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oben Arbeitsablaeufe Beratungen Maske

Übersicht Arbeitsabläufe

Info

 Rot markierte Links sind derzeit noch nicht hinterlegt. Die Verlinkung folgt, sobald der entsprechende Ablauf in der Dokumentation erfasst wurde.

 

  1. Benutzung der Sortierfunktion in der Beratungen-Übersicht (links)

  2. Details zu Beratung einsehen

  3. Beratungsnotiz eingebenhinterlegen

  4. Neue Beratung anlegen
  5. DMB-Beratungsthemen nachträglich ergänzen
  6. Beratung löschen
  7. Details zu einer Beratung ausdrucken
  8. Liste aller Beratungen ausdrucken
  9. Neues Dokument zur Beratung hochladen
  10. Metadaten eines Dokuments bearbeiten
  11. Bestehendes Dokument einer Beratung zuordnen
  12. Zuordnung von Dokumenten an eine Beratung lösen
  13. Aufgabe zur Beratung erstellen
  14. Markierung Schreiben erstellt für Beratung hinterlegen



...


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Sortierfunktion Beratungen

...

(info)  In dem Feld oberhalb der Übersicht aller zur Mitgliedschaft erfassten Beratungen, wird angezeigt, nach welchem Parameter geordnet diese aktuell angezeigt werden. Hier können auch andere Parameter ausgewählt werden, um die Sortierung der Übersicht zu ändern (z. B. nach Datum, nach Mietobjekten o. ä.).

  1. im Feld  Auswahl mit Klick auf Button  öffnen
    Image Removed
  2. gewünschtes Parameter auswählen

    Image Added

  3. Übersicht wird entsprechend des gewählten Parameters geordnet angezeigt

 

...

Sortiermöglichkeiten:

nach

...

nach oben

 

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Beratungen einsehen

...

  1. gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
    (info) Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
    Image Removed
    Image Added

  2. Details zur Beratung werden rechts neben der tabellarischen Übersicht angezeigt

    Image Added

Info

In der Übersicht aller Beratungen (links) zeigt die Markierung Image Added an, dass eine Notiz zur Beratung hinterlegt ist. Durch Anklicken von "Beratungsnotiz" in der unteren Liste, wird die Beratungsnotiz in einer größeren Anzeige geöffnet.


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Beratungsnotiz

3. Beratungsnotiz hinterlegen

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Notiz direkt
Variante 1: im Eingabefeld Notizen in den Details zur Beratung

  1. gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen


    Image Added

  2. Details zur Beratung werden rechts neben der tabellarischen Übersicht angezeigt
    Image Removed
    Image Added

  3. Eingabe der gewünschten Angaben im Feld Notizen
    (tick)     Das Diktieren von Texten mit Hilfe von Diktiersystemen ist im Eingabefeld möglich.

    Image Added

  4. mit  Image Added  abschließen

 

Ein Abbruch der Aktion ist jederzeit mit Anklicken des Image Added - Buttons möglich.

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Notiz Link

Variante 2: im Eingabefeld, das über den Link Beratungsnotizen geöffnet wird

  1. gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen

  2. Beratungsnotiz in der unteren Liste (links) anklicken


    Image Added


  3. Eingabefeld wird geöffnet: Eingabe des gewünschten Textes

    (tick) Das Diktieren von Texten mit Hilfe von Diktiersystemen ist im Eingabefeld möglich.


    Image Added

  4. durch Klicken des Image Added - Buttons werden die Änderungen gespeichert

 

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neue Beratung

34. Neue Beratung anlegen

Info

Wird ein vergebener Termin im Beratungskalender als wahrgenommen markiert und über den Button Image Added  eine Beratung angelegt, entfällt dieser Arbeitsablauf.

  1. Button Image Added anklicken

  2. Eingabe-Maske öffnet sich
    Image Added

  3. Hier alle erforderlichen Daten eingeben:
    • links: zum Termin (Datum, Titel, Beratungsart und -thema, Mietobjekt, Berater und Beratungsnotiz)
    • rechts: zum Anliegen des Mitgliedes (Beratungsthema (DMB))

    Image Added

  4. mit Anklicken des Image Added  - Buttons abschließen

  5. alle Daten sind hiernach in den Details zur Beratung hinterlegt
    Image Added

 

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Beratung ergaenzen

45. DMB-Beratungsthemen zur Beratung nachträglich ergänzen

 

  

bearbeiten

  1. gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen

    Image Added

  2. Image Added - Button neben Feld Beratungsthemen (DMB) anklicken um Auswahlzu öffnen


  3. hier gewünschtes Thema/gewünschte Themen durch Anklicken der jeweiligen Checkbox auswählen
    Image Added

  4. mit Anklicken des Image Added - Buttons Änderung speichern

  5. Im Feld Beratungsthemen (DMB) sind zum ausgewählten Termin nun die gewünschten Themen hinterlegt.
    Image Added


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Beratung loeschen

56. Beratung löschen

  1. gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen

    Image Added

  2. Button Image Added anklicken

  3. Fenster mit Sicherheitsabfrage öffnet sich
    Image Added

  4. mit Anklicken des Image Added - Buttons bestätigen

     

  5. Beratung wird gelöscht und aus der Übersichtsliste entfernt

    Image Added

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Details zu Beratung drucken

67. Details zu einer Beratung ausdrucken

  1. gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen

    Image Added

  2. Button Image Added anklicken

  3. Datenblatt wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
    Image Added

  4. über die Druckfunktion ist ein Ausdruck möglich

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Beratungen drucken

78. Liste aller Beratungen ausdrucken

  1. Button Image Added anklicken

  2. Datenblatt wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
    Image Added

  3. über die Druckfunktion ist ein Ausdruck möglich


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Dok zur Beratung hochladen

89. Neues Dokument zur Beratung hochladen

  1. gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen

    Image Added

  2. Button Image Added anklicken, um ein Dokument für die gewählte Beratung hochzuladen

  3. Fenster Neues Dokument hochladen öffnet sich
    Image Added


  4. Erstellungs- sowie Eingangsdatum eingeben

    Im Feld Eingangsdatum wird nach dem Öffnen automatisch das aktuelle Tagesdatum angezeigt. Dieses Datum ist jedoch änderbar. 

     

  5. Titel des Dokumentes eingeben

    Tip

     Eine einheitliche Struktur der Dateibezeichnungen von hochgeladenen Dokumenten erleichtert es allen Mitarbeitern, das jeweils gewünschte Dokument schnell zu finden. siehe auch Tipps zur Vergabe Dokumentennamen

  6. im Feld Dokumentkategorie durch Anklicken des Image Added  Auswahl aller verfügbaren Dokumentkategorien öffnen

    Info

    Dokumentkategorien müssen zunächst in der Administration unter Anwendung -> Dokumentkategorien von jedem Verein individuell werden.

    (thumbs up) Jeder Verein kann beliebig viele Dokumentkategorien hinterlegen.

  7. durch Anklicken gewünschte Kategorie auswählen

  8. falls erforderlich Kommentar zum Dokument bzw. Schlagworte oder Bearbeitungshinweise eingeben

  9. auf Button Image Added klicken, um Hochladen des gewünschten Dokuments zu initiieren

  10. Explorer-Fenster öffnet sich, über das die gewünschte Datei gesucht und durch Doppelklick ausgewählt werden kann

    Image Added

     

  11. grünes Häkchen hinter Button Dokument zeigt an, dass das Dokument vollständig hochgeladen wurde

    Image Added


  12. mit Klick auf Button Image Added abschließen

  13. das Dokument ist nun hinterlegt und der gewünschten Beratung zugeordnet

    Image Added

  14. Anzeige des Dokuments durch Klick auf Link

 

Info
titleHinweis:

Hier hochgeladene Dokumente werden auch im Register "Dokumente" angezeigt.

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Metadaten

910. Metadaten eines Dokuments bearbeiten

  1. gewünschtes zugeordnetes Dokument in Übersicht der Beratungen (links) anklicken
    (info)  Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
    Image Removed

    Image Added

  2. Button  anklicken

  3. Fenster zum Bearbeiten der Metadaten öffnet sich
    Image Removed
    Image Added

  4. gewünschte Daten eingeben/ändern

  5. mit Image Modified abschließen

 

Info

Über Anklicken des Image Removed - Buttons kann die Aktion jederzeit abgebrochen werden.

(warning) Eingegebene Daten gehen damit verloren.

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Dok zur Beratung zuordnen

1011. Bestehendes Dokument einer Beratung zuordnen

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  1. gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen

  2. Button Image Added anklicken, um der gewählten Beratung ein bereits in der Dokument-Maske hinterlegtes Dokument zuzuordnen

  3. Fenster Bestehendes Dokument zuordnen öffnet sich
    Image Added

  4. gewünschtes Dokument in Liste durch Anklicken auswählen

  5. Image Added - Button klicken, um das Dokument zuzuordnen

 

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Dok Zuordnung loesen
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12. Zuordnung von Dokumenten an eine Beratung lösen

Info

Dokumente, deren Zuordnung zu einer bestimmten Beratung gelöst wurde, bleiben dennoch in der Dokumente-Maske in MIA hinterlegt und damit einsehbar.
Das gilt auch für Dokumente, die über die Beratungen-Maske hochgeladen und einer Beratung zuordnet wurden.

  1. gewünschtes zugeordnetes Dokument in Übersicht (links unten) anklicken


  2. Button Image Added anklicken, um Zuordnung des Dokumentes zu lösen

  3. Sicherheitsabfrage-Fenster öffnet sich
    Image Added

  4. mit Image Added  bestätigen


 

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Aufgaben zur Beratung

1213. Aufgabe zur Beratung erstellen

  1. gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen

    Image Added

  2. Button Image Added anklicken, um eine neue Aufgabe zur gewählten Beratung zu hinterlegen

  3. Fenster Neue Aufgabe anlegen öffnet sich
    Image Added

  4. Priorität (hoch, normal oder gering) wählen

  5. auswählen, für wen die Aufgabe hinterlegt werden soll
    > für Auswahl Image Added neben gewünschten Feld (Bearbeiter oder Gruppe) anklicken und Mitarbeiter/Gruppe in Liste per Klick auswählen

    Image Added

    Info

    Es ist möglich, Aufgaben für einen einzelnen Bearbeiter ODER eine bestimmte Gruppe zu hinterlegen.

    Bearbeiter:

    • Die Aufgabe wird für einen einzelnen Mitarbeiter hinterlegt und nach Abspeichern in dessen Aufgabenliste angezeigt.
    • wählbar sind alle in MIA erfassten Mitarbeiter. (Administration > Mitarbeiter/Nutzer > erfassen)

    Gruppe:

    • Die Aufgabe wird für einen Gruppe von Mitarbeitern hinterlegt und nach Abspeichern in deren Aufgabenlisten angezeigt.
    • wählbar sind alle in MIA erfassten Gruppen. (Administration > Mitarbeiter/Nutzer > Rollen)

     

     

  6. Unter dem Punkt Aufgabe auswählen, zu welcher Kategorie die Aufgabe erstellt wird.
    (info) Voreinstellung hier: Beratung (weil Aufgabe zu einer Beratung erstellt wird)
    Image Added

  7. Zeitfenster eingeben, in dem die Aufgabe zu erledigen ist

    Image Added

     

  8. ggfs. Erinnerungsfunktion aktivieren, indem das Häkchen in die Checkbox Erinnerung gesetzt wird

    Image Added

    Note

    Die Erinnerungsfunktion kann nur für Aufgaben genutzt werden, die für einen einzelnen Benutzer angelegt werden.
    (minus) Bei Gruppen-Aufgaben ist diese Funktion nicht wählbar.

     

     

  9. im Feld Notiz kurze, prägnante Beschreibung der Aufgabe hinterlegen

    Image Added

  10. mit  Image Added  Aufgabe erstellen

 

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Markierung Schreiben erstellt

14. Markierung Schreiben erstellt für Beratung hinterlegen

  1. gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen

    Image Added


  2. Häkchen durch Klick in Checkbox Schreiben erstellt setzen
    Image Added

  3. Image Added - Button anklicken

  4. Abfrage öffnet sich
    Image Added

    Hinweis: Diese Abfrage wird nur angezeigt, wenn der Parameter "SGBetrag" (unter Administration -> Systemeinstellungen und Konto) einen negativen Wert hat.

  5. mit Klick auf Image Added automatisch Schreibgebühr im Mitgliedskonto buchen

    Image Added

     

    Info

    Wenn keine Schreibgebühr gebucht werden soll, einfach mit Klick auf Image Added - Button abbrechen.
    Das Markier-Häkchen in der Checkbox Schreiben erstellt bleibt dennoch gesetzt.

    (warning) Da beim automatischen Einbuchen der Schreibgebühr über diese Funktion keine verschiedenen Beträge wählbar sind, ist dies lediglich für Mietervereine anwendbar, die über nur eine feste Schreibgebühren-Höhe verfügen.

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