Diese Maske dient der Erfassung und Pflege von Dokumenten zur Person/Mitgliedschaft. Zudem besteht die Möglichkeit, Dokumente weiteren Mitgliedern zuzuordnen, zu verschieben oder zu duplizieren.
Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Funktionen finden Sie hier: Arbeitsabläufe Maske Dokumente
In der Dokumente-Maske können alle Unterlagen zur Mitgliedschaft, Beratung oder Organisation hinterlegt werden.
Dem jeweiligen Mitarbeiter müssen die entsprechenden Rechte für
zugewiesen werden, damit das Register und die Funktionen angezeigt werden und genutzt werden können. |
Hier hinterlegte Unterlagen können über die Dokumente-Maske
mit weiteren Mitgliedschaften geteilt (z. B. BKA-Belege mit Gültigkeit für mehrere Mitglieder) siehe Hinweise zum Verteilen eines Dokuments
gelöscht Bitte Hinweise zum Löschen eines Dokumentes beachten!
werden.
Erstellung von Aufgaben für Mitarbeiter oder Gruppen zu bestimmten Dokumenten (z. B. bei Posteingang, Prüfung von Rechtsberaterschreiben etc.)
Sortiermöglichkeit beim Hinterlegen von Unterlagen durch Nutzung von Dokument-Kategorien
Damit stellt die Dokumente-Maske die elektronische Akte des Mitgliedes dar.
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Dokumente wie selbst erstellte oder eingescannte Schreiben, Bilder o. ä. können über folgende Wege in der Dokumente-Maske hinterlegt werden:
NUR bei Nutzung von Scannern möglich, die diese Funktion unterstützen
Was ist eine Dokumentkategorie?
Hierbei handelt es sich um eine Art Dateiordner innerhalb der Dokumente-Maske, dem nur ganz bestimmte Dateien zugeordnet werden.
>> Beispiel: Die Ablage von sämtlichen Rechnungen und Mahnungen des Mitgliedes kann in der Dokumentkategorie Finanzen zusammengefasst werden.
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Das ist möglich, wenn verschiedene Dokumentkategorien in MIA hinterlegt sind:
Alle in MIA hinterlegten Dokumente können manuell bzw. automatisch bestimmten Dokumentkategorien zugeordnet werden.
manuell: beim Hochladen/Einscannen/Zuweisen von Dateien zu einer Mitgliedschaft in den jeweiligen Metadaten des Dokuments automatisch: bei Erstellung von bestimmten Läufen (Rechnungslauf, Mahnlauf, Ausschlusslauf etc.)
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Vorteile:
In der Dokumente-Maske hinterlegte Text-Dateien können im Vorschaufenster (rechter Bereich) als PDF angezeigt werden. Hierfür muss das gewünschte Dokument einfach per Klick ausgewählt werden. Die PDF-Vorschau wird sodann geöffnet.
Standard Vorschau:
Hier am Beispiel der Nutzung von Chrome als Web-Browser. |
Ist das Zusatz-Modul Office4MIA freigeschaltet, kann auch das beinhaltete Modul PDF-Annotation genutzt werden. Mit PDF-Annotation umfasst die PDF-Vorschau zahlreiche zusätzliche Funktionen:
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Grundsätzlich können Datei-Formate in der Dokument-Maske hochgeladen werden, es können nur nicht alle Formate auch korrekt angezeigt werden.
| folgende Datei-Formate können angezeigt werden: | |
|---|---|
| Text-Dateien: | pdf, txt, doc, docx, odt |
| Bild-Dateien: | jpeg, jpg, bmp, gif, png, tif, tiff |
| Tabellenkalkulations-Dateien: | xls, xlsx, ods |
| Präsentations-Dateien: | odp |
Dateien in den Formaten jpeg, jpg, bmp, pdf und txt können direkt in der Dokumentvorschau (Browserfunktionalität) angezeigt werden. Alle anderen Formate werden vom sog. "Documentconverter" so konvertiert, dass sie als PDF-Vorschau angezeigt werden können. |
Einige Formate können nicht bzw. nicht korrekt mit der PDF-Vorschau angezeigt werden. Das betrifft vor allem ältere Formate wie z. B. doc, xls etc. |
Manchmal werden in der Dokumente-Maske hinterlegte Dateien nicht oder nicht korrekt im Vorschau-Fenster angezeigt.
Grund:
Der sog. PDF-Konverter, der im Hintergrund arbeitet und für alle hochgeladenen Dateien eine PDF-Vorschau erstellt, kann ein Format nicht oder nicht korrekt in eine PDF-Vorschau übertragen. Das betreffende Dokument wird in diesen Fällen nicht bzw. nicht in seiner ursprünglichen Form angezeigt.
Aber:
Das hinterlegte Dokument bleibt in seiner ursprünglichen Form trotz der fehlenden bzw. falschen Darstellung erhalten. Das Dokument kann über folgende Wege dennoch in seiner ursprünglichen Form eingesehen werden:
Alle Dokumente und ggf. E-Mails werden rechts in der Tabelle im sog. "Dokumenttree" aufgelistet. Die folgende Tabelle enthält die Beschreibungen der verwendeten Icons:
| Icon | Beschreibung |
|---|---|
| Dokument ist online nicht abrufbar. (Wird nur angezeigt, wenn Modul MIAOnline nicht aktiviert ist.) | |
 | Eingegangene E-Mail |
 | Ausgegangene E-Mail |
 | Notiz zum Dokument vorhanden |
 | Dokument ist für den Onlineabruf freigegeben |
 | Dokument wurde online abgerufen |
 | In der Ansicht "Papierkorb" -> gelöschtes Dokument |
Im Bereich unter dem Dokumenttree können neue Dokumente hinzugefügt und Angaben zu vorhandenen Dokumenten bearbeitet werden.
Die folgende Tabelle listet alle Buttons und deren Funktionen mit Beschreibung auf:
| Icon | Bezeichnung im Tooltip | Beschreibung |
|---|---|---|
 | Verteilen | bis Version 4.0.5 Mit dieser Funktion können Dokumente eines Mitgliedes zusätzlich weiteren Mitgliedschaften angehängt werden. Nach Klick auf den Button
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 | Dokument hochladen | Um ein neues Dokument hochzuladen, betätigen Sie den Button Mit der Checkbox "Online abrufbar" Mit der Checkbox "finalisiert" Nachdem das Dokument hinzugefügt und alle gewünschten Abgaben eingetragen wurden, klicken Sie auf den Button |
 | Dokument anzeigen | Durch Klick auf den Button wird das markierte Dokument in einem neuen Browsertab geöffnet. So ist es für die Arbeit mit dem Dokument möglich, mehr Inhalt anzuzeigen und weniger scrollen zu müssen. |
 | an andere Mitgliedschaft anhängen | Dokument verteilen (an andere Mitgliedschaft anhängen) ab Version 5.0.0 Die Funktion "Dokument verteilen" wurde überarbeitet. Durch Klick auf den Button "an andere Mitgliedschaft anhängen" Hinweis: Die Funktion steht aktuell nicht für E-Mails und E-Mail-Anhänge zur Verfügung, daher ist der Button in diesem Fall inaktiv. |
 | Dokument verschieben | Durch Klick auf den Button "Dokument verschieben" Hinweis: Die Freigaben "finalisiert" und "online freigegeben" werden beim Verschieben des Dokuments zurückgesetzt, müssen also ggf. erneut gesetzt werden. |
 | Dokument herunterladen | Mit dem Button "Dokument herunterladen" |
 | Metadaten des Dokuments bearbeiten | Mit dem Button "Metadaten des Dokuments bearbeiten" wird ein neuer Dialog aufgerufen, in dem die Detailangaben zum Dokument bearbeitet werden können und das Dokument selbst ausgetauscht werden kann. |
 | Dokument duplizieren | Der Button "vorhandenes Dokument duplizieren" ist aktiv, wenn das Modul "Office4MIA" freigeschaltet ist. Damit lassen sich vorhandene Dokumente direkt im Browser als Vorlage öffnen, können angepasst, gespeichert und sofort verschickt oder Online freigegeben werden. |
 | Aufgabe zum Dokument | Mit dem Button "Aufgabe zum Dokument erstellen" lassen sich Aufgaben zu Einzelpersonen oder Gruppen erstellen. |
 | Dokument löschen | Dokumente werden seit der MIA-Version 3.2.0 nicht mehr physisch gelöscht, sondern mit einem Löschkennzeichen versehen und sind anschließend nur noch im Papierkorb sichtbar und können nicht mehr kopiert (P zu H), verteilt, zugeordnet oder verarbeitet werden. Der Button "Dokument löschen" ist mit einem eigenen Recht versehen und nur aktiv, wenn das Recht "PERSDOKLOE" in der Administration zugeordnet ist. |
 | Dokument wiederherstellen | Nur Personen denen dieses Recht zugeordnet wurde, können das Gelöschtkennzeichen mit der Funktion "Dokument wiederherstellen" wieder entfernen. Der Button wird nur angezeigt, wenn der Papierkorb geöffnet ist und Dokumente mit dem Löschkennzeichen angezeigt werden. |
Voraussetzung:
Das Modul Vorschauoptimierung ist ein Zusatzmodul und muss zur Nutzung freigeschaltet werden.
Systemeinstellungen konfigurieren:
PDFTronLizenz
Als Wert des Parameters muss der Lizenzschlüssel von PDFTron angegeben werden. Ohne eine Lizenz kann das Modul nicht betrieben werden.
PDF-Annotation verwenden:
Das Modul „Vorschauoptimierung“ löst die bisherige reine PDF-Vorschau im Register „Dokumente“ ab. Mit diesem Modul ist es möglich an beliebigen Stellen im Dokument u.a. Kommentare, Markierungen oder Notizen zu erstellen.
Die Werkzeugleiste von links nach rechts:
Freihandtext (per Mouse) einfügen
Text in unterschiedlichen Stilen einfügen
Formen einfügen
elektronische Freihandunterschrift einfügen
Freihandtext (per Tastatur) einfügen
Kommentar einfügen
Anmerkungen einfügen
Stempel einfügen öffnet den Dateiauswahldialog
Modul Vorschau-Optimierung - Erweiterungen ab Version 5.1.4:
Mit der Aktualisierung der Version kommen zahlreiche neue Funktionen hinzu. PDF-Dokumente können nun bearbeitet werden. D.h. es können z.B. Seiten gedreht, verschoben, gelöscht oder hinzugefügt werden. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Funktionen:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Nach oben verschieben | Mit dieser Funktion kann eine oder mehrere Seiten eine Position nach oben verschoben werden. |
| Nach unten verschieben | Mit dieser Funktion kann eine oder mehrere Seiten eine Position nach unten verschoben werden. |
| Einfügen | |
| Ersetzen | |
| Extrahieren | |
| Löschen |
Unter Administration > Systemeinstellungen kann unter Dokument mit dem Parameter DokTreeArt eingestellt werden, nach welchem Kriterium sortiert die Liste der Dokumente beim Öffnen der Dokumente-Maske standardmäßig angezeigt wird.
Bei Nutzung anderer Web-Browser können die Funktionen möglicherweise differieren.
. Um der Person das Dokument anzuhängen, klicken Sie auf den Button 
. Um in die Ausgangsmaske zu gelangen, klicken Sie auf den Button 
.
. Zur Auswahl des Dokumentes klicken Sie auf den Button 
, navigieren zum gesuchten Dokument und klicken dann auf die Schaltfläche „Öffnen“. Wenn das Dokument erfolgreich hochgeladen wurde, wird neben dem Button "Dokument" ein grünes Häkchen zur Bestätigung angezeigt 
.
wird gesteuert, ob ein Dokument für ein Onlinemitglied auf den Website angezeigt wird und heruntergeladen werden kann.
wird gekennzeichnet, dass ein Dokument endgültig fertig ist und kann anschließend inhaltlich nicht mehr verändert werden.
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