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Kontenplan bereinigen.
Nicht mehr zu verwendende Finanzkonten inaktiv setzen, evtl. neue Konten anlegen- Beitragsklassen prüfen, ob hier aus Ihrer Sicht Änderungen erfolgen sollen und evtl. mit DES Rücksprache nehmen, welche Besonderheiten in Ihrem Verein gelten.
- Ggf. erforderliche Anpassungen abstimmen
- Entscheiden: Zweitmitglieder als Partnermitglieder oder zusätzliche Personen (L) anlegen? (Ggf. mit der Rechtsschutzversicherung abstimmen)
- Behandlung von Freifeldern festlegen
- Prüfen: Müssen Mitgliedsnummern konvertiert werden?
- Daten konvertieren
- Daten in MIA-DB einlesen
- Falls erforderlich Kontonummern in IBAN konvertieren. Noch nicht in IBAN konvertierte Kontonummern sollten nach Möglichkeit neu bei den betroffenen Mitgliedern abgefragt und noch im alten Programm korrigiert werden. Bei Bedarf können wir Kontonummern bei einem externen Dienstleister kostenpflichtig konvertieren lassen
- Nummernkreis für Mandatsreferenznummern ab dem Datum nach Umstellung mitteilen
- Beraterkalender: Beraterzeiten für die Berater festlegen
- Festlegung treffen, ob Mieterzeitung „Papier“ und „Selbstabholer“ bestehen bleiben soll oder Mitgliedern, bei denen E-Mail-Adresse vorhanden ist, die Mieterzeitung „online“ zugestellt werden soll
- Nach Möglichkeit vorab bereits Schulung „MIA-Fachadministratoren“ buchen
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- Schulung der Mitarbeiter
- Administration
- Buchhaltung
- Verwaltung
- Berater
- Dokumentvorlagen erstellen/anpassen (Mahnungen, Rechnungen usw.)
- Zahlungspläne prüfen/einrichten
- Beitragsklassen prüfen/einrichten
- Konten prüfen/einrichten
- Benutzer einrichten
- zusätzliche Mietobjekte nacherfassen (ev. v. Partnermitglieder)
Administration
Einstellungen für Zugangsdaten und Rechte der Mitarbeiter:innen und Berater:innen.
Systemeinstellungen bearbeiten (MIA wird standardmäßig mit Einstellungen ausgeliefert, die in der Regel nicht mit den Vereinseinstellungen übereinstimmen. Bevor mit dem Arbeiten begonnen wird, unbedingt zuvor die Einstellungen prüfen und auf Vereinseinstellungen anpassen)- Saldenliste abgleichen
- Vorlagen erstellen
Die bisher verwendeten Dokumentvorlagen können nur weiterverwendet werden, wenn Word4MIA benutzt wird.
Ist dies nicht der Fall, sollten zunächst die Dokumentvorlagen erstellt werden, die aus MIA direkt verarbeitet werden (sollen). Hierzu gibt es in der MIA Hilfe Beispiel-Dokumente, die einfach auf den Verein angepasst werden können.
Dies sind z.B. Mitgliedausweis, Aufnahmebestätigung, Kündigungsbestätigung, Mitteilung Mandatsreferenznummer, Kündigung Mandatsreferenznummer, Lastschriftvorbenachrichtigung (Brief/Mail), Rechnungs- und Mahndokumente, Laufzettel für Beratung, Terminliste.Auch hierzu gibt es entsprechende Schulungen (Vorlagen Basisschulung, Vorlagen Aufbauschulung), die wir unbedingt empfehlen.
Individuelle Dokumente für Ihren weiteren Schriftverkehr können Sie ebenso über Office4MIA erstellen, für weitere Info und Hilfe wenden Sie sich gerne an uns. - Terminkalender für Berater anlegen
Um den Terminkalender für die Rechtsberatung zu nutzen, müssen für jeden Berater Vorlagen des Terminplans erstellt werden.
Erst danach kann der Terminkalender angelegt und für die tägliche Verwendung vorbereitet werden - Rechtsschutzversicherung
Vollmeldung an die RSV geben und um Abgleich der Daten aus dem Vorprogramm bitten.
Der DES melden, wenn Abgleich in Ordnung, damit die automatische Meldung eingestellt wird -
Verlagsmeldung auslösen
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