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Arbeitsabläufe Beratungen-Maske

Übersicht Arbeitsabläufe

1. Benutzung der Sortierfunktion in der Beratungen-Übersicht (links)

2. Details zu Beratung einsehen

3. Beratungsnotiz hinterlegen

   • Variante 1: im Eingabefeld Notizen in den Details zur Beratung

   • Variante 2: im Eingabefeld, das über den Link Beratungsnotizen geöffnet wird
4. Neue Beratung anlegen
5. DMB-Beratungsthemen nachträglich ergänzen
6. Beratung löschen
7. Details zu einer Beratung ausdrucken
8. Liste aller Beratungen ausdrucken
9. Neues Dokument zur Beratung hochladen
10. Metadaten eines Dokuments bearbeiten
11. Bestehendes Dokument einer Beratung zuordnen
12. Zuordnung von Dokumenten an eine Beratung lösen
13. Aufgabe zur Beratung erstellen
14. Markierung Schreiben erstellt für Beratung hinterlegen

1. Benutzung der Sortierfunktion in der Beratungen-Übersicht (links)

  In dem Feld oberhalb der Übersicht aller zur Mitgliedschaft erfassten Beratungen, wird angezeigt, nach welchem Parameter geordnet diese aktuell angezeigt werden. Hier können auch andere Parameter ausgewählt werden, um die Sortierung der Übersicht zu ändern (z. B. nach Datum, nach Mietobjekten o. ä.).

1. im Feld 
2. Auswahl mit Klick auf Button  öffnen
   
3. gewünschtes Parameter auswählen
4. Übersicht wird entsprechend des gewählten Parameters geordnet angezeigt

_{nach oben}

2. Details zu Beratung einsehen

1. gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
    Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
   
   
   
   
2. Details zur Beratung werden rechts neben der tabellarischen Übersicht angezeigt
   
   
   
   

_{nach oben}

3. Beratungsnotiz hinterlegen

Variante 1: im Eingabefeld Notizen in den Details zur Beratung

1. gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
    Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
   
   
   
   
2. Details zur Beratung werden rechts neben der tabellarischen Übersicht angezeigt
   
   
   

3. Eingabe der gewünschten Angaben im Feld Notizen
    Das Eindiktieren von Texten mit Hilfe von Diktiersystemen ist im Eingabefeld möglich.
   
   

   
   
   

4. mit    abschließen

_{nach oben}

Variante 2: im Eingabefeld, das über den Link Beratungsnotizen geöffnet wird

1. gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
    Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
   
   
   
   
2. Link Beratungsnotiz unterhalb des gewählten Termins in der Übersicht (links) anklicken
   
   
   
   

3. Editierfeld wird geöffnet: Eingabe des gewünschten Textes

    Das Eindiktieren von Texten mit Hilfe von Diktiersystemen ist im Eingabefeld möglich.

   
   
   
   

4. mit Anklicken des  - Buttons hinterlegen

_{nach oben}

4. Neue Beratung anlegen

1. Button  anklicken
2. Eingabe-Maske öffnet sich
   
   
   
   
3. Hier alle erforderlichen Daten eingeben:
   • links: zum Termin (Datum, Titel, Beratungsart und -thema, Mietobjekt, Berater und Beratungsnotiz)
   • rechts: zum Anliegen des Mitgliedes (Beratungsthema (DMB))
     
     
   
   
   
4. mit Anklicken des   - Buttons abschließen
5. alle Daten sind hiernach in den Details zur Beratung hinterlegt und damit einsehbar
   

_{nach oben}

5. DMB-Beratungsthemen nachträglich ergänzen

1. gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
    Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
   
   
   
   
2. Details zur Beratung werden angezeigt
   
   
   
3.  - Button neben Feld Beratungsthemen (DMB) anklicken um Auswahl zu öffnen
4. Fenster Beratungsthemen (DMB) ändern öffnet sich
   
   
   
5. hier gewünschtes Thema/gewünschte Themen durch Anklicken auswählen
   
   
   
6. wenn alle gewünschten Themen ausgewählt sind, mit Anklicken des  - Buttons Änderung abschließen
7. Im Feld Beratungsthemen (DMB) sind zum ausgewählten Termin nun die gewünschten Themen hinterlegt.
   
   

_{nach oben}

6. Beratung löschen

1. gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
     Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
   
   
   
   
2. Button  anklicken
3. Fenster mit Sicherheitsabfrage öffnet sich
   
   
   
   

4. mit Anklicken des  - Buttons bestätigen

   Ein Abbruch ist mit Anklicken des  - Buttons möglich.

   
   

5. Beratung wird gelöscht und aus der Übersichtsliste entfernt
   
   

_{nach oben}

7. Details zu einer Beratung ausdrucken

1. gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
    Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
   
   
   
   
2. Button  anklicken
3. Datenblatt wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
   
   
   

4. über die Druckfunktion ist ein Ausdruck möglich

_{nach oben}

8. Liste aller Beratungen ausdrucken

1. Button  anklicken
2. Datenblatt wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
   
   
   
3. über die Druckfunktion ist ein Ausdruck möglich

_{nach oben}

9. Neues Dokument zur Beratung hochladen

1. gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
    Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
   
   
   
   
2. Button  anklicken, um ein Dokument für die gewählte Beratung hochzuladen
3. Fenster Neues Dokument hochladen öffnet sich
   
   
   

4. Erstellungs- sowie Eingangdatum eingeben

   Im Feld Erstellungsdatum wird nach dem Öffnen automatisch das aktuelle Tagesdatum angezeigt. Dieses Datum ist jedoch änderbar. 

    

    

5. Titel des Dokumentes eingeben

    Eine klare und einheitliche Struktur der Namensvergabe an hochgeladene Dateien erleichtert es allen Mitarbeitern, das jeweils gewünschte Dokument bei Bedarf schnell zu finden und aufrufen zu können. _{siehe auch Tipps zur Vergabe Dokumentennamen}

    

    

6. im Feld Dokumentenkategorie durch Anklicken des   Auswahl aller verfügbaren Dokumentenkategorien öffnen

   Hier auswählbare Dokumentenkategorien müssen zunächst in der Administration unter Anwendung > Beratungsthemen von jedem Verein selbst angelegt werden.

   Jeder Verein kann beliebig viele Dokumentenkategorien hinterlegen.

    

   
   
   

7. durch Anklicken gewünschte Kategorie festlegen
8. falls erforderlich Kommentar zum Dokument bzw. Schlagworte oder Bearbeitungshinweise eingeben

9. ggfs. Aufbewahrungsfrist eingeben

   Das Feld Aufbewahrungsfristen wird derzeit vom Programm nicht ausgewertet. Das bedeutet, es gibt keine Funktion im Programm, die die Dokumente nach der eingegebenen Frist löscht.

   Inwiefern diese Funktion nachgerüstet wird, ist derzeit in Klärung.

   
   

    

10. auf Button  klicken, um Hochladen des gewünschten Dokuments zu initiieren 

11. Explorer-Fenster öffnet sich, über das die gewünschte Datei gesucht und durch Doppelklick ausgewählt werden kann

    

     

12. grünes Häkchen hinter Button Dokument zeigt an, dass Dokument erfolgreich zugewiesen wurde 

    
    

    
    

13. mit Klick auf Button  abschließen
    
    
14. das Dokument ist nun hinterlegt und der gewünschten Beratung zugeordnet
    
    
    
15. Anzeige des Dokuments durch Klick auf Link
    

_{nach oben}

10. Metadaten eines Dokuments bearbeiten

1. gewünschtes zugeordnetes Dokument in Übersicht der Beratungen (links) anklicken
     Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
   
   
   
   
2. Button  anklicken
   
   
3. Fenster zum Bearbeiten der Metadaten öffnet sich
   
   
   
   
4. gewünschte Daten eingeben/ändern
   
   
5. mit  abschließen

_{nach oben}

11. Bestehendes Dokument einer Beratung zuordnen

1. gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
    Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
   
   
   
   
2. Button  anklicken, um der gewählten Beratung ein bereits in der Dokument-Maske hinterlegtes Dokument zuzuordnen
   
   
3. Fenster Bestehendes Dokument zuordnen öffnet sich
   
   
   
4. gewünschtes Dokument in Liste durch Anklicken auswählen
    Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
   
   
5.  - Button klicken, um Dokument zuzuordnen
   
   
6. das zugeordnete Dokument wird in der Übersicht (links) unterhalb der Beratung angezeigt, der dieses zugeordnet wurde
   

_{nach oben}

12. Zuordnung von Dokumenten an eine Beratung lösen

1. gewünschtes zugeordnetes Dokument in Übersicht der Beratungen (links) anklicken
     Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
   
   
   
   
2. Button  anklicken, um Zuordnung des Dokumentes zu lösen
   
   
3. Sicherheitsabfrage-Fenster öffnet sich
   
   
   

4. mit   bestätigen

   Ein Abbruch ist mit Anklicken des  - Buttons möglich.

   
   

5. Dokument, dessen Zuordnung gelöst wurde, wird nun nicht mehr unterhalb der Beratung angezeigt

   
   

_{nach oben}

13. Aufgabe zur Beratung erstellen

1. gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
    Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
   
   
   
   
2. Button  anklicken, um eine neue Aufgabe zur gewählten Beratung zu hinterlegen
   
   
3. Fenster Neue Aufgabe anlegen öffnet sich
   
   
   
4. Priorität wählen
    wählbar sich hoch, normal oder gering
   
   

5. auswählen, für den die Aufgabe hinterlegt werden soll
   > für Auswahl  neben gewünschten Feld (Bearbeiter oder Gruppe) anklicken und Mitarbeiter/Gruppe in Liste per Klick aussuchen

   

   Es ist möglich, Aufgaben für einen einzelnen Bearbeiter oder eine bestimmte Gruppe zu hinterlegen.

   Bearbeiter:

   • Die Aufgabe wird für einen einzelnen Mitarbeiter hinterlegt und nach Abspeichern in dessen Aufgabenliste angezeigt.
   • Auswählbar sind alle in MIA erfassten Mitarbeiter. (Administration > Mitarbeiter/Nutzer > erfassen)
   •  Es kann keine Gruppe zusätzlich zu einem Bearbeiter ausgewählt werden.

   Gruppe:

   • Die Aufgabe wird für einen Gruppe von Mitarbeitern hinterlegt und nach Abspeichern in deren Aufgabenlisten angezeigt.
   • Auswählbar sind alle in MIA erfassten Gruppen. (Administration > Mitarbeiter/Nutzer > Rollen)
   •  Es kann kein Bearbeiter zusätzlich zu einer Gruppe ausgewählt werden.

    

    

6. Zeitfenster eingeben, in dem die Aufgabe zu erledigen ist

   

    

7. ggfs. Erinnerungsfunktion aktivieren, indem das Häkchen in die Checkbox Erinnerung gesetzt wird

   
   
   

   Die Erinnerungsfunktion kann nur für Aufgaben genutzt werden, die für einen einzelnen Benutzer angelegt werden.
   Bei Gruppen-Aufgaben ist diese Funktion nicht wählbar.

    

    

8. im Feld Notiz kurze, prägnante Beschreibung der Aufgabe hinterlegen

   
   
   

9. mit    Aufgabe erstellen

_{nach oben}

14. Markierung Schreiben erstellt für Beratung hinterlegen

1. gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
    Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
   
   
   
   
2. Details zur Beratung werden rechts neben der tabellarischen Übersicht angezeigt
   
   
   
3. Häkchen durch Klick in Checkbox Schreiben erstellt setzen
   
   
   
4.  - Button anklicken
   
   
5. Abfragefenster öffnet sich
   
   
   

6. mit Klick auf  automatisch Schreibgebühr im Mitgliedskonto buchen

   

    

   Wenn keine Schreibgebühr gebucht werden soll, einfach mit Klick auf - Button abbrechen.
   Das Markier-Häkchen in der Checkbox Schreiben erstellt bleibt dennoch gesetzt.

_{nach oben}