Auf dieser Seite ist der grobe Ablauf der Umstellung beschrieben. Die Zeit wird vom geplanten Zeitpunkt der Umstellung ( Tag X) rückwärts gerechnet.

X – 4 Wochen

• Installation der MIA-VM auf dem Vereinsserver
• Netzwerkeinstellungen (Firewall, Geschäftsstellen anbinden, ...)
• Netzwerkdrucker einrichten (aus Linux erreichbar)
• Datensicherung einrichten
• Einrichtung geteilter Verzeichnisse und Zugriffsrechte für die Datensicherung, Rechtsschutzmeldung usw.
• Einrichtung eines Zugangs für MIA in einem Postausgangs-Server (SMTP)
• Daten aus dem alten Programm (MIS oder oder andere) bereitstellen und an DES übertragen

• Sofern noch nicht vorhanden, Anmeldung im Ticketsystem MIA Support.

X – 3 Wochen

• Kontenplan bereinigen. 

  Nicht mehr zu verwendende Finanzkonten inaktiv setzen, evtl. neue Konten anlegen
• Beitragsklassen prüfen, ob hier aus Ihrer Sicht Änderungen erfolgen sollen und evtl. mit DES Rücksprache nehmen, welche Besonderheiten in Ihrem Verein gelten. 
• Ggf. erforderliche Anpassungen abstimmen
• Entscheiden: Zweitmitglieder als Partnermitglieder oder zusätzliche Personen (L) anlegen? (Ggf. mit der Rechtsschutzversicherung abstimmen)
• Behandlung von Freifeldern festlegen
• Prüfen: Müssen Mitgliedsnummern konvertiert werden?
• Falls erforderlich Kontonummern in IBAN konvertieren. Noch nicht in IBAN konvertierte Kontonummern sollten nach Möglichkeit neu bei den betroffenen Mitgliedern abgefragt und noch im alten Programm korrigiert werden. Bei Bedarf können wir Kontonummern bei einem externen Dienstleister kostenpflichtig konvertieren lassen
• Nummernkreis für Mandatsreferenznummern ab dem Datum nach Umstellung mitteilen
• Beraterkalender: Beraterzeiten für die Berater festlegen
• Festlegung treffen, ob Mieterzeitung „Papier“ und „Selbstabholer“ bestehen bleiben soll oder Mitgliedern, bei denen E-Mail-Adresse vorhanden ist, die Mieterzeitung „online“ zugestellt werden soll 
• Nach Möglichkeit vorab bereits Schulung „MIA-Fachadministratoren“ buchen 

X – 2 Wochen

Daten prüfen

• Abweichende Kontoinhaber vollständig erfasst?
• Anzahl Mitglieder, Partnermitglieder korrekt?
• Anzahl zugeordneter Beitragsklassen korrekt?
• Zugeordnete Personen (P,L) korrekt?
• Abo-Daten prüfen

allgemeine Vorbereitungen

• Bank: camt54-Dateien bestellen f. Rücklast- und Überweisungsgutschriften
• Lastschrifteinzug mit der Bank abstimmen. MIA schreibt alle Lastschriften in eine oder zwei Dateien, die Anzahl der Lastschriften pro Datei könnte Limits Ihrer Bank überschreiten.
• Postrückläuferdatei im XML-Format bestellen oder Premiumadress-Konverter herunter laden (http://des-mia.de)

• Mit Vorgängerprogramm vor Abholung der Daten evtl. noch Lastschriftlauf/Rechnungen/Mahnungen durchführen.

• Evtl. Saldenliste erstellen zum Abgleich nach Umstellung. 

X – 1 Woche

Daten in MIA vorbereiten

• Nachträgliche Änderungen am Datenbestand vorbereiten. Manuell durch Verein oder Massenänderungen durch DES
• Daten abweichender Beitragszahler nacherfassen
• Kontonummern in IBAN konvertieren
• Vollmeldung an die RSV aus PMV bzw. MIS schicken

Tag X - Umstellung auf MIA

Tag 1

• Schulung der Mitarbeiter
  • Administration
  • Buchhaltung
  • Verwaltung
  • Berater
• Dokumentvorlagen erstellen/anpassen (Mahnungen, Rechnungen usw.)
• Zahlungspläne prüfen/einrichten
• Beitragsklassen prüfen/einrichten
• Konten prüfen/einrichten
• Benutzer einrichten
• zusätzliche Mietobjekte nacherfassen (ev. v. Partnermitglieder)

• Administration

  Einstellungen für Zugangsdaten und Rechte der Mitarbeiter:innen und Berater:innen.

  Systemeinstellungen bearbeiten (MIA wird standardmäßig mit Einstellungen ausgeliefert, die in der Regel nicht mit den Vereinseinstellungen übereinstimmen. Bevor mit dem Arbeiten begonnen wird, unbedingt zuvor die Einstellungen prüfen und auf Vereinseinstellungen anpassen)
• Saldenliste abgleichen 
• Vorlagen erstellen
  

  Die bisher verwendeten Dokumentvorlagen können nur weiterverwendet werden, wenn Word4MIA benutzt wird.
  Ist dies nicht der Fall, sollten zunächst die Dokumentvorlagen erstellt werden, die aus MIA direkt verarbeitet werden (sollen). Hierzu gibt es in der MIA Hilfe Beispiel-Dokumente, die einfach auf den Verein angepasst werden können.
  Dies sind z.B. Mitgliedausweis, Aufnahmebestätigung, Kündigungsbestätigung, Mitteilung Mandatsreferenznummer, Kündigung Mandatsreferenznummer, Lastschriftvorbenachrichtigung (Brief/Mail), Rechnungs- und Mahndokumente, Laufzettel für Beratung, Terminliste. 

  Auch hierzu gibt es entsprechende Schulungen (Vorlagen Basisschulung, Vorlagen Aufbauschulung), die wir unbedingt empfehlen.

  Individuelle Dokumente für Ihren weiteren Schriftverkehr können Sie ebenso über Office4MIA erstellen, für weitere Info und Hilfe wenden Sie sich gerne an uns.
  
• Terminkalender für Berater anlegen
  Um den Terminkalender für die Rechtsberatung zu nutzen, müssen für jeden Berater Vorlagen des Terminplans erstellt werden. 
  Erst danach kann der Terminkalender angelegt und für die tägliche Verwendung vorbereitet werden
  
• Rechtsschutzversicherung
  

  Vollmeldung an die RSV geben und um Abgleich der Daten aus dem Vorprogramm bitten.

  Der DES melden, wenn Abgleich in Ordnung, damit die automatische Meldung eingestellt wird
  
•  

  Verlagsmeldung auslösen

Zu fast allen Programmelementen findet sich unter Hilfe eine detaillierte Beschreibung der Anwendung, vollständige Dokumentation auch in Ihrem LOGIN-Bereich.

Zur Einrichtung weiterer Module erhalten Sie Hinweise bei Bestellung der Module.

Zu vielen Themenbereichen bieten wir Schulungen an, Informationen dazu in Ihrem LOGIN-Bereich.