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Archiviert werden nur Mitglieder die folgende Kriterien erfüllen:
- die keine aktive Mitgliedschaft haben (H/P)
- die als Person keiner anderen aktiven Mitgliedschaft zugeordnet sind (Abw. Kontoinhaber, Vertret. Person, L, Kontakt, usw.)
- kein offener RSV-Fall vorhanden ist (Datum „Abgeschlossen am“)
- kein offener Saldo vorhanden ist
- kein Archiv-Stopp gesetzt
Vorbereitung Archivierung
Festlegung der Routine und Berechtigung, wann Mitgliedschaften nach Beendigung der Mitgliedschaft (Dokumente, Beratungsdaten, Konten und Zahlungsverkehr) archiviert werden können.
Archivlauf bei normalem Schriftwechsel in der Regel nach 5 Jahren möglich. Einstellung in MIA unter Administration-> Systemeinstellung – in unserem Beispiel:
ARCHIV_Frist Systemparameter 60 Monate.
Achtung! Die archivierten Datensätze erkennen Sie in der Suche durch das vorangestellte rote A. Der Zugriff auf die Daten ist weiterhin möglich, für Mitarbeiter deren Rolle das Recht "ARCHIV" zugeordnet ist. Die Registerhintergründe von archivierten Mitgliedschaften ist gelb eingefärbt.
Rücknahme der Archivierung
Im Register "Mitgliedschaft" kann über den Button "Archiv. Zurückn." die Archivierung zurückgenommen werden. Eine Sammelverarbeitung gibt es dazu nicht, die Archivierung kann also nur einzeln je Mitgliedschaft zurückgenommen werden.
Beendigung der Archivierung durch Löschung der Daten
(Personendaten und alle Mitgliedschaftsdaten)
(1) Festlegung der Routine und Berechtigung.
Beispiel: Sofern keine Rechtstitel gespeichert werden und keine Rechtsdokumente, die der Durchführung eines rechtlichen Verfahrens dienten, kann nach 10 Jahren + dem Zeitraum, der bis zum nächsten Jahresabschluss vergehen kann, also in der Regel 1 Jahr (in seltenen Fällen, wenn nicht jährlich ein Jahresabschluss erstellt wird, auch mehr) die Löschung erfolgen.
In unserem Beispiel 10 Jahre = 120 Monate + 12 Monate = 132 Monate.
(2) Einstellung unter Administration-> Systemeinstellung – in unserem Beispiel:
ARCHIV_Dauer Systemparameter 132 Monate
ACHTUNG: Ggf. ist jährlich darauf zu achten, was im Steuerbescheid zum Jahresabschluss mitgeteilt wird. Behält sich die Finanzbehörde eine Prüfung vor, ist das Jahr des Steuerbescheids für einen Jahresabschluss zu dokumentieren und evtl. in der Systemeinstellung anzupassen.
Beispiel: Zugang des Steuerbescheids für Jahresabschluss von 2020 im Juni 2021. Prüfung ist 10 Jahre möglich, d.h., Löschung der Daten frühestens 31.12.2031. Sollte der Jahresabschluss und Steuerbescheid von einem Steuerberater erstellt werden, kann die Abstimmung mit diesem erfolgen.
Achtung! Die Löschung ist unwiderruflich und darf daher nur von autorisierten Personen erfolgen.
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