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Vorbereiten des Mahnsystems von MIA

Mahnungsvorlagen

Für jede Mahnstufe kann eine eigene Vorlage verwendet werden. Diese Vorlagen müssen im OpenOffice-Format unter Administration / Anwendung / Vorlagen angelegt werden. Als Datenquelle muss 'MahnungsDruck', als Vorlagentyp 'Mahnung' eingetragen werden.

Die Platzhalter für die Mahnungsvorlagen finden Sie hier.

Nach dem Anlegen oder Ändern von Mahnvorlagen müssen Sie sich ab- und wieder anmelden, damit die Vorlagen in anderen Funktionen genutzt werden können.

Mahnstufen

Unter Administration / Finanzen / Mahnstufen können die einzelnen Mahnstufen konfiguriert werden. Für jede Mahnstufe, die Mitgliedern zugeordnet ist muss auch in MIA eine Mahnstufe angelegt werden. Sie können über die erweitere Suche prüfen, welche Mahnstufen in den Mitgliedsdaten eingetragen sind.

Für die Verwaltung der Mitglieder, für die ein gerichtliches Mahnverfahren durchgeführt wird, muss eine zusätzliche Mahnstufe angelegt werden.

Beispiel:

SLKey

MahnstufenNr

Zeitraum

Mindestbetrag

Mahngebuehr

Mahntext

88

1

60

5,00

0,00

Zahlungserinnerung

89

2

30

5,00

3,00

1. Mahnung

90

3

20

5,00

5,00

2. Mahnung

91

4

20

5,00

8,00

3. Mahnung

92

5

30

5,00

10,00

Gerichtl. Mahnverfahren

Wenn in Ihrem Datenbestand Mahnstufen aus der alten Mitgliederverwaltung (MIS, PMV o. A.) vorhanden sind, müssen entsprechende Mahnstufen in MIA angelegt werden, damit MIA jeweils entscheiden kann, welche Aktionen beim jeweiligen Mitglied durchzuführen sind.

Bitte prüfen Sie vor dem ersten Mahnlauf, ob für alle im Datenbestand eingetragenen Mahnstufen auch Mahnstufen in MIA plus eine zusätzliche für das gerichtliche Mahnverfahren (s. Beispiel) angelegt sind. Sie können das mit der erweiterten Suche selber feststellen.

Wenn Sie mit MIA weniger Mahnstufen nutzen wollen, als in Ihrem Datenbestand vorhanden sind, können wir die Daten entsprechend anpassen.

Sollten Sie sich unsicher sein ob Ihre Konfiguration korrekt ist und zu Ihren Daten passt melden Sie sich bitte bei uns bevor Sie einen Mahnlauf starten.

 

Für jede Mahnstufe müssen folgende Daten eingetragen werden:

FeldBeschreibung
MahnstufeNummer der jeweiligen Mahnstufe
gültigWenn das Häkchen gesetzt ist wird die Mahnstufe von MIA verwendet.
erste StufeBei der ersten gültigen Mahnstufe muss das Häkchen gesetzt sein, damit MIA die erste anzuwendende Mahnstufe erkennen kann.
letzte StufeBei der letzten gültigen Mahnstufe muss das Häkchen gesetzt sein, damit MIA die letzte anzuwendende Mahnstufe erkennen kann.
Tage

Bei der ersten Mahnstufe Anzahl der Tage ab dem Datum der Forderung (Buchungsdatum). Bei den folgenden Mahnstufen Anzahl der Tage seit der letzten Mahnung. Das Datum der letzten Mahnung finden Sie in den Mitgliedsdaten im Reiter Mitgliedskonto.

Wenn ein Mitglied die letzte Mahnstufe erreicht hat, werden keine weiteren Mahnungen erstellt und das Mitglied für das gerichtliche Mahnverfahren vorgeschlagen.

Mind.betragDer Mindestbetrag ab dem eine Mahnung erstellt wird. Dabei wird die Gesamtsumme der offenen Forderungen gewertet.
MahngebührGebühr die dem Mitglied für die Mahnung berechnet wird. Die Mahngebühr wird automatisch in das Mitgliedskonto gebucht und auf der Mahnung mit ausgewiesen.
Folgende MahnstufeDie Mahnstufe, die das Mitglied als nächstes erhält.
KontoKonto auf das die Mahngebühren gebucht werden. Ist im Feld Mahngebühr ein Betrag > 0 eingetragen, so muss zugehörige das Konto eingetragen und valide sein. Ist das nicht der Fall, werden keine Mahnungen erzeugt.
MahntextDer hier eingegebene Text kann in der Mahnvorlage an die Stelle des entsprechenden Platzhalters eingetragen werden. Die Verwendung des Mahntextes ist sinnvoll, wenn Sie eine Dokumentvorlage für alle Mahnstufen verwenden. Ab MIA 1.1 können aber auch separate Dokumentvorlagen für jede Mahnstufe angelegt werden (Administration / Anwendung / Vorlagen).
VorlageIn dem Dropdown-Feld kann eine Vorlage für die Mahnung gewählt werden. Diese Vorlage muss vorher unter Administration / Anwendung / Vorlagen angelegt worden sein.
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