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Übersicht Arbeitsabläufe

 Rot markierte Links sind derzeit noch nicht hinterlegt. Die Verlinkung folgt, sobald der entsprechende Ablauf in der Dokumentation erfasst wurde.

 

  1. Änderung persönlicher Daten
  2. Zuordnung vertretungsberechtigter Person
  3. Memo verfassen
  4. besonderen Schutz der Personendaten markieren
  5. Aufnahmesperre markieren
  6. Adresse als ungültig markieren
  7. Markierung bei erfolgter bzw. zu erfolgender EMA-Anfrage setzen
  8. Markierung bei Ehrenverleihung
  9. Mitglied/Person/Firma klassifizieren
  10. Empfang Newsletter markieren
  11. Person kennzeichnen/Kennzeichner entfernen
  12. erfasste Person als Mitglied anlegen
  13. Aufgaben erstellen/löschen
  14. Etikett erstellen
  15. Protokoll einsehen/exportieren
  16. Übersicht aller Zuordnungen der Person in anderen Mitgliedschaften
  17. Person löschen
  18. Datenauskunft für Mitglied erstellen

 

1. Änderung der Daten
  1. Feld mit zu ändernden Daten anklicken
  2. darin befindliche Daten löschen
  3. neue Daten (Personendaten, Kontaktdaten, Postanschrift o. ä.) eingeben
  4. Änderung mit   hinterlegen

 

ACHTUNG!

  1. Da eine Änderung des Namens (z. B. bei Heirat) Auswirkungen auf mögliche Verwaltungsabläufe (z. B. EMA-Anfragen) hat, kann vor einer entsprechenden Änderung in den Mitgliedsdaten auch ein Nachweis (z. B. Vorlage Ausweis, Zusendung einer Ausweiskopie o. ä.) vom Verein angefordert werden. Auf Grund der juristischen Auswirkungen einer Namensänderung wird in MIA eine solche stets protokolliert. Das Protokoll zur jeweiligen Mitgliedschaft ist über die Person-Maske über den Button  (unterer rechter Bereich) einsehbar.


  2. Änderungen der Adresse, die in dieser Maske durchgeführt werden, führen nicht zu Änderungen hinsichtlich der Adresse des Mietobjektes! Daher ist bei einem tatsächlichen Umzug Mitgliedes die neue Adresse ausschließlich in der Mietobjekt-Maske über den Button vorzunehmen. Das gilt unabhängig davon, ob für das Mitglied eine Rechtsschutzversicherung hinterlegt ist, oder aber nicht. siehe Ablauf Adresse des Mitgliedes nach Umzug ändern

  3. In der Person-Maske wird die Postadresse des Mitgliedes hinterlegt, an die standardmäßig jegliche Post zugestellt wird. Diese kann jedoch von der Adresse des hinterlegten Mietobjektes abweichen. Das Mietobjekt ist die Adresse, die für die Rechtsberatung und ggfs. die Rechtsschutzversicherung relevant ist. Eine vom Mietobjekt abweichende Postadresse kann zum Beispiel bei längeren Auswärtsaufenthalten des Mitgliedes eingetragen werden (z. B. bei einer Kur).

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2. Zuordnung vertretungsberechtigter Person
  1. Schritt: Person zuordnen:
    •  - Button neben dem Feld Vertretungsber. Person anklicken
    • Namen oder Mitgliedsnummer der vertretungsberechtigten Person in Suchfeld eingeben
    •  - Button drücken
    • vertretungsberechtigte Person aus der darunter erscheinenden Liste heraussuchen und anklicken
      (info) Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
    • Speichern mit    - Button

  2. Schritt: Stellung des Vertreters zuordnen:
    • Auswahlpfeil    neben dem Feld "Stellung Vertreter" betätigen
    • Stellung des Vertreters aus dem sich öffnenden Menü heraussuchen und anklicken
    • Eingabe mit  - Button bestätigen

 

Wichtige Hinweise:

1. Zum Nachweis (Dokumentationspflicht laut Datenschutz) sollte stets eine Kopie der entsprechenden Vertretungsvollmacht zur Akte genommen werden.

2. Löschung der Zuordnung:

  • ist jederzeit über den - Button neben dem Feld Vertretungsber. Person möglich
  • ACHTUNG: Die Löschung erfolgt direkt, d. h. ohne Sicherheitsabfrage.

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3. Memo verfassen
  1.  - Button neben dem Memofeld im unteren Bereich betätigen
  2. Memotext einfügen (hinter dem Usernamen)
  3. mit    - Button abspeichern

 

Der Memotext wird nach dem Abspeichern im oberen linken Bereich der Info-Maske im dortigen Memofeld unter Persönliche Daten angezeigt und ist somit nach Aufrufen der Mitgliedsdaten stets schnell einsehbar.

(warning) Es sollte darauf geachtet werden, hier lediglich sachliche Informationen zum Mitglied einzutragen!

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4. besonderen Schutz der Personendaten markieren
  1. Haken in Checkbox neben Schutz der Personendaten gewünscht  setzen
  2. Eingabe mit   abschließen

 

Mitgliedschaften, die mit Schutz der Personendaten gewünscht markiert wurden, werden wie folgt gekennzeichnet:

  • Kennzeichner wird in der Kopfzeile angezeigt
  • Schriftzug wird zusätzlich rot angezeigt

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5. Aufnahmesperre markieren
  1. Haken in Checkbox neben Aufnahmesperre  setzen
  2. Eingabe mit   abschließen

 

Mitgliedschaften, die mit Aufnahmesperre markiert wurden, werden wie folgt gekennzeichnet:

  • Kennzeichner wird in der Kopfzeile angezeigt
  • Schriftzug wird zusätzlich rot angezeigt


(warning) Mitglieder, die mit Aufnahmesperre markiert sind, dürfen nicht erneut aufgenommen werden.

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6. Adresse als ungültig markieren
  1. Haken in Checkbox neben Adresse ungültig setzen
  2. Eingabe mit   abschließen

 

Mitgliedschaften, in denen die Adresse als ungültig markiert wurde, werden in der Kopfzeile mit gekennzeichnet:

(lightbulb) Wenn Adressen nach Postrückläufern als ungültig markiert werden, können so weitere Postrückläufer und damit unnötige Portokosten vermieden werden.

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7. Markierung bei erfolgter bzw. zu erfolgender EMA-Anfrage setzen
  1. Haken in Checkbox neben Aufnahmesperre setzen
  2. Eingabe mit   abschließen

 

Anwendungsmöglichkeiten:

  1. Nach eingereichten Anfragen beim Einwohnermeldeamt bzgl. der aktuellen Adressdaten zu Mitgliedern kann die entsprechende Mitgliedschaft über diesen Arbeitsschritt gekennzeichnet werden. Auf diese Weise ist stets ersichtlich, dass bereits eine EMA-Anfrage gestellt wurde. Doppelte Anfragen und damit einhergehende unnötige Mehrkosten werden so vermieden.

  2. Nach dem Eingang von mehreren Postrückläufern können die Mitgliedschaften, bei denen eine Einwohnermeldeamtsanfrage gestellt werden soll, mit diesem Arbeitsschritt markiert werden. Auf diese Weise können alle entsprechend markierten Mitgliedschaften über die Erweitere Suche gefiltert und als Tabelle in Excel exportiert werden. Hierdurch wird mehr Übersichtlichkeit erreicht und eine zügige Abarbeitung von vielen EMA-Anfragen möglich.

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8. Markierung bei Ehrenverleihung
  1. Haken in Ceckbox neben Ehrung verliehen  setzen
  2. Datum der Ehrenverleihung eingeben
  3. Eingabe mit   abschließen

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9. Mitglied/Person/Firma klassifizieren

Um eine Person oder eine Firma im Reiter Mietobjekte als Hausverwalter, Vermieter usw. zuordnen zu können, muss das Häkchen in die entsprechende Checkbox gesetzt werden.

  1. Haken in zutreffendes Kästchen setzen
             
  2. Eingabe mit   abschließen

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10. Empfang Newsletter markieren
  1. Haken in Checkbox neben Newsletter  setzen
  2. Eingabe mit   abschließen

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11. Person kennzeichnen/Kennzeichner entfernen

(info)  Mit dem Kennzeichner kann eine Person individuell markiert werden.  Die Zuordnung mehrerer Kennzeichner ist möglich.

  1. Person kennzeichnen:
    • Button  betätigen (rechts unten in der Maske)
    • gewünschtes Symbol aus der Tabelle Verfügbare Kennzeichner zur Person (rechts) auswählen
      (ausgewähltes Objekt ist blau hinterlegt)
    • mit dem   - Button Kennzeichner der Person zuordnen
    • mit  - Button in die Personen-Maske zurückkehren
    • der gewählte Kennzeichner wird wie folgt angezeigt:
      1. Info-Maske: unterhalb des Memofeldes im Bereich Persönliche Daten (oben links)
      2. Person-Maske: unterhalb des  - Feldes im oberen rechten Bereich

  2. Kennzeichner entfernen:
    • Button  betätigen (rechts unten in der Maske)
    • gewünschtes Symbol aus der Tabelle Zugeordnete Kennzeichner zur Person (links) auswählen
      (ausgewähltes Objekt ist blau hinterlegt)
    • mit dem   - Button Kennzeichner für Person entfernen
    • mit  - Button in die Personen-Maske zurückkehren
    • der Kennzeichner ist nun gelöscht und wird nicht mehr angezeigt

 

Die als Personen-Kennzeichner zur Auswahl stehenden Symbole müssen zunächst vom Verein festgelegt und in der Administration unter Anwendung - Knz. Personen hinterlegt werden.
Alle Vereine können beliebig viele Kennzeichner hinterlegen.

(warning) Wichtig!

  1. Die Vorgaben des Datenschutzes sind zu beachten.
  2. Beim Hochladen von Bildern und Icons auf Urheberrechte achten!

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12. erfasste Person als Mitglied anlegen
  1. Datensatz der erfassten Person aufrufen


  2. Button  anklicken

  3. Maske Mitgliedschaft zu bestehender Person anlegen öffnet sich
    (info) Alle bereits in MIA zur Person hinterlegten Daten werden in dieser Maske angezeigt.



  4. alle fehlenden Daten eingeben (z. B. bevorzugte Kommunikation, RSV, Stammberater, etc.)

  5. Zahlungsart und Beitragsklassengruppe auswählen

  6. Checkbox Sofortzahlung ggfs. anhaken (wenn Beitrag bei Abschluss der Mitgliedschaft sofort entrichtet wurde)

  7. mit Anklicken des Buttons  abschließen

  8. erfasster Person wurde nun eine eigene Mitgliedschaft zugeordnet

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13. Aufgaben erstellen/löschen

Aufgaben erstellen:

  1. Button  betätigen (rechts unten in der Person-Maske)

  2. Eingabemaske Übersicht der Aufgaben zur ausgewählten Person öffnet sich



  3. Button  betätigen, um neue Aufgabe zu erstellen

  4. Maske zur Eingabe der neuen Aufgabe öffnet sich (unterer Bereich)


  5. die nun editierbaren Felder ausfüllen:

    Feldname:einzufüllende Information:
    PrioritätPriorität der Aufgabe wählen (Kennzeichnung in Übersicht: - gering, - normal, - hoch)

    Bearbeiter

    bzw.

    Gruppe

    Name des Bearbeiters wählen, für den die Aufgabe angelegt werden soll

     

    Name der Gruppe, für die die Aufgabe angelegt werden soll

    (warning) Soll eine Aufgabe einer Gruppe zugewiesen werden, im Feld Bearbeiter die Auswahl auf Kein Eintrag setzen, weil eine Aufgabe nur entweder einem einzelnen Bearbeiter oder einer Gruppe zugewiesen werden kann - nicht beiden gleichzeitig!

    Was sind Gruppen?

    Gruppen sind Rollenprofile mit speziell zugewiesenen Rechten, die bestimmten Mitarbeitern über Administration - Mitarbeiter/Nutzer - Nutzer in Rolle zugeordnet werden können.

    Rollenprofile als Gruppe für den Bereich Aufgaben auswählbar machen:

    • Administration - Mitarbeiter/Nutzer - Rollen
    • gewünschte Rolle auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
    • Häkchen bei Aufgabe zuordnen setzen
    • Speichern
    AufgabeThema der Aufgabe auswählen
    (info) Die hier auswählbaren Aufgabenarten (z. B. Mitgliedschaft, Rückruf, Finanzen etc.) müssen zunächst über Administration - Anwendung - Aufgabenarten in MIA hinterlegt worden sein. Jeder Verein kann beliebig viele Aufgabenarten hinterlegen.
    Beginn / um

    Zeitpunkt, ab dem die Aufgabe erledigt werden soll

    Erledigen bis / umZeitpunkt, bis zu dem die Erledigung der Aufgabe abgeschlossen sein soll
    Zum DokumentHier kann ein Dokument der Aufgabe zugeordnet werden, das unter Dokumente in MIA bereits hinterlegt wurde.

    Ablauf:
    1. - Button betätigen
    2. Dokument aus Übersicht auswählen
    3. - Button betätigen
    4. - Button betätigen

    (info) Ein bereits zugeordnetes Dokument kann über das Drücken des - Buttons wieder entfernt werden.

    Notiz

    		nähere Beschreibung zur Aufgabe

  6. mit   abschließen

  7. mit   kehrt man zur Person-Maske zurück


Ein Abbruch der Aktion ist über das Betätigen des  - Buttons jederzeit möglich.

 

Aufgaben löschen:

  1. zu löschende Aufgabe in Übersicht anklicken
    (info) Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt

  2. mit Anklicken des  - Buttons Aufgabe entfernen

    Wichtig:

    Jeder Mitarbeiter kann nur eigene Aufgaben löschen.

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14. Etikett erstellen
  1. Button   drücken
  2. Auswahl treffen, ob Etikett mit oder ohne MG-Nummer ausgedruckt werden soll
    (gewünschte Option anklicken)



  3. Button   anklicken
  4. Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden

  5. über die Druckfunktion ausdrucken

    Der Labeldrucker muss von den technischen Mitarbeitern in MIA eingebunden werden, bevor dieser benutzt werden kann.

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15. Protokoll einsehen/exportieren
  1. Button   drücken

  2. Übersicht wird angezeigt


  3. Über Drücken des  - Buttons kann die Protokollübersicht in Excel geöffnet werden.

  4. Rückkehr zur Person-Maske über Drücken des  - Buttons

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16. Übersicht aller Zuordnungen der Person in anderen Mitgliedschaften
  1. Button  anklicken

  2. tabellarische Auflistung aller Zuordnungen, die zur aufgerufenen Person für andere Mitgliedschaften hinterlegt sind
    (als abweichender Kontoinhaber, gesetzlicher Vertreter, Vermieter usw.)


  3. Rückkehr zur Person-Maske über Anklicken des  - Buttons

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17. Person löschen
  1. Button  anklicken

  2. Abfragefenster öffnet sich


  3. Bestätigung mit Drücken des Ja - Buttons

     

 

Die Option Person löschen kann nur genutzt werden, wenn:
  • die zu löschende Person in MIA nicht als Mitglied geführt wird
  • alle Zuordnungen der zu löschenden Person (z. B. als Kontakt, abweichender Beitragszahler, Vermieter, Rechtsanwalt o. ä.) vor dem Löschen entfernt wurden
    (siehe Arbeitsablauf Zuordnung löschen)
  • keine Termine für die zu löschende Person hinterlegt sind.

 

  • betrifft Modul "Bauanteile": Personen mit Bauanteilen können nicht gelöscht werden.

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18. Datenauskunft für Mitglied erstellen
  1. Button  anklicken

  2. Datenauskunft wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden

  3. über die Druckfunktion ausdrucken

 

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