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oben Arbeitsablaeufe Beratungen Maske

Übersicht Arbeitsabläufe

Info
_{Rot markierte Links} sind derzeit noch nicht hinterlegt. Die Verlinkung folgt, sobald der entsprechende Ablauf in der Dokumentation erfasst wurde.

Benutzung der Sortierfunktion in der Beratungen-Übersicht (links)
Details zu Beratung einsehen
Beratungsnotiz hinterlegen
- Variante 1: im Eingabefeld Notizen in den Details zur Beratung
- Variante 2: im Eingabefeld, das über den Link Beratungsnotizen geöffnet wird
Neue Beratung anlegen
DMB-Beratungsthemen nachträglich ergänzen
Beratung löschen
Details zu einer Beratung ausdrucken
Liste aller Beratungen ausdrucken
Neues Dokument zur Beratung hochladen
Metadaten eines Dokuments bearbeiten
Bestehendes Dokument einer Beratung zuordnen
Zuordnung von Dokumenten an eine Beratung lösen
Aufgabe zur Beratung erstellen
Markierung Schreiben erstellt für Beratung hinterlegen

...

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	Sortierfunktion Beratungen

...

In dem Feld oberhalb der Übersicht aller zur Mitgliedschaft erfassten Beratungen, wird angezeigt, nach welchem Parameter geordnet diese aktuell angezeigt werden. Hier können auch andere Parameter ausgewählt werden, um die Sortierung der Übersicht zu ändern (z. B. nach Datum, nach Mietobjekten o. ä.).

im Feld Auswahl mit Klick auf Button öffnen
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gewünschtes Parameter auswählen

Image Added
Übersicht wird entsprechend des gewählten Parameters geordnet angezeigt

...

Sortiermöglichkeiten:

_nach

...

nach _oben

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	Beratungen einsehen

...

gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
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Image Added
Details zur Beratung werden rechts neben der tabellarischen Übersicht angezeigt
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Image Added

Info
In der Übersicht aller Beratungen (links) zeigt die Markierung _{Image Added} an, dass eine Notiz zur Beratung hinterlegt ist. Durch Anklicken von "Beratungsnotiz" in der unteren Liste, wird die Beratungsnotiz in einer größeren Anzeige geöffnet.

_{nach oben}

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	Beratungsnotiz

3. Beratungsnotiz hinterlegen
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Notiz direkt
Variante 1: im Eingabefeld Notizen in den Details zur Beratung
gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
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Link Beratungsnotiz unterhalb des gewählten Termins in der Übersicht (links) anklicken
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Editierfeld wird geöffnet: Hier kann die Beratungsnotiz verfasst werden.
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mit Anklicken des _{Image Removed} - Buttons hinterlegen

...

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Details zur Beratung werden rechts neben der tabellarischen Übersicht angezeigt
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Eingabe der gewünschten Angaben im Feld Notizen
Das Diktieren von Texten mit Hilfe von Diktiersystemen ist im Eingabefeld möglich.

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mit  _{Image Added} abschließen

Ein Abbruch der Aktion ist jederzeit mit Anklicken des _{Image Modified} - Buttons möglich.
_{nach oben}

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Notiz Link

Variante 2: im Eingabefeld, das über den Link Beratungsnotizen geöffnet wird
gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen

Beratungsnotiz in der unteren Liste (links) anklicken

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Eingabefeld wird geöffnet: Eingabe des gewünschten Textes
Das Diktieren von Texten mit Hilfe von Diktiersystemen ist im Eingabefeld möglich.

Image Added

durch Klicken des _{Image Added} - Buttons werden die Änderungen gespeichert

_{nach oben}
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neue Beratung

4. Neue Beratung anlegen Wird
Info
Wird ein vergebener Termin im Beratungskalender
...
als wahrgenommen
...
markiert und
...
über den Button _{Image Modified} eine Beratung angelegt, entfällt dieser Arbeitsablauf.
Button  anklicken

Eingabe-Maske öffnet sich
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Hier alle erforderlichen Daten eingeben:
links: zum Termin (Datum, Titel, Beratungsart und -thema, Mietobjekt, Berater und Beratungsnotiz)
rechts: zum Anliegen des Mitgliedes (Beratungsthema (DMB))
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Image Added

mit Anklicken des _{Image Modified} - Buttons abschließen

...

alle Daten sind hiernach in den Details zur Beratung hinterlegt
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_{nach oben}
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Beratung ergaenzen

5. DMB-Beratungsthemen zur Beratung nachträglich ergänzenbearbeiten
gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
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Details zur Beratung werden angezeigt
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Image Added

- Button neben Feld Beratungsthemen (DMB) anklicken um Auswahlzu öffnen
Fenster Beratungsthemen (DMB) ändern öffnet sich
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hier gewünschtes Thema/gewünschte Themen durch Anklicken der jeweiligen Checkbox auswählen

wenn alle gewünschten Themen ausgewählt sind, mit Anklicken des  - Buttons Änderung abschließenspeichern

Im Feld Beratungsthemen (DMB) sind zum ausgewählten Termin nun die gewünschten Themen hinterlegt.
Image Modified
Info
Ein Abbruch der Aktion ist jederzeit mit Anklicken des _{Image Removed} - Buttons möglich.

_{nach oben}

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Beratung loeschen
6. Beratung löschen
gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
  Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
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Image Added

Button  anklicken

Fenster mit Sicherheitsabfrage öffnet sich
Image RemovedImage Added

mit Anklicken des _{Image Modified} - Buttons bestätigen
InfoEin Abbruch ist mit Anklicken des _{Image Removed}

- Buttons möglich.
Beratung wird gelöscht und aus der Übersichtsliste entfernt

Image RemovedImage Added
_{nach oben}

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Details zu Beratung drucken

...
gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
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Image Added

Button  anklicken

Datenblatt wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
Image RemovedImage Added

über die Druckfunktion ist ein Ausdruck möglich
_{nach oben}

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Beratungen drucken
8. Liste aller Beratungen ausdrucken
Button  anklicken

Datenblatt wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden

über die Druckfunktion ist ein Ausdruck möglich

_{nach oben}
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Dok zur Beratung hochladen

...
gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
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Image Added

Button  anklicken, um ein Dokument für die gewählte Beratung hochzuladen

Fenster Neues Dokument hochladen öffnet sich
Image RemovedImage Added

Erstellungs- sowie Eingangdatum und Titel des Dokumentes Eingangsdatum eingeben
Info

Im Feld
Erstellungsdatum
Eingangsdatum wird nach dem Öffnen automatisch das aktuelle Tagesdatum angezeigt. Dieses Datum ist jedoch änderbar.
In Bezug auf die Wahl des Titels des Dokumentes sollte im Verein eine klare Struktur der Dokumentenablage festgelegt werden, damit durch einheitliche Vergabe von Dokumentennamen die Nutzung für alle Mitarbeiter erleichtert wird.
im Feld Dokumentenkategorie
Titel des Dokumentes eingeben
Tip
Eine einheitliche Struktur der Dateibezeichnungen von hochgeladenen Dokumenten erleichtert es allen Mitarbeitern, das jeweils gewünschte Dokument schnell zu finden. _{siehe auch Tipps zur Vergabe Dokumentennamen}
im Feld Dokumentkategorie durch Anklicken des Auswahl aller verfügbaren Dokumentenkategorien Dokumentkategorien öffnen
Info
Hier auswählbare Dokumentenkategorien Dokumentkategorien müssen zunächst in der Administration unter Anwendung -> Beratungsthemen Dokumentkategorien von jedem Verein selbst angelegt individuell werden.
Jeder Verein kann beliebig viele Dokumentenkategorien Dokumentkategorien hinterlegen.
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durch Anklicken gewünschte Kategorie
festlegen
auswählen

falls erforderlich Kommentar zum Dokument bzw. Schlagworte oder Bearbeitungshinweise eingeben
Aufbewahrungsfrist eingeben
Info
Aufbewahrungsfristen!!!
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auf Button Image RemovedImage Added klicken, um Hochladen des gewünschten Dokuments zu initiieren initiieren

Explorer-Fenster öffnet sich, über das die gewünschte Datei gesucht und durch Doppelklick ausgewählt werden kann
Note
Es können nur Dateien mit folgenden Formaten hochgeladen werden:
pdf, jpg, png, gif, bmp, ???

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Image Added

grünes Häkchen hinter Button Dokument _{Image Removed} zeigt zeigt an, dass Dokument erfolgreich zugewiesen wurde das Dokument vollständig hochgeladen wurde
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mit Klick auf Button _{Image Modified} abschließen

das Dokument ist nun hinterlegt und der gewünschten Beratung zugeordnet
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Image Added

Anzeige des Dokuments durch Klick auf Dokument in der Übersicht wird das Dokument auf der rechten Seite angezeigt und ist so sofort einsehbar.
Image RemovedLink

Info
title Hinweis:
Beratungen über diese Arbeitsschritte zugewiesene Dokumente sind zusätzlich auch in der Dokumente-Maske des Mitgliedes einsehbar.

Hier hochgeladene Dokumente werden auch im Register "Dokumente" angezeigt.
_{nach oben}
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Metadaten

10. Metadaten eines Dokuments bearbeiten

gewünschtes zugeordnetes Dokument in Übersicht der Beratungen (links) anklicken
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
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Image Added

Button  anklicken

Fenster zum Bearbeiten der Metadaten öffnet sich
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Image Added

gewünschte Daten eingeben/ändern

mit Image Modified abschließen

Info
Über Anklicken des _{Image Removed} - Buttons kann die Aktion jederzeit abgebrochen werden.
Eingegebene Daten gehen damit verloren.
_{nach oben}

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Dok zur Beratung zuordnen

11. Bestehendes Dokument einer Beratung zuordnen
_{nach oben}
gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen

Button _{Image Added} anklicken, um der gewählten Beratung ein bereits in der Dokument-Maske hinterlegtes Dokument zuzuordnen

Fenster Bestehendes Dokument zuordnen öffnet sich
Image Added

gewünschtes Dokument in Liste durch Anklicken auswählen

_{Image Added} - Button klicken, um das Dokument zuzuordnen

Anchor
Dok Zuordnung loesen
_{nach oben}
12. Zuordnung von Dokumenten an eine Beratung lösen
Info
Dokumente, deren Zuordnung zu einer bestimmten Beratung gelöst wurde, bleiben dennoch in der Dokumente-Maske in MIA hinterlegt und damit einsehbar.
Das gilt auch für Dokumente, die über die Beratungen-Maske hochgeladen und einer Beratung zuordnet wurden.
gewünschtes zugeordnetes Dokument in Übersicht (links unten) anklicken

Button _{Image Added} anklicken, um Zuordnung des Dokumentes zu lösen

Sicherheitsabfrage-Fenster öffnet sich
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mit _{Image Added} bestätigen

_{nach oben}
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Aufgaben zur Beratung

13. Aufgabe zur Beratung erstellen
gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen

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Button _{Image Added} anklicken, um eine neue Aufgabe zur gewählten Beratung zu hinterlegen

Fenster Neue Aufgabe anlegen öffnet sich
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Priorität (hoch, normal oder gering) wählen

auswählen, für wen die Aufgabe hinterlegt werden soll
> für Auswahl _{Image Added} neben gewünschten Feld (Bearbeiter oder Gruppe) anklicken und Mitarbeiter/Gruppe in Liste per Klick auswählen
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Info
Es ist möglich, Aufgaben für einen einzelnen Bearbeiter ODER eine bestimmte Gruppe zu hinterlegen.
Bearbeiter:
Die Aufgabe wird für einen einzelnen Mitarbeiter hinterlegt und nach Abspeichern in dessen Aufgabenliste angezeigt.
wählbar sind alle in MIA erfassten Mitarbeiter. (Administration > Mitarbeiter/Nutzer > erfassen)
Gruppe:
Die Aufgabe wird für einen Gruppe von Mitarbeitern hinterlegt und nach Abspeichern in deren Aufgabenlisten angezeigt.
wählbar sind alle in MIA erfassten Gruppen. (Administration > Mitarbeiter/Nutzer > Rollen)

Unter dem Punkt Aufgabe auswählen, zu welcher Kategorie die Aufgabe erstellt wird.
Voreinstellung hier: Beratung (weil Aufgabe zu einer Beratung erstellt wird)
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Zeitfenster eingeben, in dem die Aufgabe zu erledigen ist
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ggfs. Erinnerungsfunktion aktivieren, indem das Häkchen in die Checkbox Erinnerung gesetzt wird
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Note
Die Erinnerungsfunktion kann nur für Aufgaben genutzt werden, die für einen einzelnen Benutzer angelegt werden.
Bei Gruppen-Aufgaben ist diese Funktion nicht wählbar.

im Feld Notiz kurze, prägnante Beschreibung der Aufgabe hinterlegen
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mit  _{Image Added} Aufgabe erstellen

_{nach oben}
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Markierung Schreiben erstellt

14. Markierung Schreiben erstellt für Beratung hinterlegen
gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen

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Häkchen durch Klick in Checkbox Schreiben erstellt setzen
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_{Image Added} - Button anklicken

Abfrage öffnet sich
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Hinweis: Diese Abfrage wird nur angezeigt, wenn der Parameter "SGBetrag" (unter Administration -> Systemeinstellungen und Konto) einen negativen Wert hat.

mit Klick auf _{Image Added} automatisch Schreibgebühr im Mitgliedskonto buchen
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Info
Wenn keine Schreibgebühr gebucht werden soll, einfach mit Klick auf _{Image Added} - Button abbrechen.
Das Markier-Häkchen in der Checkbox Schreiben erstellt bleibt dennoch gesetzt.
Da beim automatischen Einbuchen der Schreibgebühr über diese Funktion keine verschiedenen Beträge wählbar sind, ist dies lediglich für Mietervereine anwendbar, die über nur eine feste Schreibgebühren-Höhe verfügen.
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