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Übersicht Arbeitsabläufe

 

  1. Separate Rechnungs- und Mahnungsadresse einfügen
  2. Rechnungs- und Mahnungsadresse als ungültig markieren
  3. Zahlungsart ändern
  4. abweichenden Kontoinhaber/Beitragszahler erfassen
  5. Daten des abweichenden Beitragszahlers einsehen
  6. abweichenden Beitragszahler löschen
  7. Neues Mandat anlegen
  8. Mandat beenden
  9. Mandat löschen
  10. Dokument hochladen (zum Hinterlegen des dazugehörigen SEPA-Lastschriftmandates)
  11. Dokument anzeigen
  12. Bestätigungen drucken/versenden

 

 

1. Separate Rechnungs- und Mahnungsadresse einfügen
  1. Häkchen unter Rechnung/Mahnung an Postanschrift entfernen
      >  

  2. Adressdaten aufnehmen

  3. Button "Speichern" drücken

     

    Bei der Aufnahme von Adressdaten sollte stets beachtet werden, dass:

    • evtl. existierende Hausnummern-Zusätze abgefragt werden (z. B. 2a)
    • Ortsteile als Adresszusatz aufgenommen werden
    • abgefragt wird, ob der eigene Name am Briefkasten/Klingelschild steht
      Abweichende Namen können im Feld Adresszusatz mit der Markierung c/o aufgenommen werden
      (siehe Beispiel Screenshot).

2. Rechnungs- und Mahnungsadresse als ungültig markieren
  1. Häkchen setzen bei Adresse ungültig:  
  2. Button "Speichern" drücken

nach oben

 

3. Zahlungsart ändern
  1. mit  - Button neben der Zahlungsart Auswahl öffnen
  2. gewünschte Zahlungsart auswählen

  3. Button "Speichern" drücken

    Bei Änderung der Zahlungsart auf "Lastschrift" das Anlegen des SEPA-Lastschrift-Mandates in MIA mit der gültigen Bankverbindung des Mitgliedes nicht vergessen.

 

4. abweichenden Kontoinhaber/Beitragszahler erfassen
  1. auf ...-Button neben Abw. Beitragszahler klicken
  2. Such-Fenster öffnet sich

  3. Name oder Mitgliedsnummer der Person eingeben, von deren  Konto der Beitrag für die ausgewählte Mitgliedschaft  eingezogen werden soll

    Personen, die hier auswählbar sind, müssen zunächst in MIA erfasst werden.
    Soll eine noch nicht in MIA registrierte Person als abweichender Beitragszahler zugeordnet werden, kann diese über den Button "Erfassen" in MIA erfasst werden.

  4. Button "Suchen" drücken
  5. gewünschte Person aus der darunter erscheinenden Liste heraussuchen und anklicken
    (ausgewählte Person ist blau hinterlegt)
  6. Button "Übernehmen" klicken, um Auswahl zu übernehmen

  7. Button "Speichern" drücken

    Achtung:

    Nachdem der Abw. Beitragszahler der Mitgliedschaft zugeordnet wurde, muss in dessen Datensatz folgendes hinterlegt werden, falls noch nicht vorhanden:

    (info) Es ist nicht notwendig, beim abweichenden Kontoinhaber/Beitragszahler die Zahlungsart auf Lastschrift zu stellen, da nur dessen Bankverbindung genutzt wird.

    (error) Das vom Abw. Kontoinhaber/Beitragszahler vergebene Mandat wird nicht bei dem Mitglied als SEPA-Lastschriftmandat hinterlegt!

 

5. Daten des abweichenden Beitragszahlers einsehen
  1. auf Button ">>" neben Abw. Beitragszahler klicken
  2. Datensatz der Person, die als abweichender Beitragszahler erfasst ist, wird angezeigt

nach oben

 

6. abweichenden Beitragszahler löschen
  1. auf Button "X" neben Abw. Beitragszahler klicken
  2. Sicherheitsabfrage-Fenster öffnet sich
  3. Bestätigung mit Ja

  4. Button "Speichern" drücken

     

 

7. Neues Mandat anlegen
  1. auf Button   klicken
  2. die nun editierbaren Felder ausfüllen:
    für Hinweise zu Feldbezeichnung und deren Erklärung siehe Übersicht in Beschreibung ZV-Maske 
    • Mandatstyp: Auswahl öffnen über klicken des  - Buttons, gewünschten Mandatstyp auswählen
    • Gültig von: Datum Gültigkeitsbeginn des SEPA-Lastschrift-Mandates
    • Unterschrieben am: Datum der Ausstellung des SEPA-Lastschrift-Mandates
    • IBAN: 22-stellige IBAN (ab Version 5.1.4 kann die IBAN zur besseren Lesbarkeit mit Leerzeichen eingegeben werden)
    • BIC: international standardisierter Bank-Code 
    • Kommunikation: Auswahl per klicken des   - Buttons öffnen und gewünschten Informationsweg über bevorstehende Lastschrift auswählen

  3.  - Button drücken

    (info)   Ein Abbruch der Aktion ist jederzeit über das Klicken des   - Buttons möglich.

     

    SEPA-Lastschrift-Mandate, deren Gültigkeitsbeginn in der Zukunft liegen, werden bis zum Gültigkeitseintritt zunächst als ungültig angezeigt:

    Mit Beginn der Gültigkeit wird das SEPA-Lastschrift-Mandat automatisch als gültig angezeigt:


 

8. Mandat beenden
  1. Datum der Beendigung des SEPA-Lastschrift-Mandates im Feld Befristet bis eingeben
  2. Datum der Kündigung des SEPA-Lastschrift-Mandates im Feld Gekündigt am eingeben

  3. Button "Speichern" drücken

    Die Beendigung des Mandates kann dem Mitglied mit dem Ausdruck der entsprechenden Vorlage bestätigt werden.

    siehe Arbeitsablauf Ausdruck von Bestätigungen

 

9. Mandat löschen

Ein Mandat kann nur gelöscht werden, solange es noch nicht genutzt wurde, d. h. keine Einzüge mit diesem Mandat vorgenommen wurden.

  1. auf Button "Mandat löschen" klicken
  2. Sicherheitsabfrage-Fenster öffnet sich



  3. Bestätigung mit klicken des Buttons "Ja"

 

10. Dokument hochladen (zum Hinterlegen des dazugehörigen SEPA-Lastschriftmandates)

 

  1. auf Button "Dok. hochladen" klicken
  2. hochzuladenes Dokument (eingescanntes SEPA-Lastschrift-Mandats des Mitgliedes) im Explorer auswählen
  3. auf Button "Öffnen" klicken

  4. Button "Speichern" drücken

    Folgende Markierungen unten rechts in der in der ZV-Maske zeigen an, ob ein Dokument hinterlegt ist oder nicht:

    Dokument hinterlegt:

    kein Dokument hinterlegt:

11. Dokument anzeigen
  1. auf Button "Dok. anzeigen" klicken

  2. Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden

  3. Datei wird als PDF angezeigt

    Das PDF-Dokument kann über die Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden

    (info) Der zu verwendende Drucker muss von den technischen Mitarbeitern zunächst in MIA eingebunden werden, bevor dieser benutzt werden kann.

 

12. Bestätigungen drucken/versenden

Information

Alle hier auswählbaren Schreiben müssen zunächst vom Verein erstellt und in der Administration unter Anwendung > Vorlagen hinterlegt werden.

 

Bestätigung drucken (Versand per Post):

  1. auf Button "Bestätigungen" klicken
  2. folgendes Fenster öffnet sich:


  3. Auswahl des Felds Schreiben mit Klicken des  - Buttons öffnen und zu druckendes Schreiben per Klick auswählen
  4. auf Button "Ausführen" klicken

  5. Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden.

  6. Das PDF-Dokument kann über die Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden.
    Das Dokument wird automatisch in MIA archiviert und ist in der Dokument-Maske jederzeit einseh- und erneut ausdruckbar.

    Der zu verwendende Drucker muss von den technischen Mitarbeitern zunächst in MIA eingebunden werden, bevor dieser benutzt werden kann.

 

Bestätigung versenden (per Email):

  1. auf Button   klicken
  2. folgendes Fenster öffnet sich:


  3. Auswahl des Felds Schreiben mit Klicken des  - Buttons öffnen und zu druckendes Schreiben per Klick auswählen
  4. Häkchen bei anzeigen/öffnen entfernen
  5. Häkchen bei per Mail versenden setzen

  6. Emailadresse auswählen (z. B. Mitglied)

    1. Bestätigungsschreiben können gleichzeitig an mehrere Emailadressen versendet werden.

    2. Auswählbare Emailadressen müssen in MIA in der Personen-Maske hinterlegt sein (Mitglied, Partnermitglied, zugeordnete Person).

  7. Betreff der Email ausfüllen

  8. Text der Email einsetzen

    Beispiel ausgefülltes Formular:

     

     

  9. Button "Ausführen" klicken

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