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Mit der neuen Online-Schnittstelle von MIA können eine Reihe von Diensten auf der Website des Vereins angeboten werden.
Damit können beispielsweise:


Interessen:
  • online Mitgliedschaft beantragen

Mitglieder:
  • Termine buchen
  • Termine löschen
  • ihre Dokumente hochladen
  • vom Verein bereitgestellte Dokumente downloaden.

 

Vorteile

(tick) Die online ausgefüllten Mitgliedsanträge können direkt in MIA übernommen und dort bearbeitet werden.

(tick) Die über die Website hochgeladenen Dokumente bzw. die vom Mitglied gebuchten Termine werden direkt in MIA gespeichert.

 

Damit Interessenten und Mitglieder Ihres Vereines diese Funktionen der MIA-Online-Schnittstelle auf  Ihrer Website nutzen können, müssen Sie folgende Einstellungen und Vorbereitungen in MIA durchführen:

 


1. Anträge auf Mitgliedschaft (Online-Mitgliedschaft)

Um Antragstellern die Kosten für die Mitgliedschaft im Antrag anzeigen zu können, müssen folgende Schritte vorgenommen werden:


  1.  in Administration unter Finanzen > BK-Gruppen mindestens eine Beitragsklassengruppe durch Setzen des Häkchens im Feld Online für den Online-Abruf freigeben (siehe Screenshot unten)

    Wenn ein Verein Neumitgliedern die RSV optional anbietet, müssen zwei BK-Gruppen für den Online-Antrag freigegeben und die entsprechenden Preise eingetragen werden.

    (warning) Die BK-Gruppe, die den Mitgliedsbeitrag inkl. RSV enthält, muss zusätzlich durch Setzen des Häkchens im Feld RSV gekennzeichnet werden.


  2. einmalige Aufnahmegebühr im Feld einmaliger Betrag in EUR eingeben (siehe Screenshot unten)

  3. jährlich fälliger Beitrag im Feld jährlicher Betrag in EUR eingeben (siehe Screenshot unten)

  4. Änderungen mit     abschließen

  

 

WICHTIG!

Unbedingt beachten:

  1. Es dürfen max. zwei BK-Gruppen für den Online-Antrag freigegeben werden.
  2. Wenn im Online-Antrag keine Wahlmöglichkeit bzgl. der RSV angeboten wird (z. B. wenn entweder die RSV für alle obligatorisch ist, oder keine RSV angeboten wird) darf nur eine BK-Gruppe freigegeben werden und das Häkchen im Feld RSV muss aus technischen Gründen gesetzt werden.

 

 

2. Online-Buchung/Absage von Terminen  (nur für Mitglieder)

(info) Mit der Online-Schnittstelle können Mitglieder auf der Website des Vereins bequem Termine buchen oder absagen. Damit diese Funktion genutzt werden kann, müssen:

  1. die Terminvorschläge online anzeigbar gemacht werden, indem die Zeitblöcke, in denen die Berater Beratungen anbieten, für die Schnittstelle freigegeben werden
  2. die online auswählbaren Beratungsarten für die Schnittstelle freigegeben werden
  3. die Systemeinstellungen bei Bedarf angepasst werden.



Schritt 1: Terminvorschläge online anzeigbar machen


1. Möglichkeit: Einstellung über die Kalendervorlagen:

  • Termin per Klick auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
  • Häkchen im Feld Online buchbar setzen
  • mit   abschließen

  


 

2. Möglichkeit: Einstellung beim Einfügen einzelner Terminblöcke (Administration > Beraterkalender > Vorbereiten)

  • Daten des anzulegenden Terminblocks eingeben (Datum, Uhrzeit von/bis, Art, Ort, Dauer)
  • Häkchen im Feld Online buchbar setzen
  • mit   abschließen

Wenn die Kalendervorlagen geändert werden, müssen schon generierte Terminblöcke im Beraterkalender zunächst gelöscht und dann neu generiert werden.

(info) Schon vergebene Termine werden damit nicht berührt.

 

  

oben 

 

Schritt 2: Beratungsarten freigeben

Da beim Buchen eines Termins über die Website von den Mitgliedern auch die Beratungsart gewählt werden kann (persönlich, telefonisch etc.), müssen die online auswählbaren Beratungsarten zunächst für die Schnittstelle freigegeben werden. Das geschieht in der Administration wie folgt:

 

  1. Administration > Anwendung > Beratungsarten
  2. gewünschte Beratungsart per Klick auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
  3. Häkchen im Feld online buchbar setzen
  4. mit   abschließen

  

 

ACHTUNG!

Die Beratungsarten müssen auch dann für die Nutzung der Onineberatung freigegeben werden, wenn die Terminvergabe über die Website nicht genutzt werden soll.

oben 


Schritt 3: Systemeinstellungen anpassen

(info) Die Anpassung der Systemeinstellungen erfolgt unter Administration > Systemeinstellungen > Module > MIA-Online

 

1. Wie viele Termine soll das Mitglied online buchen können?

 

  • Parameter OnlineTerminMaximum: Hier kann eingestellt werden, wie viele Termine ein Mitglied online buchen kann.

    Vor- bzw. Standardeinstellung: 1 Termin

    Ist die Vor- bzw. Standeinstellung hinterlegt, kann der nächste Termin vom Mitglied erst dann gebucht werden, wenn kein offener Termin in der Zukunft mehr vorhanden ist.

  • Parameter OnlineTerminAbsVorlauf: Hier kann eingestellt werden, wie viele Stunden ein Termin vor dessen Beginn noch abgesagt werden kann.

  • Parameter OnlineTermineVoraus: Hier kann festgelegt werden, in welchem Zeitraum ein Mitglied Termine buchen kann.

oben 

 

3. Dokumente übermitteln (nur für Mitglieder)

(info) Mit der Online-Schnittstelle für MIA können Dokumente kostengünstig und rechtssicher über die Website des Vereins an Mitglieder übermittelt werden. Dabei muss jedes Dokument für den Abruf freigegeben werden. Dies ist einzeln oder automatisch möglich.


1. Möglichkeit: Dokumente einzeln manuell freigeben:

  • Dokumente-Maske auswählen
  • gewünschtes Dokument in der Übersicht (links) auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
  • Button  anklicken
  • Bearbeitungsfenster öffnet sich
  • Häkchen im Feld Online abrufbar setzen
  • mit   abschließen

 

 

 

2. Möglichkeit: Dokumente automatisch freigeben:

(info) In der Administration kann einer bestimmten Vorlage, mit der ein Dokument erstellt wird, die Onlinefreigabe zugewiesen werden.  So wird jedes Dokument, dass mit dieser Vorlage erstellt wird, automatisch online für das jeweilige Mitglied freigegeben.

  • Administration - Anwendung - Vorlagen
  • gewünschtes Dokument in der Übersicht (links) auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
  • auf der rechten Seite werden nun die Details zur ausgewählten Vorlage angezeigt
  • hier das Häkchen im Feld Online abrufbar setzen
  • mit   abschließen

  

 

 

Das passiert, wenn ein Dokument für den Online-Abruf  freigegeben wurde:


  1. Das Mitglied erhält automatisch eine Email mit der Information, dass ein neue Dokument bereitgestellt wurde.

    Die Vorlage für die Informations-Email (MIA-Online Neues Dokument) kann in der Administration unter Anwendung > Vorlagen an die Bedürfnisse jedes Vereines individuell angepasst werden.

  2. Das Mitglied kann sich in seinem persönlichen Bereich einloggen.
  3. Hier kann das Mitglied das bereitgestellte Dokument herunterladen.

 

 

Wie erkenne ich in MIA, dass ein Dokument online bereitgestellt wurde oder ob das Mitglied dieses abgerufen hat?

 

 

Anhand folgender Icons, die zusätzlich in der Dokumente-Maske angezeigt werden, kann schnell nachvollzogen werden, inwiefern ein Dokument online bereitgestellt bzw. abgerufen wurde:

Das Dokument ist nicht zum Abruf über die Website freigegeben
 Das Dokument wurde freigegeben
 Das Dokument wurde vom Mitglied abgerufen


 

 

 

 

 

 

 

 

Anträge auf Mitgliedschaft (Online-Mitgliedschaft)

Um Antragstellern die Kosten für die Mitgliedschaft im Antrag anzeigen zu können, muss mindestens eine Beitragsklassengruppe (Administration - Finanzen - BK-Gruppen) durch setzen des Häkchens im Feld Online für den Online-Abruf freigegeben werden.

Der Aufnahmebeitrag muss im Feld 'einmaliger Bertrag in EUR' eingegeben werden, der jährlich fällige Beitrag im Feld  'jährlicher Betrag in EUR'.

Wenn ein Verein Neumitgliedern die RSV optional anbietet, müssen zwei BK-Gruppen für den Online-Antrag freigegeben und die entsprechenden Preise eingetragen werden. Die BK-Gruppe, die den Mitgliedsbeitrag inkl. RSV enthält, muss durch setzen des Häkchens im Feld 'RSV' gekennzeichnet werden.

Wichtig:

  1. Es dürfen max. zwei BK-Gruppen für den Online-Antrag freigegeben werden.
  2. Wenn im Online-Antrag keine Wahlmöglichkeit bez. der RSV angeboten wird (wenn also entweder die RSV für alle obligatorisch ist, oder keine RSV angeboten wird) darf nur eine BK-Gruppe freigegeben werden und das Häkchen bei RSV muss aus technischen Gründen gesetzt werden.

Termine

Mit der Online-Schnittstelle können Mitglieder auf der Website des Vereins bequem Termine buchen oder absagen. Damit Terminvorschläge angezeigt werden können müssen die Zeitblöcke, in denen die Berater Beratungen anbieten, für die Schnittstelle freigegeben werden.

Dies geschieht entweder über die Kalendervorlagen

oder in der Funktion Kalender Vorbereiten (Administration - Beraterkalender - Vorbereiten), beim Einfügen einzelner Terminblöcke

Wenn die Kalendervorlagen geändert werden, müssen schon generierte Terminblöcke im Beraterkalender gelöscht und neu generiert werden. Schon vergebene Termine werden damit nicht berührt.

 

Da beim Buchen eines Termins über die Website auch die Beratungsart gewählt werden kann (persönlich oder Telefonisch), müssen die gewünschten Beratungsarten für die Schnittstelle freigegeben werden. Das geschieht mit der Administrationsmaske unter Administration - Anwendung - Beratungsarten

Die Beratungsarten müssen auch für die Nutzung der Onineberatung freigegeben werden, auch wenn die Terminvergabe über die Website nicht genutzt werden soll.

 

Systemeinstellung

In der Systemeinstellung kann im Bereich Module - MIA-Online mit dem Parameter 'OnlineTerminMaximum' eingestellt werden, wie viele Termine ein Mitglied eintragen kann. Die Standardeinstellung ist ein Termin. Der nächste Termin kann vom Mitglied erst gebucht werden, wenn kein offener Termin in der Zukunft mehr vorhanden ist.

Außerdem kann mit dem Parameter 'OnlineTerminAbsVorlauf' eingestellt werden, wieviele Stunden vor dem Termin ein Termin noch abgesagt werden kann.

Mit dem Parameter 'OnlineTermineVoraus' kann festgelegt werden, in welchem Zeitraum ein Mitglied Termine buchen kann.

Dokumente

Über die Schnittstelle und die Website des Vereins können Mitgliedern kostengünstig und rechtssicher Dokumente ebermittelt werden. Jedes Dokument muss dazu für den Abruf freigegeben werden. Dies geschieht entweder einzeln und manuell, mit der Bearbeitungsmaske im Reiter Dokumente (Button 'Bearbeiten)

oder automatisch, wenn für die Vorlage, mit der ein Dokument erstellt wurde, die Onlinefreigabe schon eingetragen wurde. Dies geschieht unter Administration - Anwendung - Vorlagen

Wenn ein Dokument für den Online-Abruf freigegeben wurde, wird automatisch eine Mail an das Mitglied geschickt, in dem über das neue Dokument informiert wird. Die Vorlage für diese Mails können unter Administration - Anwendung - Vorlagen in der Vorlage 'MIA-Online Neues Dokument' bearbeitet und angepasst werden

Bei aktivierter MIA-Online-Schnittstelle werden im Reiter Dokumente bei jedem Dokument zusätzliche Icons angezeigt. Sie haben die fogende Bedeutung:

 Das Dokument ist nicht zum Abruf über die Website freigegeben

 Das Dokument wurde freigegeben

 Das Dokument wurde vom Mitglied abgerufen

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