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Beschreibung Dokumente-Maske

Diese Maske dient der Erfassung und Pflege von Dokumenten zur Person/Mitgliedschaft. Zudem besteht die Möglichkeit, Dokumente weiteren Mitgliedern zuzuordnen, zu verschieben oder zu duplizieren.

Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Funktionen finden Sie hier: Arbeitsabläufe Maske Dokumente

Übersicht über alle für das Mitglied hinterlegten Dokumente inkl. Einsicht

• Die Dokumente-Maske als elektronische Akte des Mitgliedes
• Wie können Dokumente in der Dokumente-Maske hinterlegt werden?
• Informationen zu Dokumentkategorien
  • Was ist eine Dokumentkategorie?
  • Das ist möglich, wenn verschiedene Dokumentkategorien in MIA hinterlegt sind
    
• Dokument-Vorschau (Standard)
• Welche Datei-Formate können in der Dokumente-Maske hinterlegt werden?
• Was tun, wenn ein hinterlegtes Dokument in der Vorschau nicht oder nicht korrekt angezeigt wird?

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Anchor
Zweck Dokumente Maske

Die Dokumente-Maske als elektronische Akte des Mitgliedes

In der Dokumente-Maske können alle Unterlagen zur Mitgliedschaft, Beratung oder Organisation hinterlegt werden.

 Hier hinterlegte Unterlagen können über die Dokumente-Maske

• bearbeitet
• heruntergeladen

• mit weiteren Mitgliedschaften geteilt (z. B. BKA-Belege mit Gültigkeit für mehrere Mitglieder)  _{siehe Hinweise zum Verteilen eines Dokuments}

• gedruckt
• verschoben
• dupliziert
• mit Kommentaren versehen
• für das Mitglied über den Online-Zugriff mit persönlichem Login bereitgestellt

• gelöscht _{Bitte Hinweise zum Löschen eines Dokumentes beachten!}

  werden.

 Erstellung von Aufgaben für Mitarbeiter oder Gruppen zu bestimmten Dokumenten (z. B. bei Posteingang, Prüfung von Rechtsberaterschreiben etc.)

 Sortiermöglichkeit beim Hinterlegen von Unterlagen durch Nutzung von Dokument-Kategorien

Damit stellt die Dokumente-Maske die elektronische Akte des Mitgliedes dar.

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Wie können Dokumente in der Dokumente-Maske hinterlegt werden?

Dokumente wie selbst erstellte oder eingescannte Schreiben, Bilder o. ä. können über folgende Wege in der Dokumente-Maske hinterlegt werden:

• Einscannen in zugewiesenen Scanner-Ordner auf lokalem PC, danach manuelles Hochladen über Dokumente-Maske
• Einscannen in Dokument-Eingang in MIA, hierüber Verteilung an gewünschtes Mitglied
• direktes Einscannen in das gewünschte Mitglied in MIA
   NUR bei Nutzung von Scannern möglich, die diese Funktion unterstützen

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Informationen zu Dokumentkategorien

Was ist eine Dokumentkategorie?

Hierbei handelt es sich um eine Art Dateiordner innerhalb der Dokumente-Maske, dem nur ganz bestimmte Dateien zugeordnet werden.

>> Beispiel: Die Ablage von sämtlichen Rechnungen und Mahnungen des Mitgliedes kann in der Dokumentkategorie Finanzen zusammengefasst werden.

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Das ist möglich, wenn verschiedene Dokumentkategorien in MIA hinterlegt sind:

• Alle in MIA hinterlegten Dokumente können manuell bzw. automatisch bestimmten Dokumentkategorien zugeordnet werden.

  Info
  title Erläuterung:
  manuell: beim Hochladen/Einscannen/Zuweisen von Dateien zu einer Mitgliedschaft in den jeweiligen Metadaten des Dokuments automatisch: bei Erstellung von bestimmten Läufen (Rechnungslauf, Mahnlauf, Ausschlusslauf etc.) Hierbei werden die Dateien (z. B. die Rechnungen) von MIA automatisch: nach hinterlegter und administrativ zugewiesener Vorlage für alle betreffenden Mitglieder erstellt in der administrativ zugewiesenen Dokumentkategorie der einzelnen Mitglieder abgelegt. siehe auch Arbeitsablauf Vorlage für Dokument erstellen

 Vorteile:

• • Unterscheidung von Dateien zu verschiedenen Themengebieten ist möglich
    (z. B. Organisatorisches, Beratungsrelevantes, Finanzen, RSV etc.)
  • schnelleres und gezieltes Suchen/Finden von Dateien nach Dokumentkategorie

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Dokument-Vorschau (Standard)

In der Dokumente-Maske hinterlegte Text-Dateien können im Vorschaufenster (rechter Bereich) als PDF angezeigt werden. Hierfür muss das gewünschte Dokument einfach per Klick ausgewählt werden. Die PDF-Vorschau wird sodann geöffnet.

Standard Vorschau:

• alle Text-Dateien werden als PDF-Vorschau angezeigt _{Ausnahmen siehe Welche Datei-Formate können in der Dokumente-Maske hinterlegt werden?} 
• Ansicht kann gedreht werden (im Uhrzeigersinn)
• Zoom-Optionen
• Dokument kann:
  • über Druck-Funktion ausgedruckt werden
  • heruntergeladen werden

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Welche Datei-Formate können in der Dokumente-Maske hinterlegt werden?

Grundsätzlich können Datei-Formate in der Dokument-Maske hochgeladen werden, es können nur nicht alle Formate auch korrekt angezeigt werden.

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Was tun, wenn ein hinterlegtes Dokument in der Vorschau nicht oder nicht korrekt angezeigt wird?

Manchmal werden in der Dokumente-Maske hinterlegte Dateien nicht oder nicht korrekt im Vorschau-Fenster angezeigt.

Grund:
Der sog. PDF-Konverter, der im Hintergrund arbeitet und für alle hochgeladenen Dateien eine PDF-Vorschau erstellt, kann ein Format nicht oder nicht korrekt in eine PDF-Vorschau übertragen. Das betreffende Dokument wird in diesen Fällen nicht bzw. nicht in seiner ursprünglichen Form angezeigt.

Aber:
Das hinterlegte Dokument bleibt in seiner ursprünglichen Form trotz der fehlenden bzw. falschen Darstellung erhalten. Das Dokument kann über folgende Wege dennoch in seiner ursprünglichen Form eingesehen werden:

1. Druckvorschau nutzen:
   Hier wird ein Dokument immer exakt so angezeigt, wie es ausgedruckt wird.
   
   
2. Download-Funktion nutzen:
   Hierüber wird das Dokument in seiner ursprünglichen Form auf den eigenen PC heruntergeladen und kann hier mit dem jeweiligem Programm geöffnet werden.

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Alle Dokumente und ggf. E-Mails werden rechts in der Tabelle im sgsog. "Dokumenttree" aufgelistet. Die folgende Tabelle enthält die Beschreibungen der verwendeten Icons:

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