Übersicht Arbeitsabläufe

1. Benutzung der Sortierfunktion in der Beratungen-Übersicht (links)

2. Details zu Beratung einsehen

3. Beratungsnotiz hinterlegen

4. Neue Beratung anlegen
5. DMB-Beratungsthemen nachträglich ergänzen
6. Beratung löschen
7. Details zu einer Beratung ausdrucken
8. Liste aller Beratungen ausdrucken
9. Neues Dokument zur Beratung hochladen
10. Metadaten eines Dokuments bearbeiten
11. Bestehendes Dokument einer Beratung zuordnen
12. Zuordnung von Dokumenten an eine Beratung lösen
13. Aufgabe zur Beratung erstellen
14. Markierung Schreiben erstellt für Beratung hinterlegen

1. Benutzung der Sortierfunktion in der Beratungen-Übersicht (links)

  In dem Feld oberhalb der Übersicht aller zur Mitgliedschaft erfassten Beratungen, wird angezeigt, nach welchem Parameter geordnet diese aktuell angezeigt werden. Hier können auch andere Parameter ausgewählt werden, um die Sortierung der Übersicht zu ändern (z. B. nach Datum, nach Mietobjekten o. ä.).

1. im Feld 
2. Auswahl mit Klick auf Button  öffnen
   
3. gewünschtes Parameter auswählen
4. Übersicht wird entsprechend des gewählten Parameters geordnet angezeigt

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2. Details zu Beratung einsehen

1. gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
    Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
   
   
   
   
2. Details zur Beratung werden rechts neben der tabellarischen Übersicht angezeigt
   
   
   
   

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3. Beratungsnotiz hinterlegen

1. gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
    Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
   
   
   
   
2. Link Beratungsnotiz unterhalb des gewählten Termins in der Übersicht (links) anklicken
   
   
   
   
3. Editierfeld wird geöffnet: Hier kann die Beratungsnotiz verfasst werden.
   
   
   
   
4. mit Anklicken des  - Buttons hinterlegen

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4. Neue Beratung anlegen

 Wird ein vergebener Termin im Beratungskalender als wahrgenommen markiert und über den Button   eine Beratung angelegt, entfällt dieser Arbeitsablauf.

1. Button  anklicken
2. Eingabe-Maske öffnet sich
   
   
   
   
3. Hier alle erforderlichen Daten eingeben:
   • links: zum Termin (Datum, Titel, Beratungsart und -thema, Mietobjekt, Berater und Beratungsnotiz)
   • rechts: zum Anliegen des Mitgliedes (Beratungsthema (DMB))
     
     
   
   
   
4. mit Anklicken des   - Buttons abschließen

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5. DMB-Beratungsthemen nachträglich ergänzen

1. gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
    Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
   
   
   
   
2. Details zur Beratung werden angezeigt
   
   
   
3.  - Button neben Feld Beratungsthemen (DMB) anklicken um Auswahl zu öffnen
4. Fenster Beratungsthemen (DMB) ändern öffnet sich
   
   
   
5. hier gewünschtes Thema/gewünschte Themen durch Anklicken auswählen
   
   
   
6. wenn alle gewünschten Themen ausgewählt sind, mit Anklicken des  - Buttons Änderung abschließen
7. Im Feld Beratungsthemen (DMB) sind zum ausgewählten Termin nun die gewünschten Themen hinterlegt.
   
   

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6. Beratung löschen

1. gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
     Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
   
   
   
   
2. Button  anklicken
3. Fenster mit Sicherheitsabfrage öffnet sich
   
   
   
   

4. mit Anklicken des  - Buttons bestätigen

   Ein Abbruch ist mit Anklicken des  - Buttons möglich.

   
   

5. Beratung wird gelöscht und aus der Übersichtsliste entfernt
   
   

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7. Details zu einer Beratung ausdrucken

1. gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
    Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
   
   
   
   
2. Button  anklicken
3. Datenblatt wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
   
   
   

4. über die Druckfunktion ist ein Ausdruck möglich

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8. Liste aller Beratungen ausdrucken

1. Button  anklicken
2. Datenblatt wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
   
   
   
3. über die Druckfunktion ist ein Ausdruck möglich

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9. Neues Dokument zur Beratung hochladen

1. gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
    Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
   
   
   
   
2. Button  anklicken, um ein Dokument für die gewählte Beratung hochzuladen
3. Fenster Neues Dokument hochladen öffnet sich
   
   
   

4. Erstellungs- sowie Eingangdatum eingeben

   Im Feld Erstellungsdatum wird nach dem Öffnen automatisch das aktuelle Tagesdatum angezeigt. Dieses Datum ist jedoch änderbar.

    

    

5. Titel des Dokumentes eingeben

   Eine klare und einheitliche Struktur der Namensvergabe an hochgeladene Dateien erleichtert es allen Mitarbeitern, das jeweils gewünschte Dokument bei Bedarf schnell zu finden und aufrufen zu können. siehe auch Tipps zur Vergabe Dokumentennamen

    

    

6. im Feld Dokumentenkategorie durch Anklicken des   Auswahl aller verfügbaren Dokumentenkategorien öffnen

   Hier auswählbare Dokumentenkategorien müssen zunächst in der Administration unter Anwendung > Beratungsthemen von jedem Verein selbst angelegt werden. Jeder Verein kann beliebig viele Dokumentenkategorien hinterlegen.

   
   
   

7. durch Anklicken gewünschte Kategorie festlegen
8. falls erforderlich Kommentar zum Dokument bzw. Schlagworte oder Bearbeitungshinweise eingeben

9. Aufbewahrungsfrist eingeben

   Das Feld Aufbewahrungsfristen wird derzeit vom Programm nicht ausgewertet. Das bedeutet, es gibt keine Funktion im Programm, die die Dokumente nach der eingegebenen Frist löscht. Inwiefern diese Funktion nachgerüstet wird, ist derzeit in Klärung.

   
   

    

10. auf Button  klicken, um Hochladen des gewünschten Dokuments zu initiieren 

11. Explorer-Fenster öffnet sich, über das die gewünschte Datei gesucht und durch Doppelklick ausgewählt werden kann

    

12. grünes Häkchen hinter Button Dokument zeigt an, dass Dokument erfolgreich zugewiesen wurde 

    
    

    
    

13. mit Klick auf Button  abschließen
14. das Dokument ist nun hinterlegt und der gewünschten Beratung zugeordnet
    
    
    
15. Anzeige des Dokuments durch Klick auf Link
    

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10. Metadaten eines Dokuments bearbeiten

1. gewünschtes zugeordnetes Dokument in Übersicht der Beratungen (links) anklicken
     Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
   
   
   
   
2. Button  anklicken
   
   
3. Fenster zum Bearbeiten der Metadaten öffnet sich
   
   
   
   
4. gewünschte Daten eingeben/ändern
   
   
5. mit  abschließen

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11. Bestehendes Dokument einer Beratung zuordnen

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12. Zuordnung von Dokumenten an eine Beratung lösen

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13. Aufgabe zur Beratung erstellen

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14. Markierung Schreiben erstellt für Beratung hinterlegen

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