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Beschreibung aller Angaben rund um den Zahlungsverkehr

Rechnungs- und Mahnungsadresse
Weitere Daten
Mandatsverwaltung
- Übersicht aller für die Mitgliedschaft vergebener SEPA-Lastschrift-Mandate
- Anzeige Details zum ausgewählten SEPA-Lastschrift-Mandat
- Übersicht Funktions-Buttons

Hier werden jeweils die Daten des Zahlungsverkehrs angezeigt, die für die Person (H, P, L) vergeben wurden, die über die Info-Maske zuvor ausgewählt wurde

Rechnungs- und Mahnungsadresse

Hier kann eine Adresse hinterlegt/eingesehen werden, an die sämtliche Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben für die Mitgliedschaft gesendet werden sollen.

Die Rechnungs- und Mahnungsadresse:

kann sich von dem für die Mitgliedschaft hinterlegten Mietobjekt (Mietobjekt-Maske) und/oder der hinterlegten Postanschrift (Person-Maske) unterscheiden
wird, wenn für die Mitgliedschaft hinterlegt, automatisch als Adresse verwendet bei:
- Rechnungs- oder Mahnläufen
- Ausdruck von Rechnungen
- Ausdruck von Quittungen.

Das Häkchen unter Rechnung/Mahnung an Postanschrift ist standardmäßig gesetzt und muss manuell entfernt werden, um die abweichende Rechnungs- und Mahnungsadresse nutzbar zu machen.
Die Rechnungs- und Mahnungsadresse kann separat als ungültig markiert werden (z. B. nach Postrückläufer einer Rechnung/Mahnung).

Weitere Daten

Hier können folgende weitere Daten hinterlegt/eingesehen werden:

Zahlungsart:
Hier kann die aktuelle Zahlungsart für die Mitgliedschaft eingesehen oder aber geändert werden, z. B. von Rechnung auf Lastschrift.
Virtuelle Kontonr.:
Mit der virtuellen Kontonummer, die jedem Mitglied jeweils zugeordnet wird, können sämtliche Zahlungseingänge oder Rücklastschriften für alle Mitgliedskonten vollautomatisch erfasst und zugeordnet werden. Eine manuelle Nachbearbeitung ist nicht mehr nötig.
Voraussetzung für die Nutzung der Virtuellen Kontonummer ist allerdings die Bereitstellung einer gesonderten Bankleitzahl für den Verein durch die Bank. Dies erfolgt auf Grund der Endlichkeit vergebbarer Bankleitzahlen jedoch nur ab einem sehr hohen Jahresumsatz und ist daher nur für sehr große Vereine nutzbar.
Abw. Beitragszahler:
Hier kann bezüglich des Lastschrifteinzuges für die Mitgliedschaft eine Kontoverbindung eingegeben/eingesehen werden, die nicht dem Mitglied gehört.
Anwendungsbeispiel: bei Zahlung des Mitgliedsbeitrages durch Eltern des Mitgliedes

Mandatsverwaltung

Hier sind alle Informationen zu SEPA-Lastschrift-Mandaten zu finden, die zur Mitgliedschaft hinterlegt sind und waren. Die Erfassung der Kontoverbindung, von der der Lastschrifteinzug bzgl. der Mitgliedschaft erfolgen soll, wird hier vorgenommen.

links: Übersicht aller SEPA-Lastschrift-Mandate (gültig und ungültig), die für die Mitgliedschaft hinterlegt sind mit folgenden Angaben:

Mandatsreferenz
Mandatstyp (einmalig oder wiederkehrend)
Gültig von
Gültig bis

rechts: Anzeige folgender Details zum jeweils ausgewählten SEPA-Lastschrift-Mandat (nach Anklicken in Übersicht blau hinterlegt):

Feldbezeichnung:	Erklärung:
	Anzahl der für die Mitgliedschaft hinterlegten Mandate (aktuell und abgelaufen) und deren Gültigkeit Die Zahl vor dem Schrägstrich ist die Nummer des ausgewählten Mandats; die Zahl hinter dem Schrägstrich ist die Anzahl aller für die Mitgliedschaft hinterlegten Mandate (aktuelle und ungültige). aktuell gültig: verwendetes Mandat aktuell ungültig: nicht (mehr) nutzbare, zukünftige oder abgelaufene bzw. gekündigte Mandate Mit Hilfe der Pfeil-Buttons kann zwischen den Mandaten gewechselt werden.
Mandatsref.	Mandatsreferenz-Nummer: wird beim Anlegen eines Mandates automatisch systemseitig vergeben und ist nicht editierbar
Mandatstyp	Auswahl: Wiederkehrend, Einmalig Wiederkehrende Mandate berechtigen den Verein zum Einzug aller anfallenden Beträge. Einmalige Mandate berechtigen den Verein zum Einzug eines einzelnen Betrages.
Gültig von	Gültigkeitsbeginn des SEPA-Lastschrift-Mandates, d. h. Datum ab dem das Mandat von MIA benutzt werden kann Gültig von wird bei Anlegen eines Mandates mit dem Datum belegt, das laut SEPA-Lastschrift-Mandat vom Mitglied festgelegt wurde.
bis	Gültigkeitsablauf des SEPA-Lastschrift-Mandates, d. h. Datum ab dem das Mandat nicht mehr benutzt werden darf Der Gültigkeitsablauf wird systemseitig bei Abspeichern des neu angelegten SEPA-Lastschrift-Mandates berechnet und in diesem Feld hinterlegt. Hinweis: Auch ein wiederkehrend vergebenes Mandat kann seine Gültigkeit verlieren, sofern es nach dem SEPA-Ersteinzug nicht innerhalb von 36 Monaten erneut in Anspruch genommen wird.
Unterschrieben am	Datum der Ausstellung des SEPA-Lastschrift-Mandates
Befristet bis	Datum, zu dem das betreffende SEPA-Lastschrift-Mandat vom Kontoinhaber gekündigt wurde und nicht mehr von MIA genutzt werden kann Ist das Datum erreicht, wird das Mandat in MIA automatisch als ungültig markiert. Hinweis: Kündigt ein Mitglied seine Mitgliedschaft, das dem Verein ein SEPA-Lastschrift-Mandat erteilt hat, muss nach Erfassen des Mitgliedschaftsendes in MIA das Mandat separat beendet werden. Dies geschieht über das Setzen des Datums unter Befristet bis. Eingesetzt wird hierbei üblicherweise das Enddatum der Mitgliedschaft. Ausnahme: Entzieht das Mitglied dem Verein mit seiner Kündigung ausdrücklich mit sofortiger Wirkung den Lastschrift-Einzug, wird das SEPA-Lastschrift-Mandat zum Datum des Kündigungseingangs beendet.
Gekündigt am	bei Kündigung des Mandates durch Mitglied bzw. abweichenden Kontoinhaber: Datum des Eingangs der Kündigung des SEPA-Lastschrift-Mandates bei Kündigung der Mitgliedschaft ohne/mit separaten Entzug des Lastschrifteinzuges: Datum des Eingangs der Kündigung der Mitgliedschaft
IBAN	Die IBAN wird beim Abspeichern des SEPA-Lastschrift-Mandats systemseitig automatisch auf Richtigkeit des Formates überprüft. Achtung Ein Abgleich mit der Bank auf Prüfung der Existenz der Bankverbindung erfolgt nicht! Unbedingt auf korrekte Eingabe achten, um ungültige SEPA-Lastschrift-Mandate in MIA und Rücklastschriften zu vermeiden! _{Siehe Hinweise}
BIC	Nach Eingabe der korrekten IBAN wird die dazugehörige BIC systemseitig automatisch zugeordnet und hinterlegt.
Kommunikation	Auswahl des Informationsweges zur Benachrichtigung des Kontoinhabers über eine bevorstehende Lastschrift Optionen: Brief, E-Mail, Fax

Übersicht Buttons:

Bezeichnung	Beschreibung
Neues Mandat	Anlegen eines neuen SEPA-Lastschrift-Mandats
Speichern	grundsätzlich zum Abschluss von Eingaben bzw. Änderungen zu betätigen
Verwerfen	Abbruch der Eingabe eines neuen SEPA-Lastschrift-Mandats ohne zu speichern
Mandat löschen	Löschen eines SEPA-Lastschrift-Mandats Ein Mandat kann nur gelöscht werden, solange es noch nicht genutzt wurde, d. h. keine Einzüge mit diesem Mandat vorgenommen wurden.
Dok. hochladen	zum Hinterlegen wichtiger Dokumente bzgl. des Zahlungsverkehrs wie beispielsweise: schriftliche, vom Mitglied erteilte SEPA-Lastschrift-Mandate Änderungsmitteilungen von Banken Es kann nur 1 Dokument pro Mandat hinterlegt werden.
Dok. anzeigen	zum Aufrufen des, für das jeweilig ausgewählte Mandat, hinterlegten Dokuments (z. B. SEPA-Mandat, Wechselinformation der Bank etc.)
Bestätigungen drucken	Hier können Schreiben rund um den Zahlungsverkehr erzeugt werden, z. B. Bestätigungsschreiben Mandatsreferenz oder Kündigungsbestätigung Mandat etc. Die unter diesem Punkt auswählbaren Schreiben müssen zunächst vom Verein in der Administration in MIA unter Anwendung - Vorlagen hinterlegt worden sein. Jeder Verein kann eigene Vorlagen in beliebiger Zahl hinterlegen. Die entsprechenden Vorlagen können an die Bedürfnisse des jeweiligen Vereins angepasst werden.

Modul MIAOnline - Regeln zu SEPA-Lastschriftmandaten bei Antragsannahme zu einer bestehenden Person

In den folgenden Fällen werden bei Annahme des Mitgliedsantrags zu einer bereits bestehenden Person neue Lastschriftmandate mit den Daten aus dem Antrag angelegt:

Wenn die best. Person noch kein Mandat hat
Wenn die best. Person ein abgelaufenes Mandat hat
Wenn die Bankverbindung im Antrag von der Bankverbindung des aktuellen Mandats zur best. Person abweicht

In den folgenden Fällen wird kein neues Mandat angelegt - das best. Mandat bleibt gültig:

Wenn im Antrag keine Bankverbindung angegeben wurde
Wenn die Bankverbindung im Antrag mit der vorhandenen Bankverbindung der best. Person übereinstimmt

Arbeitsabläufe Zahlungsverkehr

Separate Rechnungs- und Mahnungsadresse einfügen
Rechnungs- und Mahnungsadresse als ungültig markieren
Zahlungsart ändern
abweichenden Kontoinhaber/Beitragszahler erfassen
Daten des abweichenden Beitragszahlers einsehen
abweichenden Beitragszahler löschen
Neues Mandat anlegen
Mandat beenden
Mandat löschen
Dokument hochladen (zum Hinterlegen des dazugehörigen SEPA-Lastschriftmandates)
Dokument anzeigen
Bestätigungen drucken/versenden

1. Separate Rechnungs- und Mahnungsadresse einfügen

Häkchen unter Rechnung/Mahnung an Postanschrift entfernen
Adressdaten aufnehmen
Button "Speichern" drücken

2. Rechnungs- und Mahnungsadresse als ungültig markieren

Häkchen der Checkbox "Adresse ungültig" setzen
Button "Speichern" drücken

3. Zahlungsart ändern

Listbox "Zahlungsart" öffnen
gewünschte Zahlungsart auswählen
Button "Speichern" drücken

Hinweis: Bei Änderung der Zahlungsart auf "Lastschrift" das Anlegen des SEPA-Lastschrift-Mandates in MIA mit der gültigen Bankverbindung des Mitgliedes nicht vergessen.

4. abweichenden Kontoinhaber/Beitragszahler erfassen

auf ...-Button neben "Abw. Beitragszahler" klicken
Fenster "Person zuordnen" wird angezeigt
Name oder Mitgliedsnummer der Person eingeben, von deren Konto der Beitrag für die ausgewählte Mitgliedschaft eingezogen werden soll
Button "Suchen" drücken
gewünschte Person aus der darunter erscheinenden Liste heraussuchen und anklicken
(ausgewählte Person ist blau hinterlegt)
Button "Übernehmen" klicken, um Auswahl zu übernehmen
Button "Speichern" drücken
Nachdem der Abw. Beitragszahler der Mitgliedschaft zugeordnet wurde, muss das SEPA-Lastschriftmandat (Bankverbindung) bei dieser Person angelegt werden, falls noch nicht vorhanden

5. Daten des abweichenden Beitragszahlers einsehen

auf Button ">>" neben Abw. Beitragszahler klicken
Datensatz der Person, die als abweichender Beitragszahler erfasst ist, wird angezeigt

6. abweichenden Beitragszahler löschen

auf Button "X" neben Abw. Beitragszahler klicken
Sicherheitsabfrage wird angezeigt
Bestätigung mit Ja
Button "Speichern" drücken

7. Neues Mandat anlegen

auf Button "Neues Mandat" klicken
die nun editierbaren Felder ausfüllen:
- Mandatstyp: aus der Listbox gewünschten Mandatstyp auswählen
- Gültig von: Datum Gültigkeitsbeginn des SEPA-Lastschrift-Mandates
- Unterschrieben am: Datum der Ausstellung des SEPA-Lastschrift-Mandates
- IBAN: 22-stellige IBAN (ab Version 5.1.4 kann die IBAN zur besseren Lesbarkeit mit Leerzeichen eingegeben werden)
- BIC: international standardisierter Bank-Code
- Kommunikation: aus der Listbox gewünschten Informationsweg über bevorstehende Lastschrift auswählen
Button "Speichern" drücken
SEPA-Lastschrift-Mandate, deren Gültigkeitsbeginn in der Zukunft liegen, werden bis zum Gültigkeitseintritt zunächst als ungültig angezeigt.
Mit Beginn der Gültigkeit wird das SEPA-Lastschrift-Mandat automatisch als gültig angezeigt.

8. Mandat beenden

Datum der Beendigung des SEPA-Lastschrift-Mandates im Feld Befristet bis eingeben
Datum der Kündigung des SEPA-Lastschrift-Mandates im Feld Gekündigt am eingeben
Button "Speichern" drücken

9. Mandat löschen

Ein Mandat kann nur gelöscht werden, solange es noch nicht genutzt wurde, d. h. keine Einzüge mit diesem Mandat vorgenommen wurden.

auf Button "Mandat löschen" klicken
Sicherheitsabfrage-Fenster wird angezeigt
Bestätigung mit klicken des Buttons "Ja"

10. Dokument hochladen (zum Hinterlegen des dazugehörigen SEPA-Lastschriftmandates)

auf Button "Dok. hochladen"klicken
hochzuladenes Dokument (eingescanntes SEPA-Lastschrift-Mandats des Mitgliedes) im Explorer auswählen
auf Button "Öffnen" klicken
Button "Speichern" drücken

11. Dokument anzeigen

auf Button "Dok. anzeigen" klicken
Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
Datei wird als PDF angezeigt

12. Bestätigungen drucken/versenden

Alle hier auswählbaren Schreiben müssen zunächst vom Verein erstellt und in der Administration unter Anwendung > Vorlagen hinterlegt werden.

Bestätigung drucken (Versand per Post):

auf Button "Bestätigungen" klicken
folgendes Fenster wird angezeigt:
Auswahl des Felds "Vorlage" öffnen und zu druckendes Schreiben auswählen
auf Button "Ausführen" klicken
Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden.
Das PDF-Dokument kann über die Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden.
Das Dokument wird automatisch in MIA archiviert und ist in der Dokument-Maske jederzeit einseh- und erneut ausdruckbar.