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Damit können beispielsweise:
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Interessenten:
- online Mitgliedschaft beantragen
Mitglieder:
- Termine buchen
- Termine löschen
- Beratungsanfragen stellen und ihre Dokumente hochladen
- die Antworten der Berater einsehen
- vom Verein bereitgestellte Dokumente
downloaden- herunterladen
- Adressänderungen und neue Bankverbindungen melden
- Mitgliedskonto einsehen
- Kontaktdaten ändern
- Zugangsdaten anfordern.
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Die online ausgefüllten Mitgliedsanträge können direkt in MIA übernommen und dort bearbeitet werden.
Damit Interessenten und Mitglieder Ihres Vereines diese Funktionen der MIA-Online-Schnittstelle auf Ihrer Website nutzen können, müssen
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einige Einstellungen und Vorbereitungen vorab vom Verein bzgl. folgender Funktionen in MIA
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durchgeführt werden:
- Anträge auf Mitgliedschaft (Online-Mitgliedschaft)
- Online-Buchung/Absage von Terminen (nur für Mitglieder)
- Dokumente übermitteln (nur für Mitglieder)
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1. Anträge auf Mitgliedschaft (Online-Mitgliedschaft)
Um Antragstellern die Kosten für die Mitgliedschaft im Antrag anzeigen zu können, müssen folgende Schritte vorgenommen werden:
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in Administration unter Finanzen > BK-Gruppen mindestens eine Beitragsklassengruppe durch Setzen des Häkchens im Feld Online für den Online-Abruf freigeben (siehe Screenshot unten)
Info Wenn ein Verein Neumitgliedern die RSV optional anbietet, müssen zwei BK-Gruppen für den Online-Antrag freigegeben und die entsprechenden Preise eingetragen werden.
Die BK-Gruppe, die den Mitgliedsbeitrag inkl. RSV enthält, muss zusätzlich durch Setzen des Häkchens im Feld RSV gekennzeichnet werden.- einmalige Aufnahmegebühr im Feld einmaliger Betrag in EUR eingeben (siehe Screenshot unten)
- jährlich fälliger Beitrag im Feld jährlicher Betrag in EUR eingeben (siehe Screenshot unten)
- Änderungen mit
abschließen
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Unbedingt beachten:
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2. Online-Buchung/Absage von Terminen (nur für Mitglieder)
Mit der Online-Schnittstelle können Mitglieder auf der Website des Vereins bequem Termine buchen oder absagen. Damit diese Funktion genutzt werden kann, müssen:
- die Terminvorschläge online anzeigbar gemacht werden, indem die Zeitblöcke, in denen die Berater Beratungen anbieten, für die Schnittstelle freigegeben werden
- die online auswählbaren Beratungsarten für die Schnittstelle freigegeben werden
- die Systemeinstellungen bei Bedarf angepasst werden.
Anchor Termine online sichtbar machen
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- Termin per Klick auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
- Häkchen im Feld Online buchbar setzen
- mit
abschließen
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2. Möglichkeit: Einstellung beim Einfügen einzelner Terminblöcke (Administration > Beraterkalender > Vorbereiten)
- Daten des anzulegenden Terminblocks eingeben (Datum, Uhrzeit von/bis, Art, Ort, Dauer)
- Häkchen im Feld Online buchbar setzen
- mit
abschließen
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Wenn die Kalendervorlagen geändert werden, müssen schon generierte Terminblöcke im Beraterkalender zunächst gelöscht und dann neu generiert werden.
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- Administration > Anwendung > Beratungsarten
- gewünschte Beratungsart per Klick auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
- Häkchen im Feld online buchbarauswählbar setzen
- mit abschließen
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| Die Beratungsarten müssen auch dann für die Nutzung der Onineberatung freigegeben werden, wenn die Terminvergabe über die Website nicht genutzt werden soll. |
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Parameter OnlineTerminMaximum: Hier kann eingestellt werden, wie viele Termine ein Mitglied online buchen kann.
Info Vor- bzw. Standardeinstellung: 1 Termin
Ist die Vor- bzw. Standeinstellung hinterlegt, kann der nächste Termin vom Mitglied erst dann gebucht werden, wenn kein offener Termin in der Zukunft mehr vorhanden ist.
- Parameter OnlineTerminAbsVorlauf: Hier kann eingestellt werden, wie viele Stunden ein Termin vor dessen Beginn noch abgesagt werden kann.
- Parameter OnlineTermineVoraus: Hier kann festgelegt werden, in welchem Zeitraum ein Mitglied Termine buchen kann.
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3. Dokumente übermitteln (nur für Mitglieder)
Mit der Online-Schnittstelle für MIA können Dokumente kostengünstig und rechtssicher über die Website des Vereins an Mitglieder übermittelt werden. Dabei muss jedes Dokument für den Abruf freigegeben werden. Dies ist einzeln oder automatisch möglich.
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- Dokumente-Maske auswählen
- gewünschtes Dokument in der Übersicht (links) auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
- Button
anklicken - Bearbeitungsfenster öffnet sich
- Häkchen im Feld Online abrufbar setzen
- mit abschließen
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2. Möglichkeit: Dokumente automatisch freigeben:
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- Administration - Anwendung - Vorlagen
- gewünschtes Dokument in der Übersicht (links) auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
- auf der rechten Seite werden nun die Details zur ausgewählten Vorlage angezeigt
- hier das Häkchen im Feld Online abrufbar setzen
- mit abschließen
Das passiert, wenn ein Dokument für den Online-Abruf freigegeben wurde:
Das Mitglied erhält automatisch eine Email mit der Information, dass ein neue Dokument bereitgestellt wurde.
Note Die Vorlage für die Informations-Email (MIA-Online Neues Dokument) kann in der Administration unter Anwendung > Vorlagen an die Bedürfnisse jedes Vereines individuell angepasst werden.
- Das Mitglied kann sich in seinem persönlichen Bereich einloggen.
- Hier kann das Mitglied das bereitgestellte Dokument herunterladen.
Wie erkenne ich in MIA, dass ein Dokument online bereitgestellt wurde oder ob das Mitglied dieses abgerufen hat?
Anhand folgender Icons, die zusätzlich in der Dokumente-Maske angezeigt werden, kann schnell nachvollzogen werden, inwiefern ein Dokument online bereitgestellt bzw. abgerufen wurde:
 | Das Dokument ist nicht zum Abruf über die Website freigegeben |
 | Das Dokument wurde freigegeben |
 | Das Dokument wurde vom Mitglied abgerufen |
 | Das Dokument ist als gelöscht markiert und in den Papierkorb verschoben |
Anträge auf Mitgliedschaft (Online-Mitgliedschaft)
Um Antragstellern die Kosten für die Mitgliedschaft im Antrag anzeigen zu können, muss mindestens eine Beitragsklassengruppe (Administration - Finanzen - BK-Gruppen) durch setzen des Häkchens im Feld Online für den Online-Abruf freigegeben werden.
Der Aufnahmebeitrag muss im Feld 'einmaliger Bertrag in EUR' eingegeben werden, der jährlich fällige Beitrag im Feld 'jährlicher Betrag in EUR'.
Wenn ein Verein Neumitgliedern die RSV optional anbietet, müssen zwei BK-Gruppen für den Online-Antrag freigegeben und die entsprechenden Preise eingetragen werden. Die BK-Gruppe, die den Mitgliedsbeitrag inkl. RSV enthält, muss durch setzen des Häkchens im Feld 'RSV' gekennzeichnet werden.
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Wichtig:
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Termine
Mit der Online-Schnittstelle können Mitglieder auf der Website des Vereins bequem Termine buchen oder absagen. Damit Terminvorschläge angezeigt werden können müssen die Zeitblöcke, in denen die Berater Beratungen anbieten, für die Schnittstelle freigegeben werden.
Dies geschieht entweder über die Kalendervorlagen
oder in der Funktion Kalender Vorbereiten (Administration - Beraterkalender - Vorbereiten), beim Einfügen einzelner Terminblöcke
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Wenn die Kalendervorlagen geändert werden, müssen schon generierte Terminblöcke im Beraterkalender gelöscht und neu generiert werden. Schon vergebene Termine werden damit nicht berührt. |
Da beim Buchen eines Termins über die Website auch die Beratungsart gewählt werden kann (persönlich oder Telefonisch), müssen die gewünschten Beratungsarten für die Schnittstelle freigegeben werden. Das geschieht mit der Administrationsmaske unter Administration - Anwendung - Beratungsarten
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Die Beratungsarten müssen auch für die Nutzung der Onineberatung freigegeben werden, auch wenn die Terminvergabe über die Website nicht genutzt werden soll. |
Systemeinstellung
In der Systemeinstellung kann im Bereich Module - MIA-Online mit dem Parameter 'OnlineTerminMaximum' eingestellt werden, wie viele Termine ein Mitglied eintragen kann. Die Standardeinstellung ist ein Termin. Der nächste Termin kann vom Mitglied erst gebucht werden, wenn kein offener Termin in der Zukunft mehr vorhanden ist.
Außerdem kann mit dem Parameter 'OnlineTerminAbsVorlauf' eingestellt werden, wieviele Stunden vor dem Termin ein Termin noch abgesagt werden kann.
Mit dem Parameter 'OnlineTermineVoraus' kann festgelegt werden, in welchem Zeitraum ein Mitglied Termine buchen kann.
Dokumente
Über die Schnittstelle und die Website des Vereins können Mitgliedern kostengünstig und rechtssicher Dokumente ebermittelt werden. Jedes Dokument muss dazu für den Abruf freigegeben werden. Dies geschieht entweder einzeln und manuell, mit der Bearbeitungsmaske im Reiter Dokumente (Button 'Bearbeiten)
oder automatisch, wenn für die Vorlage, mit der ein Dokument erstellt wurde, die Onlinefreigabe schon eingetragen wurde. Dies geschieht unter Administration - Anwendung - Vorlagen
Wenn ein Dokument für den Online-Abruf freigegeben wurde, wird automatisch eine Mail an das Mitglied geschickt, in dem über das neue Dokument informiert wird. Die Vorlage für diese Mails können unter Administration - Anwendung - Vorlagen in der Vorlage 'MIA-Online Neues Dokument' bearbeitet und angepasst werden
Bei aktivierter MIA-Online-Schnittstelle werden im Reiter Dokumente bei jedem Dokument zusätzliche Icons angezeigt. Sie haben die fogende Bedeutung:
Das Dokument ist nicht zum Abruf über die Website freigegeben
Das Dokument wurde freigegeben
Das Dokument wurde vom Mitglied abgerufen