Mit der neuen Online-Schnittstelle von MIA können eine Reihe von Diensten auf der Website des Vereins angeboten werden.
Damit können beispielsweise:
Interessen:
- online Mitgliedschaft beantragen
Mitglieder:
- Termine buchen
- Termine löschen
- ihre Dokumente hochladen
- vom Verein bereitgestellte Dokumente downloaden.
Vorteile
Die online ausgefüllten Mitgliedsanträge können direkt in MIA übernommen und dort bearbeitet werden.
Die über die Website hochgeladenen Dokumente bzw. die vom Mitglied gebuchten Termine werden direkt in MIA gespeichert.
Damit Interessenten und Mitglieder Ihres Vereines diese Funktionen der MIA-Online-Schnittstelle auf Ihrer Website nutzen können, sind die Einstellungen und Vorbereitungen vorab vom Verein bzgl. folgender Funktionen in MIA durchführen:
- Anträge auf Mitgliedschaft (Online-Mitgliedschaft)
- Online-Buchung/Absage von Terminen (nur für Mitglieder)
- Dokumente übermitteln (nur für Mitglieder)
1. Anträge auf Mitgliedschaft (Online-Mitgliedschaft)
Um Antragstellern die Kosten für die Mitgliedschaft im Antrag anzeigen zu können, müssen folgende Schritte vorgenommen werden:
in Administration unter Finanzen > BK-Gruppen mindestens eine Beitragsklassengruppe durch Setzen des Häkchens im Feld Online für den Online-Abruf freigeben (siehe Screenshot unten)
Wenn ein Verein Neumitgliedern die RSV optional anbietet, müssen zwei BK-Gruppen für den Online-Antrag freigegeben und die entsprechenden Preise eingetragen werden.
Die BK-Gruppe, die den Mitgliedsbeitrag inkl. RSV enthält, muss zusätzlich durch Setzen des Häkchens im Feld RSV gekennzeichnet werden.- einmalige Aufnahmegebühr im Feld einmaliger Betrag in EUR eingeben (siehe Screenshot unten)
- jährlich fälliger Beitrag im Feld jährlicher Betrag in EUR eingeben (siehe Screenshot unten)
- Änderungen mit
abschließen
2. Online-Buchung/Absage von Terminen (nur für Mitglieder)
Mit der Online-Schnittstelle können Mitglieder auf der Website des Vereins bequem Termine buchen oder absagen. Damit diese Funktion genutzt werden kann, müssen:
- die Terminvorschläge online anzeigbar gemacht werden, indem die Zeitblöcke, in denen die Berater Beratungen anbieten, für die Schnittstelle freigegeben werden
- die online auswählbaren Beratungsarten für die Schnittstelle freigegeben werden
- die Systemeinstellungen bei Bedarf angepasst werden.
Schritt 1: Terminvorschläge online anzeigbar machen
1. Möglichkeit: Einstellung über die Kalendervorlagen:
- Termin per Klick auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
- Häkchen im Feld Online buchbar setzen
- mit
abschließen
2. Möglichkeit: Einstellung beim Einfügen einzelner Terminblöcke (Administration > Beraterkalender > Vorbereiten)
- Daten des anzulegenden Terminblocks eingeben (Datum, Uhrzeit von/bis, Art, Ort, Dauer)
- Häkchen im Feld Online buchbar setzen
- mit
abschließen
Wenn die Kalendervorlagen geändert werden, müssen schon generierte Terminblöcke im Beraterkalender zunächst gelöscht und dann neu generiert werden.
Schon vergebene Termine werden damit nicht berührt.
Schritt 2: Beratungsarten freigeben
- Administration > Anwendung > Beratungsarten
- gewünschte Beratungsart per Klick auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
- Häkchen im Feld online buchbar setzen
- mit abschließen
Schritt 3: Systemeinstellungen anpassen
Die Anpassung der Systemeinstellungen erfolgt unter Administration > Systemeinstellungen > Module > MIA-Online
1. Wie viele Termine soll das Mitglied online buchen können?
Parameter OnlineTerminMaximum: Hier kann eingestellt werden, wie viele Termine ein Mitglied online buchen kann.
- Parameter OnlineTerminAbsVorlauf: Hier kann eingestellt werden, wie viele Stunden ein Termin vor dessen Beginn noch abgesagt werden kann.
- Parameter OnlineTermineVoraus: Hier kann festgelegt werden, in welchem Zeitraum ein Mitglied Termine buchen kann.
3. Dokumente übermitteln (nur für Mitglieder)
Mit der Online-Schnittstelle für MIA können Dokumente kostengünstig und rechtssicher über die Website des Vereins an Mitglieder übermittelt werden. Dabei muss jedes Dokument für den Abruf freigegeben werden. Dies ist einzeln oder automatisch möglich.
1. Möglichkeit: Dokumente einzeln manuell freigeben:
- Dokumente-Maske auswählen
- gewünschtes Dokument in der Übersicht (links) auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
- Button
anklicken - Bearbeitungsfenster öffnet sich
- Häkchen im Feld Online abrufbar setzen
- mit abschließen
2. Möglichkeit: Dokumente automatisch freigeben:
In der Administration kann einer bestimmten Vorlage, mit der ein Dokument erstellt wird, die Onlinefreigabe zugewiesen werden. So wird jedes Dokument, dass mit dieser Vorlage erstellt wird, automatisch online für das jeweilige Mitglied freigegeben.
- Administration - Anwendung - Vorlagen
- gewünschtes Dokument in der Übersicht (links) auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
- auf der rechten Seite werden nun die Details zur ausgewählten Vorlage angezeigt
- hier das Häkchen im Feld Online abrufbar setzen
- mit abschließen
Das passiert, wenn ein Dokument für den Online-Abruf freigegeben wurde:
Das Mitglied erhält automatisch eine Email mit der Information, dass ein neue Dokument bereitgestellt wurde.
- Das Mitglied kann sich in seinem persönlichen Bereich einloggen.
- Hier kann das Mitglied das bereitgestellte Dokument herunterladen.
Wie erkenne ich in MIA, dass ein Dokument online bereitgestellt wurde oder ob das Mitglied dieses abgerufen hat?
Anhand folgender Icons, die zusätzlich in der Dokumente-Maske angezeigt werden, kann schnell nachvollzogen werden, inwiefern ein Dokument online bereitgestellt bzw. abgerufen wurde:
| Das Dokument ist nicht zum Abruf über die Website freigegeben | |
| Das Dokument wurde freigegeben | |
| Das Dokument wurde vom Mitglied abgerufen |
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