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Beschreibung der Seite

Änderungsmöglichkeiten der Mitgliedsdaten

 

mögliche Änderungen:

  • persönliche Daten
  • Kontaktdaten
  • Postanschrift
  • Weitere Daten
  • Memofeld zur Person
  • zusätzliche Informationen
  • sonstige Funktionen

 

...

titleInfo:

Hier werden immer die Angaben der Person (H, P, L) angezeigt, die über die Info-Maske ausgewählt wurde

...

.

 

Note
titleHinweise:

Bei Änderungen, die nach telefonischer Information des Mitgliedes vorgenommen werden sollen, ist aus Datenschutzgründen eine Verifizierung der anrufenden Person anzuraten. Verifizieren kann sich das Mitglied zum einen durch die Nennung der Mitgliedsnummer. Ist dies nicht möglich, kann eine Ersatzdatenabfrage erfolgen, um sicherzustellen, dass es sich beim Anrufer um das Mitglied selbst handelt. Hierbei wird das Mitglied aufgefordert, mindestens drei sensible Daten zu nennen (z. B. vollständiger Name, Geburtsdatum, hinterlegte Adresse). Hilfestellungen durch den Mitarbeiter sollten nicht erfolgen.

...

Anchor
persoenliche-Daten

persönliche Daten

(info)  Hier sind folgende persönliche Daten zum Mitglied hinterlegt, die an dieser Stelle auch geändert werden können:

  • Name der Firmader Firma

  • Rechtsform Rechtsform (muss angegeben werden, wenn das Modul "Gerichtliches Mahnverfahren" verwendet wird)

  • Anrede
  • Name, Vorname

    Note
    titleACHTUNG!

    Da eine Änderung des Namens (z. B. bei Heirat) Auswirkungen auf mögliche Verwaltungsabläufe (z. B. EMA-Anfragen) hat, kann vor einer entsprechenden Änderung in den Mitgliedsdaten auch ein Nachweis (z. B. Vorlage Ausweis, Zusendung einer Ausweiskopie o. ä.) vom Verein angefordert werden.

    Auf Grund der juristischen Auswirkungen einer Namensänderung wird in MIA eine solche stets protokolliert. Das Protokoll zur jeweiligen Mitgliedschaft ist über den Button mit dem Smiley-Icon (im senkrechten Menü rechts) möglich.

  • Titel
  • Geburtsdatum

  • Geschlecht des Geschlecht des Mitgliedes
  • PersonID.

    Info

    Jeder Person, die in MIA erfasst wird, wird bei Erfassung eine PersonID zugeordnet, die hier einsehbar ist. PersonIDs sind grundsätzlich nicht änderbar.


     

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AnchorKontaktdaten

Kontaktdaten

(info)  Hier sind folgende Kontaktdaten des Mitgliedes hinterlegt, die an dieser Stelle auch geändert werden können:

  • Telefonnummern (privat, mobil, dienstlich)

  • Faxnummer

  • E-Mail-Adresse

  • Auswahl der bevorzugten Kommunikationsart (Brief, E-Mail, Online-Portal etc.)

  • Eingabemöglichkeit der bevorzugten Anrufzeiten

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AnchorPostanschrift

Postanschrift

(info)  Hier ist die Postadresse des Mitgliedes inkl. evtl. erfasster Adresszusätze hinterlegtAdresszusätze hinterlegt, an  an die standardmäßig jegliche Post zugestellt wird. Änderungen sind an dieser Stelle möglich.

(warning)  Die Postadresse kann von der Adresse des hinterlegten Mietobjektes abweichen. Das Mietobjekt ist die Adresse, die für die Rechtsberatung und ggfs. die Rechtsschutzversicherung relevant ist. Eine  Eine vom Mietobjekt abweichende Postadresse kann zum kann zum Beispiel bei längeren Auswärtsaufenthalten des Mitgliedes eingetragen werden (z. B. bei einer Kur).

 (lightbulb)  Über  Über den   - Button ("Adresse in Google Maps anzeigen..." rechts neben dem Ort) kann die eingetragene Adresse in Google-Maps angezeigt werden.

Info

Bei der Aufnahme von Adressdaten sollte stets beachtet werden, dass:

  • evtl. existierende Hausnummer-Zusätze abgefragt werden (z. B. 2a)
  • Ortsteile als Adresszusatz aufgenommen werden
  • abgefragt wird, ob der eigene Name am Briefkasten/Klingelschild steht
    (warning) Abweichende Namen können im Feld Adresszusatz mit der Markierung c/o aufgenommen werden (siehe Screenshot).Image Removed
Warning

Änderungen der Adresse, die in dieser Maske durchgeführt werden, führen nicht zu Änderungen hinsichtlich der Adresse des Mietobjektes! Daher ist bei einem tatsächlichen Umzug Mitgliedes die neue Adresse ausschließlich in der "Mietobjekt"-Maske über den Button "Umzug" vorzunehmen.

Das gilt unabhängig davon, ob für das Mitglied eine Rechtsschutzversicherung hinterlegt ist, oder nicht.

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Anchorweitere Daten 

Weitere Daten

(info)  Hier können in Bezug auf das Mitglied vertretungsberechtigte Personen inkl. deren Stellung (z. B. gesetzlicher Vertreter, Mutter, Jugendamt o. ä.) eingegeben werden (z. B. bei Vormundschaft, gesetzlich bestellter Betreuung etc.).

Note

Ist eine Vertretungsber. Person an dieser Stelle in MIA angegeben, hat dies Auswirkungen auf die Durchführung des gerichtlichen Mahnverfahrens über MIA.
Wird keine Stellung des Vertreters angegeben, kann ein gerichtliches Mahnverfahren über MIA nicht durchgeführt werden. Es kommt zu einer Fehlermeldung.

 

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AnchorMemo 

Memofeld zur Person

(info)  Memofeld für besonders wichtige Informationen zur Person (z. B. Hinweise zur Vermeidung von Verwechslungen hinsichtlich des Verwandtschaftsgrades von Haupt- und Partnermitglied o. ä.).

Note

Beim Hinterlegen eines Memotextes sollte darauf geachtet werden, dass dieser wie folgt verfasst wird:

  • kurz
  • aussagekräftig
  • sachlich.

Tipp: Auf wertende Aussagen sollte aus Sachlichkeitsgründen grundsätzlich verzichtet werden.

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AnchorZusatzinfo 

zusätzliche Informationen (einsehbar/anklickbar)

...

1. oberer Bereich der "Person"-Maske

  • Schutz der Personendaten gewünscht:
    Häkchen setzen, wenn absoluter Schutz der Personendaten (über den üblichen Datenschutz hinaus) vom Mitglied gewünscht wird
    (lightbulb) evtlevtl. entsprechende Memo unter Angabe des Grundes verfassen, weshalb der Schutzstatus hinterlegt wurde (z. B. Missbrauch mgl. durch unbefugte Dritte etc.)

    Info

    Mitgliedschaften, die mit Schutz der Personendaten gewünscht markiert wurden, werden in der Kopfzeile mit gekennzeichnet. Der Schriftzug Schutz der Personendaten gewünscht wird zusätzlich rot angezeigt.


  • Aufnahmesperre:
    anwendbar z. B. nach Ausschluss wegen offener Beiträge

    Info

    Mitgliedschaften, die mit Aufnahmesperre markiert wurden, werden in der Kopfzeile mit dem Icon gekennzeichnet. Der Schriftzug Aufnahmesperre wird Aufnahmesperre wird zusätzlich rot angezeigt.

...

Note
titleACHTUNG:

Beide Felder (Schutz der Personendaten gewünscht und Aufnahmesperre) sind optional durch manuelles Setzen eines Häkchens nutzbar und haben eine reine Markierfunktion. Es ist kein Automatismus hinterlegt und das Setzen des Häkchens hat keine Auswirkungen auf den Programmablauf.

VORTEIL: Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften, die über dieses Feld markiert wurden, aufgerufen und in eine Excel-Liste exportiert werden.

...

2. mittlerer Bereich der "Person"-Maske

  • Adresse ungültig:
    manuelle Nutzung:
    Häkchen setzen nach Eingang von Postrückläufern

    automatisierte Nutzung:
    Häkchen wird automatisch gesetzt, wenn bei der Verarbeitung einer in MIA hochgeladenen Postrückläuferdatei der entsprechende Button betätigt wird, dass die betreffende Adresse als ungültig markiert werden soll.

    Note


    Wenn eine Adresse als ungültig markiert ist, erfolgt für dieses Mitglied:

    • keine Erstellung automatisch generierter Schreiben (Mahnung, Rechnung etc.)
    • kein Versand der Mieterzeitung.
    (lightbulb)

    VORTEILE:

    • Durch diese Markiermöglichkeit können zusätzliche Postrückläufer und damit unnötige Portokosten vermieden werden.
    • Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften, die über dieses Feld markiert wurden, aufgerufen und in eine Excel-Liste exportiert werden.
    (info)

    Mitgliedschaften, die mit Adresse ungültig markiert wurden (manuell oder automatisch), werden in der Kopfzeile mit Image Modified gekennzeichnet.

 

  • EMA:
    Anwendungsmöglichkeit bei Mitgliedern, für die eine EMA-Anfrage versendet wurde oder versendet werden soll

    NoteDiese Markiermöglichkeit kann optional durch manuelles Setzen eines Häkchens genutzt werden.

    Es ist kein Automatismus hinterlegt und das Setzen des Häkchens hat keine Auswirkungen auf den Programmablauf.

    VORTEIL:

    Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften, die über dieses Feld markiert wurden, aufgerufen und in eine Excel-Liste exportiert werden.

     

 

3. rechter Bereich der "Person"-Maske

  • Zuordnung einer Kontaktart zu einer in MIA erfassten Person/Firma
    • Darlehensgeber (nur bei aktiven Modul "Bauanteile")
    • Hausverwaltung
    • Vermieter
    • Anwalt
    • Kontakt (z. B. bevollmächtigte, beauftragte Person)
    • Mitarbeiter
    • Berater

 

Info

Bei Anlegen einer Person (z. B. bevollmächtigte Person, Vermieter, etc.) oder einer Firma (z. B. Hausverwaltung, etc.) kann bereits angegeben werden, um welche Art des Kontaktes es sich genau handelt. In diesem Fall ist der Haken in dem zutreffenden Feld auf der rechten Seite der Person-Maske bereits vorhanden.

Es kann hier jedoch auch nachträglich eine entsprechende Zuordnung erfolgen. siehe Arbeitsablauf Mitglied/Person/Firma klassifizieren

VORTEIL: Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften aufgerufen und in eine Excel-Liste exportiert werden, die über die Felder Hausverwaltung, Anwalt oder Kontakt markiert wurden.

 

  • Newsletter

    Hier kann markiert werden, ob das Mitglied den Bezug eines etwaig vom Verein angebotenen Newsletters gebucht hat.

    NoteDiese Markiermöglichkeit kann optional durch manuelles Setzen eines Häkchens genutzt werden.

    Es ist kein Automatismus hinterlegt und das Setzen des Häkchens hat keine Auswirkungen auf den Programmablauf.

    VORTEIL:

    Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften, die über dieses Feld markiert wurden, aufgerufen und in eine Excel-Liste exportiert werden.

     

 

4. unterer Bereich der "Person"-Maske

  • Ehrung verliehen (inkl. Datumsangabe)

    NoteDiese Markiermöglichkeit kann optional durch manuelles Setzen eines Häkchens genutzt werden.

    Es ist kein Automatismus hinterlegt und das Setzen des Häkchens hat keine Auswirkungen auf den Programmablauf.

    VORTEIL:

    Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften, die über dieses Feld markiert wurden, aufgerufen und in eine Excel-Liste exportiert werden.

...

  •  

anchor 

Buttonssonstige Funktionen


Über diesen Button wird eine Übersicht aller Aufgaben zur Mitgliedschaft geöffnet.
(info) Wurde eine oder mehrere Aufgabe/n für eine Person angelegt, ist der Datensatz in der Kopfzeile mit dem Image Removed- Symbol gekennzeichnet.

Einsehbar sind hier:

  • Priorität der Aufgabe (Image Removed - gering, Image Removed - normal, Image Removed - hoch)
  • Art der Aufgabe (Allgemein, Mitgliedschaft, Finanzen, Rückruf etc.)

  • ButtonFunktion
    SpeichernAbspeichern von Änderungen
    Kennzeichner...

    Über diesen Button kann die Zuordnung von Symbolen als Kennzeichnung bzgl. einer Person erfolgen.
    Die Zuordnung mehrerer Kennzeichner für eine Person ist möglich.

    In der Erweiterten Suche können Mitgliedschaften nach Personen-Kennzeichnern gefiltert werden.

    info

    Hinweis:

    Die als Personen-Kennzeichner zur Auswahl stehenden Symbole müssen zunächst vom Verein festgelegt und in der Administration unter Anwendung - Knz. Personen hinterlegt werden.
    Alle Vereine können beliebig viele Kennzeichner hinterlegen.

    (warning)

    Wichtig!

    1. Die Vorgaben des Datenschutzes sind zu beachten.
    2. Beim Hochladen von Bildern und Icons auf Urheberrechte achten!

     

    Mitgl. anlegen...

    Mit dieser Funktion kann einer bereits erfassten Person eine neue Mitgliedschaft zugeordnet werden.

      siehe Arbeitsablauf Mitgliedschaft erfasster Person zuordnen  

     
    Info

    Die hier auswählbaren Aufgabenarten müssen zunächst über Administration - Anwendung - Aufgabenarten in MIA hinterlegt worden sein. Hier gibt es voreingestellte Aufgabenarten, die von jedem Verein um beliebig viele Aufgabenarten erweitert werden können.

  • Status der Aufgabe (Neu, Erl.)
  • Datum und Uhrzeit des Beginns und des Zeitpunktes, bis zu dem die Aufgabe zu erledigen ist
  • zugeordnete Dokumente (Markierung wenn Dok. hinterlegt: Image Removed)
  • Bearbeiter bzw. Gruppe, die diese Aufgabe erledigen soll

    NoteEine Aufgabe kann nur entweder einem einzelnen Bearbeiter oder einer Gruppe zugewiesen werden.
    Gruppen sind Rollenprofile mit speziell zugewiesenen Rechten, die bestimmten Mitarbeitern über Administration - Mitarbeiter/Nutzer - Nutzer in Rolle zugeordnet werden können.
    Arbeitsablauf Rollenprofile als Gruppe für den Bereich Aufgaben auswählbar machen
    Die Aufgabe wird beim ausgewählten Mitarbeiter bzw. der ausgewählten Gruppe in der Aufgabenliste aufgeführt.
  • Die Aufgabenliste ist über Button "Aufgaben" (oberster Auswahlbereich von MIA) für jeden Mitarbeiter abrufbar.
  • Angezeigt werden alle Aufgaben, die dem Mitarbeiter selbst oder aber einer Gruppe, zu der der Mitarbeiter gehört, zugewiesen wurden.
  • Die Zahl in Klammern zeigt die Anzahl der offenen Aufgaben an.

    (lightbulb) Das Anlegen neuer Aufgaben bzgl. der aufgerufenen Person ist an dieser Stelle auch möglich. siehe Arbeitsablauf Anlegen Aufgaben

    Image Removed

    Etikett erst.

    Über diesen Button kann ein Etikett mit Namens- und Adressdaten des Hauptmitgliedes ausgedruckt werden.
    (info) Der Ausdruck ist mit oder ohne Mitgliedsnummer möglich. Arbeitsablauf Etikett erstellen

    (lightbulb) Die Vorlage für das Etikett ist in der Administration unter Anwendung > Vorlagen an die jeweiligen Vereinsanforderungen anpassbar.

    Image Removed

    Über diesen Button wird eine chronologische Übersicht aller vorgenommenen Änderungen bzgl. der Mitgliedschaft inkl. Angabe des Users, der Änderung vorgenommen hat, angezeigt.

    Info
    1. Eingrenzungsmöglichkeit nach Themen über Auswahlfeld
    2. Das Protokoll kann über den Button Image Removed in Excel geöffnet werden. Arbeitsablauf Protokoll einsehen/exportieren

    (warning) Eingaben/Änderungen im Mitgliedskonto werden im Protokoll nicht aufgeführt! Diese sind in der Konto-Maske zur jeweiligen Buchung über den Image Removed- Button einsehbar.

    Image Removed

     

    Zuordnungen

    Über diesen Button kann eine Übersicht aller Zuordnungen, die zur aufgerufenen Person für andere Mitgliedschaften hinterlegt sind
    (als abweichender Kontoinhaber, gesetzlicher Vertreter, Vermieter usw.), aufgerufen werden.

     

    Image RemovedLöschen

    Löschen der ausgewählten Person siehe Arbeitsablauf Person löschen

    Image Removed

     

    Datenauskunft

    Mit dieser Funktion kann mit nur einem Klick eine umfassende Datenauskunft für jede erfasste Person erstellt werden.
    Dokumentiert werden in dieser Übersicht sämtliche Daten, die in MIA zur betreffenden Person gespeichert sind.
    (warning) Ausgenommen sind lediglich die Inhalte von Memo-Feldern.

    info

     

    titleInformation

    Eine Datenauskunft ist laut DSGVO für anfragende Personen:

    • in elektronisch lesbarer Form
    • innerhalb von 4 Wochen

    zu erstellen und umfasst alle schriftlich oder elektronisch erfassten Daten.

     

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    Arbeitsabläufe innerhalb der Seite

     

     

    ...

    Übersicht Arbeitsabläufe

     

    1. Änderung persönlicher Daten
    2. Zuordnung vertretungsberechtigter Person
    3. Memo verfassen
    4. besonderen Schutz der Personendaten markieren
    5. Aufnahmesperre markieren
    6. Adresse als ungültig markieren
    7. Markierung bei erfolgter bzw. zu erfolgender EMA-Anfrage setzen
    8. Markierung bei Ehrenverleihung
    9. Mitglied/Person/Firma klassifizieren
    10. Empfang Newsletter markieren
    11. Person kennzeichnen/Kennzeichner entfernen
    12. erfasste Person als Mitglied anlegen
    13. Aufgaben erstellen/löschen
    14. Etikett erstellen
    15. Protokoll einsehen/exportieren
    16. Übersicht aller Zuordnungen der Person in anderen Mitgliedschaften
    17. Person löschen
    18. Datenauskunft für Mitglied erstellen

      AnchorAenderung Personendaten

    1. Änderung der Daten
    1. Feld mit zu ändernden Daten anklicken
    2. darin befindliche Daten löschen
    3. neue Daten (Personendaten, Kontaktdaten, Postanschrift o. ä.) eingeben
    4. Änderung mit "Speichern" hinterlegen

    ...

    Note
    titleACHTUNG!
    1. Da eine Änderung des Namens (z. B. bei Heirat) Auswirkungen auf mögliche Verwaltungsabläufe (z. B. EMA-Anfragen) hat, kann vor einer entsprechenden Änderung in den Mitgliedsdaten auch ein Nachweis (z. B. Vorlage Ausweis, Zusendung einer Ausweiskopie o. ä.) vom Verein angefordert werden. Auf Grund der juristischen Auswirkungen einer Namensänderung wird in MIA eine solche stets protokolliert. Das Protokoll zur jeweiligen Mitgliedschaft ist über die Person-Maske über den Button Image RemovedImage Added (unterer rechter Bereich) einsehbar.

       

    2. Änderungen der Adresse, die in dieser Maske durchgeführt werden, führen nicht zu Änderungen hinsichtlich der Adresse des Mietobjektes! Daher ist bei einem tatsächlichen Umzug Mitgliedes die neue Adresse ausschließlich in der Mietobjekt-Maske über den Button Image Removed "Umzug" Image Added vorzunehmen. Das gilt unabhängig davon, ob für das Mitglied eine Rechtsschutzversicherung hinterlegt ist, oder aber nicht. siehe Ablauf Adresse des Mitgliedes nach Umzug ändern

    3. In der Person-Maske wird die Postadresse des Mitgliedes hinterlegt, an die standardmäßig jegliche Post zugestellt wird. Diese kann jedoch von der Adresse des hinterlegten Mietobjektes abweichen. Das Mietobjekt ist die Adresse, die für die Rechtsberatung und ggfs. die Rechtsschutzversicherung relevant ist. Eine vom Mietobjekt abweichende Postadresse kann zum Beispiel bei längeren Auswärtsaufenthalten des Mitgliedes eingetragen werden (z. B. bei einer Kur).

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    AnchorZuordnung vertretungsberechtigte Person 

    2. Zuordnung vertretungsberechtigter Person
    1. Schritt: Person zuordnen:
      • Dreipunkte - Button neben dem Feld VertretungsberFeld Vertretungsber. Person anklickenPerson anklicken
      • Namen oder Mitgliedsnummer der vertretungsberechtigten Person in Suchfeld eingeben
      • Button "Suchen" drücken
      • vertretungsberechtigte Person aus der darunter erscheinenden Liste heraussuchen und anklicken(info) Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
      • Speichern mit Klick auf Button "Übernehmen"

    2. Schritt: Stellung des Vertreters zuordnen:
      • Auswahlpfeil  Image Removed  neben Auswahlliste neben dem Feld "Stellung Vertreter" betätigen öffnen
      • Stellung des Vertreters aus dem sich öffnenden Menü heraussuchen und anklickenauswählen
      • Eingabe mit "Speichern" bestätigen

    ...

    1. Zum Nachweis (Dokumentationspflicht laut Datenschutz) sollte stets eine Kopie der entsprechenden Vertretungsvollmacht zur Akte genommen werden.

    2. Löschung Aufhebung der Zuordnung:

    • ist jederzeit über den Image Removed x-Button neben dem Feld Vertretungsber. Person möglich
    • ACHTUNG: Die Löschung Aufhebung erfolgt direkt, d. h. ohne Sicherheitsabfrage und kann jederzeit wiederhergestellt werden.

     

    nach oben

     

     

    3. Memo verfassen
    1. Image Removed ... - Button neben dem Memofeld im unteren Bereich betätigen
    2. Memotext einfügen (hinter dem Usernamen)
    3. mit  Image Removed  - Button abspeichern

     

    Info

    Der Memotext wird nach dem Abspeichern im oberen linken Bereich der Info-Maske im dortigen Memofeld unter Persönliche Daten angezeigt und ist somit nach Aufrufen der Mitgliedsdaten stets schnell einsehbar.

    (warning) Es sollte darauf geachtet werden, hier lediglich sachliche Informationen zum Mitglied einzutragen!

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    1. mit  Übernehmen-Button speichern und schließen

     

    4. besonderen Schutz der Personendaten markieren
    1. Haken in Checkbox neben Schutz neben Schutz der Personendaten gewünscht  setzengewünscht  setzen
    2. Eingabe mit  Image Removed abschließen

     

    Mitgliedschaften, die mit Schutz der Personendaten gewünscht markiert wurden, werden wie folgt gekennzeichnet:

    • Kennzeichner "Schutz der Personendaten" Image Removed wird in der Kopfzeile angezeigt
    • Schriftzug Image Removed wird zusätzlich rot angezeigt

    nach oben

    1. mit Button "Speichern" abschließen

     

    5. Aufnahmesperre markieren
    1. Haken in Checkbox neben Aufnahmesperre  neben Aufnahmesperre  setzen
    2. Eingabe mit  "Speichern" abschließen

     

    ...

    Mitgliedschaften, die mit Aufnahmesperre markiert wurden, werden wie folgt gekennzeichnet:

    • Kennzeichner Image Removed wird in der Kopfzeile angezeigt
    • Schriftzug Image Removed wird zusätzlich rot angezeigt
    (warning) Mitglieder, die mit Aufnahmesperre markiert sind, dürfen nicht erneut aufgenommen werden.

    nach oben

     

    ...

    6. Adresse als ungültig markieren
    1. Haken in Checkbox neben Adresse ungültig setzenneben Adresse ungültig setzen
    2. Eingabe mit  "Speichern" abschließen

     

    Info

    Mitgliedschaften, in denen die Adresse als ungültig markiert wurde, werden in der Kopfzeile mit Image Removed gekennzeichnet:

    (lightbulb) Wenn Adressen nach Postrückläufern als ungültig markiert werden, können so weitere Postrückläufer und damit unnötige Portokosten vermieden werden.

    nach oben

     

    7. Markierung bei erfolgter bzw. zu erfolgender EMA-Anfrage setzen
    1. Haken in Checkbox neben Aufnahmesperre setzenneben Aufnahmesperre setzen
    2. Eingabe mit  "Speichern" abschließen

     

    ...

    Anwendungsmöglichkeiten:

    1. Nach eingereichten Anfragen beim Einwohnermeldeamt bzgl. der aktuellen Adressdaten zu Mitgliedern kann die entsprechende Mitgliedschaft über diesen Arbeitsschritt gekennzeichnet werden. Auf diese Weise ist stets ersichtlich, dass bereits eine EMA-Anfrage gestellt wurde. Doppelte Anfragen und damit einhergehende unnötige Mehrkosten werden so vermieden.

    2. Nach dem Eingang von mehreren Postrückläufern können die Mitgliedschaften, bei denen eine Einwohnermeldeamtsanfrage gestellt werden soll, mit diesem Arbeitsschritt markiert werden. Auf diese Weise können alle entsprechend markierten Mitgliedschaften über die Erweitere Suche gefiltert und als Tabelle in Excel exportiert werden. Hierdurch wird mehr Übersichtlichkeit erreicht und eine zügige Abarbeitung von vielen EMA-Anfragen möglich.

    nach oben

     

     

    8. Markierung bei Ehrenverleihung
    1. Haken in Ceckbox neben Ehrung verliehen  setzenneben Ehrung verliehen  setzen
    2. Datum der Ehrenverleihung eingeben
    3. Eingabe mit  "Speichern" abschließen

    nach oben

     

     

    9. Mitglied/Person/Firma klassifizieren

    ...

    1. Haken in zutreffendes Kästchen setzen         Image Removed
    2. Eingabe mit  "Speichern" abschließen

    nach oben

     

     

    10. Empfang Newsletter markieren
    1. Haken in Checkbox Newsletter  Checkbox Newsletter  setzen
    2. Eingabe mit  "Speichern" abschließen

    nach oben

     

     

    11. Person kennzeichnen/Kennzeichner entfernen

    (info)  Mit dem Kennzeichner kann eine Person individuell markiert werden.  Die Zuordnung mehrerer Kennzeichner ist möglich.

    1. Person kennzeichnen:
      • Button "Kennzeichner..." klicken (rechts unten in der Maske)
      • gewünschtes Symbol aus der Tabelle Verfügbare Kennzeichner zur Person (rechts) auswählen
        (ausgewähltes Objekt ist blau hinterlegt)
      • mit dem  < - Button Kennzeichner der Person zuordnen
      • mit Button "Zurück" in die Personendie Personen-Maske zurückkehren
      • der gewählte Kennzeichner wird wie folgt angezeigt:
        1. Info-Maske: unterhalb des Memofeldes im Bereich Persönliche Daten Bereich Persönliche Daten (oben links)
        2. Person-Maske: unterhalb des Image Removed - Feldes im oberen rechten Bereich

    2. Kennzeichner entfernen:
      • Button "Kennzeichner..." klicken (rechts unten in der Maske)
      • gewünschtes Symbol aus der Tabelle Zugeordnete Kennzeichner zur Person (links) auswählen
        (ausgewähltes Objekt ist blau hinterlegt)
      • mit dem  > - Button Kennzeichner für Person entfernen
      • mit Button "Zurück" in die Personendie Personen-Maske zurückkehren
      • der Kennzeichner ist nun gelöscht und wird nicht mehr angezeigt

     

    ...

    Die als Personen-Kennzeichner zur Auswahl stehenden Symbole müssen zunächst vom Verein festgelegt und in der Administration unter Anwendung - Knz. Personen hinterlegt werden.
    Alle Vereine können beliebig viele Kennzeichner hinterlegen.

    ...

    Wichtig!

    1. Die Vorgaben des Datenschutzes sind zu beachten.
    2. Beim Hochladen von Bildern und Icons auf Urheberrechte achten!

    nach oben

     

     

    12. erfasste Person als Mitglied anlegen
    1. Datensatz der erfassten Person aufrufen
    2. Button Image RemovedButton "Mitgl. anlegen" anklicken
    3. Maske Mitgliedschaft Maske Mitgliedschaft zu bestehender Person anlegen öffnet anlegen öffnet sich
      Alle bereits in MIA zur Person hinterlegten Daten werden in dieser Maske angezeigt.
    4. alle fehlenden Daten eingeben (z. B. bevorzugte Kommunikation, RSV, Stammberater, etc.)
    5. Zahlungsart und Beitragsklassengruppe auswählen
    6. Checkbox Sofortzahlung ggfsCheckbox Sofortzahlung ggfs. setzen (wenn Beitrag bei Abschluss der Mitgliedschaft sofort entrichtet wurde)
    7. mit Anklicken des Buttons "Übernehmen" abschließen
    8. erfasster Person wurde nun eine eigene Mitgliedschaft zugeordnet

    nach oben

     

     


    13.

    ...

    Aufgaben erstellen:

    ...

    die nun editierbaren Felder ausfüllen:

    ...

    Bearbeiter

    bzw.

    Gruppe

    ...

    Name des Bearbeiters wählen, für den die Aufgabe angelegt werden soll

     

    Name der Gruppe, für die die Aufgabe angelegt werden soll

    Soll eine Aufgabe einer Gruppe zugewiesen werden, im Feld Bearbeiter die Auswahl auf Kein Eintrag setzen, weil eine Aufgabe nur entweder einem einzelnen Bearbeiter oder einer Gruppe zugewiesen werden kann - nicht beiden gleichzeitig!

     

    Was sind Gruppen?:

    Gruppen sind Rollenprofile mit speziell zugewiesenen Rechten, die bestimmten Mitarbeitern über Administration - Mitarbeiter/Nutzer - Nutzer in Rolle zugeordnet werden können.

    Rollenprofile als Gruppe für den Bereich Aufgaben auswählbar machen:

    • Administration - Mitarbeiter/Nutzer - Rollen
    • gewünschte Rolle auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
    • Häkchen bei Aufgabe zuordnen setzen
    • Speichern

     

    ...

    Zeitpunkt, ab dem die Aufgabe erledigt werden soll

    ...

    Notiz

    ...

    mit  Button "Speichern" abschließen

    ...

    mit  Button "Zurück" kehrt man zur Person-Maske zurück

     

    Aufgaben löschen:

    Jeder Mitarbeiter kann nur eigene Aufgaben löschen.

    ...

     

    nach oben

     

    ...

    Etikett erstellen
    1. Button "Etikett erst."  drücken
    2. Auswahl treffen, ob Etikett mit oder ohne MG-Nummer ausgedruckt werden soll
      (gewünschte Option anklicken)
    3. Button "Ausführen"  anklicken
    4. Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
    5. über die Druckfunktion ausdrucken

    nach oben

     

     

    ...

    14. Protokoll einsehen/exportieren
    1. Button "Protokoll..."  drücken
    2. Übersicht wird angezeigt
    3. Über Drücken des Button "Export" kann die Protokollübersicht in Excel geöffnet werden.
    4. Rückkehr zur Person-Maske über Drücken des Button "Zurück"

    nach oben 

      AnchorZuordnungen

    ...

    15. Übersicht aller Zuordnungen der Person in anderen Mitgliedschaften
    1. Button Image RemovedButton "Zuordnungen" anklicken

    2. tabellarische Auflistung aller Zuordnungen, die zur aufgerufenen Person für andere Mitgliedschaften hinterlegt sind
      (als abweichender Kontoinhaber, gesetzlicher Vertreter, Vermieter usw.)

    3. Rückkehr zur Personzur Person-Maske über Anklicken des Image Removed des Zurück - Buttons

    nach oben 

      AnchorPerson löschen

    ...

    16. Person löschen
    1. Button "Löschen" anklicken
    2. Abfragefenster öffnet sich
    3. Bestätigung mit Drücken des Ja des Ja - Buttons

       

     

    ...

    Die Option Person löschen kann nur genutzt werden, wenn:
    • die zu löschende Person in MIA nicht als Mitglied geführt wird
    • alle Zuordnungen der zu löschenden Person (z. B. als Kontakt, abweichender Beitragszahler, Vermieter, Rechtsanwalt o. ä.) vor dem Löschen entfernt wurden

    ...

    • keine Termine für die zu löschende Person hinterlegt sind

    ...

     

    • betrifft das Modul "Bauanteile": Personen mit Bauanteilen können nicht gelöscht werden

    ...

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    anchor Datenauskunft

    18. Datenauskunft für Mitglied erstellen
    1. Button "Datenauskunft" anklicken

    2. Datenauskunft wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden

    3. über die Druckfunktion ausdrucken

     

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    ...

    Kennzeichner zur Person

    Kennzeichner sind vom Verein frei definierbare Symbole, um beliebige Eigenschaften zur Mitgliedschaft darzustellen. Zugeordnete Kennzeichen werden rechts oben unter dem Hilfelink untereinander angeordnet.

    Um einen neuen Kennzeichner hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Kennzeichner...". Die neu geöffnete Maske enthält zwei Tabellen. Die linke Tabelle listet alle bereits zugeordneten Kennzeichner zur Mitgliedschaft auf. Die rechte Tabelle listet alle verfügbaren Kennzeichner auf. Um einen verfügbaren Kennzeichner zuzuordnen, markieren Sie den gewünschten Kennzeichner durch Klick in die erste Spalte der zweiten Tabelle. Anschließend betätigen Sie die Pfeil-Schaltfläche "<", welche den Kennzeichner in die linke Tabelle überträgt. Um einen zugeordneten Kennzeichner zu entfernen, markieren Sie den gewünschten Kennzeichner durch Klick in die erste Spalte der linken Tabelle und betätigen dann die Pfeil-Schaltfläche ">", welche den Kennzeichner aus der Zuordnung entfernt. Mit der Schaltfläche ">>" haben Sie die Möglichkeit alle zugeordneten Kennzeichner gleichzeitig zu entfernen. Um zurück in die Maske Mitgliedschaft zu gelangen, betätigen Sie die Schaltfläche "Zurück".