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Beschreibung aller Angaben rund um den Zahlungsverkehr


  • Rechnungs- und Mahnungsadresse
  • Weitere Daten
  • Mandatsverwaltung
    • links: Übersicht aller für die Mitgliedschaft vergebener SEPA-Lastschrift-Mandate  
    • rechts:  Anzeige Details zum ausgewählten SEPA-Lastschrift-Mandat
    • Übersicht Funktions-Buttons


Hier werden jeweils die Daten des Zahlungsverkehrs angezeigt, die für die Person (H, P, L) vergeben wurden, die über die Info-Maske zuvor ausgewählt wurde


...

anchor 

Rechnungs und MahnungsadresseRechnungs- und Mahnungsadresse

Hier kann eine Adresse hinterlegt/eingesehen werden, an die sämtliche Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben für die Mitgliedschaft gesendet werden sollen.

...

Note
  1. Das Häkchen unter Rechnung/Mahnung an Postanschrift ist standardmäßig gesetzt und muss manuell entfernt werden, um die abweichende Rechnungs- und Mahnungsadresse nutzbar zu machen.
  2. Die Rechnungs- und Mahnungsadresse kann separat als ungültig markiert werden (z. B. nach Postrückläufer einer Rechnung/Mahnung).

oben 

Weitere Daten

Hier können folgende weitere Daten hinterlegt/eingesehen werden:

  • Zahlungsart:
    Hier kann die aktuelle Zahlungsart für die Mitgliedschaft eingesehen oder aber geändert werden, z. B. von Rechnung auf Lastschrift.
    Arbeitsablauf Änderung Zahlungsart

  • Virtuelle Kontonr.:
    Mit der virtuellen Kontonummer, die jedem Mitglied jeweils zugeordnet wird, können sämtliche Zahlungseingänge oder Rücklastschriften für alle Mitgliedskonten vollautomatisch erfasst und zugeordnet werden. Eine manuelle Nachbearbeitung ist nicht mehr nötig.
    Voraussetzung für die Nutzung der Virtuellen Kontonummer ist allerdings die Bereitstellung einer gesonderten Bankleitzahl für den Verein durch die Bank. Dies erfolgt auf Grund der Endlichkeit vergebbarer Bankleitzahlen jedoch nur ab einem sehr hohen Jahresumsatz und ist daher nur für sehr große Vereine nutzbar.

  • Abw. Beitragszahler:
    Hier kann bezüglich des Lastschrifteinzuges für die Mitgliedschaft eine Kontoverbindung eingegeben/eingesehen werden, die nicht dem Mitglied gehört.
    Anwendungsbeispiel: bei Zahlung des Mitgliedsbeitrages durch Eltern des Mitgliedes  siehe Arbeitsablauf Abweichenden Beitragszahler erfassen

oben

...

  • Mitgliedes

 

Mandatsverwaltung

Mandatsverwaltung

Hier sind alle Informationen zu SEPA-Lastschrift-Mandaten zu finden, die zur Mitgliedschaft hinterlegt sind und waren. Die Erfassung der Kontoverbindung, von der der Lastschrifteinzug bzgl. der Mitgliedschaft erfolgen soll, wird hier vorgenommen.

Note

Um einen Lastschrifteinzug zu legitimieren, muss ein schriftliches SEPA-Lastschrift-Mandat vom Mitglied erteilt werden.



Anchorlinks Uebersicht Mandatelinks: Übersicht aller SEPA-Lastschrift-Mandate (gültig und ungültig), die für die Mitgliedschaft hinterlegt sind mit folgenden Angaben:

  • Mandatsreferenz

  • Mandatstyp (einmalig oder wiederkehrend)
  • Gültig von
  • Gültig bis
    Image Removed

 

 

oben


Anchorrechts Details SEPArechts:  Anzeige folgender Details zum jeweils ausgewählten SEPA-Lastschrift-Mandat (nach Anklicken in Übersicht blau hinterlegt):

 

Feldbezeichnung:Erklärung:

Image Removed Image Removed

 

Anzahl der für die Mitgliedschaft hinterlegten Mandate (aktuell und abgelaufen) und deren Gültigkeit

Image Removed Die Zahl vor dem Schrägstrich ist die Nummer des ausgewählten Mandats; die Zahl hinter dem Schrägstrich ist die Anzahl aller für die Mitgliedschaft hinterlegten Mandate (aktuelle und ungültige).

aktuell gültig: verwendetes Mandat
aktuell ungültig: nicht (mehr) nutzbare, zukünftige oder abgelaufene bzw. gekündigte Mandate

Mit Hilfe der Pfeil-Buttons Image Removed Image Removed kann zwischen den Mandaten gewechselt werden.

Mandatsref.

Mandatsreferenz-Nummer:
wird beim Anlegen eines Mandates automatisch systemseitig vergeben und ist nicht editierbar

Mandatstyp

Auswahl: Wiederkehrend, Einmalig

  • Wiederkehrende Mandate berechtigen den Verein zum Einzug aller anfallenden Beträge.
  • Einmalige Mandate berechtigen den Verein zum Einzug eines einzelnen Betrages.
Gültig von

Gültigkeitsbeginn des SEPA-Lastschrift-Mandates, d. h. Datum ab dem das Mandat von MIA benutzt werden kann

Gültig von wird bei Anlegen eines Mandates mit dem Datum belegt, das laut SEPA-Lastschrift-Mandat vom Mitglied festgelegt wurde.

bis

Gültigkeitsablauf des SEPA-Lastschrift-Mandates, d. h. Datum ab dem das Mandat nicht mehr benutzt werden darf

Der Gültigkeitsablauf wird systemseitig bei Abspeichern des neu angelegten SEPA-Lastschrift-Mandates berechnet und in diesem Feld hinterlegt.

Hinweis:

Auch ein wiederkehrend vergebenes Mandat kann seine Gültigkeit verlieren, sofern es nach dem SEPA-Ersteinzug nicht innerhalb von 36 Monaten erneut in Anspruch genommen wird.

Unterschrieben am

Datum der Ausstellung des SEPA-Lastschrift-Mandates

Befristet bis

Datum, zu dem das betreffende SEPA-Lastschrift-Mandat vom Kontoinhaber gekündigt wurde und nicht mehr von MIA genutzt werden kann

Ist das Datum erreicht, wird das Mandat in MIA automatisch als ungültig markiert.


Hinweis:

 

Kündigt ein Mitglied seine Mitgliedschaft, das dem Verein ein SEPA-Lastschrift-Mandat erteilt hat, muss nach Erfassen des Mitgliedschaftsendes in MIA das Mandat separat beendet werden. Dies geschieht über das Setzen des Datums unter Befristet bis. Eingesetzt wird hierbei üblicherweise das Enddatum der Mitgliedschaft.

 

Ausnahme:
Entzieht das Mitglied dem Verein mit seiner Kündigung ausdrücklich mit sofortiger Wirkung den Lastschrift-Einzug, wird das SEPA-Lastschrift-Mandat zum Datum des Kündigungseingangs beendet.

 

Gekündigt am
  • bei Kündigung des Mandates durch Mitglied bzw. abweichenden Kontoinhaber:
    Datum des Eingangs der Kündigung des SEPA-Lastschrift-Mandates

  • bei Kündigung der Mitgliedschaft ohne/mit separaten Entzug des Lastschrifteinzuges:
    Datum des Eingangs der Kündigung der Mitgliedschaft
IBAN

Die IBAN wird beim Abspeichern des SEPA-Lastschrift-Mandats systemseitig automatisch auf Richtigkeit des Formates überprüft.

Achtung

  • Ein Abgleich mit der Bank auf Prüfung der Existenz der Bankverbindung erfolgt nicht!
  • Unbedingt auf korrekte Eingabe achten, um ungültige SEPA-Lastschrift-Mandate in MIA und Rücklastschriften zu vermeiden! Siehe Hinweise

anchor 

Hinweise SEPA
BIC

Nach Eingabe der korrekten IBAN wird die dazugehörige BIC systemseitig automatisch zugeordnet und hinterlegt.

 

Kommunikation

Auswahl des Informationsweges zur Benachrichtigung des Kontoinhabers über eine bevorstehende Lastschrift
Optionen: Brief, E-Mail, Fax

Note
  • Alle Eingaben müssen mit dem Klicken des Buttons "Speichern" bestätigt werden.
  • Alle grau hinterlegten Felder sind nicht bearbeitbar.
  • Wurde ein SEPA-Lastschrift-Mandat fehlerhaft eingegeben, so muss dieses gelöscht bzw. beendet und anschließend neu vergeben werden.

Auf Fehlermeldungen beim Speichern von Bankverbindungen achten! Kann eine Bankverbindung nicht als "gültig" gespeichert werden, ist der wichtigste Anhaltspunkt eine nicht hinterlegte BIC.

oben 

Anchorrechts ButtonsÜbersicht Funktions-Buttons:

Button-Bezeichnung:Benutzung:
Image RemovedNeues MandatAnlegen eines neuen SEPA-Lastschrift-Mandats siehe Arbeitsablauf Neues Mandat anlegen
Image RemovedSpeicherngrundsätzlich zum Abschluss von Eingaben bzw. Änderungen zu betätigen
Image RemovedVerwerfen

Abbruch der Eingabe eines neuen SEPA-Lastschrift-Mandats ohne zu speichern

 

Image RemovedMandat löschen

Löschen eines SEPA-Lastschrift-Mandats siehe Arbeitsablauf Mandat löschen

Ein Mandat kann nur gelöscht werden, solange es noch nicht genutzt wurde, d. h. keine Einzüge mit diesem Mandat vorgenommen wurden.

Image RemovedDok. hochladen

zum Hinterlegen wichtiger Dokumente bzgl. des Zahlungsverkehrs wie beispielsweise:

    • schriftliche, vom Mitglied erteilte SEPA-Lastschrift-Mandate
    • Änderungsmitteilungen von Banken

Es kann nur 1 Dokument pro Mandat hinterlegt werden.

siehe Arbeitsablauf Dokument hochladen


Image RemovedDok. anzeigen

zum Aufrufen des, für das jeweilig ausgewählte Mandat, hinterlegten Dokuments (z. B. SEPA-Mandat, Wechselinformation der Bank etc.)

siehe Arbeitsablauf Dokument anzeigen


Image RemovedBestätigungen drucken

Hier können Schreiben rund um den Zahlungsverkehr erzeugt werden, z. B. Bestätigungsschreiben Mandatsreferenz oder Kündigungsbestätigung Mandat etc.  siehe Arbeitsablauf Bestätigungen drucken

Die unter diesem Punkt auswählbaren Schreiben müssen zunächst vom Verein in der Administration in MIA unter Anwendung - Vorlagen hinterlegt worden sein. Jeder Verein kann eigene Vorlagen in beliebiger Zahl hinterlegen.

Die entsprechenden Vorlagen können an die Bedürfnisse des jeweiligen Vereins angepasst werden.

...

  1. Wenn im Antrag keine Bankverbindung angegeben wurde
  2. Wenn die Bankverbindung im Antrag mit der vorhandenen Bankverbindung der best. Person übereinstimmt

 

oben

 

...

Arbeitsabläufe Zahlungsverkehr

...

  1. Häkchen unter Rechnung/Mahnung an Postanschrift entfernen

  2. Adressdaten aufnehmen

  3. Button "Speichern" drücken

     

    Info

    Bei der Aufnahme von Adressdaten sollte stets beachtet werden, dass:

    • evtl. existierende Hausnummern-Zusätze abgefragt werden (z. B. 2a)
    • Ortsteile als Adresszusatz aufgenommen werden
    • abgefragt wird, ob der eigene Name am Briefkasten/Klingelschild steht
      Abweichende Namen können im Feld Adresszusatz mit der Markierung c/o aufgenommen werden.

Anchor
Adresse ungueltig ZV

...

Anchor
Zahlungsart aendern

3. Zahlungsart ändern
  1. mit  Image Removed- Button neben der Zahlungsart Auswahl Listbox "Zahlungsart" öffnen
  2. gewünschte Zahlungsart auswählen

  3. Button "Speichern" drücken

...

  1. auf ...-Button neben "Abw. Beitragszahler" klicken
  2. Such-Fenster öffnet sich
    Image Removed
  3. Fenster "Person zuordnen" wird angezeigt

  4. Name oder Mitgliedsnummer der Person eingeben, von deren  Konto der Beitrag für die ausgewählte Mitgliedschaft  eingezogen werden soll

  5. Button "Suchen" drücken
  6. gewünschte Person aus der darunter erscheinenden Liste heraussuchen und anklicken
    (ausgewählte Person ist blau hinterlegt)
  7. Button "Übernehmen" klicken, um Auswahl zu übernehmen

  8. Button "Speichern" drücken

    Note
    titleAchtung:

    Nachdem der Abw. Beitragszahler der Mitgliedschaft zugeordnet wurde, muss in dessen Datensatz folgendes hinterlegt werden, falls noch nicht vorhanden:

    Es ist nicht notwendig, beim abweichenden Kontoinhaber/Beitragszahler die Zahlungsart auf Lastschrift zu stellen, da nur dessen Bankverbindung genutzt wird.

  AnchorDaten abwKontoInh anzeigen

5. Daten des abweichenden Beitragszahlers einsehen
  1. auf Button ">>" neben Abw. Beitragszahler klicken
  2. Datensatz der Person, die als abweichender Beitragszahler erfasst ist, wird angezeigt

nach oben

  AnchorabwKontoInh loeschen

6. abweichenden Beitragszahler löschen
  1. auf Button "X" neben Abw. Beitragszahler klicken
  2. Sicherheitsabfrage wird angezeigtImage Removed
  3. Bestätigung mit Ja

  4. Button "Speichern" drücken

     

 

...

7. Neues Mandat anlegen
  1. auf Button Image Removed  klickenauf Button "Neues Mandat" klicken
  2. die nun editierbaren Felder ausfüllen:
    für Hinweise zu Feldbezeichnung und deren Erklärung siehe Übersicht in Beschreibung ZV-Maske 

    • Mandatstyp: Auswahl öffnen über klicken des Image Removed - Buttons, gewünschten Mandatstyp: aus der Listbox gewünschten Mandatstyp auswählen
    • Gültig von: Datum Gültigkeitsbeginn des SEPA-Lastschrift-Mandates
    • Unterschrieben am: Datum der Ausstellung des SEPA-Lastschrift-Mandates
    • IBAN: 22-stellige IBAN (ab Version 5.1.4 kann die IBAN zur besseren Lesbarkeit mit Leerzeichen eingegeben werden)
    • BIC: international standardisierter Bank-Code 
    • Kommunikation:  Auswahl per klicken des  Image Removed - Buttons öffnen und gewünschtenaus der Listbox gewünschten Informationsweg über bevorstehende Lastschrift auswählen

  3. Button "Speichern" drücken

    SEPA-Lastschrift-Mandate, deren Gültigkeitsbeginn in der Zukunft liegen, werden bis zum Gültigkeitseintritt zunächst als ungültig angezeigt: Image Removed. 

    Mit Beginn der Gültigkeit wird das SEPA-Lastschrift-Mandat automatisch als gültig angezeigt: Image Removed.

  AnchorMandat beenden

8. Mandat beenden
  1. Datum der Beendigung des SEPA-Lastschrift-Mandates im Feld Befristet bis eingeben
  2. Datum der Kündigung des SEPA-Lastschrift-Mandates im Feld Gekündigt am eingeben

  3. Button "Speichern" drücken

    Info

    Die Beendigung des Mandates kann dem Mitglied mit dem Ausdruck der entsprechenden Vorlage bestätigt werden.

    siehe Arbeitsablauf Ausdruck von Bestätigungen

 

...

9. Mandat löschen

Ein Mandat kann nur gelöscht werden, solange es noch nicht genutzt wurde, d. h. keine Einzüge mit diesem Mandat vorgenommen wurden.

  1. auf Button "Mandat löschen" klicken
  2. Sicherheitsabfrage-Fenster öffnet sichwird angezeigtImage Removed

  3. Bestätigung mit klicken des Buttons "Ja"

 

...


10. Dokument hochladen (zum Hinterlegen des dazugehörigen SEPA-Lastschriftmandates)

...

  1. auf Button "Dok. hochladen" klicken
  2. hochzuladenes Dokument (eingescanntes SEPA-Lastschrift-Mandats des Mitgliedes) im Explorer auswählen
  3. auf Button "Öffnen" klicken
  4. Button "Speichern" drücken

 

Folgende Markierungen unten rechts in der in der ZV-Maske zeigen an, ob ein Dokument hinterlegt ist oder nicht:

Dokument hinterlegt: Image Removed

kein Dokument hinterlegt: Image Removed

...

11. Dokument anzeigen
  1. auf Button "Dok. anzeigen" klicken

  2. Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden

  3. Datei wird als PDF angezeigt

     

...

  1. auf Button "Bestätigungen" klicken
  2. folgendes Fenster öffnet sichwird angezeigt:
    Image RemovedImage Added

  3. Auswahl des Felds Schreiben mit Klicken des Image Removed - Buttons öffnen Felds "Vorlage" öffnen und zu druckendes Schreiben per Klick auswählen
  4. auf Button "Ausführen" klicken

  5. Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden.

  6. Das PDF-Dokument kann über die Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden.
    Das Dokument wird automatisch in MIA archiviert und ist in der Dokument-Maske jederzeit einseh- und erneut ausdruckbar.

 

Bestätigung versenden (per Email):

...

 

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Emailadresse auswählen (z. B. Mitglied)

...

Betreff der Email ausfüllen

...

Text der E-Mail einsetzen

...

 

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