Seit dem 01.12.2023 (MIA-Version 5.2.0-6) ist das neue Modul "Fallakte" für alle Vereine aktiv.
Wichtig!: Ab dem 01.07.2024 können keine neuen Beratungen mehr angelegt werden. Bestehende Beratungen können jedoch weiterhin lesend aufgerufen und Fällen zugeordnet werden.
Fälle werden im Tree im linken Bereich der Seite aufgelistet (siehe folgende Grafik). Durch Klick auf das Pfeil-Symbol, welches vor der Fallbezeichnung angezeigt wird, wird der Fall geöffnet und die untergeordneten Seiten eingeblendet. In der obersten Ebene wird das Fall-Deckblatt mit allgemeinen Informationen angezeigt.
Wird das Beratungsthema ausgewählt, wird es als Defaultwert in das Feld "Bezeichnung" übertragen und kann dann noch bearbeitet werden. Wird das Feld "Bezeichnung" vollständig geleert, werden die je Verein zugeordneten Textbausteine zur Auswahl aufgelistet.
Die folgende Tabelle listet alle Schaltflächen mit Icon/Symbol, Bezeichnung und Beschreibung auf.
| Icon | Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|---|
 | Neuen Fall erstellen | Dieser Button legt einen neuen Fall an. Die folgenden Daten werden bereits vorbelegt und können anschließend bearbeitet werden. Bezeichnung: Neuer Fall Datum: Tagesdatum Status: neu (wird ab dem ersten Speichern automatisch auf Status "offen" gesetzt) Mietobjekt: aktuelle private Erstwohnung Berater: Stammberater, sofern vorhanden
|
 | Dokument/E-Mail zum Fall hinzufügen | Öffnet die Liste der Dokumente und E-Mails der jeweiligen Register. Durch Klick auf die Bezeichnung, wird die Vorschau aufgerufen. Durch Klick auf die leere Checkbox wird das Dokument/die E-Mail zur Anzeige im jeweiligen Fall ausgewählt. Durch Klick auf die gesetzte Checkbox wird die Anzeige aufgehoben. Nur Dokumentte, mails, anhänge die in Dokumenre freigegeben sind |
 | Neues Dokument erstellen | Öffnet den Dialog zur Erstellung eines neuen Office4MIA-Dokuments. Das Dokument wird automatisch dem ausgewählten Fall zugeordnet. |
 | Neue E-Mail verfassen | Öffnet den Dialog zur Erstellung einer neuen E-Mail. Der Entwurf bzw. die E-Mail wird automatisch dem ausgewählten Fall zugeordnet. |
 | Schreiben drucken/archivieren | Öffnet den Druckdialog in dem eine Vorlage zur Erstellung eines neuen Dokuments ausgewählt und gedruckt oder als PDF-Dokument gespeichert werden kann. Durch Setzen der Checkbox "Schreiben archivieren" wird das Dokument automatisch im Register "Dokumente" des Mitglieds gespeichert. |
 | Neue Aufgabe erstellen | Öffnet den Dialog zur Erstellung einer neuen Aufgabe zum ausgewählten Fall. |
 | Alle zugeordneten Dokumente/E-Mails als .zip | Mit diesem Button können alle dem ausgewählten Fall zugeordneten Dokumente und E-Mails als .zip-Datei heruntergeladen werden. Hinweis: Dem Fall zugeordnete E-Mail-Entwürfe werden nicht berücksichtigt. |
 | Dokument hochladen | Öffnet den Dialog zur Angabe der Detaildaten zum Dokument sowie die Upload-Funktion. Nach dem Upload ist das Dokument automatisch dem ausgewählten Fall zugeordnet. |
 | Metadaten zum Dokument/E-Mail anzeigen | Zeigt die Detailangaben zum Dokument oder zur E-Mail an. Zusätzlich kann in diesem Dialog das Dokument durch Upload überschrieben/ersetzt werden. |
 | Dokument runterladen | Lädt das Dokument im Originalformat herunter. |
 | Vorschau anzeigen | Öffnet die Vorschau des Dokuments in einem neuen Browsertab in großem Format. |
| / | Speichern | Speichert den aktuellen Stand des ausgewählten Falls. |
| / | Verwerfen | Verwirft alle Änderungen bis zum Zeitpunkt des letzten Speicherns. |
| / | Fall löschen | Löscht den ausgewählten Fall mit vorheriger Sicherheitsrückfrage. Ein gelöschter Fall kann nicht wiederhergestellt werden. Der Button "Fall löschen" ist aktiv, wenn der Rolle des Bearbeiters das Recht "FALLLOESCH" zugeordnet ist.
|
 | Dem Mietobjekt zugeordnete Dokumente... | In der Liste werden alle Dokumente aus dem Register "Dokumente" angezeigt und Dokumente, die dem Mietobjekt des ausgewählten Falls zugeordnet sind, sind mit einem grünen Häkchen markiert und werden gruppiert auf der ersten Seite oben angezeigt. Achtung: Die Änderung ist nicht Fallbezogen, sondern bezieht sich auf das Mietobjekt. Wenn also Dokumente zu einem Mietobjekt neu zugeordnet oder entfernt werden, wird das auch die Ansicht weiterer Fälle mit gleichem Mietobjekt betreffen. |
Fall-Dokumentation
Um eine Fall-Notiz zu erstellen, klicken Sie auf den Butten "Neue Fall-Notiz".
Um die Inhalte der bestehenden Beratungen der Fall-Dokumentation zuzuordnen, wechseln Sie in das Register "Beratungen" und ordnen den gewünschten Fall zu:
Die Beratungsinformationen werden dann als Aktennotiz in der Fall-Dokumentation angezeigt:
Mit dem Pfeilsymbol kann die jeweilige Notiz geöffnet oder geschlossen werden.
Mietobjekt
Hier werden ausgewählte Daten des zugeordneten Mietobjektes angezeigt. Eine Bearbeitung ist hier nicht möglich.
Beratungen
Listet alle dem Fall zugeordneten Beratungen auf. Die Zuordnung einer Beratung zum Fall erfolgt im Register "Beratungen" und dem Drei-Punkte-Button (siehe Bild):
Eine Beratung kann immer nur einem Fall zugeordnet werden. Fällen können jedoch mehrere unterschiedliche Beratungen zugeordnet werden.
Eine Bearbeitung der "normalen Beratungen" ist hier nicht möglich. Ausschließlich Onlineberatungen können hier bearbeitet werden.
Dokumente/E-Mails
Listet alle dem Fall zugeordneten Dokumente und E-Mails auf. Dokumente, die mit dem Kennzeichen "BKA" (Betriebskostenabrechnung) versehen wurden, werden immer oben angezeigt, alle anderen Dokumente in chronologischer Reihenfolge darunter.
Hinweis: Dokumente die für mehrere Fälle relevant sein können z.B. Mietverträge oder Nachträge zu Mietverträgen sollten dem zugehörigen Mietobjekt zugeordnet werden. Diese Dokumente müssen dann nicht mehr manuell jedem Fall zugeordnet werden, weil sie durch die Zuordnung des Mietobjektes bereits zugeordnet sind.
Deckungsanfrage
Zeigt die dem Fall zugeordneten Deckungsanfragen der Mitgliedschaft im Bearbeitungsmodus an.
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