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1. Benutzer anlegen
Bei der Konvertierung werden alle Benutzer angelegt, die im Vorprogramm schon eingerichtet waren, die Namen bestehen meist aus Ziffern oder Buchstabenkürzeln. Die Namen können voll ausgeschrieben eingetragen werden, das ist besser lesbar. In einigen Vereinen werden auch Berater als Benutzer angelegt. In diese Fällen muss geklärt werden, ob die Berater die Anwendung selbst nutzen sollen oder ob sie nur angelegt werden, damit in der Verwaltung für sie Termine und Beratungen eingetragen werden können. Noch aktive Berater bekommen ein Häkchen in den Checkboxen Aktiv und Berater und einen Eintrag in Termindauer.
Bitte keine Benutzer löschen - es kann sein, dass sie z. B. Beratungen zugeordnet sind.

2. Benutzern Rollen zuordnen
Jeder Benutzer braucht mindestens eine Rolle mit ein paar Basisrechten, die in 'Nutzer in Rolle' zugeordnet wird. Hat ein Benutzer keine Rolle passiert das was man jetzt in Saarbrücken sehen kann - der Benutzer bekommt kein Menü angezeigt sondern nur eine Fehlermeldung.
Der MIA-Support kann Ihnen eine Liste von vorkonfigurierten Rollen einspielen wenn Sie das wünschen

Nach dem Einspielen der Datei gibt es eine Basisrolle. Sie enthält die minimal nötigen Rechte die ein Benutzer braucht um sich an MIA anmelden und ein paar grundlegende Funktionen nutzen zu können. Diese Rolle sollte jedem Anwender zugeordnet werden. Zusätzlich können dann weitere Rollen für Funktionen zugeordnet werden, die ein Anwender für seine Arbeit im Verein braucht.

3. Konten einrichten
Unter 'Administration - Finanzen - Konten' müssen die Finanzkonten eingerichtet werden, die der Verein braucht. Bei der Konvertierung werden schon diverse Konten angelegt, zusätzliche können in beliebiger Zahl angelegt werden.

Dabei kann man sich an zwei Anforderungen orientieren:

  1. Für jede Umsatzsteuerklasse, die der Verein berücksichtigen muss, sollte ein Konto angelegt sein. Damit können die Zahlen für die USt-Erklärung über die Kontenblätter abgerufen werden.
  2. Für Auswertungen, die die Vereinsleitung braucht sollten entsprechende Konten angelegt werden. Wenn z. B. die Frage beantwortet werden soll, wie viel an Schreibgebühren berechnet wurde, oder wie viel Bankgebühren für Rücklastschriften angefallen sind, kann man das ebenfalls über Buchungen auf entsprechende Konten und Auswertung über Kontenblätter ganz leicht raus bekommen.

Die Kontonummern legt jeder Verein selbst fest - für MIA sind die Nummern gleichgültig. Zu beachten ist aber, dass die Bezeichnung der Konten als Vorgabe in Buchungen im Buchungstext eingetragen wird. Da sollte also was gewählt werden, was nachher auch auf Mahnungen oder Rechnungen stehen soll/darf.

4. Zahlungspläne
Bei der Konvertierung werden Zahlungspläne angeleget, i. d. R. auch nur die, die in einem Verein wirklich gebraucht werden.
Jeder Verein braucht einen Zahlungsplan für jährliche und einen für eine einmalige (Aufnahmegebühr) Fälligkeit. Viele Vereine haben zusätzlich Mitglieder die halb- oder vierteljährlich zahlen.

Wenn Sie Probleme bei der Konfiguration der Zahlungspläne habt melden Sie sich bitte beim MIA-Support.

5. Beitragsklassen
Bei der Konvertierung werden die Beitragsklassen angelegt, die im alten Programm da waren oder sich aus Einstellungen im alten Programm ergeben. Zusätzlich muss eine BK für die Aufnahmegebühr und ev. benötigte andere regelmäßige Zahlungen angelegt werden.
Zu jeder BK muss ein existierendes (s. 3.) Finanzkonto (Forderungskonto) und ein Zahlungsplan eingetragen werden!
Ev. müssen Sie sich ab- und wieder anmelden, damit Ihr die neuen oder geänderten Zahlungspläne angezeigt bekommt.

6. Beitragsklassengruppen (BK-Gruppen)
BK-Gruppen steuern bei der Mitgliedserfassung die Zuordnung von Beitragsklassen für das neue Mitglied und die Sollbuchungen dazu im Mitgliedskonto. Sprecht bitte mit den Vereinen ab, welche BK-Gruppen gebraucht werden und welche davon die Standardgruppe sein soll. Die wird bei der Mitgliedserfassung dann automatisch vorgegeben und sorgt dafür, dass kein Mitglied ohne BK angelegt wird.
Die Namen der BK-Gruppen sollten so gewählt werden, dass die Benutzer sie leicht wieder erkennen und sie aussagen, was sich dahinter verbirgt: Z. B. '1 - LS-Zahler mit RSV'

7. Systemeinstellungen
Folgende Parameter müssen eingestellt bzw. kontrolliert werden:

  • gRechnungsMin - Erklärung in der Maske (Beschreibung). Wichtig: Vor den Betrag muss ein - gesetzt werden (falls der Betrag nicht 0 ist) und ein Dezimalpunkt statt Komma gesetzt werden
  • LastschriftMin - Erklärung in der Maske (Beschreibung). Wichtig: Vor den Betrag muss ein - gesetzt werden (falls der Betrag nicht 0 ist) und ein Dezimalpunkt statt Komma gesetzt werden
  • gMIDmin und gMIDmax steuern die Vergabe der Mitgliedsnummern. Wenn die z. B. zwischen 45321 und 60000 vergeben werden sollen müssen diese beiden Werte eingetragen werden.
  • gKontoBar - Nummer des Kassenkontos. Wichtig für Sofortzahlung bei der Mitgliedserfassung!
  • gKontoBank - Nummer des Bankkontos. Wichtig z. B. bei Lastschriften
  • KontoRLS - Konto auf das Rücklastschriften bei der Verarbeitung über die camt.054-Schnittstelle gebucht werden
  • RLSBuchText - Da wird i. d. R. 'Rücklastschrift' eingetragen
  • LSBuchText - Da wird i. d. R. 'Lastschrift' eingetragen 
  • KontoRLSGebBank - Konto auf das bei der Verarbeitung über die camt.054-Schnittstelle die Gebühren ins Mitgliedskonto gebucht werden 
  • KontoRLSGebVerein - Konto auf das bei der Verarbeitung über die camt.054-Schnittstelle die Gebühren ins Mitgliedskonto gebucht werden   , die der Verein zusätzlich für Rücklastschriften berechnet
  • RLSGebVerein - Rücklastschriftgebühr die der Verein zusätzlich für Rücklastschriften berechnet (nur bei Verarbeitung über die camt-Schnittstelle)
  • RLSBuchTextGebBank - Buchungstext der bei der Buchung von Rücklastgebühren ins Mitgliedskonto eingetragen wird.
  • RLSBuchOhneGebTraeger - Steuert, ob bei der Verarbeitung von Rücklastschriften Bankgebühren auch bei fehlenden Kennzeichen in der camt-Datei verbucht werden.

In den Stammdaten des Vereins (Maske Systemeinstellungen unten) müssen mindestens die Vereinsnummer, BIC, IBAN und Gläubiger-ID eingetragen werden.

8 - Fertig
Der Anwender sollte sich nun mal ab- und wieder anmelden und kann nun arbeiten und Mitglieder erfassen.
Um die Einrichtung komplett abzuschließen müssen noch interne und ggf. Word4MIA-Vorlagen angepasst und ev. eingerichtet werden.

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