Arbeitsabläufe Beratungen-Maske

Übersicht Arbeitsabläufe

1. Benutzung der Sortierfunktion in der Beratungen-Übersicht (links)

In dem Feld oberhalb der Übersicht aller zur Mitgliedschaft erfassten Beratungen, wird angezeigt, nach welchem Parameter geordnet diese aktuell angezeigt werden. Hier können auch andere Parameter ausgewählt werden, um die Sortierung der Übersicht zu ändern (z. B. nach Datum, nach Mietobjekten o. ä.).

im Feld
Auswahl mit Klick auf Button öffnen
gewünschtes Parameter auswählen
Übersicht wird entsprechend des gewählten Parameters geordnet angezeigt

Sortiermöglichkeiten:

nach Datum
nach Fällen
nach Jahr und Datum
nach Mietobjekten

_{nach oben}

2. Details zu Beratung einsehen

gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
Details zur Beratung werden rechts neben der tabellarischen Übersicht angezeigt

_{nach oben}

3. Beratungsnotiz hinterlegen

Variante 1: direkt über das Eingabefeld Notizen in den Details zur Beratung

Variante 2: im Eingabefeld, das über den Link Beratungsnotizen geöffnet wird

gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
Link Beratungsnotiz unterhalb des gewählten Termins in der Übersicht (links) anklicken
Editierfeld wird geöffnet: Hier kann die Beratungsnotiz verfasst werden.
mit Anklicken des - Buttons hinterlegen

Ein Abbruch der Aktion ist jederzeit mit Anklicken des - Buttons möglich.

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4. Neue Beratung anlegen

Wird ein vergebener Termin im Beratungskalender als wahrgenommen markiert und über den Button eine Beratung angelegt, entfällt dieser Arbeitsablauf.

Button anklicken
Eingabe-Maske öffnet sich
Hier alle erforderlichen Daten eingeben:
- links: zum Termin (Datum, Titel, Beratungsart und -thema, Mietobjekt, Berater und Beratungsnotiz)
- rechts: zum Anliegen des Mitgliedes (Beratungsthema (DMB))
mit Anklicken des - Buttons abschließen

Ein Abbruch der Aktion ist jederzeit mit Anklicken des - Buttons möglich.

_{nach oben}

5. DMB-Beratungsthemen nachträglich ergänzen

gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
Details zur Beratung werden angezeigt
- Button neben Feld Beratungsthemen (DMB) anklicken um Auswahl zu öffnen
Fenster Beratungsthemen (DMB) ändern öffnet sich
hier gewünschtes Thema/gewünschte Themen durch Anklicken auswählen
wenn alle gewünschten Themen ausgewählt sind, mit Anklicken des - Buttons Änderung abschließen
Im Feld Beratungsthemen (DMB) sind zum ausgewählten Termin nun die gewünschten Themen hinterlegt.

Ein Abbruch der Aktion ist jederzeit mit Anklicken des - Buttons möglich.

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6. Beratung löschen

gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
Button anklicken
Fenster mit Sicherheitsabfrage öffnet sich
mit Anklicken des - Buttons bestätigen

Ein Abbruch ist mit Anklicken des - Buttons möglich.
Beratung wird gelöscht und aus der Übersichtsliste entfernt

_{nach oben}

7. Details zu einer Beratung ausdrucken

gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
Button anklicken
Datenblatt wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
über die Druckfunktion ist ein Ausdruck möglich

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8. Liste aller Beratungen ausdrucken

Button anklicken
Datenblatt wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
über die Druckfunktion ist ein Ausdruck möglich

_{nach oben}

9. Neues Dokument zur Beratung hochladen

gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
Button anklicken, um ein Dokument für die gewählte Beratung hochzuladen
Fenster Neues Dokument hochladen öffnet sich
Erstellungs- sowie Eingangdatum eingeben

Im Feld Erstellungsdatum wird nach dem Öffnen automatisch das aktuelle Tagesdatum angezeigt. Dieses Datum ist jedoch änderbar.
Titel des Dokumentes eingeben

Eine klare und einheitliche Struktur der Namensvergabe an hochgeladene Dateien erleichtert es allen Mitarbeitern, das jeweils gewünschte Dokument bei Bedarf schnell zu finden und aufrufen zu können. _{siehe auch Tipps zur Vergabe Dokumentennamen}
im Feld Dokumentenkategorie durch Anklicken des Auswahl aller verfügbaren Dokumentenkategorien öffnen

Hier auswählbare Dokumentenkategorien müssen zunächst in der Administration unter Anwendung > Beratungsthemen von jedem Verein selbst angelegt werden.
Jeder Verein kann beliebig viele Dokumentenkategorien hinterlegen.
durch Anklicken gewünschte Kategorie festlegen
falls erforderlich Kommentar zum Dokument bzw. Schlagworte oder Bearbeitungshinweise eingeben
Aufbewahrungsfrist eingeben

Das Feld Aufbewahrungsfristen wird derzeit vom Programm nicht ausgewertet. Das bedeutet, es gibt keine Funktion im Programm, die die Dokumente nach der eingegebenen Frist löscht.
Inwiefern diese Funktion nachgerüstet wird, ist derzeit in Klärung.
auf Button klicken, um Hochladen des gewünschten Dokuments zu initiieren
Explorer-Fenster öffnet sich, über das die gewünschte Datei gesucht und durch Doppelklick ausgewählt werden kann
grünes Häkchen hinter Button Dokument zeigt an, dass Dokument erfolgreich zugewiesen wurde
mit Klick auf Button abschließen
das Dokument ist nun hinterlegt und der gewünschten Beratung zugeordnet
Anzeige des Dokuments durch Klick auf Link

Hinweis:

Dokumente, die über diese Arbeitsschritte bestimmten Beratungen zugewiesene werden, sind zusätzlich auch in der Dokumente-Maske des Mitgliedes einsehbar.

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10. Metadaten eines Dokuments bearbeiten

gewünschtes zugeordnetes Dokument in Übersicht der Beratungen (links) anklicken
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
Button anklicken
Fenster zum Bearbeiten der Metadaten öffnet sich
gewünschte Daten eingeben/ändern
mit abschließen