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Voraussetzung:

„Mail4MIA“ ist ein Zusatzmodul und muss für die Nutzung freigeschaltet werden.

Vorbereitung:

Systemeinstellungen (Parameter) konfigurieren:

Rechte zuordnen:

Das Recht „MAIL4MIA“ muss den gewünschten Rollen zur Freischaltung der Funktion Posteingang und E-Mail-Register zur Mitgliedschaft zugeordnet werden.

Zur Administration von Mail4MIA (E-Mail-Konten, E-Mail-Vorlagen, Formulare) muss das Recht „MAIL4MIA_ADM“ zugeordnet werden.

Register E-Mails:

Auf der linken Seite werden alle dem Mitglied zugeordneten E-Mails nach Eingangsdatum sortiert aufgelistet. Das Pfeil-Icon zeigt an, dass ein Anhang zur E-Mail vorhanden ist und kann darüber aufgeklappt werden.

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Durch Markieren einer E-Mail oder des Anhangs wird die Vorschau angezeigt, wenn ein für MIA lesbares Format vorliegt.

Unter der Liste der E-Mails werden in einem separaten Feld die ggf. zugeordneten Fälle aufgelistet. Durch Klick auf den Doppelpfeil wird das Register "Fälle" aufgerufen und die ausgewählte E-Mail direkt in der Fallstruktur angezeigt.

Mit dem Button „Anhang herunterladen“ können E-Mail-Anhänge lokal abgespeichert werden.

Mit dem Button  "Alle Anhänge der E-Mail als ZIP herunterladen" können alle Anhänge einer E-Mail in einem Schritt als .zip heruntergeladen werden können. Der Dateiname der .zip-Datei setzt sich zusammen aus der Mitgliedsnummer und der E-Mail-ID getrennt durch einen Unterstrich. In der Datei befindet sich ein Ordner mit gleicher Bezeichnung, wenn mehrere Anhänge vorhanden sind, sonst eine Datei. Sofern eine Vorschau (.pdf) in MIA vorhanden ist, wird diese heruntergeladen, sonst die Datei im Originalformat.

Mit der Checkbox „nur akt. Mitgliedschaft“ besteht die Möglichkeit, auch E-Mails anzuzeigen, die der Person zugeordnet sind, aber aus einer anderen Mitgliedschaft (z.B. frühere Partnermitgliedschaft ) stammen.

Mit der Checkbox „Text-Ansicht“ kann man zwischen der HTML-Ansicht und der reinen Textansicht umschalten.

E-Mail drucken

Ab MIA-Version 5.0.2-3 kann die Schriftgröße und die Schriftart (helvetica, times, courier, freemono, freesans, symbol, pdfacourier, dejavusans, dejavusansmono, freeserif, hysmyeongjostdmedium, zapfdingbats) des Ausdrucks einer E-Mail je Verein individuell eingestellt werden. Standard ist Schriftgröße 8 und Helvetica. Wünschen Sie eine Anpassung, erstellen Sie bitte ein Ticket im Ticketsystem, da die Änderung in einer Konfigurationsdatei vorgenommen werden muss.

Dokumentvorschau:

Für Dateien im Format .eml, .msg und .zip kann keine Vorschau erstellt werden.

Annotationen (PDF4MIA):

Dokumente aus MIA als Anhang zur E-Mail werden grundsätzlich ohne Annotationen versendet. Sollen Annotationen versendet werden, muss das jeweilige Dokument mit Annotationen heruntergeladen und bei der Erstellung einer neuen E-Mail manuell (Dokumente hochladen) als Anhang hinzugefügt werden.

Neue E-Mail erstellen

Register "Empfänger"

Beim Erstellen einer neuen E-Mail mit Mitgliedsbezug (Mitglied zugeordnet) wird das Mitglied immer als Empfänger (An) der E-Mail standardmäßig gesetzt und es wird auch immer direkt der E-Mail zugeordnet. Wird das Mitglied als E-Mail-Empfänger (Checkbox An, Cc oder Bcc) entfernt, bleibt die Zuordnung zum Mitglied bestehen. Ebenso verhält es sich bei weiteren E-Mail-Empfängern. Werden weitere Empfänger als An, Cc oder Bcc hinzugefügt, werden diese Personen/Mitglieder auch automatisch zugeordnet (sofern in MIA bekannt), die Zuordnung wird nicht wieder entfernt, wenn weitere Empfänger als An, Cc oder Bcc entfernt werden. Sollen die Zuordnungen zu weiteren Empfängern aufgehoben werden, kann dies im Register Zuordnungen erfolgen oder durch Löschen aus der Empfängerliste im Register Empfänger. Ebenso verhält es sich auch bei Antworten und Weiterleiten.

Das rote Ausrufezeichen "!" in der ersten Spalte zeigt an, dass es sich um eine inaktive Mitgliedschaft handelt. (ab Version 5.1.0)

Register "E-Mail"

Mit dem Systemparameter "Mail4MIABetreff" kann eingestellt werden, dass der Betreff automatisch durch MIA vorgeschlagen wird. Möglich sind folgende Daten: [Mitgliedsnummer], [Name], [PersonID], [Betreff], [Beraterkürzel], [FallID]

Die FallID wird nur generiert, wenn die Zuordnung eindeutig ist, also nur ein Fall (gleich, ob aus eigener Mitgliedschaft oder abweichender Mitgliedschaft) zugeordnet ist.

E-Mails aus Vorlage:

Der Inhalt einer E-Mail kann individuell geschrieben oder aus einer vordefinierten Vorlage generiert werden. E-Mail-Vorlagen werden im Menü unter "Administration-> Anwendung-> Vorlagen" angelegt und bearbeitet.

Register "Anhänge"

Für Formulare und manuell hochgeladene Dokumente kann aktuell keine Vorschau angezeigt werden. Dies wird in einer der nächsten Versionen möglich gemacht.

 Das Kennzeichen in der Tabelle "Bekannte Empfänger" zeigt an, dass das jeweilige Mitglied/ die jeweilige Person der E-Mail zugeordnet ist.

Es besteht die Auswahlmöglichkeit, Dokumente im Original-Dateiformat (.odt, .docx, ...) oder als .pdf zu versenden. Soll z.B. ein .odt-Dokument versendet werden, setzt man die Checkbox über der Dokumentvorschau:

Hinweis: Für Original-Dokumente im Format .pdf ist die Checkbox automatisch gesetzt und kann nicht entfernt werden.

 Das Kennzeichen "Ausrufungszeichen" zeigt an, dass das ausgewählte Dokument im Originalformat versendet wird.