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anchor oben Dokumente-Maske

Beschreibung Dokumente-Maske

Diese Maske dient der Erfassung und Pflege von Dokumenten zur Person/Mitgliedschaft. Zudem besteht die Möglichkeit, Dokumente weiteren Mitgliedern zuzuordnen, zu verschieben oder zu duplizieren.

Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Funktionen finden Sie hier: Arbeitsabläufe Maske Dokumente

Übersicht über alle für das Mitglied hinterlegten Dokumente inkl. Einsicht

Die Dokumente-Maske als elektronische Akte des Mitgliedes
Wie können Dokumente in der Dokumente-Maske hinterlegt werden?
Informationen zu Dokumentkategorien
- Was ist eine Dokumentkategorie?
- Das ist möglich, wenn verschiedene Dokumentkategorien in MIA hinterlegt sind
Dokument-Vorschau (Standard)
Welche Datei-Formate können in der Dokumente-Maske hinterlegt werden?
Was tun, wenn ein hinterlegtes Dokument in der Vorschau nicht oder nicht korrekt angezeigt wird?

...

Die Dokumente-Maske als

...

Teil der elektronischen Akte des Mitgliedes

In der Dokumente-Maske können alle Unterlagen zur Mitgliedschaft, Beratung oder Organisation hinterlegt werden.

Note

title	Voraussetzung:

Dem jeweiligen Mitarbeiter müssen die entsprechenden Rechte für

das Register Dokumente
die Nutzung bestimmter Buttons (z. B. Löschen)

zugewiesen werden, damit das Register und die Funktionen angezeigt werden und genutzt werden können.

Hier Hier hinterlegte Unterlagen können über die Dokumente-Maske

bearbeitet
heruntergeladen
mit weiteren Mitgliedschaften geteilt (z. B. BKA-Belege mit Gültigkeit für mehrere Mitglieder) _{siehe Hinweise zum Verteilen eines Dokuments}
gedruckt
verschoben
dupliziert
mit Kommentaren versehen
für das Mitglied über den Mitglieder mit aktivem Online-Zugriff mit persönlichem Login Zugang bereitgestellt
gelöscht _{Bitte Hinweise zum Löschen eines Dokumentes beachten!}gelöscht
werden.

Erstellung Erstellung von Aufgaben für Mitarbeiter oder Gruppen zu bestimmten Dokumenten (z. B. bei Posteingang, Prüfung von Rechtsberaterschreiben etc.)

Sortiermöglichkeit beim Hinterlegen von Unterlagen durch Nutzung von Dokument-Kategorien

Damit stellt die Dokumente-Maske die elektronische einen Teil der elektronischen Akte des Mitgliedes dar.

Tip

title	Vorteile:

Eine nahezu papierfreie Aktenführung wird möglich.

Die komplette Kommunikation über alle Kommunikationswege (Brief, Fax, E-Mail) ist über MIA jederzeit einsehbar.

Alle hier hinterlegten Dokumente können über den Dokument-Eingang oder die Beratungen-Maske auch bestimmten Mietobjekten und/oder Beratungen zugeordnet werden. _{siehe Arbeitsablauf Dokument einer Beratung zuordnen}

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anchor Ablauf Hinterlegen Dok

Wie können Dokumente in der Dokumente-Maske hinterlegt werden?

...

Einscannen in zugewiesenen Scanner-Ordner auf lokalem PC, danach manuelles Hochladen über Dokumente-Maske
Einscannen in Dokument-Eingang in MIA, hierüber Verteilung an gewünschtes Mitglied
direktes Einscannen in das gewünschte Mitglied in MIA
NUR NUR bei Nutzung von Scannern möglich, die diese Funktion unterstützen

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Word4MIA
Anzeige von E-Mails und deren Anlagen durch Setzen der entsprechenden Checkbox

anchor Info DokKat

Informationen zu Dokumentkategorien

anchor

Was ist eine DokKatWas ist eine Dokumentkategorie?

Hierbei handelt es sich um eine Art Dateiordner innerhalb der Dokumente-Maske, dem nur ganz bestimmte Dateien zugeordnet werden.

...

Info

title	Dokumentkategorien:

werden vom Verein in der Administration unter Anwendung > Dok.-kategorien selbst angelegt und sind somit frei wählbar.

Unter Administration > Systemeinstellungen kann unter Dokument mit dem Parameter DokTreeArt eingestellt werden, nach welchem Kriterium sortiert die Liste der Dokumente beim Öffnen der Dokumente-Maske DokumenteMaske standardmäßig angezeigt wird.

...

Ab MIA-Version 5.2.3 kann die gewünschte Standardansicht im Register "Dokumente" je Anwender unter "Mein Zugang" individuell eingestellt werden.

anchor mit DokKat

Das ist möglich, wenn verschiedene Dokumentkategorien in MIA hinterlegt sind:

Alle in MIA hinterlegten Dokumente können manuell bzw. automatisch bestimmten Dokumentkategorien zugeordnet werden.

Info

title	Erläuterung:

manuell: beim Hochladen/Einscannen/Zuweisen von Dateien zu einer Mitgliedschaft in den jeweiligen Metadaten des Dokuments

automatisch: bei Erstellung von bestimmten Läufen (Rechnungslauf, Mahnlauf, Ausschlusslauf etc.)
Hierbei werden die Dateien (z. B. die Rechnungen) von MIA automatisch:

nach hinterlegter und administrativ zugewiesener Vorlage für alle betreffenden Mitglieder erstellt
in der administrativ zugewiesenen Dokumentkategorie der einzelnen Mitglieder abgelegt.
_{siehe auch Arbeitsablauf Vorlage für Dokument erstellen}

...

- Unterscheidung von Dateien zu verschiedenen Themengebieten ist möglich
  (z. B. Organisatorisches, Beratungsrelevantes, Finanzen, RSV etc.)
- schnelleres und gezieltes Suchen/Finden von Dateien nach Dokumentkategorie

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AnchorVorschau

Dokument-Vorschau (Standard)

Standard Vorschau:

Info
Hier am Beispiel der Nutzung von Chrome als Web-Browser. Bei Nutzung anderer Web-Browser können die Funktionen möglicherweise differieren.

...

alle Text-Dateien werden als PDF-Vorschau angezeigt _{Ausnahmen siehe Welche Datei-Formate können in der Dokumente-Maske hinterlegt werden?} angezeigt
Ansicht kann gedreht werden (im Uhrzeigersinn)
Zoom-Optionen
Dokument kann:
- über Druck-Funktion ausgedruckt werden
- heruntergeladen werden

...

title	Tipp:

Ist das Zusatz-Modul Office4MIA freigeschaltet, kann auch das beinhaltete Modul PDF-Annotation genutzt werden.

Mit PDF-Annotation umfasst die PDF-Vorschau zahlreiche zusätzliche Funktionen:

...

über Druck-Funktion ausgedruckt werden
heruntergeladen werden

Sollten Sie an der Freischaltung des Zusatz-Moduls Office4MIA (inkl. PDF-Annotation) Interesse haben, nehmen Sie bitte Kontakt zu den Mitarbeitern der DES auf oder legen ein Ticket im Zendesk mit der Bestellung an.

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...

Welche Datei-Formate können in der Dokumente-Maske hinterlegt werden?

Grundsätzlich können alle Datei-Formate in der Dokument-Maske hochgeladen werden, es können nur nicht alle Formate auch korrekt angezeigt dargestellt werden.

Für folgende Datei-Formate können angezeigt kann die Vorschau erstellt werden:
Text-Dateien:	pdf, txt, doc, docx, odt
Bild-Dateien:	jpeg, jpg, bmp, gif, png, tif, tiff
Tabellenkalkulations-Dateien:	xls, xlsx, ods (kleine, einfache Tabellen und nur ein Tabellenblatt)
Präsentations-Dateien:	odp

Info

title	Info

Dateien in den Formaten jpeg, jpg, bmp, pdf und txt können direkt in der Dokumentvorschau (Browserfunktionalität) angezeigt werden. Alle anderen Formate werden vom sog. "Documentconverter" so konvertiert, dass sie als PDF-Vorschau angezeigt werden können.

...

title	Achtung!

...

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...

Was tun, wenn ein

...

Dokument in der Vorschau nicht oder nicht korrekt angezeigt wird?

Manchmal werden in der Dokumente-Maske hinterlegte Dateien nicht oder nicht korrekt im Vorschau-Fenster angezeigt.Grund:
Der sog. PDF-Konverter, der im Hintergrund arbeitet und für alle hochgeladenen Dateien eine PDF-Vorschau erstellt, kann ein Format nicht oder nicht korrekt in eine PDF-Vorschau übertragen. Das betreffende Dokument wird in diesen Fällen nicht bzw. nicht in seiner ursprünglichen Form angezeigt.Aber:
Das hinterlegte Dokument bleibt in seiner ursprünglichen Form trotz der fehlenden bzw. falschen Darstellung erhalten. Das Dokument kann über folgende Wege dennoch in seiner ursprünglichen Form eingesehen angezeigt/geöffnet werden:

Druckvorschau des Browsers nutzen:
Hier wird ein Dokument immer exakt so angezeigt, wie es ausgedruckt wird.
Download-Funktion nutzen:
Hierüber wird das Dokument in seiner ursprünglichen Form auf den eigenen PC heruntergeladen und kann hier mit dem jeweiligem Programm geöffnet werden.

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Alle Dokumente und ggf. E-Mails werden rechts in der Tabelle im sog. "Dokumenttree" aufgelistet. Die folgende Tabelle enthält die Beschreibungen der verwendeten Icons:

...

Im Bereich unter dem Dokumenttree können neue Dokumente hinzugefügt und Angaben zu vorhandenen Dokumenten bearbeitet wird angezeigt, ob und wenn ja welchen Fällen das Dokument zugeordnet ist und es können weitere Fälle zugeordnet werden.

Im darunter liegenden Bereich werden ggf. E-Mail-Anhänge aufgelistet.

Die folgende Tabelle listet alle Buttons und deren Funktionen mit Beschreibung auf:

Icon	Bezeichnung im Tooltip	Beschreibung
Image RemovedImage Added	Verteilen	bis Version 4.0.5 Mit dieser Funktion können Dokumente eines Mitgliedes zusätzlich weiteren Mitgliedschaften angehängt werden. Nach Klick auf den Button Image Removed wird eine neue Maske angezeigt. In der neu geöffneten Maske werden im oberen Bereich das Datum und der Titel des ausgewählten Dokuments angezeigt. Darunter befindet sich ein Rechercheteil nach Mitgliedschaften. Tragen Sie die Mitgliedsnummer der gesuchten Person in das zugehörige Recherchefeld ein und klicken Sie anschließend den Button Image Removed. Um der Person das Dokument anzuhängen, klicken Sie auf den Button Image Removed. Um in die Ausgangsmaske zu gelangen, klicken Sie auf den Button Image Removed.	Wird eine E-Mail mit Anlagen markiert, werden die Anlagen in der Liste "Anhänge" angezeigt und die Checkbox "Anhang in Dokumente anzeigen" kann aktiviert bzw. deaktiviert werden.
	Dokument hochladen	Um ein neues Dokument hochzuladen, betätigen Sie den Button . Zur Auswahl des Dokumentes klicken Sie auf den Button Image RemovedImage Added, navigieren zum gesuchten Dokument und klicken dann auf die Schaltfläche „Öffnen“. Wenn das Dokument erfolgreich hochgeladen wurde, wird links neben dem Button "Dokument" ein grünes Häkchen zur Bestätigung angezeigt Image Removedangezeigt. Mit der Checkbox "Online abrufbar" Image Removed wird gesteuert, ob ein Dokument für ein Onlinemitglied auf den Website angezeigt wird und heruntergeladen werden kann. Mit der Checkbox "finalisiert" Image Removedwird wird gekennzeichnet, dass ein Dokument endgültig fertig ist und kann anschließend inhaltlich nicht mehr verändert werden. Nachdem das Dokument hinzugefügt und alle gewünschten Abgaben eingetragen wurden, klicken Sie auf den Button Image Removed"Speichern".
	Dokument anzeigen	Durch Klick auf den Button wird das markierte Dokument in einem neuen Browsertab geöffnet. So ist es für die Arbeit mit dem Dokument möglich, mehr Inhalt anzuzeigen und weniger scrollen zu müssen.
	an andere Mitgliedschaft anhängen	Dokument verteilen (an andere Mitgliedschaft anhängen) ab Version 5.0.0 Die Funktion "Dokument verteilen" wurde überarbeitet. Durch Klick auf den Button "an andere Mitgliedschaft anhängen" öffnen Sie den entsprechenden Dialog. Durch das Anhängen eines Dokuments an eine weitere Mitgliedschaft, wird für die neue Zuordnung ein eigener Datensatz angelegt, sodass auch "eigene" Metadaten zu jeder Zuordnung gespeichert werden können. Im Dialog "Metadaten bearbeiten" wird eine Liste der Personen angezeigt, denen das Dokument zugeordnet ist. Hinweis: Die Funktion steht aktuell nicht für E-Mails und E-Mail-Anhänge zur Verfügung, daher ist der Button in diesem Fall inaktiv.
	Dokument verschieben	Durch Klick auf den Button "Dokument verschieben" wird das entsprechende Choose geöffnet. Diese Funktion bewirkt das Übertragen eines Dokuments von einer Mitgliedschaft zu einer anderen Mitgliedschaft. Hinweis: Die Freigaben "finalisiert" und "online freigegeben" werden beim Verschieben des Dokuments zurückgesetzt, müssen also ggf. erneut gesetzt werden. Durch Auflösung der Zuordnung zum Mitglied werden ggf. bestehende Bezüge zu Fällen und Fall-Notizen entfernt.
	Dokument herunterladen	Mit dem Button "Dokument herunterladen" wird der Downloaddialog aufgerufen.
	Metadaten des Dokuments bearbeiten	Mit dem Button "Metadaten des Dokuments bearbeiten" wird ein neuer Dialog aufgerufen, in dem die Detailangaben zum Dokument bearbeitet werden können und das Dokument selbst ausgetauscht werden kann.
	Dokument duplizieren	Der Button "vorhandenes Dokument duplizieren" Image Removed ist aktiv, wenn das Modul "Office4MIA" freigeschaltet ist Mit diesem Button können Kopien vom ausgewählten Dokument erstellt werden. Damit lassen sich, bei aktiven Office4MIA-Modul vorhandene Dokumente direkt im Browser als Vorlage öffnen, können angepasst, gespeichert und sofort verschickt oder Online freigegeben werden. Kopien werden immer nur vom Originaldokument erstellt, also nicht von einer Vereinsversion.
	Aufgabe zum Dokument	Mit dem Button "Aufgabe zum Dokument erstellen" lassen sich Aufgaben zu Einzelpersonen oder Gruppen erstellen.
	Dokument löschen	Dokumente werden seit der MIA-Version 3.2.0 nicht mehr physisch gelöscht, sondern mit einem Löschkennzeichen versehen und sind anschließend nur noch im Papierkorb sichtbar und können nicht mehr kopiert (P zu H), verteilt, zugeordnet oder verarbeitet werden. Weiterhin werden gelöschte Dokumente ggf. auch nicht mehr in Fällen oder Fall-Notizen angezeigt. Der Button "Dokument löschen" ist mit einem eigenen Recht versehen und nur aktiv, wenn das Recht "PERSDOKLOE" in der Administration zugeordnet ist.
	Dokument wiederherstellen	Nur Personen denen dieses Recht zugeordnet wurde, können das Gelöschtkennzeichen mit der Funktion "Dokument wiederherstellen" wieder entfernen. Der Button wird nur angezeigt, wenn der Papierkorb geöffnet ist und Dokumente mit dem Löschkennzeichen angezeigt werden.