Der allgemeine E-Mail-Eingang wird über das folgende Menü aufgerufen:
Die Anzahl in Klammern gibt an, wieviele E-Mails mit dem Status "neu" in den Posteingängen (wird summiert) vorhanden sind. Die erste Ziffer gibt die Anzahl der dem Benutzer zugeordneten E-Mails an, die zweite Ziffer gibt die Anzahl der persönlichen E-Mails und die dritte Ziffer gibt die Anzahl der Gruppen-E-Mails an.
Zugeordnete E-Mails =
MIA hat z.B. den Stammberater des Mitgliedes ermittelt und diesen Berater als Zuständigen eingetragen oder ein Mitarbeiter hat die zuständige Person manuell ins Feld "Zust. Berater" eingetragen. Die Ermittlung durch MIA erfolgt über die E-Mailadressen der Mitglieder und die dort eingetragenen Stammberater. Wird mit Rezepten gearbeitet, wird der Berater des aktuell gültigen Mietobjektes als zuständiger Berater ermittelt.
Persönliche E-Mails =
zu diesem Postfach ist in der Administration der E-Mailkonten "alleinige Zuständigkeit" eingestellt.
Gruppen-E-Mails =
in der Administration der E-Mailkonten ist "gemeinsame Zuständigkeit" eingestellt. Das können z.B. info@mieterverein-adressen sein, zu denen mehrere Mitarbeiter zugeordnet werden und dadurch die Berechtigung zur Einsicht erhalten. Unter Administration -> Mail4MIA > Administration EMail-Konten werden die Postfächer eingerichtet und konfiguriert.
Mit der Listbox "Konto" kann ggf. die Anzeige der unterschiedlichen E-Maileingänge ausgewählt werden. Im Menü unter dem Benutzernamen des angemeldeten Users und "Mein Zugang" kann im Bereich "Einstellungen für Mail4MIA" das E-Mailkonto eingestellt werden, welches beim Öffnen des E-Mail-Eingangs standardmäßig ausgewählt sein soll.
Wichtig!: Wenn in der Administration "zust. Berater automatisch zuordnen" gesetzt ist, werden eingegangene E-Mails nicht im E-Mail-Eingang des Empfängers angezeigt, sondern dem Stammberater des Mitglieds.
Liste der E-Mails (Baumdarstellung links):
Werden Datum, Uhrzeit und Betreff grau dargestellt, wurde die E-Mail noch nicht vollständig vom E-Mail-Server heruntergeladen.
Die Maske E-Mail-Eingang
Der rot gekennzeichnete Bereich enthält Filter, die die Anzeige der E-Mail-Liste links steuern. Die folgende Tabelle listet alle Filter und deren Aufgabe/Auswirkung auf.
| Filter | Beschreibung |
|---|---|
| Konto | Auswahl des gewünschten E-Mail-Kontos, dessen E-Mails links angezeigt werden sollen. Hinweis: Das E-Mail-Konto, welches beim Öffnen des E-Mail-Eingangs angezeigt werden soll, kann jeder Benutzer individuell einstellen. Hierzu wählt man im Menü unter seinem Benutzernamen den Menüpunkt "Mein Zugang" aus. Dort kann unter "Standard-Konto für den E-Mail-Eingang" das gewünschte Konto ausgewählt werden.
|
| Zust. Mitarbeiter | Beschränkt die Anzeige der E-Mails links auf den dort ausgewählten Mitarbeiter oder zeigt alle an.
|
| Status | Beschränkt die Anzeige der E-Mails links auf den ausgewählten Status oder zeigt alle an. |
| Empfang ab | Zeigt die E-Mails rückwirkend bis zum angezeigten Datum an. Die Anzahl der Tage, wie lang standardmäßig rückwirkend angezeigt werden soll, kann in den Systemeinstellungen eingestellt werden.
|
| dem MA zugewiesene E-Mails ausblenden | Beschränkt die Anzeige der E-Mails links auf E-Mails, die noch keinem Mitarbeiter zugewiesen wurden. |
| Textansicht | Zeigt die E-Mails statt im html-Modus im Text-Modus an. Jede html-Interpretation wird ausgeschaltet und es wird nur noch reiner Text angezeigt.
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Neue E-Mail erstellen
Der Absender einer neu erstellten E-Mail richtet sich nach dem ausgewählten E-Mail-Konto.
E-Mail beantworten
Empfänger:
Wenn auf eine E-Mail geantwortet wird, wird als Empfänger automatisch die E-Mailadresse gesetzt (Checkbox "An"), wenn die Absenderadresse identisch mit der beim Mitglied hinterlegten E-Mailadresse ist. In allen anderen Fällen wird die Checkbox "An" nicht vorausgefüllt.
Absender:
Der Absender richtet sich nach dem ausgewählten E-Mail-Konto. Wenn auf eine dem Nutzer zugewiesene E-Mail geantwortet wird, wird die Absenderadresse des dem Nutzer zugewiesenen Standardkontos eingesetzt. Wenn kein Standardkonto zugewiesen ist, wird das erste der verfügbaren Konten gewählt.
E-Mail weiterleiten
Empfänger:
Wenn eine E-Mail weitergeleitet wird, wird kein Empfänger automatisch vorausgefüllt und muss immer manuell gesetzt werden.
Absender:
Der Absender richtet sich nach dem ausgewählten E-Mail-Konto. Wenn auf eine dem Nutzer zugewiesene E-Mail geantwortet wird, wird die Absenderadresse des dem Nutzer zugewiesenen Standardkontos eingesetzt. Wenn kein Standardkonto zugewiesen ist, wird das erste der verfügbaren Konten gewählt.
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