Was hat sich geändert und warum?
Wir unterscheiden in MIA zwei Arten des E-Mail-Versandes:
- Versand von E-Mails über das Modul „Mail4MIA“ bzw. dem MIA-MailClient
- Versand der System-E-Mails über den auf der MIA-VM hinterlegten smtp-Mailserver
Die 2. Variante hat den großen Nachteil, dass der Verein (oder deren zuständige IT) die Daten des Mailservers nicht selbständig anpassen oder austauschen kann. Hier musste in der Vergangenheit immer die DES eingreifen und dies musste meist an „Randzeiten“ geschehen, da diese Änderungen erst nach dem Neustart von MIA (des Tomcats) aktiv wurden. Ein weiterer Nachteil, der in den letzten Monaten immer mehr Vereine betroffen hat, ist die technische Einschränkung dieses Versandweges. Hier ist nur eine Verschlüsselung via SSL möglich ist, eine Verschlüsselung über STARTTLS wird nicht unterstützt.
Aus diesen Gründen haben wir uns entschieden, in MIA einen Umbau vorzunehmen, so dass zukünftige der Versand der System-E-Mails über den für MIA entwickelten MailClient durchgeführt werden kann. In den vergangenen Wochen haben wir die Erstellung und den Versand der System-E-Mails so angepasst, dass nun der MailClient mit genutzt werden kann. Das hat den großen Vorteil, dass ab MIA 5.1.5-0 jeder Verein selbst die Konfiguration des smtp-Mailservers direkt in MIA vornehmen kann. Die Änderungen werden auch direkt nach dem Speichern aktiv und benötigen keinen Neustart von MIA mehr.
Mit MIA 5.1.5-0 haben wir in diesem Zusammenhang die Struktur des Menüpunktes „Administration“ etwas angepasst. Es gibt jetzt einen neuen Menüpunkt „E-Mail“, unter welchem wir alle Seiten/Funktionen zusammengefasst haben:
Menüpunkt | verfügbar | Funktion |
Administration E-Mail-Konten | Immer, für alle Vereine | Eingabe und Konfiguration der E-Mail-Konten |
Übersicht System-E-Mails | Immer, für alle Vereine | Übersicht aller System-E-Mails und deren Status, Versand wiederholen |
Mail4MIA - Formulare | Nur mit Modul „Mail4MIA“ | Hochladen von Formularen |
Mail4MIA - Zuordnung Formulare zu Vorlagen | Nur mit Modul „Mail4MIA“ | Verknüpfung von Formularen mit Mail-Vorlagen |
Mail4MIA - Protokoll | Nur mit Modul „Mail4MIA“ | Übersicht aller Protokolleinträge im Zusammenhang mit Mail4MIA |
Was gehört alles zu den System-E-Mails?
System-E-Mails ist ein ziemlich allgemeiner Begriff, unter dem wir bisher alle E-Mails zusammengefasst haben, die durch MIA im Hintergrund verschickt wurden. Dies erfolgt zum größten Teil automatisch, so wie beim Modul „MIA-Online“, oder durch das manuelle Auslösen von bestimmten Prozessen, wie es zum Beispiel bei den SEPA-Vorbenachrichtigungen oder Postrückläufern der Fall ist. Hier eine Übersicht aller System-E-Mails:
- Erinnerung Beratungstermin
- Modul MIA Online: Zugangsdaten
- Modul MIA Online: Onlineberatung - Erinnerung (intern), neue Antwort (extern), neue Beratung (intern), neue Nachricht (intern)
- Modul MIA Online: Mitgliedsantrag - Ablehnung, Annahme, Eingang
- Modul MIA Online: Neues Dokument
- Modul MIA Online: Termin - Absage, Bestätigung
- Modul Rezepte: Benachrichtigung neues Rezept
- Postrückläufer: Infoschreiben wegen ungültiger Adresse
- SEPA-Lastschrift: Vorbenachrichtigung
Wann erfolgt die Umstellung?
In den nächsten Tagen werden wir nach und nach die neue MIA-Version 5.1.5 verteilen, der MIA-MailClient ist ja bereits für das Modul „Mail4MIA“ im Einsatz. Dieses Update ist die Voraussetzung für das neue Verfahren.
Wie ist das weitere Vorgehen? Was müssen Sie tun und was macht die DES?
Bei Ihnen im Verein ist das Modul „Mail4MIA“ nicht aktiv? Dann haben wir das auf der MIA-VM hinterlegte Postfach/Konto bereits für Sie in MIA angelegt und konfiguriert. Dann läuft bei Ihnen aktuell schon der Versand über den MIA-MailClient, die Umstellung ist damit für Sie abgeschlossen!
In Ihrem Verein ist das Modul „Mail4MIA" bereits aktiv? Dann erfahren Sie nachstehend, welche Schritte für die Umstellung durchgeführt werden müssen.
Schritt 1 (Konto/Postfach anlegen):
Nach dem Update sollten Sie im Bereich „Administration E-Mail-Konten“ prüfen, ob das gewünschte Konto/Postfach (also ein E-Mail-Konto von dem die System-E-Mails versendet werden sollen) bereits angelegt ist. Wird ein Konto/Postfach bereits innerhalb des Moduls "Mail4MIA" verwendet, kann auch dieses Konto für den Versand der System-E-Mails verwendet werden. Wenn das der Fall ist, fehlt nur noch die entsprechende Konfiguration (Schritt 2).
Ist dies nicht der Fall, muss ein Konto/Postfach für den Versand der System-E-Mails angelegt werden. Ist ein Konto/Postfach ausschließlich für den Versand der System-E-Mails bestimmt, müssen die Angaben (rechts im Register "Zugangsdaten") zum Eingangsserver nicht ausgefüllt werden.
Schritt 2 (Konto/Postfach konfigurieren):
Zu jedem Konto/Postfach gibt es 3 neue Checkboxen, die entsprechend angehakt werden müssen. Dabei können alle 3 Haken bei einem Postfach/Konto gesetzt oder für jeden Haken ein separates Konto/Postfach angelegt werden. Jeder Haken darf aber nur einmal vergeben werden!
Schritt 3 (technische Umstellung):
Haben Sie Schritt 1 und 2 durchgeführt? Dann erstellen Sie bitte ein Ticket, in dem Sie uns genau das mitteilen. Auf Grundlage Ihres Tickets stellen wir dann zeitnah auf der MIA-VM den Versandweg um und starten MIA neu. Ab diesem Zeitpunkt sendet MIA dann ausschließlich die System-E-Mails über das von Ihnen konfigurierte Konto bzw. über die von Ihnen konfigurierten Konten.
Sollten Sie darüber hinaus noch Fragen haben oder Hilfe benötigen, erstellen Sie bitte ein Ticket bei uns im Ticketsystem. Wir werden uns dann umgehen mit Ihnen in Verbindung setzen.
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