zu erstellen und umfasst alle schriftlich oder elektronisch erfassten Daten.

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• Arbeitsabläufe

Übersicht Arbeitsabläufe

1. Änderung persönlicher Daten
2. Zuordnung vertretungsberechtigter Person
3. Memo verfassen
4. besonderen Schutz der Personendaten markieren
5. Aufnahmesperre markieren
6. Adresse als ungültig markieren
7. Markierung bei erfolgter bzw. zu erfolgender EMA-Anfrage setzen
8. Markierung bei Ehrenverleihung
9. Mitglied/Person/Firma klassifizieren
10. Empfang Newsletter markieren
11. Person kennzeichnen/Kennzeichner entfernen
12. erfasste Person als Mitglied anlegen
13. Aufgaben erstellen/löschen
14. Etikett erstellen
15. Protokoll einsehen/exportieren
16. Übersicht aller Zuordnungen der Person in anderen Mitgliedschaften
17. Person löschen
18. Datenauskunft für Mitglied erstellen

1. Änderung der Daten

1. Feld mit zu ändernden Daten anklicken
2. darin befindliche Daten löschen
3. neue Daten (Personendaten, Kontaktdaten, Postanschrift o. ä.) eingeben
4. Änderung mit   hinterlegen

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2. Zuordnung vertretungsberechtigter Person

1. Schritt: Person zuordnen:
   •  - Button neben dem Feld Vertretungsber. Person anklicken
   • Namen oder Mitgliedsnummer der vertretungsberechtigten Person in Suchfeld eingeben
   •  - Button drücken
   • vertretungsberechtigte Person aus der darunter erscheinenden Liste heraussuchen und anklicken
      Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
   • Speichern mit    - Button
     
     
2. Schritt: Stellung des Vertreters zuordnen:
   • Auswahlpfeil    neben dem Feld "Stellung Vertreter" betätigen
   • Stellung des Vertreters aus dem sich öffnenden Menü heraussuchen und anklicken
   • Eingabe mit  - Button bestätigen

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3. Memo verfassen

1.  - Button neben dem Memofeld im unteren Bereich betätigen
2. Memotext einfügen (hinter dem Usernamen)
3. mit    - Button abspeichern

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4. besonderen Schutz der Personendaten markieren

1. Haken in Checkbox neben Schutz der Personendaten gewünscht  setzen
2. Eingabe mit   abschließen

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5. Aufnahmesperre markieren

1. Haken in Checkbox neben Aufnahmesperre  setzen
2. Eingabe mit   abschließen

Mitgliedschaften, die mit Aufnahmesperre markiert wurden, werden wie folgt gekennzeichnet:

• Kennzeichner wird in der Kopfzeile angezeigt
• Schriftzug wird zusätzlich rot angezeigt

Mitglieder, die mit Aufnahmesperre markiert sind, dürfen nicht erneut aufgenommen werden.

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6. Adresse als ungültig markieren

1. Haken in Checkbox neben Adresse ungültig setzen
2. Eingabe mit   abschließen

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7. Markierung bei erfolgter bzw. zu erfolgender EMA-Anfrage setzen

1. Haken in Checkbox neben Aufnahmesperre setzen
2. Eingabe mit   abschließen

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8. Markierung bei Ehrenverleihung

1. Haken in Ceckbox neben Ehrung verliehen  setzen
2. Datum der Ehrenverleihung eingeben
3. Eingabe mit   abschließen

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9. Mitglied/Person/Firma klassifizieren

Um eine Person oder eine Firma im Reiter Mietobjekte als Hausverwalter, Vermieter usw. zuordnen zu können, muss das Häkchen in die entsprechende Checkbox gesetzt werden.

1. Haken in zutreffendes Kästchen setzen
            
2. Eingabe mit   abschließen

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10. Empfang Newsletter markieren

1. Haken in Checkbox neben Newsletter  setzen
2. Eingabe mit   abschließen

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11. Person kennzeichnen/Kennzeichner entfernen

  Mit dem Kennzeichner kann eine Person individuell markiert werden.  Die Zuordnung mehrerer Kennzeichner ist möglich.

1. Person kennzeichnen:
   • Button  betätigen (rechts unten in der Maske)
   • gewünschtes Symbol aus der Tabelle Verfügbare Kennzeichner zur Person (rechts) auswählen
     (ausgewähltes Objekt ist blau hinterlegt)
   • mit dem   - Button Kennzeichner der Person zuordnen
   • mit  - Button in die Personen-Maske zurückkehren
   • der gewählte Kennzeichner wird wie folgt angezeigt:
     1. Info-Maske: unterhalb des Memofeldes im Bereich Persönliche Daten (oben links)
     2. Person-Maske: unterhalb des  - Feldes im oberen rechten Bereich
        
        
2. Kennzeichner entfernen:
   • Button  betätigen (rechts unten in der Maske)
   • gewünschtes Symbol aus der Tabelle Zugeordnete Kennzeichner zur Person (links) auswählen
     (ausgewähltes Objekt ist blau hinterlegt)
   • mit dem   - Button Kennzeichner für Person entfernen
   • mit  - Button in die Personen-Maske zurückkehren
   • der Kennzeichner ist nun gelöscht und wird nicht mehr angezeigt

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12. erfasste Person als Mitglied anlegen

1. Datensatz der erfassten Person aufrufen
   
   
   
2. Button  anklicken
   
   
3. Maske Mitgliedschaft zu bestehender Person anlegen öffnet sich
    Alle bereits in MIA zur Person hinterlegten Daten werden in dieser Maske angezeigt.
   
   
   
   
4. alle fehlenden Daten eingeben (z. B. bevorzugte Kommunikation, RSV, Stammberater, etc.)
   
   
5. Zahlungsart und Beitragsklassengruppe auswählen
   
   
6. Checkbox Sofortzahlung ggfs. anhaken (wenn Beitrag bei Abschluss der Mitgliedschaft sofort entrichtet wurde)
   
   
7. mit Anklicken des Buttons  abschließen
   
   
8. erfasster Person wurde nun eine eigene Mitgliedschaft zugeordnet
   

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13. Aufgaben erstellen/löschen

Aufgaben erstellen:

1. Button  betätigen (rechts unten in der Person-Maske)
   
   
2. Eingabemaske Übersicht der Aufgaben zur ausgewählten Person öffnet sich
   
   
   
   
3. Button  betätigen, um neue Aufgabe zu erstellen
   
   
4. Maske zur Eingabe der neuen Aufgabe öffnet sich (unterer Bereich)
   
   
   

5. die nun editierbaren Felder ausfüllen:

   Feldname:	einzufüllende Information:
   Priorität	Priorität der Aufgabe wählen (Kennzeichnung in Übersicht: - gering, - normal, - hoch)
   Bearbeiter bzw. Gruppe	Name des Bearbeiters wählen, für den die Aufgabe angelegt werden soll   Name der Gruppe, für die die Aufgabe angelegt werden soll Soll eine Aufgabe einer Gruppe zugewiesen werden, im Feld Bearbeiter die Auswahl auf Kein Eintrag setzen, weil eine Aufgabe nur entweder einem einzelnen Bearbeiter oder einer Gruppe zugewiesen werden kann - nicht beiden gleichzeitig! Was sind Gruppen? Gruppen sind Rollenprofile mit speziell zugewiesenen Rechten, die bestimmten Mitarbeitern über Administration - Mitarbeiter/Nutzer - Nutzer in Rolle zugeordnet werden können. Rollenprofile als Gruppe für den Bereich Aufgaben auswählbar machen: Administration - Mitarbeiter/Nutzer - Rollen gewünschte Rolle auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt Häkchen bei Aufgabe zuordnen setzen Speichern
   Aufgabe	Thema der Aufgabe auswählen Die hier auswählbaren Aufgabenarten (z. B. Mitgliedschaft, Rückruf, Finanzen etc.) müssen zunächst über Administration - Anwendung - Aufgabenarten in MIA hinterlegt worden sein. Jeder Verein kann beliebig viele Aufgabenarten hinterlegen.
   Beginn / um	Zeitpunkt, ab dem die Aufgabe erledigt werden soll
   Erledigen bis / um	Zeitpunkt, bis zu dem die Erledigung der Aufgabe abgeschlossen sein soll
   Zum Dokument	Hier kann ein Dokument der Aufgabe zugeordnet werden, das unter Dokumente in MIA bereits hinterlegt wurde. Ablauf: 1. - Button betätigen 2. Dokument aus Übersicht auswählen 3. - Button betätigen 4. - Button betätigen Ein bereits zugeordnetes Dokument kann über das Drücken des - Buttons wieder entfernt werden.
   Notiz	nähere Beschreibung zur Aufgabe

6. mit   abschließen

7. mit   kehrt man zur Person-Maske zurück

   
   

Aufgaben löschen:

1. zu löschende Aufgabe in Übersicht anklicken
    Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
   
   

2. mit Anklicken des  - Buttons Aufgabe entfernen
   
   

   Wichtig:

   Jeder Mitarbeiter kann nur eigene Aufgaben löschen.

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14. Etikett erstellen

1. Button   drücken
2. Auswahl treffen, ob Etikett mit oder ohne MG-Nummer ausgedruckt werden soll
   (gewünschte Option anklicken)
   
   
   
   
3. Button   anklicken
4. Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden

5. über die Druckfunktion ausdrucken

   Der Labeldrucker muss von den technischen Mitarbeitern in MIA eingebunden werden, bevor dieser benutzt werden kann.

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15. Protokoll einsehen/exportieren

1. Button   drücken
   
   
2. Übersicht wird angezeigt
   
   
   
3. Über Drücken des  - Buttons kann die Protokollübersicht in Excel geöffnet werden.
   
   
4. Rückkehr zur Person-Maske über Drücken des  - Buttons

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16. Übersicht aller Zuordnungen der Person in anderen Mitgliedschaften

1. Button  anklicken
   
   
2. tabellarische Auflistung aller Zuordnungen, die zur aufgerufenen Person für andere Mitgliedschaften hinterlegt sind
   (als abweichender Kontoinhaber, gesetzlicher Vertreter, Vermieter usw.)
   
   
   
3. Rückkehr zur Person-Maske über Anklicken des  - Buttons

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17. Person löschen

1. Button  anklicken
   
   
2. Abfragefenster öffnet sich
   
   
   

3. Bestätigung mit Drücken des Ja - Buttons

    

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18. Datenauskunft für Mitglied erstellen

1. Button  anklicken
   
   
2. Datenauskunft wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
   
   

3. über die Druckfunktion ausdrucken

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