Arbeitsabläufe Register "Konto"

Übersicht Arbeitsabläufe

 

  1. Benutzung der Sortierfunktion in der Übersicht Mitgliedskonto
  2. Mahnsperre einrichten
  3. Mahnsperre entfernen
  4. Mahnung stornieren
  5. Mahnstufe manuell ändern
  6. Kontoauszug erstellen
  7. Rechnung für Mitglied erstellen
  8. Quittung für Mitglied erstellen
  9. Übersicht aller Lastschriften des Mitglieds einsehen (gültig bis Version 4.0.2 / MIAVERB-1016)
  10. Salden anzeigen
  11. Soll/Haben-Buchung in einem Schritt durchführen
  12. Belegnummer ändern
  13. Buchungstext ändern
  14. neue Buchung vornehmen
  15. Buchung löschen
  16. zusätzliche Informationen zur Buchung aufrufen
  17. Detailbuchungen bearbeiten

 

 

 

 

1. Benutzung der Sortierfunktion in der Übersicht Mitgliedskonto
  1. Alle bereits vorhandenen Sortierungen entfernen (markiert mit dem Pfeil-Symbol) .
    Hierfür so oft auf die jeweilige  Spaltenüberschrift (Beitragsklasse, ID, Betrag) klicken, bis das Pfeil-Symbol nicht mehr angezeigt wird.
  2. Nun das Feld auswählen, nach dem die Liste auf- oder absteigend sortiert werden soll.
    Hier so oft auf die Spaltenüberschrift (z. B. Betrag) klicken, bis hier das  gewünschte Symbol erscheint

Die Übersicht Mitgliedskonto kann nach allen Spaltenüberschriften (Buchungstext, Datum, Soll, Haben, Konto, Belegnummer) sortiert werden.

Die Sortierung erfolgt je nach Auswahl auf- bzw. absteigend:

 

 

2. Mahnsperre einrichten
  1. durch Anklicken der Checkbox Mahnsperre  Häkchen setzen


  2. gewünschtes Datum im Feld Mahnsperre bis einsetzen

    Hinweis: Führen Sie Schritt 2 NUR dann durch, wenn die zu setzende Mahnsperre zeitlich begrenzt werden soll.

    Wird in diesem Feld kein Datum eingegeben, gilt die Mahnsperre unbefristet.

     



  3. mit Anklicken des Buttons "Speichern" abschließen

 

3. Mahnsperre entfernen
  1. durch Anklicken der Checkbox Mahnsperre  Häkchen entfernen


  2. mit Anklicken des Buttons "Speichern" abschließen

 

Ist im Feld Mahnsperre bis ein Datum für eine zeitlich begrenzte Mahnsperre vorhanden, muss dieses manuell entfernt werden.

Eine automatische Löschung dieses Datumsfelds erfolgt auch nicht nach Ablauf der angegebenen Frist!

>>>  >>>

 

 

4. Mahnung stornieren
  1. Button "Mahnung stornieren" anklicken

  2. Sicherheitsabfrage wird angezeigt


  3. mit Anklicken des Ja-Buttons bestätigen

  4. Bestätigung wird angezeigt


  5. mit OK bestätigen

 

Mit Abschluss der Stornierung der letzten Mahnung wird automatisch:

  1. die Mahnstufe auf die vor dem Mahnlauf gesetzte Stufe zurückgesetzt (z. B. von Mahnstufe 3 auf 2)
  2. die letzte Mahnung in der Dokumenten-Maske gelöscht und eine im Konto eingebuchte Mahngebühr wird gelöscht

 

5.  Mahnstufe manuell ändern

Nur verwenden, wenn der Ablauf des nachfolgenden Mahnlaufs verändert werden soll.

Für Mahnung zurücknehmen, weil die Mahnung sich evtl. mit einer Zahlung überschnitten hat, oder das Mitglied nicht gemahnt werden sollte, immer Punkt 4 (Stornierung Mahnstufe) verwenden.

 

  1. Button    betätigen
  2. Eingabefenster öffnet sich


  3. gewünschte Mahnstufe auswählen


  4. Mahnungsdatum eingeben
    Dieses Datum wird als Datum der letzten Mahnung angezeigt.

  5. mit Button "Übernehmen" bestätigen

 

6. Kontoauszug erstellen
  1. Button "Kontoauszug" anklicken

  2. Übersicht über alle Soll- und Habenbuchungen wird als Excel-Datei heruntergeladen und je nach Browser im Bearbeitungsprogramm automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden

  3. evtl. Anpassungen der Darstellung und ein Ausdruck der  Datei kann nun erfolgen

 

7. Rechnung für Mitglied erstellen

Eine Rechnung wird immer über den gesamten offenen Betrag der Mitgliedschaft erstellt.

  1. Button "Rechnung erst." anklicken

  2. Abfragefenster wird angezeigt


  3. Button "Ausführen" anklicken

  4. Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden

  5. über die Druckfunktion ausdrucken

Hinweise 

  1. Der zu verwendende Drucker muss von den technischen Mitarbeitern zunächst in MIA eingebunden werden, bevor dieser benutzt werden kann.
  2. Die Vorlage des hier verwendeten Rechnungsschreibens muss zunächst vom Verein entsprechend über die Administration in MIA als Vorlage hinterlegt worden sein.
    Jeder Verein kann eigene Vorlagen in beliebiger Zahl hinterlegen.
  3. Nach Erstellung der Rechnung wird diese in der Maske Dokumente hinterlegt und bleibt dort einsehbar.

 

8. Quittung für Mitglied erstellen
  1. zu quittierenden Guthabenbetrag durch Anklicken auswählen (Auswahl ist blau hinterlegt)

  2. Button "Quittung drucken" anklicken
  3. Druckdialog wird aufgerufen
  4. gewünschte Vorlage und Drucker auswählen
  5. Drucken oder PDF öffnen

Hinweise 

  1. Der zu verwendende Drucker muss von den technischen Mitarbeitern zunächst in MIA eingebunden werden, bevor dieser benutzt werden kann.
  2. Die Vorlage der hier verwendeten Quittung muss zunächst vom Verein entsprechend über die Administration in MIA als Vorlage hinterlegt worden sein.
    (info) Jeder Verein kann eigene Vorlagen in beliebiger Zahl hinterlegen.

(minus) Quittungen werden grundsätzlich nicht in der Maske Dokumente hinterlegt.

 

9. Übersicht aller Lastschriften des Mitglieds einsehen (gültig bis Version 4.0.2)

 

10. Salden anzeigen
  1. Button "Salden anzeigen" anklicken

  2. tabellarische Übersicht aller Soll- und Haben-Beträge wird angezeigt



  3. Rückkehr zur Konto-Maske mit Anklicken des Buttons "Schließen"

 

 

11. Soll/Haben-Buchung in einem Schritt durchführen
  1. Button "Soll/Haben" anklicken

  2. Buchungsfenster öffnet sich


  3. Buchungsdatum ggfs. anpassen
    voreingestellt angezeigt wird immer das Tagesdatum

  4. zu buchenden Betrag eingeben
    ohne Minus-Zeichen voran

  5. Unter dem Abschnitt Sollbuchung nun das gewünschte Konto auswählen.
    Hierfür den    - Button im Feld Konto anklicken.


  6. gewünschtes Forderungskonto durch Anklicken auswählen

  7. Buchungstext eingeben, z. B. Schreibgebühr


  8. Unter dem Abschnitt Habenbuchung nun das Konto je nach Einnahmeart (Kasse, Bank) auswählen.
    Hierfür den    - Button im Feld Konto anklicken.


  9. gewünschtes Bestandskonto durch Anklicken auswählen

  10. Buchungstext eingeben, z. B. Schreibgebühr


  11. mit Anklicken des Buttons "Buchen" abschließen

Ein Abbruch des Buchungsprozesses ist jederzeit über Anklicken des Buttons "Abbrechen" möglich.

 

Um die Funktion nutzen zu können, müssen die vom Verein in der Administration unter Finanzen - Konten hinterlegten Konten den richtigen Kontentyp zugewiesen bekommen:

  • Einnahmekonten (Kasse, Bank): Bestandskonto
  • Konten in die das Soll gebucht wird (Schreibgebühr, Mitgliedsbeitrag etc.): Forderungskonto

So werden automatisch die Forderungskonten als Auswahl bei der Soll-Buchung angezeigt und bei der Haben-Buchung entsprechend die Bestandskonten.

 

12. Belegnummer ändern
  1. Buchung, bei der Belegnummer geändert werden soll, in tabellarischer Übersicht des Mitgliedskontos auswählen
    (info) Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt


  2. gewünschte Belegnummer eingeben


  3. Änderung mit Anklicken des Buttons "Speichern" abschließen

 

13. Buchungstext ändern
  1. Buchung, bei der Buchungstext geändert werden soll, in tabellarischer Übersicht des Mitgliedskontos auswählen
    Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt



  2. Buchungstext eingeben/korrigieren


  3. Änderung mit Anklicken des Buttons "Speichern" abschließen

 

14. neue Buchung vornehmen
  1. Button "Neue Buchung" anklicken

  2. die Eingabefelder unterhalb der tabellarischen Übersicht des Mitgliedskontos werden freigegeben


  3. Buchungsdatum ggfs. anpassen
    voreingestellt angezeigt wird immer das Tagesdatum

  4. zu bebuchendes Konto auswählen
    > Auswahl über den     - Button im Feld Konto öffnen
    > gewünschtes Konto durch Anklicken auswählen



  5. Belegnummer eingeben


  6. zu buchenden Betrag eingeben

    Bitte beachten:

    • Sollbuchungen müssen mit einem Minus voran eingegeben werden (z. B. -5,00).

    • Habenbuchungen werden ohne zusätzliche Zeichen eingegeben (z. B. 5,00).

     

     

  7. Buchungstext eingeben, z. B. Schreibgebühr


  8. mit Anklicken des Buttons "Speichern" Buchung abschließen

Ein Abbruch des Buchungsprozesses ist jederzeit über Anklicken des Buttons "Verwerfen" möglich.

 

15. Buchung löschen
  1. zu löschende Buchung in  tabellarischer Übersicht des Mitgliedskontos auswählen
    Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt



  2. Button "Löschen" anklicken

  3. Sicherheitsabfrage-Fenster wird angezeigt



  4. mit Klick auf Ja bestätigen

     

 

16. zusätzliche Informationen zur Buchung aufrufen
  1. gewünschte Buchung in  tabellarischer Übersicht des Mitgliedskontos auswählen
    Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt



  2. Button "Info" anklicken

  3. Fenster mit Informationen zur ausgewählten Buchung öffnet sich



  4. Zurück zur Konto-Maske mit Klick auf Button "Schließen"


 

17. Detailbuchungen bearbeiten
  1. gewünschte Haben-Buchung in  tabellarischer Übersicht des Mitgliedskontos auswählen
    (info) Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt



  2. die Verteilung der Haben-Buchung auf bestimmte Soll-Buchungen ist im Bereich Details zur Buchung unten links in der Konto-Maske zu finden


  3. um diese Verteilung zu ändern Button "Detailbuchungen bearbeiten" anklicken

  4. Eingabefenster öffnet sich



  5. nun zunächst die aktuelle Verteilung löschen:nachdem die Verteilung gelöscht ist, muss die tabellarische Übersicht der Verteilung (ganz unten im Fenster) leer sein



  7. nun neue Verteilung mit Anklicken des Buttons "Neue Verteilung" beginnen

  8. mögliche Soll-Buchungen, denen die Haben-Buchung zugewiesen werden kann, werden im Feld zu bebuchende Position angezeigt



  9. Auswahl per Klick auf den   - Button öffnen und gewünschte Soll-Buchung per Klick auswählen

  10. zum Abschließen der neuen Verteilung auf Button "Speichern" klicken

  11. zurück zur Konto-Maske mit Button "Schließen" 

 

 

Beschreibung Register "Konto"