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Beschreibung

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aller Angaben rund um den Zahlungsverkehr

• Rechnungs- und Mahnungsadresse
• Weitere Daten
• Mandatsverwaltung
  
  • links: Übersicht aller für die Mitgliedschaft vergebener SEPAvergebener SEPA-Lastschrift-Mandate  
  • rechts:  Anzeige Details zum ausgewählten SEPAausgewählten SEPA-Lastschrift-Mandat
  • Übersicht Funktions-Buttons

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Hier werden jeweils die Daten des Zahlungsverkehrs angezeigt, die für die Person (H, P, L) vergeben wurden, die über die Info-Maske zuvor ausgewählt wurde

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AnchorRechnungs und MahnungsadresseRechnungs

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Rechnungs- und Mahnungsadresse

  Hier kann eine Adresse hinterlegt/eingesehen werden, an die sämtliche Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben für die Mitgliedschaft gesendet werden sollen.

Die RechnungsDie Rechnungs- und Mahnungsadresse:

• kann sich von dem für die Mitgliedschaft hinterlegten Mietobjekt (Mietobjekt-Maske) und/oder der hinterlegten Postanschrift (Person-Maske) unterscheiden
• wird, wenn für die Mitgliedschaft hinterlegt, automatisch als Adresse verwendet bei:
  • Rechnungs- oder Mahnläufen
  • Ausdruck von Rechnungen
  • Ausdruck von Quittungen.
    
    

oben Anchorweitere Daten 

Weitere Daten

  Hier können folgende weitere Daten hinterlegt/eingesehen werden:

• Zahlungsart:
  Hier kann die aktuelle Zahlungsart für die Mitgliedschaft eingesehen oder aber geändert werden, z. B. von Rechnung auf Lastschrift.
  _{Arbeitsablauf Änderung Zahlungsart}
  
  
• Virtuelle Kontonr.:
  Mit der virtuellen der virtuellen Kontonummer, die jedem Mitglied jeweils zugeordnet wird, können sämtliche Zahlungseingänge oder Rücklastschriften für alle Mitgliedskonten vollautomatisch erfasst und zugeordnet werden. Eine manuelle Nachbearbeitung ist nicht mehr nötig.
  Voraussetzung für die Nutzung der Virtuellen Kontonummer ist  der Virtuellen Kontonummer ist allerdings die Bereitstellung einer gesonderten Bankleitzahl für den Verein durch die Bank. Dies erfolgt auf Grund der Endlichkeit vergebbarer Bankleitzahlen jedoch nur ab einem sehr hohen Jahresumsatz und ist daher nur für sehr große Vereine nutzbar.
  
  
• Abw. Beitragszahler:
  Hier kann bezüglich des Lastschrifteinzuges für die Mitgliedschaft eine Kontoverbindung eingegeben/eingesehen werden, die nicht dem Mitglied gehört.
  Anwendungsbeispiel: bei Zahlung des Mitgliedsbeitrages durch Eltern des Mitgliedes  _{siehe Arbeitsablauf Abweichenden Beitragszahler erfassen}

^oben

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Mandatsverwaltung

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• Mitgliedes

Mandatsverwaltung

Hier sind alle Informationen zu SEPA-Lastschrift-Mandaten zu finden, die zur Mitgliedschaft hinterlegt sind und waren. Die Erfassung der Kontoverbindungder Kontoverbindung, von der der Lastschrifteinzug bzgl. der Mitgliedschaft erfolgen soll, wird hier vorgenommen.

Anchorlinks Uebersicht Mandatelinks: Übersicht aller SEPA-Lastschrift-Mandate (gültig und ungültig), die für die Mitgliedschaft hinterlegt sind mit folgenden Angaben:

• Mandatsreferenz

• Mandatstyp (einmalig oder wiederkehrend)
• Gültig von
• Gültig bis
  Image Removed

^oben

Anchorrechts Details SEPArechts:  Anzeige folgender Details zum jeweils ausgewählten SEPA-Lastschrift-Mandat (nach Anklicken in Übersicht blau hinterlegt):

Hinweis:

Auch ein wiederkehrend vergebenes Mandat kann seine Gültigkeit verlieren, sofern es nach dem SEPA-Ersteinzug nicht innerhalb von 36 Monaten erneut in Anspruch genommen wird.

Feldbezeichnung:	Erklärung:
Image Removed Image Removed	Anzahl der für die Mitgliedschaft hinterlegten Mandate (aktuell und abgelaufen) und deren Gültigkeit Image Removed Die Zahl vor dem Schrägstrich ist die Nummer des ausgewählten Mandats; die Zahl hinter dem Schrägstrich ist die Anzahl aller für die Mitgliedschaft hinterlegten Mandate (aktuelle und ungültige). aktuell gültig: verwendetes Mandat aktuell ungültig: nicht (mehr) nutzbare, zukünftige oder abgelaufene bzw. gekündigte Mandate Mit Hilfe der Pfeil-Buttons Image Removed Image Removed kann zwischen den Mandaten gewechselt werden.
Mandatsref.	Mandatsreferenz-Nummer: wird beim Anlegen eines Mandates automatisch systemseitig vergeben und ist nicht editierbar
Mandatstyp	Auswahl: Wiederkehrend, Einmalig Wiederkehrende Mandate berechtigen den Verein zum Einzug aller anfallenden Beträge. Einmalige Mandate berechtigen den Verein zum Einzug eines einzelnen Betrages.
Gültig von	Gültigkeitsbeginn des SEPA-Lastschrift-Mandates, d. h. Datum ab dem das Mandat von MIA benutzt werden kann Gültig von wird bei Anlegen eines Mandates mit dem Datum belegt, das laut SEPA-Lastschrift-Mandat vom Mitglied festgelegt wurde.
bis	Gültigkeitsablauf des SEPA-Lastschrift-Mandates, d. h. Datum ab dem das Mandat nicht mehr benutzt werden darf Der Gültigkeitsablauf wird systemseitig bei Abspeichern des neu angelegten SEPA-Lastschrift-Mandates berechnet und in diesem Feld hinterlegt.
Note
title Wichtig
Unterschrieben am	Datum der Ausstellung des SEPA-Lastschrift-Mandates
Befristet bis	Datum, zu dem das betreffende SEPA-Lastschrift-Mandat vom Kontoinhaber gekündigt wurde und nicht mehr von MIA genutzt werden kann Ist das Datum erreicht, wird das Mandat in MIA automatisch als ungültig markiert. note Hinweis: Kündigt ein Mitglied seine Mitgliedschaft, das dem Verein ein SEPA-Lastschrift-Mandat erteilt hat, muss nach Erfassen des Mitgliedschaftsendes in MIA das Mandat separat beendet werden. Dies geschieht über das Setzen des Datums unter Befristet bis. Eingesetzt wird hierbei üblicherweise das Enddatum der Mitgliedschaft.   Ausnahme: Entzieht das Mitglied dem Verein mit seiner Kündigung ausdrücklich mit sofortiger Wirkung den Lastschrift-Einzug, wird das SEPA-Lastschrift-Mandat zum Datum des Kündigungseingangs beendet.
Gekündigt am	bei Kündigung des Mandates durch Mitglied bzw. abweichenden Kontoinhaber: Datum des Eingangs der Kündigung des SEPA-Lastschrift-Mandates bei Kündigung der Mitgliedschaft ohne/mit separaten Entzug des Lastschrifteinzuges: Datum des Eingangs der Kündigung der Mitgliedschaft
IBAN	Die IBAN wird beim Abspeichern des SEPA-Lastschrift-Mandats systemseitig automatisch auf Richtigkeit des Formates überprüft. Achtung Ein Abgleich mit der Bank auf Prüfung der Existenz der Bankverbindung erfolgt nicht! Unbedingt auf korrekte Eingabe achten, um ungültige SEPA-Lastschrift-Mandate in MIA und Rücklastschriften zu vermeiden! Siehe Hinweise anchor	Hinweise SEPA

Info
title Hinweise
Die IBAN hat insgesamt immer 22 Stellen und ein strikt festgelegtes Format: Sie besteht aus der 2-stelligen Länderkennung, der ebenfalls 2-stelligen Prüfziffer, der 8-stelligen Bankleitzahl und der 10-stelligen Kontonummer. Kürzere Kontonummern werden mit sogenannten Füllnullen vor der ersten Ziffer verlängert. Beispiel: DE12 8005 3572 0087 6543 21 Tipp: Für eine bessere Lesbarkeit sollte die IBAN im schriftlichen SEPA-Lastschrift-Mandat in 4er-Blöcke unterteilt geschrieben werden. In MIA wird die IBAN jedoch ohne Leerzeichen eingegeben!

 

BIC

Nach Eingabe der korrekten IBAN wird die dazugehörige BIC systemseitig automatisch zugeordnet und hinterlegt.

InfoDie BIC

 

(Bank Identifier Code), oder auch SWIFT Adresse genannt, ist ein international standardisierter Bank-Code, der nur für Auslandsüberweisungen als zweites Identifikationsmerkmal neben der IBAN benötigt wird.

Kommunikation

Auswahl des Informationsweges zur Benachrichtigung des Kontoinhabers über eine bevorstehende Lastschrift
Optionen: Brief, EmailE-Mail, Fax

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Übersicht Buttons:

Bezeichnung	Beschreibung
Neues Mandat	Anlegen eines neuen SEPA-Lastschrift-Mandats siehe Arbeitsablauf Neues Mandat anlegen Image Removed
Speichern	grundsätzlich zum Abschluss von Eingaben bzw. Änderungen zu betätigen Image Removed
Verwerfen	Abbruch der Eingabe eines neuen SEPA-Lastschrift-Mandats ohne zu speichern Eingegebene Daten gehen verloren. Image Removed
Mandat löschen	Löschen eines SEPA-Lastschrift-Mandats siehe Arbeitsablauf Mandat löschen Ein Mandat kann nur gelöscht werden, solange es noch nicht genutzt wurde, d. h. keine Einzüge mit diesem Mandat vorgenommen wurden. Image Removed
Dok. hochladen	zum Hinterlegen wichtiger Dokumente bzgl. des Zahlungsverkehrs wie beispielsweise: schriftliche, vom Mitglied erteilte SEPA-Lastschrift-Mandate Änderungsmitteilungen von Banken Es kann nur 1 Dokument pro Mandat hinterlegt werden. siehe Arbeitsablauf Dokument hochladen
Image Removed	Dok. anzeigen	zum Aufrufen des, für das jeweilig ausgewählte Mandat, hinterlegten Dokuments (z. B. SEPA-Mandat, Wechselinformation der Bank etc.) siehe Arbeitsablauf Dokument anzeigen
Image Removed	Bestätigungen drucken	Hier können Schreiben rund um den Zahlungsverkehr erzeugt werden, z. B. Bestätigungsschreiben Mandatsreferenz oder Kündigungsbestätigung Mandat etc.  siehe Arbeitsablauf Bestätigungen drucken Die unter diesem Punkt auswählbaren Schreiben müssen zunächst vom Verein in der Administration in MIA unter Anwendung Anwendung - Vorlagen  Vorlagen hinterlegt worden sein. Jeder Verein kann eigene Vorlagen in beliebiger Zahl hinterlegen. Die entsprechenden Vorlagen können an die Bedürfnisse des jeweiligen Vereins angepasst werden.

Modul MIAOnline - Regeln zu SEPA-Lastschriftmandaten bei Antragsannahme zu einer bestehenden Person

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1. Wenn im Antrag keine Bankverbindung angegeben wurde
2. Wenn die Bankverbindung im Antrag mit der vorhandenen Bankverbindung der best. Person übereinstimmt

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Übersicht Arbeitsabläufe

Arbeitsabläufe Zahlungsverkehr

1. Separate Rechnungs- und Mahnungsadresse einfügen
2. Rechnungs- und Mahnungsadresse als ungültig markieren
3. Zahlungsart ändern
4. abweichenden Kontoinhaber/Beitragszahler erfassen
5. Daten des abweichenden Beitragszahlers einsehen
6. abweichenden Beitragszahler löschen
7. Neues Mandat anlegen
8. Mandat beenden
9. Mandat löschen
10. Dokument hochladen (zum Hinterlegen des dazugehörigen SEPA-Lastschriftmandates)
11. Dokument anzeigen
12. Bestätigungen drucken/versenden
    
    

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  AnchorRechnungsadresse

1. Separate Rechnungs- und Mahnungsadresse einfügen

1. Häkchen unter Rechnungunter Rechnung/Mahnung an Postanschrift entfernen
   _{Image Removed}  >  _{Image Removed}
   Postanschrift entfernen

2. Adressdaten aufnehmen

3. Button "Speichern" drücken

    

   Info

   Bei der Aufnahme von Adressdaten sollte stets beachtet werden, dass:

4. evtl. existierende Hausnummern-Zusätze abgefragt werden (z. B. 2a)
5. Ortsteile als Adresszusatz aufgenommen werden
abgefragt wird, ob der eigene Name am Briefkasten/Klingelschild steht
Abweichende Namen können im Feld Adresszusatz mit der Markierung c/o aufgenommen werden
(siehe Beispiel Screenshot).
Image Removed

...

2. Rechnungs- und Mahnungsadresse als ungültig markieren

1. Häkchen setzen bei der Checkbox "Adresse ungültig:  _{Image Removed}" setzen
2. Button "Speichern" drücken

_{nach oben}

  AnchorZahlungsart aendern

3. Zahlungsart ändern

1. mit  Image Removed- Button neben der Zahlungsart Auswahl Listbox "Zahlungsart" öffnen
2. gewünschte Zahlungsart auswählen

3. Button "Speichern" drücken

   Note

Hinweis: Bei Änderung der Zahlungsart auf "Lastschrift" das Anlegen des SEPA-Lastschrift-Mandates in MIA mit der gültigen Bankverbindung des Mitgliedes nicht vergessen.

  Anchorabweichender KtoInh

4. abweichenden Kontoinhaber/Beitragszahler erfassenBeitragszahler erfassen

1. auf ...-Button neben neben "Abw. Beitragszahler" klicken
2. Such-Fenster öffnet sich
   _{Image Removed}
3. Fenster "Person zuordnen" wird angezeigt

4. Name oder Mitgliedsnummer der Person eingeben, von deren  Konto der Beitrag für die ausgewählte Mitgliedschaft  eingezogen werden soll

5. NotePersonen, die hier auswählbar sind, müssen zunächst in MIA erfasst werden.
   Soll eine noch nicht in MIA registrierte Person als abweichender Beitragszahler zugeordnet werden, kann diese über den Button "Erfassen" in MIA erfasst werden.Button "Suchen" drücken
6. gewünschte Person aus der darunter erscheinenden Liste heraussuchen und anklicken
   (ausgewählte Person ist blau hinterlegt)
7. Button "Übernehmen" klicken, um Auswahl zu übernehmen

8. Button "Speichern" drücken

   Note

   title	Achtung:

   Nachdem der Abw. Beitragszahler der Mitgliedschaft zugeordnet wurde, muss in dessen Datensatz folgendes hinterlegt werden, falls noch nicht vorhanden: das vergebene SEPA-Lastschriftmandat (Bankverbindung) _{siehe Arbeitsablauf Neues Mandat anlegen}
   

   Es ist nicht notwendig, beim abweichenden Kontoinhaber/Beitragszahler die Zahlungsart auf Lastschrift zu stellen, da nur dessen Bankverbindung genutzt wird.

   Das vom Abw. Kontoinhaber/Beitragszahler vergebene Mandat wird nicht bei dem Mitglied als SEPA-Lastschriftmandat hinterlegt!

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1. bei dieser Person angelegt werden, falls noch nicht vorhanden

    

5. Daten des abweichenden Beitragszahlers einsehen

1. auf Button ">>" neben Abwneben Abw. Beitragszahler klickenBeitragszahler klicken
2. Datensatz der Person, die als abweichender Beitragszahler erfasst als abweichender Beitragszahler erfasst ist, wird angezeigt

_{nach oben}

  AnchorabwKontoInh loeschen

6. abweichenden Beitragszahler löschen

1. auf Button "X" neben Abwneben Abw. Beitragszahler klickenBeitragszahler klicken
2. Sicherheitsabfrage -Fenster öffnet sich
   Image RemovedBestätigung mit Jawird angezeigt
3. Bestätigung mit Ja

4. Button "Speichern" drücken

    

...

7. Neues Mandat anlegen

1. auf Button _{Image Removed}  klickenauf Button "Neues Mandat" klicken
2. die nun editierbaren Felder ausfüllen:
   _{für Hinweise zu Feldbezeichnung und deren Erklärung siehe Übersicht in Beschreibung ZV-Maske} 
   
   
   • Mandatstyp: Auswahl öffnen über klicken des _{Image Removed} - Buttons, gewünschten Mandatstyp: aus der Listbox gewünschten Mandatstyp auswählen
   • Gültig von: Datum Gültigkeitsbeginn des SEPA-Lastschrift-Mandates
   • Unterschrieben am: Datum der Ausstellung des SEPA-Lastschrift-Mandates
   • IBAN: 22 22-stellige IBAN (ab Version 5.1.4 kann die IBAN zur besseren Lesbarkeit mit Leerzeichen eingegeben werden)
   • BIC: international standardisierter Bank-Code 
   • Kommunikation:  Auswahl per klicken des  _{Image Removed} - Buttons öffnen und gewünschtenaus der Listbox gewünschten Informationsweg über bevorstehende Lastschrift auswählen
     
     

3. _{Image Removed} - Button drücken
   

      Ein Abbruch der Aktion ist jederzeit über das Klicken des  Image Removed - Buttons möglich.

    

   Note

   "Speichern" drücken

   SEPA-Lastschrift-Mandate, deren Gültigkeitsbeginn in der Zukunft liegen, werden bis zum Gültigkeitseintritt zunächst als ungültig angezeigt

   : _{Image Removed}

   . 

   Mit Beginn der Gültigkeit wird das SEPA-Lastschrift-Mandat automatisch als gültig angezeigt

   : _{Image Removed}

   .

  AnchorMandat beenden

8. Mandat beenden

1. Datum der Beendigung des SEPA-Lastschrift-Mandates im Feld Befristet bis eingebenFeld Befristet bis eingeben
2. Datum der Kündigung des SEPA-Lastschrift-Mandates im Feld Gekündigt am eingebenFeld Gekündigt am eingeben

3. Button "Speichern" drücken

   Info
   Die Beendigung des Mandates kann dem Mitglied mit dem Ausdruck der entsprechenden Vorlage bestätigt werden. siehe Arbeitsablauf Ausdruck von Bestätigungen

    

...

9. Mandat löschen

...

Ein Mandat kann nur gelöscht werden, solange es noch nicht genutzt wurde, d. h. keine Einzüge mit diesem Mandat vorgenommen wurden.

1. auf Button "Mandat löschen" klicken
2. Sicherheitsabfrage-Fenster öffnet sichwird angezeigtImage Removed
   

3. Bestätigung mit klicken des Buttons "Ja"
   

...

10. Dokument hochladen (zum Hinterlegen des dazugehörigen SEPA-Lastschriftmandates)

...

1. auf Button "Dok. hochladen" klicken
2. hochzuladenes Dokument (eingescanntes SEPA-Lastschrift-Mandats des Mitgliedes) im Explorer auswählen
3. auf Button "Öffnen" klicken
4. Button "Speichern" drücken

   Info
   Folgende Markierungen unten rechts in der in der ZV-Maske zeigen an, ob ein Dokument hinterlegt ist oder nicht: Dokument hinterlegt: Image Removed kein Dokument hinterlegt: Image Removed

AnchorDokument anzeigen 

11. Dokument anzeigen

1. auf Button "Dok. anzeigen" klicken

2. Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden

3. Datei wird als PDF angezeigt

   Note
   Das PDF-Dokument kann über die Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden Der zu verwendende Drucker muss von den technischen Mitarbeitern zunächst in MIA eingebunden werden, bevor dieser benutzt werden kann.

    

...

12. Bestätigungen drucken/versenden

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title	Information

Alle hier auswählbaren Schreiben müssen zunächst vom Verein erstellt und in der Administration unter Anwendung > Vorlagen hinterlegt werden.

 

Bestätigung drucken (Versand per Post):

1. auf Button "Bestätigungen" klicken
2. folgendes Fenster öffnet sichwird angezeigt:
   Image RemovedImage Added
   
   
3. Auswahl des Felds Schreiben mit Klicken des _{Image Removed} - Buttons öffnen Felds "Vorlage" öffnen und zu druckendes Schreiben per Klick auswählen
4. auf Button "Ausführen" klicken

5. Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden.

6. Das PDF-Dokument kann über die Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden.
   Das Dokument wird automatisch in MIA archiviert und ist in der Dokument-Maske jederzeit einseh- und erneut ausdruckbar.
   

   Note
   Der zu verwendende Drucker muss von den technischen Mitarbeitern zunächst in MIA eingebunden werden, bevor dieser benutzt werden kann.

   
   

 

Bestätigung versenden (per Email):

...

 

...

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Emailadresse auswählen (z. B. Mitglied)

Info
1. Bestätigungsschreiben können gleichzeitig an mehrere Emailadressen versendet werden. 2. Auswählbare Emailadressen müssen in MIA in der Personen-Maske hinterlegt sein (Mitglied, Partnermitglied, zugeordnete Person).

...

Betreff der Email ausfüllen

...

Text der Email einsetzen

Info
title Beispiel ausgefülltes Formular:
Image Removed

 

 

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_{nach oben}