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oben Arbeitsablaeufe Dokumente Maske

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Übersicht Arbeitsabläufe

1. Benutzung der Sortierfunktion in der Dokument-Übersicht (links)

2. Dokument suchen

3. Suchfilter zurücksetzen

4. Dokument einsehen/auswählen

5. Zugeordneten Fall aufrufen

6. Dokument verteilen

7. Dokument verschieben

8. Dokument hochladen

9. Dokument als PDF in separatem Browser-Tab anzeigen

10. Dokument herunterladen
    • Variante 1: Download der Datei im Ursprungsformat über Button
    • Variante 2: Download der Datei als PDF über Button 
      
11. Dokument bearbeiten/online freigeben
12. Dokument duplizieren
13. Aufgabe zum Dokument erstellen
14. Dokument löschen
15. Dokument-Ansicht drehen
16. Dokument drucken

...

1. Benutzung der Sortierfunktion in der Dokument-Übersicht (links)

  In dem Feld oberhalb der Übersicht aller zur Mitgliedschaft erfassten Dokumente, wird angezeigt, nach welchem Parameter geordnet diese aktuell angezeigt werden. Hier können auch andere Filter ausgewählt werden, um die Sortierung der Übersicht zu ändern (z. B. nach Eingangsdatum, nach Mietobjekten o. ä.).

1. im Auswahlfeld Image RemovedImage Added Auswahl mit Klick auf Button _{Image Removed}Button Image Added öffnen
   
   
2. gewünschten Filter auswählen
    Auswahl Auswahl wird farbig hinterlegt und durch Anklicken in das Auswahlfeld übernommen
   Image Removed
   Image Added
    
3. Übersicht wird entsprechend des gewählten Filters geordnet angezeigt

...

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2. Dokument suchen

1. Suchen-Button _{Image Removed}  anklickenButton "Suchen" (Icon Lupe) anklicken
   
   
2. Fenster Dokumente suchen öffnet sich
   Image RemovedImage Added
   
   
3. gewünschte Suchkriterien eingeben (Dokumentkategorie, Titel, Schlagworte, Beratungskategorie)
   Die Recherchefelder "Thema/Titel" und "Schlagworte" suchen nach Enthaltensein.
   Image Removed
   
   

4. mit Anklicken des _{Image Removed} - Buttons des Buttons "Übernehmen" Suche starten
   
   

5. gewünschtes Dokument wird wie folgt angezeigt:

   - Übersicht (links): Dokument-Titel

   - Vorschaufenster (rechts): Dokument-Ansicht

   Info
   Gibt es mehrere Dokumente, die mit den Suchkriterien übereinstimmen, werden in der Übersicht (links) alle in Frage kommenden Dokumente angezeigt. Diese sind durch Anklicken auswähl- und anzeigbar. Die Anzeige des ausgewählten Dokuments erfolgt im Vorschaufenster (rechts). Die Auflistung mehrerer Dateien als Suchergebnis erfolgt automatisch chronologisch nach Eingangsdatum sortiert.

   
   Image RemovedImage Added

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3. Suchfilter zurücksetzen

1. Filter zurücksetzen-Button _{Image Removed} anklickenButton anklicken
   
   

2. Filter wird zurückgesetzt/geleert

   Info
   In der Übersicht werden wieder alle für das Mitglied hinterlegten Dokumente angezeigt.  Die Sortierung erfolgt automatisch nach dem Parameter, das in den Systemeinstellungen unter Dokumente als Standard eingestellt ist.

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4. Dokument anzeigen/auswählen

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt

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2. ausgewähltes Dokument wird im Vorschaufenster (rechts) angezeigt

   Image Removed
   

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5. Zugeordneten Fall aufrufen

Unter der Liste der E-Mails werden in einem separaten Feld die ggf. zugeordneten Fälle aufgelistet. Durch Klick auf den Doppelpfeil wird das Register "Fälle" aufgerufen und die ausgewählte E-Mail direkt in der Fallstruktur angezeigt.

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6. Dokument verteilen

...

 Ein Dokument kann beliebig vielen Mitgliedschaften zusätzlich zugeordnet werden.

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählensiehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen

   
   

2. Button _{Image Removed}Button "Verteilen" anklicken
   
   

3. Fenster zum Verteilen des Dokumentes öffnet sich
   Image RemovedImage Added
   
   
4. Mitgliedsnummer des Mitgliedes im Feld _{Image Removed}Feld "Mitgliedsnr." eingeben, in dessen Datensatz das Dokument auch hinterlegt werden soll
   
   
5. Suche nach MG mit Anklicken des _{Image Removed} -Buttons des Buttons "Prüfen" auslösen
   
   
6. Suchergebnis wird in tabellarischer Übersicht angezeigt (im Bereich Zusätzlich an andere Mitgliedschaft anhängen)
   Image RemovedImage Added
   
   
7. gewünschtes MG in Liste anklicken
    Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
   
   

8. mit Anklicken des _{Image Removed} - Buttons mit Anklicken des Buttons "Übernehmen" Dokument in ausgewählter Mitgliedschaft hinterlegen
   
   

   Info
   In der tabellarischer Übersicht im Bereich Dokument ist folgenden Mitgliedschaften zugeordnet wird angezeigt, welchen Mitgliedschaften das Dokument zugeordnet ist: Image Removed   Image Added

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7. Dokument verschieben

1. Button _{Image Removed}Image Added anklicken
   
   

2. Fenster Dokument verschieben öffnet sich
   Image Removed
   
   
3. Mitgliedsnummer (oder Namen/Firmenbezeichnung) des Mitgliedes eingeben, zu dem das Dokument verschoben werden soll und mit Anklicken des Buttons _{Image Removed}Buttons "Suchen" bestätigen.
   Image Removed
   
   
4. Das gewünschte Mitglied wird nun in der tabellarischen Übersicht angezeigt.
   Image RemovedImage Added
   
   
5. Falls gewünscht Mietobjekt durch Anklicken zuordnen.
    Auswahl Auswahl muss nach Anklicken mit X gekennzeichnet sein.
   Image Removed
   Image Added
   
   
6. Falls gewünscht, Aufgabe bzgl. Bearbeitung des Dokuments für einen einzelnen Mitarbeiter oder eine bestimmte Gruppe hinterlegen.
   Image RemovedImage Added
   
   
7. Vollständig ausgefüllte Maske auf Richtigkeit prüfen .
   Image Removed
   und mit Anklicken des Buttons _{Image Removed}Buttons "Übernehmen" Vorgang abschließen
   
   
8. Das Dokument wird nun in der Dokumente-Maske des Mitglieds angezeigt, zu dem dieses verschoben wurde.
    Alle Alle Metadaten werden beim Verschieben vollständig übernommen.
   Image Removed
   Image Added

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8. Dokument hochladen

1. Button _{Image Removed}Image Added anklicken

   Image Removed

    

2. Fenster Dokument hochladen öffnet sich

   Image RemovedImage Added

    

3. hier alle erforderlichen Daten eingeben:

    

   • Erstellungs- sowie Eingangdatum eingeben

     Info
     Im Feld Erstellungsdatum wird nach dem Öffnen automatisch das aktuelle Tagesdatum angezeigt. Dieses Datum ist jedoch änderbar. Wichtig: In der tabellarischen Übersicht (links in der Dokumente-Maske) wird als Datum zum jeweiligen Dokument immer das Erstellungsdatum angezeigt, NICHT das Eingangsdatum.

      

      

   • Titel des Dokumentes eingeben

     Tip

     Eine klare und einheitliche Struktur der Namensvergabe an hochgeladene Dateien erleichtert es allen Mitarbeitern, das jeweils gewünschte Dokument bei Bedarf schnell zu finden und aufrufen zu können. siehe auch Tipps zur Vergabe Dokumentennamen So kann noch mehr Zeit gespart werden: Über Anklicken des Image Removed Image Added - Buttons können auch fertige Textbausteine einfach per Klick in das Feld eingefügt werden. Diese können hiernach um zusätzliche Angaben vervollständigt werden. Beispiel: Auswahl Textbaustein: "BKA-Belege" Vervollständigung um Jahreszahl "2018" fertiger Text: "BKA-Belege 2018" Jeder Verein kann in der Administration unter Anwendungen > Textbausteine beliebig viele Vorlagen hinterlegen.

      

      

   • im Feld Dokumentenkategorie durch Anklicken des Image RemovedImage Added  Auswahl aller verfügbaren Dokumentenkategorien öffnen und gewünschte durch Anklicken auswählen

     Info
     Hier auswählbare Dokumentenkategorien müssen zunächst in der Administration unter Anwendung > Dokumentkategorien von jedem Verein selbst angelegt werden. Jeder Verein kann beliebig viele Dokumentenkategorien hinterlegen. Die Reihenfolge der Anzeige der Dokumentenkategorien kann mit der Sortierung in der Administration vom Verein festgelegt werden.

     
     Image RemovedImage Added

      

      

   • falls erforderlich Kommentar zum Dokument bzw. Schlagworte oder Bearbeitungshinweise eingeben

     Image RemovedImage Added

   
   
   
4. mit Anklicken der entsprechenden Checkboxen festlegen, ob das Dokument:
   • online vom Mitglied über dessen persönliches Login abrufbar sein soll: _{Image Removed}
   • inhaltlich nicht mehr veränderbar sein soll: _{Image Removed}
   
   
5. auf Button _{Image Removed}Button "Dokument" klicken, um Hochladen des gewünschten Dokuments zu initiieren
   
   

6. Dateiauswahl-Fenster öffnet sich, über das die gewünschte Datei gesucht und durch Doppelklick oder durch Markieren und Klick auf "Öffnen" ausgewählt werden kann

   Image Removed

    

7. grünes Häkchen hinter Button Dokument Button "Dokument" zeigt an, dass Dokument erfolgreich hochgeladen wurde 

   Image RemovedImage Added

    

8. mit durch Klick auf Button _{Image Removed}Button "Speichern" abschließen
   
   

9. das Dokument ist nun in MIA hinterlegt und der gewünschten Dokumentkategorie zugeordnet

   Image RemovedImage Added
   
   

   Info
   title Erläuterung
   Kennzeichner: siehe Was bedeutet welche Kennzeichnung (Icon)? Anzeige von Kommentaren: Dokument durch Anklicken in Übersicht auswählen, Anzeige erfolgt im Feld Kommentar unterhalb der tabellarischer tabellarischen Übersicht

    

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9. Dokument als PDF in separatem Browser-Tab anzeigen

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
   siehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen

    

2. Button _{Image Removed}Button "Auge-Icon" anklicken
   
   

3. Dokument wird als PDF in separatem Browser-Tab angezeigt

...

...

_nach

...

nach _oben

...

Variante 1: Download der Datei im Ursprungsformat über Button_{Image Removed}Button Image Added

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählensiehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen

    

2. Button _{Image Removed}Image Added anklicken, um Download zu starten
   
   

3. Download wird durchgeführt
   
   
4. nach Abschluss wird die Datei im Ursprungsformat je nach Browser und dessen Einstellungen:
   • automatisch geöffnet oder
   • muss durch Anklicken des Dateinamens im Anzeigefenster geöffnet werden
5. Datei steht nun zur Weiterverarbeitung auf dem lokalen PC zur Verfügung

 

_{nach oben} AnchorDownload PDFVariante 2: Download der Datei als PDF über Button _{Image Removed}

gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
siehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen

 

...

 

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Anchor
Metadaten

11. Dokument bearbeiten

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
   siehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen
   

2. Button _{Image Removed}Button "Metadaten des Dokuments bearbeiten" Image Added anklicken

    

3. Fenster Fenster "Dokument bearbeiten" öffnet sich
   Image Removed
   
   

4. gewünschte Daten einsehen oder ggfs. eingeben bzw. ändern, z. B.:

   • Änderung eines Datums

   • textliche Änderung des Titels

   • Änderung der Dokumentkategorie
   • Einfügen/Bearbeiten/Entfernen eines Kommentars
   • Entfernen/Bearbeiten/Hinzufügen von Schlagworten
   • Entfernen/Bearbeiten/Hinzufügen von Bearbeitungshinweisen
   • Setzen/Entfernen der Markierung in Checkbox Online abrufbar  _{siehe Erläuterung Checkboxen}abrufbar
   • Setzen/Entfernen der Markierung in Checkbox finalisiert  _{siehe Erläuterung Checkboxen}finalisiert
   • Zuordnen eines anderen Dokuments
     
     

5. Änderungen mit Anklicken des _{Image Removed} - Buttons "Speichern" hinterlegen

Info
Ein Abbruch der Aktion ist jederzeit über Anklicken des  Image Removed - Buttons des Buttons "Verwerfen" möglich. Eingegebene Änderungen werden nicht abgespeichert.

...

Info
title Erläuterung Checkboxen:
Mit dem Setzen eines Häkchens in den Checkboxen sind folgende Funktionen verbunden: Image RemovedImage Added Das ausgewählte Dokument kann durch das Mitglied über dessen persönliches Login auf der Vereins-Website abgerufen werden. Note title Achtung! Die technischen Voraussetzungen für die Nutzung von persönlichen Logins durch die Mitglieder auf einer Vereins-Website muss zunächst geschaffen werden. Hierfür muss das Zusatz-Modul MIAOnline freigeschaltet werden. Wenn Sie hieran Interesse haben, nehmen Sie bitte Kontakt zu den Mitarbeitern der DES auf oder legen ein Ticket im Zendesk mit der Bestellung an.  Image RemovedImage Added Das ausgewählte Dokument kann nicht mehr nachträglich bearbeitet werden.

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Anchor
Dok duplizieren

12. Dokument duplizieren

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
   siehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen
   
   
2. Button Image RemovedButton Image Added anklicken, um Duplikat vom gewünschten Dokument zu erstellen
   
   
3. Fenster Vorhandenes Dokument duplizieren öffnet sich
   Image Removed
   
   
4. ggfs. Änderungen der Metadaten des Dokuments in der Maske Detailangaben vornehmen
   Image RemovedImage Added
   
   
5. Änderung mit _{Image Removed}mit Button "Speichern" abschließen
   
   

6. ggfs. über Maske Aufgabe erstellen Aufgabe für bestimmten Mitarbeiter oder Gruppe hinterlegen

   Info
   title Information
   Etwaig hinterlegte Aufgaben zum erstellten Duplikat des Dokuments werden in der jeweiligen Aufgabenliste des gewählten Mitarbeiters bzw. der gewählten Gruppe angezeigt.

    

   Image Removed
   Änderung mit _{Image Removed} abschließen
   mit  _{Image Removed} 

    

   Image Added
   
   
7. Änderung mit Button "Speichern" abschließen
   
   
8. mit Button "Schließen" beenden
   
   
9. das Duplikat des gewünschten Dokuments inkl. aller Eingaben/Änderungen ist nun erstellt und in der tabellarischen Übersicht aller Dokumente (linke Seite) aufgeführt
   Image RemovedImage Added

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Aufgabe Dok

13. Aufgabe zum Dokument erstellen

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
   siehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen
   
   
2. Button _{Image Removed}Button Image Added anklicken, um eine neue Aufgabe zum gewählten Dokument zu hinterlegen
   
   
3. Fenster Neue Aufgabe anlegen öffnet sich
   Image RemovedImage Added
   
   
4. Priorität wählen
    wählbar sind hoch, normal oder gering
   
   

5. auswählen, für den welchen Mitarbeiter/Gruppe die Aufgabe hinterlegt werden soll
   > für Auswahl _{Image Removed} neben gewünschten Feld (Bearbeiter oder Gruppe) anklicken und Mitarbeiter/Gruppe in Liste per Klick aussuchen
   Image Removed
   
   

   Info

   Es ist möglich, Aufgaben für einen einzelnen Bearbeiter oder eine bestimmte Gruppe zu hinterlegen. Bearbeiter: Die Aufgabe wird für einen einzelnen Mitarbeiter hinterlegt und nach Abspeichern in dessen Aufgabenliste angezeigt. Auswählbar sind alle in MIA erfassten Mitarbeiter. (Administration > Mitarbeiter/Nutzer > erfassen)  Es Es kann keine Gruppe zusätzlich zu einem Bearbeiter ausgewählt werden. Gruppe: Die Aufgabe wird für einen Gruppe von Mitarbeitern hinterlegt und nach Abspeichern in deren Aufgabenlisten angezeigt. Auswählbar sind alle in MIA erfassten Gruppen. (Administration > Mitarbeiter/Nutzer > Rollen)  Es Es kann kein Bearbeiter zusätzlich zu einer Gruppe ausgewählt werden.

   
   
   

6. Unter dem Punkt Aufgabe auswählen, zu welcher Kategorie die Aufgabe erstellt wird.
    Voreinstellung Voreinstellung hier: Dokumente (weil Aufgabe zu einem Dokument erstellt wird)
   Image Removed
   
   
   
7. Zeitfenster eingeben, in dem die Aufgabe zu erledigen ist
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8. ggfs. Erinnerungsfunktion aktivieren, indem das Häkchen in die Checkbox Erinnerung gesetzt wird
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   Note
   Die Erinnerungsfunktion kann nur für Aufgaben genutzt werden, die für einen einzelnen Benutzer angelegt werden. Bei Gruppen-Aufgaben ist diese Funktion nicht wählbar.

   
   
   

9. im Feld Notiz kurze, prägnante Beschreibung der Aufgabe hinterlegen
   Image Removed
   mit  _{Image Removed}
   
   
10.   Aufgabe mit Button "Speichern" Aufgabe erstellen

 

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Dokument loeschen

14. Dokument löschen

...

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
    siehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen
   
   
2. Button "Dokument löschen" _{Image Removed} anklicken

 

Info
Dokumente können nur von Mitarbeitern gelöscht werden, deren Rolle das entsprechende Recht zugewiesen wurde.

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Ansicht drehen

15. Dokument-Ansicht drehen

Note
Mit dieser Funktion wird die Ansicht lediglich temporär geändert. Die Änderung bleibt bei erneutem Aufrufen des Dokuments nicht erhalten.

...

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
   siehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen
   Image Removed
   
   
2. den Mauszeiger auf der Dokument-Vorschau bewegen, um die Funktionsbuttons einzublenden
   Image RemovedImage Added
   
   

3. Button _{Image Removed}Button 

   _{Image Removed} anklicken, um Dokument-Vorschau zu drehen
   Image Removed
   

   Image Added so oft anklicken, bis gewünschte Ansicht erreicht ist.
   

   Info
   Mit jedem Klick auf diesen Button wird die Dokument-Vorschau um 90 Grad im Uhrzeigersinn gedreht.

    

   Image Removed

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  AnchorDokument drucken

16. Dokument drucken

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