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Feld:Art der erfassten Daten:
nähere Bezeichnung des Anliegens des Mitgliedes
Datum der Beratung
Art der Beratung (persönlich, telefonisch o. ä.)
durchführender Rechtsberater
Standort an dem die Beratung durchgeführt wird

Klassifizierung des Themas der Beratung

Info

Die Beratungsthemen des Vereins werden individuell von jedem Verein entsprechend dessen Wünschen in der Administration unter Anwendungen > Beratungsthemen festgelegt. siehe Ablauf Beratungsthemen (Verein) erstellen

(lightbulb) Anhand dieser Klassifizierung kann eine statistische Auswertung der Anzahl der Beratungen zu den jeweiligen Beratungsthemen erfolgen.

 
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Angabe des Beratungsthemas (DMB), das dem Beratungsthema (Verein) zugewiesenen ist

Info
titleErläuterung

Bei den Beratungsthemen (DMB) handelt es sich um einen Beratungsthemen-Katalog des DMB, mit dem dieser die Anzahl der jeweiligen Beratungsinhalte aller Vereine statistisch auswerten kann.

 (warning) Jedem Beratungsthema (Verein) muss in der Administration unter Anwendungen > Beratungsthemen mindestens 1 DMB-Beratungsthema zugeordnet werden. Durch diese Zuordnung erfolgt die Hinterlegung des DMB-Beratungsthemas automatisch mit der Wahl des Beratungsthemas (Verein) bei der Terminvergabe.

siehe Arbeitsablauf DMB-Beratungsthema administrativ zuordnen

Tip

Die DMB-Beratungsthemen sollen die Inhalte widerspiegeln, die in der Beratung tatsächlich Beachtung finden. Eine nachträgliche Ergänzung durch den Rechtsberater ist daher erwünscht.

Hier werden Notizen angezeigt, die:

  • bereits bei der Terminvergabe im Feld Notiz eingegeben wurden
  • direkt in diesem Eingabefeld eingegeben bzw. später nachgetragen wurden
  • die über den Link Beratungsnotiz im dortigen Eingabefeld eingegeben bzw. später nachgetragen wurden.

siehe Arbeitsablauf Beratungsnotiz hinterlegen


Tip

Das Diktieren von Texten mit Hilfe von Diktiersystemen ist in beiden Eingabefeldern möglich.

...

Feld:Art der erfassten Daten:
Angabe des Mietobjektes, zu dem die Beratung erfolgt
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Themen, zu denen im Termin beraten wird

(info) Hier können alle Themen, die tatsächlich in der Beratung Beachtung fanden, nachträglich ergänzt werden.

siehe Arbeitsablauf DMB-Beratungsthemen nachträglich ergänzen

 

Tip

Da die DMB-Beratungsthemen die Inhalte widerspiegeln sollen, zu denen tatsächlich beraten wurde, ist eine nachträgliche Ergänzung durch den Rechtsberater erwünscht.


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Über den Link Beratungsnotiz wird ein Eingabefeld geöffnet, in demalle relevanten Informationen und Inhalte zur einzelnen Rechtsberatung hinterlegt werden können.siehe Arbeitsablauf Beratungsnotiz hinterlegen - im Eingabefeld, das über den Link Beratungsnotizen geöffnet wird

Info

Wichtige Informationen zu Fristen oder Belehrungen zu Sachverhalten können hier festgehalten werden, damit diese später nachvollziehbar bleiben.

Die hier eingegebenen Informationen werden nach dem Abspeichern in den Details zur Beratung im Feld Notizen angezeigt.

(lightbulb) Für eine Eingabe bzw. nachträgliche Bearbeitung von Beratungsnotizen gibt es 2 Möglichkeiten:

  • in den Details zur Beratung im Feld Notizen
  • im Eingabefeld, das über den Link Beratungsnotiz erreicht werden kann
Tip

Das Eindiktieren Diktieren von Texten mit Hilfe von Diktiersystemen ist in beiden Eingabefeldern möglich.

...

Hinweis: Beratungen können nur von Mitarbeitern gelöscht werden, deren Rolle das entsprechende Recht zugewiesen wurde. Liste der Rechte siehe unter: Rechte auf Buttons in Seiten/Registern

 

.
Funktionsbutton:Erklärung:

Anlage einer neuen Beratung für das ausgewählte Mitglied.

(info) Bei der statistischen Auswertung von Beratungsthemen werden nur angelegte Beratungen erfasst.

Löschen einer Beratung siehe Arbeitsablauf Beratung löschen

 

Note

Ausdruck eines Datenblattes zu einer einzelnen Beratung siehe Arbeitsablauf Daten zu einer Beratung ausdrucken


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Ausdruck einer Liste aller für das ausgewählte Mitglied hinterlegter Beratungen inkl. der dazugehörigen Details siehe Arbeitsablauf Liste aller Beratungen des MG ausdrucken

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Über diesen Button kann ein neues Dokument in MIA hochgeladen werden, das der ausgewählten Beratung zugeordnet wird. siehe Arbeitsablauf Dokument einer Beratung zuordnen

Beispiele:

zu prüfende Betriebskostenabrechnung

, zu prüfender Mietvertrag

, zur Verfügung gestellte Fotos und sonstige Unterlagen

, etc

 

Info

Hier zugeordnete Dokumente sind gleichzeitig auch in der Dokumente-Maske sichtbar.

Anchor
Tipp DokName

Tip
titleTipps zur Vergabe Dokumentennamen

Eine einheitliche Struktur der Dateibezeichnungen von hochgeladenen Dokumenten erleichtert es allen Mitarbeitern, das jeweils gewünschte Dokument schnell zu finden.

Dabei sollte der Dateiname selbst nicht zu lang gestaltet werden, dennoch aber alle notwendigen Angaben beinhalten, die zum schnellen Wiederfinden benötigt werden.

(lightbulb) Abkürzungen sind hierbei dienlich - diese sollte jedoch auch jeder Mitarbeiter kennen. Eine Übersicht über alle genutzten Abkürzungen, die jedem Mitarbeiter vorliegt bzw. zugänglich ist, ist hier von Vorteil.

(lightbulb) Eine Kopplung an vergebene Posteingangs- und -ausgangsnummern ist möglich. Hierdurch kann der Eingangskanal der Dokumente auch ohne Info im Dateinamen nachvollzogen werden.

  1. Mit dem oberen Button kann eine Onlineberatung in einem neuen Tab im Browser angezeigt werden, dadurch steht mehr Platz zur Verfügung.

  2. Mit dem unteren Button kann ein zur Beratung/Onlineberatung angehängtes Dokument in einem neuen Tab im Browser angezeigt werden.
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Hier können die sogenannten Metadaten eines Dokuments wie z. B. das Erstellungsdatum, der Dateiname, die zugeordnete Dokumentkategorie etc. geändert werden.

(info) Was sind Metadaten?

 siehe Arbeitsablauf Metadaten eines Dokuments ändern


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Über diesen Button kann ein Dokument, das bereits in der Dokumente-Maske in MIA hinterlegt ist, einer Beratung zugeordnet werden.

(info) Einer Beratung auf diese Weise zugeordnete Dokumente bleiben auch weiterhin in der Dokumente-Maske hinterlegt.

siehe Arbeitsablauf Dokument einer Beratung zuordnen

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Ausdruck einer Liste aller Beratungen des Mitglieds inkl. der dazugehörigen Details siehe Arbeitsablauf Liste aller Beratungen des MG ausdrucken

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Hier können die Metadaten eines Dokuments wie z. B. das Erstellungsdatum, der Dateiname, die zugeordnete Dokumentkategorie etc. geändert werden.

(info) Was sind Metadaten?

 siehe Arbeitsablauf Metadaten eines Dokuments ändern

Image AddedMit diesem Button kann ein an eine Beratung angehängtes Dokument heruntergeladen werden.

Über diesen Button kann die Zuordnung von Dokumenten zu einer bestimmten Beratung wieder entfernt werden.

(lightbulb) Fehlerhafte Zuordnungen können mit dieser Funktion einfach korrigiert werden.

(info) Die Dokumente bleiben in der Dokumente-Maske weiterhin hinterlegt und einsehbar, nachdem eine Zuordnung gelöst wurde.

siehe Arbeitsablauf Zuordnung von Dokument entfernen

Über diesen Button kann eine Aufgabe zur ausgewählten Beratung erstellt werden für:

  • einen Mitarbeiter
  • eine bestimmte Gruppe

siehe Arbeitsablauf Aufgabe zur Beratung erstellen

Info

Sowohl Mitarbeiter als auch Gruppen müssen in der Administration zunächst angelegt werden. Die Anzahl der von Verein angelegten Mitarbeiter und Gruppen ist unbeschränkt und frei wählbar.

siehe Arbeitsablauf Mitarbeiter anlegen

siehe Arbeitsablauf Gruppe erstellen

Über diese Checkbox, kann die Information hinterlegt werden, ob ein Schreiben zur markierten Beratung erstellt wurde. siehe Arbeitsablauf Markierung Schreiben erstellt für Beratung hinterlegen

(info) Das Setzen der Checkbox löst keine Aktion (buchen von Schreibgebühren oder dergleichen) aus.

Je nach Systemeinstellungen (Administration -> Systemeinstellungen und Konto: SGBetrag) werden gleichzeitig auch Schreibgebühren ins Mitgliedskonto gebucht.

 

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Die Checkbox ist bei gesetztem Häkchen inaktiv. Ab MIA-Version 5.0.4 kann die Checkbox durch Klick auf den Button "Schreiben erstellt rückgängig machen" bearbeitet/zurückgesetzt werden.

 

Achtung! Durch das Zurücksetzen werden nicht auch automatisch die zugehörigen Buchungen für Schreibgebühren gelöscht!


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