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  1. Benutzung der Sortierfunktion in der Dokument-Übersicht (links)

  2. Dokument suchen

  3. Suchfilter zurücksetzen

  4. Dokument einsehen/auswählen

  5. Zugeordneten Fall aufrufen

  6. Dokument verteilen

  7. Dokument verschieben

  8. Dokument hochladen

  9. Dokument als PDF in separatem Browser-Tab anzeigen

  10. Dokument herunterladen
  11. Dokument bearbeiten/online freigeben
  12. Dokument duplizieren
  13. Aufgabe zum Dokument erstellen
  14. Dokument löschen
  15. Dokument-Ansicht drehen
  16. Dokument drucken


 

...


Anchor
Sortierfunktion Dokumente

...

  1. Button  anklicken

     

  2. Fenster Dokument hochladen öffnet sich

     

  3. hier alle erforderlichen Daten eingeben:

     

    • Erstellungs- sowie Eingangdatum eingeben

      Info

      Im Feld Erstellungsdatum wird nach dem Öffnen automatisch das aktuelle Tagesdatum angezeigt. Dieses Datum ist jedoch änderbar.

      (warning)Wichtig:
      In der tabellarischen Übersicht (links in der Dokumente-Maske) wird als Datum zum jeweiligen Dokument immer das Erstellungsdatum angezeigt, NICHT das Eingangsdatum.

       

       

    • Titel des Dokumentes eingeben

      Tip

      Eine klare und einheitliche Struktur der Namensvergabe an hochgeladene Dateien erleichtert es allen Mitarbeitern, das jeweils gewünschte Dokument bei Bedarf schnell zu finden und aufrufen zu können. siehe auch Tipps zur Vergabe Dokumentennamen

      (lightbulb)So kann noch mehr Zeit gespart werden:

      Über Anklicken des - Buttons können auch fertige Textbausteine einfach per Klick in das Feld eingefügt werden. Diese können hiernach um zusätzliche Angaben vervollständigt werden.

      Beispiel:

      • Auswahl Textbaustein: "BKA-Belege"

      • Vervollständigung um Jahreszahl "2018"

      • fertiger Text: "BKA-Belege 2018"

      (thumbs up) Jeder Verein kann in der Administration unter Anwendungen > Textbausteine beliebig viele Vorlagen hinterlegen.

       

       

    • im Feld Dokumentenkategorie durch Anklicken des   Auswahl aller verfügbaren Dokumentenkategorien öffnen und gewünschte durch Anklicken auswählen

      Info

      Hier auswählbare Dokumentenkategorien müssen zunächst in der Administration unter Anwendung > Dokumentkategorien von jedem Verein selbst angelegt werden.

      (thumbs up) Jeder Verein kann beliebig viele Dokumentenkategorien hinterlegen.

      (lightbulb) Die Reihenfolge der Anzeige der Dokumentenkategorien kann mit der Sortierung in der Administration vom Verein festgelegt werden.


       

       

    • falls erforderlich Kommentar zum Dokument bzw. Schlagworte oder Bearbeitungshinweise eingeben



  4. mit Anklicken der entsprechenden Checkboxen festlegen, ob das Dokument:
    • online vom Mitglied über dessen persönliches Login abrufbar sein soll: Image Removed
    • inhaltlich nicht mehr veränderbar sein soll: Image Removed

  5. auf Button Image RemovedButton "Dokument" klicken, um Hochladen des gewünschten Dokuments zu initiieren

  6. Dateiauswahl-Fenster öffnet sich, über das die gewünschte Datei gesucht und durch Doppelklick oder durch Markieren und Klick auf "Öffnen" ausgewählt werden kann

    Image Removed

     

  7. grünes Häkchen hinter Button Dokument Button "Dokument" zeigt an, dass Dokument erfolgreich hochgeladen wurde 

    Image RemovedImage Added

     

  8. mit durch Klick auf Button Image RemovedButton "Speichern" abschließen

  9. das Dokument ist nun in MIA hinterlegt und der gewünschten Dokumentkategorie zugeordnet

    Image RemovedImage Added

    Info
    titleErläuterung
    • Anzeige von Kommentaren: Dokument durch Anklicken in Übersicht auswählen, Anzeige erfolgt im Feld Kommentar unterhalb der tabellarischer Übersicht

     

...

  1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
    (info)siehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen

     

  2. Button Image RemovedButton "Auge-Icon" anklicken

  3. Dokument wird als PDF in separatem Browser-Tab angezeigt

 

...

titleTipp

...

nach

...

nach oben

 

Anchor
Dokument herunterladen

...

Anchor
Download Originaldatei
Variante 1: Download der Datei im Ursprungsformat über ButtonImage RemovedButton Image Added

  1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen(info)siehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen

     

  2. Button Image RemovedImage Added anklicken, um Download zu starten

  3. Download wird durchgeführt

  4. nach Abschluss wird die Datei im Ursprungsformat je nach Browser und dessen Einstellungen:
    • automatisch geöffnet oder
    • muss durch Anklicken des Dateinamens im Anzeigefenster geöffnet werden
  5. Datei steht nun zur Weiterverarbeitung auf dem lokalen PC zur Verfügung

 

nach oben AnchorDownload PDFVariante 2: Download der Datei als PDF über Button Image Removed

gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
(info)siehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen

 

...

 

nach oben

 

Anchor
Metadaten

11. Dokument bearbeiten

  1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
    (info)siehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen

  2. Button Image RemovedButton Image Added anklicken

     

  3. Fenster Fenster "Dokument bearbeiten" öffnet sich
    Image Removed

  4. gewünschte Daten einsehen oder ggfs. eingeben bzw. ändern, z. B.:

    • Änderung eines Datums

    • textliche Änderung des Titels

    • Änderung der Dokumentkategorie
    • Einfügen/Bearbeiten/Entfernen eines Kommentars
    • Entfernen/Bearbeiten/Hinzufügen von Schlagworten
    • Entfernen/Bearbeiten/Hinzufügen von Bearbeitungshinweisen
    • Setzen/Entfernen der Markierung in Checkbox Online abrufbar  siehe Erläuterung Checkboxenabrufbar
    • Setzen/Entfernen der Markierung in Checkbox finalisiert  siehe Erläuterung Checkboxenfinalisiert
    • Zuordnen eines anderen Dokuments

  5. Änderungen mit Anklicken des Image Removed - Buttons "Speichern" hinterlegen


Info

Ein Abbruch der Aktion ist jederzeit über Anklicken des  Image Removed - Buttons des Buttons "Verwerfen" möglich.

(warning) Eingegebene Änderungen werden nicht abgespeichert.

...

Info
titleErläuterung Checkboxen:

Mit dem Setzen eines Häkchens in den Checkboxen sind folgende Funktionen verbunden:

Image RemovedImage Added

Das ausgewählte Dokument kann durch das Mitglied über dessen persönliches Login auf der Vereins-Website abgerufen werden.

Note
titleAchtung!

Die technischen Voraussetzungen für die Nutzung von persönlichen Logins durch die Mitglieder auf einer Vereins-Website muss zunächst geschaffen werden. Hierfür muss das Zusatz-Modul MIAOnline freigeschaltet werden.

(lightbulb) Wenn Sie hieran Interesse haben, nehmen Sie bitte Kontakt zu den Mitarbeitern der DES auf oder legen ein Ticket im Zendesk mit der Bestellung an. 

Image RemovedImage AddedDas ausgewählte Dokument kann nicht mehr nachträglich bearbeitet werden.

...

  1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
    (info)siehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen

  2. Button Image RemovedButton Image Added anklicken, um Duplikat vom gewünschten Dokument zu erstellen

  3. Fenster Vorhandenes Dokument duplizieren öffnet sich
    Image Removed

  4. ggfs. Änderungen der Metadaten des Dokuments in der Maske Detailangaben vornehmen
    Image RemovedImage Added

  5. Änderung mit Image Removedmit Button "Speichern" abschließen

  6. ggfs. über Maske Aufgabe erstellen Aufgabe für bestimmten Mitarbeiter oder Gruppe hinterlegen

    Info
    titleInformation

    Etwaig hinterlegte Aufgaben zum erstellten Duplikat des Dokuments werden in der jeweiligen Aufgabenliste des gewählten Mitarbeiters bzw. der gewählten Gruppe angezeigt.

     

    Image Removed
    Änderung mit Image Removed abschließen
    mit  Image Removed 

     

    Image Added

  7. Änderung mit Button "Speichern" abschließen

  8. mit Button "Schließen" beenden

  9. das Duplikat des gewünschten Dokuments inkl. aller Eingaben/Änderungen ist nun erstellt und in der tabellarischen Übersicht aller Dokumente (linke Seite) aufgeführt
    Image RemovedImage Added

nach oben

 

Anchor
Aufgabe Dok

...

  1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
    (info)siehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen

  2. Button Image RemovedButton Image Added anklicken, um eine neue Aufgabe zum gewählten Dokument zu hinterlegen

  3. Fenster Neue Aufgabe anlegen öffnet sich
    Image RemovedImage Added

  4. Priorität wählen
    (info) wählbar sind hoch, normal oder gering

  5. auswählen, für den welchen Mitarbeiter/Gruppe die Aufgabe hinterlegt werden soll
    > für Auswahl Image Removed neben gewünschten Feld (Bearbeiter oder Gruppe) anklicken und Mitarbeiter/Gruppe in Liste per Klick aussuchen
    Image Removed

    Info

    Es ist möglich, Aufgaben für einen einzelnen Bearbeiter oder eine bestimmte Gruppe zu hinterlegen.

    Bearbeiter:

    Die Aufgabe wird für einen einzelnen Mitarbeiter hinterlegt und nach Abspeichern in dessen Aufgabenliste angezeigt.

    Auswählbar sind alle in MIA erfassten Mitarbeiter. (Administration > Mitarbeiter/Nutzer > erfassen)

    (warning) Es Es kann keine Gruppe zusätzlich zu einem Bearbeiter ausgewählt werden.

    Gruppe:

    Die Aufgabe wird für einen Gruppe von Mitarbeitern hinterlegt und nach Abspeichern in deren Aufgabenlisten angezeigt.

    Auswählbar sind alle in MIA erfassten Gruppen. (Administration > Mitarbeiter/Nutzer > Rollen)

    (warning) Es Es kann kein Bearbeiter zusätzlich zu einer Gruppe ausgewählt werden.



  6. Unter dem Punkt Aufgabe auswählen, zu welcher Kategorie die Aufgabe erstellt wird.
    (info) Voreinstellung Voreinstellung hier: Dokumente (weil Aufgabe zu einem Dokument erstellt wird)
    Image Removed


  7. Zeitfenster eingeben, in dem die Aufgabe zu erledigen ist
    Image Removed


  8. ggfs. Erinnerungsfunktion aktivieren, indem das Häkchen in die Checkbox Erinnerung gesetzt wird
    Image Removed


    Note

    Die Erinnerungsfunktion kann nur für Aufgaben genutzt werden, die für einen einzelnen Benutzer angelegt werden.
    (minus) Bei Gruppen-Aufgaben ist diese Funktion nicht wählbar.



  9. im Feld Notiz kurze, prägnante Beschreibung der Aufgabe hinterlegen
    Image Removed
    mit  Image Removed

  10.   Aufgabe mit Button "Speichern" Aufgabe erstellen

 


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Anchor
Dokument loeschen

...

  1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
    (info) siehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen

  2. Button "Dokument löschen" Image Removed anklicken

 

Info

Dokumente können nur von Mitarbeitern gelöscht werden, deren Rolle das entsprechende Recht zugewiesen wurde.

...

  1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
    (info)siehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen
    Image Removed

  2. den Mauszeiger auf der Dokument-Vorschau bewegen, um die Funktionsbuttons einzublenden
    Image RemovedImage Added

  3. Button Image RemovedImage Added anklicken, um Dokument-Vorschau zu drehen
    Image RemovedImage Added

  4. Button Image RemovedImage Added so oft anklicken, bis gewünschte Ansicht erreicht ist.

    Info

    Mit jedem Klick auf diesen Button wird die Dokument-Vorschau um 90 Grad im Uhrzeigersinn gedreht.

     

    Image RemovedImage Added

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16. Dokument drucken

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