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| Info |
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Rot markierte Links sind derzeit noch nicht hinterlegt. Die Verlinkung folgt, sobald der entsprechende Ablauf in der Dokumentation erfasst wurde. |
Benutzung der Sortierfunktion in der Beratungen-Übersicht (links)
- Neue Beratung anlegen
- DMB-Beratungsthemen nachträglich ergänzen
- Beratung löschen
- Details zu einer Beratung ausdrucken
- Liste aller Beratungen ausdrucken
- Neues Dokument zur Beratung hochladen
- Metadaten eines Dokuments bearbeiten
- Bestehendes Dokument einer Beratung zuordnen
- Zuordnung von Dokumenten an eine Beratung lösen
- Aufgabe zur Beratung erstellen
- Markierung Schreiben erstellt für Beratung hinterlegen
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- im Feld
Auswahl mit Klick auf Button 
öffnen - gewünschtes Parameter auswählen
Auswahl wird blau hinterlegt und mit Anklicken in das Auswahlfeld übernommen
- Übersicht wird entsprechend des gewählten Parameters geordnet angezeigt
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Sortiermöglichkeiten:
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nach oben
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- gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
- Details zur Beratung werden rechts neben der tabellarischen Übersicht angezeigt
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In der Übersicht aller Beratungen (links) zeigt die Markierung |
an, dass eine Notiz zur Beratung hinterlegt ist. | Anchor | ||
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3. Beratungsnotiz hinterlegen
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- gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
- Details zur Beratung werden rechts neben der tabellarischen Übersicht angezeigt
Eingabe der gewünschten Angaben im Feld Notizen
Das Eindiktieren Das Diktieren von Texten mit Hilfe von Diktiersystemen ist im Eingabefeld möglich.
- mit
abschließen
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Ein Abbruch der Aktion ist jederzeit mit Anklicken des 
- Buttons möglich.
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Variante 2: im Eingabefeld, das über den Link Beratungsnotizen geöffnet wird
- gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
- Link Beratungsnotiz unterhalb des gewählten Termins in der Übersicht Beratungsnotiz in der unteren Liste (links) anklicken
Editierfeld Eingabefeld wird geöffnet: Eingabe des gewünschten Textes
Das Eindiktieren Das Diktieren von Texten mit Hilfe von Diktiersystemen ist im Eingabefeld möglich.
- mit Anklicken durch Klicken des
- Buttons hinterlegenwerden die Änderungen gespeichert
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Ein Abbruch der Aktion ist jederzeit mit Anklicken des |
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4. Neue Beratung anlegen
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Wird ein vergebener Termin im Beratungskalender als wahrgenommen markiert und über den Button |
eine Beratung angelegt, entfällt dieser Arbeitsablauf.- Button
anklicken - Eingabe-Maske öffnet sich
- Hier alle erforderlichen Daten eingeben:
- links: zum Termin (Datum, Titel, Beratungsart und -thema, Mietobjekt, Berater und Beratungsnotiz)
- rechts: zum Anliegen des Mitgliedes (Beratungsthema (DMB))
- mit Anklicken des
- Buttons abschließen - alle Daten sind hiernach in den Details zur Beratung hinterlegt und damit einsehbar
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Ein Abbruch der Aktion ist jederzeit mit Anklicken des |
Anchor Beratung ergaenzen
5. DMB-Beratungsthemen zur Beratung nachträglich ergänzenbearbeiten
- gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
Details zur Beratung werden angezeigt
- Button neben Feld Beratungsthemen (DMB) anklicken um Auswahlzu öffnen
Fenster Beratungsthemen (DMB) ändern öffnet sich
- hier gewünschtes Thema/gewünschte Themen durch Anklicken der jeweiligen Checkbox auswählen
- wenn alle gewünschten Themen ausgewählt sind, mit Anklicken des - Buttons Änderung abschließenspeichern
- Im Feld Beratungsthemen (DMB) sind zum ausgewählten Termin nun die gewünschten Themen hinterlegt.
| Info |
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Ein Abbruch der Aktion ist jederzeit mit Anklicken des |
Anchor Beratung loeschen
6. Beratung löschen
- gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
- Button
anklicken - Fenster mit Sicherheitsabfrage öffnet sich
mit Anklicken des
- Buttons bestätigenInfo 
- Buttons möglich.- Beratung wird gelöscht und aus der Übersichtsliste entfernt
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- gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
- Button
anklicken - Datenblatt wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
über die Druckfunktion ist ein Ausdruck möglich
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8. Liste aller Beratungen ausdrucken
- Button
anklicken - Datenblatt wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
- über die Druckfunktion ist ein Ausdruck möglich
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- gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
- Button
anklicken, um ein Dokument für die gewählte Beratung hochzuladen - Fenster Neues Dokument hochladen öffnet sich
Erstellungs- sowie Eingangdatum Eingangsdatum eingeben
Info
Erstellungsdatum
Im FeldEingangsdatum wird nach dem Öffnen automatisch das aktuelle Tagesdatum angezeigt. Dieses Datum ist jedoch änderbar.
Titel des Dokumentes eingeben
Tip Eine klare und einheitliche Struktur der Namensvergabe an hochgeladene Dateien Dateibezeichnungen von hochgeladenen Dokumenten erleichtert es allen Mitarbeitern, das jeweils gewünschte Dokument bei Bedarf schnell zu finden und aufrufen zu können. siehe auch Tipps zur Vergabe Dokumentennamen
im Feld Dokumentenkategorie Dokumentkategorie durch Anklicken des
Auswahl aller verfügbaren Dokumentenkategorien Dokumentkategorien öffnenInfo Hier auswählbare Dokumentenkategorien Dokumentkategorien müssen zunächst in der Administration unter Anwendung -> Beratungsthemen Dokumentkategorien von jedem Verein selbst angelegt individuell werden.
Jeder Verein kann beliebig viele Dokumentenkategorien Dokumentkategorien hinterlegen.
festlegen
durch Anklicken gewünschte Kategorieauswählen
falls erforderlich Kommentar zum Dokument bzw. Schlagworte oder Bearbeitungshinweise eingeben
ggfs. Aufbewahrungsfrist eingeben
Warning Das Feld Aufbewahrungsfristen wird derzeit vom Programm nicht ausgewertet. Das bedeutet, es gibt keine Funktion im Programm, die die Dokumente nach der eingegebenen Frist löscht.
Inwiefern diese Funktion nachgerüstet wird, ist derzeit in Klärung.
- auf Button
auf Button 
klicken, um Hochladen des gewünschten Dokuments zu initiieren initiieren Explorer-Fenster öffnet sich, über das die gewünschte Datei gesucht und durch Doppelklick ausgewählt werden kann
grünes Häkchen hinter Button Dokument zeigt an, dass Dokument erfolgreich zugewiesen wurde
das Dokument vollständig hochgeladen wurde
- mit Klick auf Button abschließen
- das Dokument ist nun hinterlegt und der gewünschten Beratung zugeordnet
- Anzeige des Dokuments durch Klick auf Link
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Dokumente, die über diese Arbeitsschritte bestimmten Beratungen zugewiesene werden, sind zusätzlich auch in der Dokumente-Maske des Mitgliedes einsehbarHier hochgeladene Dokumente werden auch im Register "Dokumente" angezeigt. |
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10. Metadaten eines Dokuments bearbeiten siehe auch Infobox Was sind Metadaten?
- gewünschtes zugeordnetes Dokument in Übersicht der Beratungen (links) anklicken Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
- Button
anklicken - Fenster zum Bearbeiten der Metadaten öffnet sich
- gewünschte Daten eingeben/ändern
- mit abschließen
| Info |
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Über Anklicken des
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- gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
- Button
anklicken, um der gewählten Beratung ein bereits in der Dokument-Maske hinterlegtes Dokument zuzuordnen - Fenster Bestehendes Dokument zuordnen öffnet sich
- gewünschtes Dokument in Liste durch Anklicken auswählen Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
- Button klicken, um das Dokument zuzuordnen- das zugeordnete Dokument wird in der Übersicht (links) unterhalb der Beratung angezeigt, der dieses zugeordnet wurde
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Über Anklicken des |
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12. Zuordnung von Dokumenten an eine Beratung lösen
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- gewünschtes zugeordnetes Dokument in Übersicht der Beratungen (links unten) anklicken Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
- Button
anklicken, um Zuordnung des Dokumentes zu lösen - Sicherheitsabfrage-Fenster öffnet sich
mit
bestätigenInfo
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Dokument, dessen Zuordnung gelöst wurde, wird nun nicht mehr unterhalb der Beratung angezeigt
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- gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
- Button
anklicken, um eine neue Aufgabe zur gewählten Beratung zu hinterlegen - Fenster Neue Aufgabe anlegen öffnet sich
- Priorität wählen wählbar sich (hoch, normal oder oder gering) wählen
auswählen, für den wen die Aufgabe hinterlegt werden soll
> für Auswahl neben gewünschten Feld (Bearbeiter oder Gruppe) anklicken und Mitarbeiter/Gruppe in Liste per Klick aussuchenauswählen
Info Es ist möglich, Aufgaben für einen einzelnen Bearbeiter oder ODER eine bestimmte Gruppe zu hinterlegen.
Bearbeiter:
- Die Aufgabe wird für einen einzelnen Mitarbeiter hinterlegt und nach Abspeichern in dessen Aufgabenliste angezeigt.
- Auswählbar wählbar sind alle in MIA erfassten Mitarbeiter. (Administration > Mitarbeiter/Nutzer > erfassen)
Es kann keine
Gruppe
zusätzlich zu einem Bearbeiter ausgewählt werden.Gruppe:
- Die Aufgabe wird für einen Gruppe von Mitarbeitern hinterlegt und nach Abspeichern in deren Aufgabenlisten angezeigt.
- Auswählbar wählbar sind alle in MIA erfassten Gruppen. (Administration > Mitarbeiter/Nutzer > Rollen)
- Es kann kein Bearbeiter zusätzlich zu einer Gruppe ausgewählt werden.
Unter dem Punkt Aufgabe auswählen, zu welcher Kategorie die Aufgabe erstellt wird.
Voreinstellung hier: Beratung (weil Aufgabe zu einer Beratung erstellt wird)
Zeitfenster eingeben, in dem die Aufgabe zu erledigen ist
ggfs. Erinnerungsfunktion aktivieren, indem das Häkchen in die Checkbox Erinnerung gesetzt wird
Note Die Erinnerungsfunktion kann nur für Aufgaben genutzt werden, die für einen einzelnen Benutzer angelegt werden.
Bei Gruppen-Aufgaben ist diese Funktion nicht wählbar.im Feld Notiz kurze, prägnante Beschreibung der Aufgabe hinterlegen
- mit Aufgabe erstellen
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Über Anklicken des |
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- gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
Details zur Beratung werden rechts neben der tabellarischen Übersicht angezeigt - Häkchen durch Klick in Checkbox Schreiben erstellt setzen
- - Button anklicken
- Abfragefenster Abfrage öffnet sich
Hinweis: Diese Abfrage wird nur angezeigt, wenn der Parameter "SGBetrag" (unter Administration -> Systemeinstellungen und Konto) einen negativen Wert hat. mit Klick auf
automatisch Schreibgebühr im Mitgliedskonto buchen
Info Wenn keine Schreibgebühr gebucht werden soll, einfach mit Klick auf
- Button abbrechen.
Das Markier-Häkchen in der Checkbox Schreiben erstellt bleibt dennoch gesetzt. Da beim automatischen Einbuchen der Schreibgebühr über diese Funktion keine verschiedenen Beträge wählbar sind, ist dies lediglich für Mietervereine anwendbar, die über nur eine feste Schreibgebühren-Höhe verfügen.