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Beschreibung

 

Anchor
oben Beschreibung Person Maske
 

...

ButtonFunktion
Abspeichern von Änderungen

Über diesen Button kann die Zuordnung von Symbolen als Kennzeichnung bzgl. einer Person erfolgen.
Die Zuordnung mehrerer Kennzeichner für eine Person ist möglich.

In der Erweiterten Suche können Mitgliedschaften nach Personen-Kennzeichnern gefiltert werden.

Info

Die als Personen-Kennzeichner zur Auswahl stehenden Symbole müssen zunächst vom Verein festgelegt und in der Administration unter Anwendung - Knz. Personen hinterlegt werden.
Alle Vereine können beliebig viele Kennzeichner hinterlegen.

(warning) Wichtig!

  1. Die Vorgaben des Datenschutzes sind zu beachten.
  2. Beim Hochladen von Bildern und Icons auf Urheberrechte achten!

Mit dieser Funktion kann einer bereits erfassten Person eine neue Mitgliedschaft zugeordnet werden.

  siehe Arbeitsablauf Mitgliedschaft erfasster Person zuordnen  

Über diesen Button wird eine Übersicht aller Aufgaben zur Mitgliedschaft geöffnet.
(info) Wurde eine oder mehrere Aufgabe/n für eine Person angelegt, ist der Datensatz in der Kopfzeile mit dem - Symbol gekennzeichnet.

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Einsehbar sind hier:

  • Priorität der Aufgabe ( - gering, - normal, - hoch)

  • Art der Aufgabe (Allgemein, Mitgliedschaft, Finanzen, Rückruf etc.)

    Info

    Die hier auswählbaren Aufgabenarten müssen zunächst über Administration - Anwendung - Aufgabenarten in MIA hinterlegt worden sein. Hier gibt es voreingestellte Aufgabenarten, die von jedem Verein um beliebig viele Aufgabenarten erweitert werden können.

  • Status der Aufgabe (Neu, Erl.)
  • Datum und Uhrzeit des Beginns und des Zeitpunktes, bis zu dem die Aufgabe zu erledigen ist
  • zugeordnete Dokumente (Markierung wenn Dok. hinterlegt: )

  • Bearbeiter bzw. Gruppe, die diese Aufgabe erledigen soll

    Note
    1. Eine Aufgabe kann nur entweder einem einzelnen Bearbeiter oder einer Gruppe zugewiesen werden.

    2. Gruppen sind Rollenprofile mit speziell zugewiesenen Rechten, die bestimmten Mitarbeitern über Administration - Mitarbeiter/Nutzer - Nutzer in Rolle zugeordnet werden können.
      Arbeitsablauf Rollenprofile als Gruppe für den Bereich Aufgaben auswählbar machen

    3. Die Aufgabe wird beim ausgewählten Mitarbeiter bzw. der ausgewählten Gruppe in der Aufgabenliste aufgeführt.
        • Die Aufgabenliste ist über Button "Aufgaben" (oberster Auswahlbereich von MIA) für jeden Mitarbeiter abrufbar.
        • Angezeigt werden alle Aufgaben, die dem Mitarbeiter selbst oder aber einer Gruppe, zu der der Mitarbeiter gehört, zugewiesen wurden.
        • Die Zahl in Klammern zeigt die Anzahl der offenen Aufgaben an.
        • Image Removed

(lightbulb) Das Anlegen neuer Aufgaben bzgl. der aufgerufenen Person ist an dieser Stelle auch möglich. siehe Arbeitsablauf Anlegen Aufgaben

Über diesen Button kann ein Etikett mit Namens- und Adressdaten des Hauptmitgliedes ausgedruckt werden.
(info) Der Ausdruck ist mit oder ohne Mitgliedsnummer möglich. Arbeitsablauf Etikett erstellen

(lightbulb) Die Vorlage für das Etikett ist in der Administration unter Anwendung > Vorlagen an die jeweiligen Vereinsanforderungen anpassbar.

Über diesen Button wird eine chronologische Übersicht aller vorgenommenen Änderungen bzgl. der Mitgliedschaft inkl. Angabe des Users, der Änderung vorgenommen hat, angezeigt.

Info
  1. Eingrenzungsmöglichkeit nach Themen über Auswahlfeld
  2. Das Protokoll kann über den Button in Excel geöffnet werden. Arbeitsablauf Protokoll einsehen/exportieren

(warning) Eingaben/Änderungen im Mitgliedskonto werden im Protokoll nicht aufgeführt! Diese sind in der Konto-Maske zur jeweiligen Buchung über den - Button einsehbar.

 

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Über diesen Button kann eine Übersicht aller Zuordnungen, die zur aufgerufenen Person für andere Mitgliedschaften hinterlegt sind
(als abweichender Kontoinhaber, gesetzlicher Vertreter, Vermieter usw.), aufgerufen werden.

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Löschen der ausgewählten Person siehe Arbeitsablauf Person löschen

Mit dieser Funktion kann mit nur einem Klick eine umfassende Datenauskunft für jede erfasste Person erstellt werden.
Dokumentiert werden in dieser Übersicht sämtliche Daten, die in MIA zur betreffenden Person gespeichert sind.
(warning) Ausgenommen sind lediglich die Inhalte von Memo-Feldern.

Info
titleInformation

Eine Datenauskunft ist laut DSGVO für anfragende Personen:

  • in elektronisch lesbarer Form
  • innerhalb von 4 Wochen

zu erstellen und umfasst alle schriftlich oder elektronisch erfassten Daten.

 

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Arbeitsabläufe

 

 

Anchor
oben

Übersicht Arbeitsabläufe

Info

 Rot markierte Links sind derzeit noch nicht hinterlegt. Die Verlinkung folgt, sobald der entsprechende Ablauf in der Dokumentation erfasst wurde.

 

  1. Änderung persönlicher Daten
  2. Zuordnung vertretungsberechtigter Person
  3. Memo verfassen
  4. besonderen Schutz der Personendaten markieren
  5. Aufnahmesperre markieren
  6. Adresse als ungültig markieren
  7. Markierung bei erfolgter bzw. zu erfolgender EMA-Anfrage setzen
  8. Markierung bei Ehrenverleihung
  9. Mitglied/Person/Firma klassifizieren
  10. Empfang Newsletter markieren
  11. Person kennzeichnen/Kennzeichner entfernen
  12. erfasste Person als Mitglied anlegen
  13. Aufgaben erstellen/löschen
  14. Etikett erstellen
  15. Protokoll einsehen/exportieren
  16. Übersicht aller Zuordnungen der Person in anderen Mitgliedschaften
  17. Person löschen
  18. Datenauskunft für Mitglied erstellen

...

  1. Feld mit zu ändernden Daten anklicken
  2. darin befindliche Daten löschen
  3. neue Daten (Personendaten, Kontaktdaten, Postanschrift o. ä.) eingeben
  4. Änderung mit  Image Removed"Speichern" hinterlegen

 

Note
titleACHTUNG!

  1. Da eine Änderung des Namens (z. B. bei Heirat) Auswirkungen auf mögliche Verwaltungsabläufe (z. B. EMA-Anfragen) hat, kann vor einer entsprechenden Änderung in den Mitgliedsdaten auch ein Nachweis (z. B. Vorlage Ausweis, Zusendung einer Ausweiskopie o. ä.) vom Verein angefordert werden. Auf Grund der juristischen Auswirkungen einer Namensänderung wird in MIA eine solche stets protokolliert. Das Protokoll zur jeweiligen Mitgliedschaft ist über die Person-Maske über den Button  (unterer rechter Bereich) einsehbar.


  2. Änderungen der Adresse, die in dieser Maske durchgeführt werden, führen nicht zu Änderungen hinsichtlich der Adresse des Mietobjektes! Daher ist bei einem tatsächlichen Umzug Mitgliedes die neue Adresse ausschließlich in der Mietobjekt-Maske über den Button vorzunehmen. Das gilt unabhängig davon, ob für das Mitglied eine Rechtsschutzversicherung hinterlegt ist, oder aber nicht. siehe Ablauf Adresse des Mitgliedes nach Umzug ändern

  3. In der Person-Maske wird die Postadresse des Mitgliedes hinterlegt, an die standardmäßig jegliche Post zugestellt wird. Diese kann jedoch von der Adresse des hinterlegten Mietobjektes abweichen. Das Mietobjekt ist die Adresse, die für die Rechtsberatung und ggfs. die Rechtsschutzversicherung relevant ist. Eine vom Mietobjekt abweichende Postadresse kann zum Beispiel bei längeren Auswärtsaufenthalten des Mitgliedes eingetragen werden (z. B. bei einer Kur).

...

  1. Schritt: Person zuordnen:
    • Image Removed Dreipunkte - Button neben dem Feld Vertretungsber. Person anklicken
    • Namen oder Mitgliedsnummer der vertretungsberechtigten Person in Suchfeld eingeben
    • Image Removed - Button "Suchen" drücken
    • vertretungsberechtigte Person aus der darunter erscheinenden Liste heraussuchen und anklicken
      (info) Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
    • Speichern mit  Image Removed  - ButtonKlick auf Button "Übernehmen"

  2. Schritt: Stellung des Vertreters zuordnen:
    • Auswahlpfeil    neben dem Feld "Stellung Vertreter" betätigen
    • Stellung des Vertreters aus dem sich öffnenden Menü heraussuchen und anklicken
    • Eingabe mit Image Removed - Button bestätigenmit "Speichern" bestätigen

 

...

Hinweis:

1. Zum Nachweis (Dokumentationspflicht laut Datenschutz) sollte stets eine Kopie der entsprechenden Vertretungsvollmacht zur Akte genommen werden.

...

2. Löschung der Zuordnung:

  • ist jederzeit über den Image Modified - Button neben dem Feld Vertretungsber. Person möglich
  • ACHTUNG: Die Löschung erfolgt direkt, d. h. ohne Sicherheitsabfrage.

 

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anchor Memo

3. Memo verfassen
  1.  - Button neben dem Memofeld im unteren Bereich betätigen
  2. Memotext einfügen (hinter dem Usernamen)
  3. mit    - Button abspeichern

...

Info

Der Memotext wird nach dem Abspeichern im oberen linken Bereich der Info-Maske im dortigen Memofeld unter Persönliche Daten angezeigt und ist somit nach Aufrufen der Mitgliedsdaten stets schnell einsehbar.

(warning) Es sollte darauf geachtet werden, hier lediglich sachliche Informationen zum Mitglied einzutragen!

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anchor Schutz Personendaten

4. besonderen Schutz der Personendaten markieren
  1. Haken in Checkbox neben Schutz der Personendaten gewünscht  setzen
  2. Eingabe mit   abschließen

 

...

Mitgliedschaften, die mit Schutz der Personendaten gewünscht markiert wurden, werden wie folgt gekennzeichnet:

  • Kennzeichner "Schutz der Personendaten" Image Modified wird in der Kopfzeile angezeigt
  • Schriftzug Image Modified wird zusätzlich rot angezeigt

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anchor Aufnahmesperre

5. Aufnahmesperre markieren
  1. Haken in Checkbox neben Aufnahmesperre  setzen
  2. Eingabe mit  Image Removedmit  "Speichern" abschließen

 

Info

Mitgliedschaften, die mit Aufnahmesperre markiert wurden, werden wie folgt gekennzeichnet:

  • Kennzeichner wird in der Kopfzeile angezeigt
  • Schriftzug wird zusätzlich rot angezeigt


(warning) Mitglieder, die mit Aufnahmesperre markiert sind, dürfen nicht erneut aufgenommen werden.

...

  1. Haken in Checkbox neben Adresse ungültig setzen
  2. Eingabe mit  Image Removedmit  "Speichern" abschließen

 

Info

Mitgliedschaften, in denen die Adresse als ungültig markiert wurde, werden in der Kopfzeile mit gekennzeichnet:

(lightbulb) Wenn Adressen nach Postrückläufern als ungültig markiert werden, können so weitere Postrückläufer und damit unnötige Portokosten vermieden werden.

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anchor EMA

7. Markierung bei erfolgter bzw. zu erfolgender EMA-Anfrage setzen
  1. Haken in Checkbox neben Aufnahmesperre setzen
  2. Eingabe mit  Image Removedmit  "Speichern" abschließen

 

Info

Anwendungsmöglichkeiten:

  1. Nach eingereichten Anfragen beim Einwohnermeldeamt bzgl. der aktuellen Adressdaten zu Mitgliedern kann die entsprechende Mitgliedschaft über diesen Arbeitsschritt gekennzeichnet werden. Auf diese Weise ist stets ersichtlich, dass bereits eine EMA-Anfrage gestellt wurde. Doppelte Anfragen und damit einhergehende unnötige Mehrkosten werden so vermieden.

  2. Nach dem Eingang von mehreren Postrückläufern können die Mitgliedschaften, bei denen eine Einwohnermeldeamtsanfrage gestellt werden soll, mit diesem Arbeitsschritt markiert werden. Auf diese Weise können alle entsprechend markierten Mitgliedschaften über die Erweitere Suche gefiltert und als Tabelle in Excel exportiert werden. Hierdurch wird mehr Übersichtlichkeit erreicht und eine zügige Abarbeitung von vielen EMA-Anfragen möglich.

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anchor Markierung bei Ehrenverleihung

8. Markierung bei Ehrenverleihung
  1. Haken in Ceckbox neben Ehrung verliehen  setzen
  2. Datum der Ehrenverleihung eingeben
  3. Eingabe mit  Image Removedmit  "Speichern" abschließen

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anchor Person klassifizieren

9. Mitglied/Person/Firma klassifizieren

...

  1. Haken in zutreffendes Kästchen setzen
             
  2. Eingabe mit  Image Removedmit  "Speichern" abschließen

nach oben

 

anchor Newsletter

10. Empfang Newsletter markieren
  1. Haken in Checkbox neben Checkbox Newsletter  setzen
  2. Eingabe mit  Image Removedmit  "Speichern" abschließen

nach oben

 

anchor Kennzeichner Person

11. Person kennzeichnen/Kennzeichner entfernen

(info)  Mit dem Kennzeichner kann eine Person individuell markiert werden.  Die Zuordnung mehrerer Kennzeichner ist möglich.

  1. Person kennzeichnen:
    • Button Image Removed betätigen Button "Kennzeichner..." klicken (rechts unten in der Maske)
    • gewünschtes Symbol aus der Tabelle Verfügbare Kennzeichner zur Person (rechts) auswählen
      (ausgewähltes Objekt ist blau hinterlegt)
    • mit dem  Image Removed dem  < - Button Kennzeichner der Person zuordnen
    • mit Image Removed - Button in mit Button "Zurück" in die Personen-Maske zurückkehren
    • der gewählte Kennzeichner wird wie folgt angezeigt:
      1. Info-Maske: unterhalb des Memofeldes im Bereich Persönliche Daten (oben links)
      2. Person-Maske: unterhalb des  - Feldes im oberen rechten Bereich

  2. Kennzeichner entfernen:
    • Button Image Removed betätigen Button "Kennzeichner..." klicken (rechts unten in der Maske)
    • gewünschtes Symbol aus der Tabelle Zugeordnete Kennzeichner zur Person (links) auswählen
      (ausgewähltes Objekt ist blau hinterlegt)
    • mit dem  Image Removed dem  > - Button Kennzeichner für Person entfernen
    • mit Image Removed - Button in mit Button "Zurück" in die Personen-Maske zurückkehren
    • der Kennzeichner ist nun gelöscht und wird nicht mehr angezeigt

...

Info

Die als Personen-Kennzeichner zur Auswahl stehenden Symbole müssen zunächst vom Verein festgelegt und in der Administration unter Anwendung - Knz. Personen hinterlegt werden.
Alle Vereine können beliebig viele Kennzeichner hinterlegen.

(warning) Wichtig!

  1. Die Vorgaben des Datenschutzes sind zu beachten.
  2. Beim Hochladen von Bildern und Icons auf Urheberrechte achten!

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Anchorerf.Person zu MG 

12. erfasste Person als Mitglied anlegen
  1. Datensatz der erfassten Person aufrufen
    Image Removed

  2. Button  anklicken

  3. Maske Mitgliedschaft zu bestehender Person anlegen öffnet sich
    (info) Alle Alle bereits in MIA zur Person hinterlegten Daten werden in dieser Maske angezeigt.
    Image Removed

  4. alle fehlenden Daten eingeben (z. B. bevorzugte Kommunikation, RSV, Stammberater, etc.)

  5. Zahlungsart und Beitragsklassengruppe auswählen

  6. Checkbox Sofortzahlung ggfs. anhaken setzen (wenn Beitrag bei Abschluss der Mitgliedschaft sofort entrichtet wurde)

  7. mit Anklicken des Buttons Image RemovedButtons "Übernehmen" abschließen

  8. erfasster Person wurde nun eine eigene Mitgliedschaft zugeordnet
    Image Removed

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anchor WVL

13. Aufgaben erstellen/löschen

Aufgaben erstellen:

  1. Button Image Removed betätigen Button "Aufgaben..." klicken (rechts unten in der Person-Maske)

  2. Eingabemaske Übersicht der Aufgaben zur ausgewählten Person öffnet sich
    Image Removed

  3. Button Image RemovedButton "Einfügen" betätigen, um neue Aufgabe zu erstellen

  4. Maske zur Eingabe der neuen Aufgabe öffnet sich (unterer Bereich)
    Image Removed

  5. die nun editierbaren Felder ausfüllen:

     

    Was sind Gruppen?:

    Gruppen sind Rollenprofile mit speziell zugewiesenen Rechten, die bestimmten Mitarbeitern über Administration - Mitarbeiter/Nutzer - Nutzer in Rolle zugeordnet werden können.

    Rollenprofile als Gruppe für den Bereich Aufgaben auswählbar machen:

    • Administration - Mitarbeiter/Nutzer - Rollen
    • gewünschte Rolle auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
    • Häkchen bei Aufgabe zuordnen setzen
    • Speichern

     

    Feldname:einzufüllende Information:
    PrioritätPriorität der Aufgabe wählen (Kennzeichnung in Übersicht: - gering, - normal, - hoch)

    Bearbeiter

    bzw.

    Gruppe

    Name des Bearbeiters wählen, für den die Aufgabe angelegt werden soll

     

    Name der Gruppe, für die die Aufgabe angelegt werden soll

    (warning) Soll eine Aufgabe einer Gruppe zugewiesen werden, im Feld Bearbeiter die Auswahl auf Kein Eintrag setzen, weil eine Aufgabe nur entweder einem einzelnen Bearbeiter oder einer Gruppe zugewiesen werden kann - nicht beiden gleichzeitig!

    Anchor
    Rolle als Gruppe
    Info
    title
    AufgabeThema der Aufgabe auswählen
    (info) Die hier auswählbaren Aufgabenarten (z. B. Mitgliedschaft, Rückruf, Finanzen etc.) müssen zunächst über Administration - Anwendung - Aufgabenarten in MIA hinterlegt worden sein. Jeder Verein kann beliebig viele Aufgabenarten hinterlegen.
    Beginn / um

    Zeitpunkt, ab dem die Aufgabe erledigt werden soll

    Erledigen bis / umZeitpunkt, bis zu dem die Erledigung der Aufgabe abgeschlossen sein soll
    Zum DokumentHier kann ein Dokument der Aufgabe zugeordnet werden, das unter Dokumente in MIA bereits hinterlegt wurde.

    Ablauf:
    1. Image Removed ... - Button betätigen
    2. Dokument aus Übersicht auswählen
    3. Image Removed - Button "Übernehmen" betätigen
    4. Image Removed - Button "Speichern" betätigen
    (info)
    Ein bereits zugeordnetes Dokument kann über das Drücken des Image Removed x - Buttons wieder entfernt werden.

    Notiz

    		nähere Beschreibung zur Aufgabe

  6. mit  Image Removed abschließen

  7. mit  Image Removedmit  Button "Speichern" abschließen

  8. mit  Button "Zurück" kehrt man zur Person-Maske zurück

...

 

...

 

Aufgaben löschen:

Jeder Mitarbeiter kann nur eigene Aufgaben löschen.

  1. zu löschende Aufgabe in Übersicht anklicken
    (info) Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt

  2. mit Anklicken des Image Removed - Buttons Aufgabe entfernen
    Note
    titleWichtig:

    Jeder Mitarbeiter kann nur eigene Aufgaben löschen.

    mit Anklicken des Button "Löschen" Aufgabe entfernen

     

nach oben

  AnchorEtikett erstellen

14. Etikett erstellen
  1. Button Image RemovedButton "Etikett erst."  drücken
  2. Auswahl treffen, ob Etikett mit oder ohne MG-Nummer ausgedruckt werden soll
    (gewünschte Option anklicken)Image Removed
  3. Button Image RemovedButton "Ausführen"  anklicken
  4. Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden

  5. über die Druckfunktion ausdrucken

    Note

    Der Labeldrucker muss von den technischen Mitarbeitern in MIA eingebunden werden, bevor dieser benutzt werden kann.

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anchor Protokoll

15. Protokoll einsehen/exportieren
  1. Button Image RemovedButton "Protokoll..."  drücken

  2. Übersicht wird angezeigt
    Image Removed

  3. Über Drücken des Image Removed - Buttons kann des Button "Export" kann die Protokollübersicht in Excel geöffnet werden.

  4. Rückkehr zur Person-Maske über Drücken des Image Removed - Buttonsdes Button "Zurück"

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Anchor
Zuordnungen

...

  1. Button  anklicken

  2. tabellarische Auflistung aller Zuordnungen, die zur aufgerufenen Person für andere Mitgliedschaften hinterlegt sind
    (als abweichender Kontoinhaber, gesetzlicher Vertreter, Vermieter usw.)
    Image Removed

  3. Rückkehr zur Person-Maske über Anklicken des  - Buttons

...

Anchor
Person löschen

17. Person löschen
  1. Button Image RemovedButton "Löschen" anklicken
  2. Abfragefenster öffnet sichImage Removed

  3. Bestätigung mit Drücken des Ja - Buttons

     

...

18. Datenauskunft für Mitglied erstellen
  1. Button Image RemovedButton "Datenauskunft" anklicken

  2. Datenauskunft wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden

  3. über die Druckfunktion ausdrucken

...