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  1. Benutzung der Sortierfunktion in der Dokument-Übersicht (links)

  2. Dokument suchen

  3. Suchfilter zurücksetzen

  4. Dokument einsehen/auswählen

  5. Zugeordneten Fall aufrufen

  6. Dokument verteilen

  7. Dokument verschieben

  8. Dokument hochladen

  9. Dokument als PDF in separatem Browser-Tab anzeigen

  10. Dokument herunterladen
  11. Dokument bearbeiten/online freigeben
  12. Dokument duplizieren
  13. Aufgabe zum Dokument erstellen
  14. Dokument löschen
  15. Dokument-Ansicht drehen
  16. Dokument drucken

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Dok verschieben

...

7. Dokument verschieben

  1. Button  anklicken

  2. Fenster Dokument verschieben öffnet sich


  3. Mitgliedsnummer (oder Namen/Firmenbezeichnung) des Mitgliedes eingeben, zu dem das Dokument verschoben werden soll und mit Anklicken des Buttons  bestätigen.


  4. Das gewünschte Mitglied wird nun in der tabellarischen Übersicht angezeigt.


  5. Falls gewünscht Mietobjekt durch Anklicken zuordnen.
    (info) Auswahl muss nach Anklicken mit X gekennzeichnet sein.



  6. Falls gewünscht, Aufgabe bzgl. Bearbeitung des Dokuments für einen einzelnen Mitarbeiter oder eine bestimmte Gruppe hinterlegen.


  7. Vollständig ausgefüllte Maske auf Richtigkeit prüfen.



  8. mit Anklicken des Buttons  Vorgang abschließen

  9. Das Dokument wird nun in der Dokumente-Maske des Mitglieds angezeigt, zu dem dieses verschoben wurde.
    (info) Alle Metadaten werden beim Verschieben vollständig übernommen.

...

 

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Dokument hochladen

...

8. Dokument hochladen

  1. Button  anklicken

     

  2. Fenster Dokument hochladen öffnet sich

     

  3. hier alle erforderlichen Daten eingeben:

     

    • Erstellungs- sowie Eingangdatum eingeben

      Info

      Im Feld Erstellungsdatum wird nach dem Öffnen automatisch das aktuelle Tagesdatum angezeigt. Dieses Datum ist jedoch änderbar.

      (warning)Wichtig:
      In der tabellarischen Übersicht (links in der Dokumente-Maske) wird als Datum zum jeweiligen Dokument immer das Erstellungsdatum angezeigt, NICHT das Eingangsdatum.

       

       

    • Titel des Dokumentes eingeben

      Tip

      Eine klare und einheitliche Struktur der Namensvergabe an hochgeladene Dateien erleichtert es allen Mitarbeitern, das jeweils gewünschte Dokument bei Bedarf schnell zu finden und aufrufen zu können. siehe auch Tipps zur Vergabe Dokumentennamen

      (lightbulb)So kann noch mehr Zeit gespart werden:

      Über Anklicken des - Buttons können auch fertige Textbausteine einfach per Klick in das Feld eingefügt werden. Diese können hiernach um zusätzliche Angaben vervollständigt werden.

      Beispiel:

      • Auswahl Textbaustein: "BKA-Belege"

      • Vervollständigung um Jahreszahl "2018"

      • fertiger Text: "BKA-Belege 2018"

      (thumbs up) Jeder Verein kann in der Administration unter Anwendungen > Textbausteine beliebig viele Vorlagen hinterlegen.

       

       

    • im Feld Dokumentenkategorie durch Anklicken des   Auswahl aller verfügbaren Dokumentenkategorien öffnen und gewünschte durch Anklicken auswählen

      Info

      Hier auswählbare Dokumentenkategorien müssen zunächst in der Administration unter Anwendung > Dokumentkategorien von jedem Verein selbst angelegt werden.

      (thumbs up) Jeder Verein kann beliebig viele Dokumentenkategorien hinterlegen.

      (lightbulb) Die Reihenfolge der Anzeige der Dokumentenkategorien kann mit der Sortierung in der Administration vom Verein festgelegt werden.


       

       

    • falls erforderlich Kommentar zum Dokument bzw. Schlagworte oder Bearbeitungshinweise eingeben



  4. mit Anklicken der entsprechenden Checkboxen festlegen, ob das Dokument:
    • online vom Mitglied über dessen persönliches Login abrufbar sein soll: 
    • inhaltlich nicht mehr veränderbar sein soll: 

  5. auf Button  klicken, um Hochladen des gewünschten Dokuments zu initiieren

  6. Dateiauswahl-Fenster öffnet sich, über das die gewünschte Datei gesucht und durch Doppelklick oder durch Markieren und Klick auf "Öffnen" ausgewählt werden kann

     

  7. grünes Häkchen hinter Button Dokument zeigt an, dass Dokument erfolgreich hochgeladen wurde 

     

  8. mit Klick auf Button  abschließen

  9. das Dokument ist nun in MIA hinterlegt und der gewünschten Dokumentkategorie zugeordnet



    Info
    titleErläuterung
    • Anzeige von Kommentaren: Dokument durch Anklicken in Übersicht auswählen, Anzeige erfolgt im Feld Kommentar unterhalb der tabellarischer Übersicht

     

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PDF-Anzeige

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9. Dokument als PDF in separatem Browser-Tab anzeigen

  1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
    (info)siehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen

     

  2. Button  anklicken

  3. Dokument wird als PDF in separatem Browser-Tab angezeigt

...

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Dokument herunterladen

...

10. Dokument herunterladen

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Download Originaldatei
Variante 1: Download der Datei im Ursprungsformat über Button

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Metadaten

...

11. Dokument bearbeiten

  1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
    (info)siehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen


  2. Button  anklicken

     

  3. Fenster Dokument bearbeiten öffnet sich



  4. gewünschte Daten einsehen oder ggfs. eingeben bzw. ändern, z. B.:

    • Änderung eines Datums

    • textliche Änderung des Titels

    • Änderung der Dokumentkategorie
    • Einfügen/Bearbeiten/Entfernen eines Kommentars
    • Entfernen/Bearbeiten/Hinzufügen von Schlagworten
    • Entfernen/Bearbeiten/Hinzufügen von Bearbeitungshinweisen
    • Setzen/Entfernen der Markierung in Checkbox Online abrufbar  siehe Erläuterung Checkboxen
    • Setzen/Entfernen der Markierung in Checkbox finalisiert  siehe Erläuterung Checkboxen
    • Zuordnen eines anderen Dokuments

  5. Änderungen mit Anklicken des  - Buttons hinterlegen

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Dok duplizieren

...

12. Dokument duplizieren
  1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
    (info)siehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen

  2. Button  anklicken, um Duplikat vom gewünschten Dokument zu erstellen

  3. Fenster Vorhandenes Dokument duplizieren öffnet sich


  4. ggfs. Änderungen der Metadaten des Dokuments in der Maske Detailangaben vornehmen


  5. Änderung mit  abschließen

  6. ggfs. über Maske Aufgabe erstellen Aufgabe für bestimmten Mitarbeiter oder Gruppe hinterlegen

    Info
    titleInformation

    Etwaig hinterlegte Aufgaben zum erstellten Duplikat des Dokuments werden in der jeweiligen Aufgabenliste des gewählten Mitarbeiters bzw. der gewählten Gruppe angezeigt.

     



  7. Änderung mit  abschließen

  8. mit    beenden

  9. das Duplikat des gewünschten Dokuments inkl. aller Eingaben/Änderungen ist nun erstellt und in der tabellarischen Übersicht aller Dokumente (linke Seite) aufgeführt

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Aufgabe Dok

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13. Aufgabe zum Dokument erstellen
  1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
    (info)siehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen

  2. Button  anklicken, um eine neue Aufgabe zum gewählten Dokument zu hinterlegen

  3. Fenster Neue Aufgabe anlegen öffnet sich


  4. Priorität wählen
    (info) wählbar sind hoch, normal oder gering

  5. auswählen, für den die Aufgabe hinterlegt werden soll
    > für Auswahl  neben gewünschten Feld (Bearbeiter oder Gruppe) anklicken und Mitarbeiter/Gruppe in Liste per Klick aussuchen



    Info

    Es ist möglich, Aufgaben für einen einzelnen Bearbeiter oder eine bestimmte Gruppe zu hinterlegen.

    Bearbeiter:

    Die Aufgabe wird für einen einzelnen Mitarbeiter hinterlegt und nach Abspeichern in dessen Aufgabenliste angezeigt.

    Auswählbar sind alle in MIA erfassten Mitarbeiter. (Administration > Mitarbeiter/Nutzer > erfassen)

    (warning) Es kann keine Gruppe zusätzlich zu einem Bearbeiter ausgewählt werden.

    Gruppe:

    Die Aufgabe wird für einen Gruppe von Mitarbeitern hinterlegt und nach Abspeichern in deren Aufgabenlisten angezeigt.

    Auswählbar sind alle in MIA erfassten Gruppen. (Administration > Mitarbeiter/Nutzer > Rollen)

    (warning) Es kann kein Bearbeiter zusätzlich zu einer Gruppe ausgewählt werden.



  6. Unter dem Punkt Aufgabe auswählen, zu welcher Kategorie die Aufgabe erstellt wird.
    (info) Voreinstellung hier: Dokumente (weil Aufgabe zu einem Dokument erstellt wird)


  7. Zeitfenster eingeben, in dem die Aufgabe zu erledigen ist


  8. ggfs. Erinnerungsfunktion aktivieren, indem das Häkchen in die Checkbox Erinnerung gesetzt wird


    Note

    Die Erinnerungsfunktion kann nur für Aufgaben genutzt werden, die für einen einzelnen Benutzer angelegt werden.
    (minus) Bei Gruppen-Aufgaben ist diese Funktion nicht wählbar.



  9. im Feld Notiz kurze, prägnante Beschreibung der Aufgabe hinterlegen


  10. mit    Aufgabe erstellen

 

Info

Über Anklicken des Image Removed - Buttons kann die Aktion jederzeit abgebrochen werden.


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Dokument loeschen

...

14. Dokument löschen

...

Dokumente können nur von Mitarbeitern gelöscht werden, deren Rolle das entsprechende Recht zugewiesen wurde.

Warning
titleVORSICHT:

Wird ein verteiltes Dokument gelöscht, wird dieses aus den Dokumenten aller Mitgliedschaften entfernt, an die es verteilt wurde. Auch der Datensatz des Mitgliedes, von dem aus das Dokument ursprünglich verteilt wurde, ist hiervon betroffen.

(info) Ab der MIA-Version 5.0.0 wird ein verteiltes Dokument bei jedem Mitglied als eigene Kopie mit eigenen Metadaten angelegt.

 

  1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
    (info) siehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen

  2. Button Button "Dokument löschen"  anklickenSicherheitsabfrage-Fenster öffnet sich
    Image Removed
    mit Klick auf  Image Removed bestätigen
  3. Dokument ist gelöscht und damit aus der Übersicht entfernt

 

Info

Ein Abbruch der Aktion ist über Anklicken des  Image Removed - Buttons möglichDokumente können nur von Mitarbeitern gelöscht werden, deren Rolle das entsprechende Recht zugewiesen wurde.

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Ansicht drehen

...

15. Dokument-Ansicht drehen
Note

Mit dieser Funktion wird die Ansicht lediglich temporär geändert. Die Änderung bleibt bei erneutem Aufrufen des Dokuments nicht erhalten.

...

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Dokument drucken

...

16. Dokument drucken
  1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
    (info)siehe Arbeitsablauf Dokument einsehen/auswählen

  2. Button  anklicken


  3. Druck-Fenster öffnet sich



  4. ggfs. gewünschte Anpassungen vornehmen
    z. B. Änderung Drucker, Druck in Farbe/Graustufen, Anzahl Kopien etc.

  5. mit Anklicken des  Buttons Druck auslösen

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