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oben Arbeitsablaeufe Beratungen Maske

Übersicht Arbeitsabläufe

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	Sortierfunktion Beratungen

1. Benutzung der Sortierfunktion in der Beratungen-Übersicht (links)

In dem Feld oberhalb der Übersicht aller zur Mitgliedschaft erfassten Beratungen, wird angezeigt, nach welchem Parameter geordnet diese aktuell angezeigt werden. Hier können auch andere Parameter ausgewählt werden, um die Sortierung der Übersicht zu ändern (z. B. nach Datum, nach Mietobjekten o. ä.).

im Feld
Auswahl mit Klick auf Button öffnen
gewünschtes Parameter auswählen
Übersicht wird entsprechend des gewählten Parameters geordnet angezeigt

Info

Sortiermöglichkeiten:

nach Datum
nach Fällen
nach Jahr und Datum
nach Mietobjekten

_{nach oben}

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	Beratungen einsehen

2. Details zu Beratung einsehen

gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
Details zur Beratung werden rechts neben der tabellarischen Übersicht angezeigt

Info
In der Übersicht aller Beratungen (links) zeigt die Markierung an, dass eine Notiz zur Beratung hinterlegt ist.

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	Beratungsnotiz

3. Beratungsnotiz hinterlegen
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Notiz direkt

Variante 1: im Eingabefeld Notizen in den Details zur Beratung
gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt

Details zur Beratung werden rechts neben der tabellarischen Übersicht angezeigt

Eingabe der gewünschten Angaben im Feld Notizen
Das Eindiktieren von Texten mit Hilfe von Diktiersystemen ist im Eingabefeld möglich.

mit   abschließen

Info
Ein Abbruch der Aktion ist jederzeit mit Anklicken des - Buttons möglich.
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Notiz Link

Variante 2: im Eingabefeld, das über den Link Beratungsnotizen geöffnet wird
gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt

Link Beratungsnotiz unterhalb des gewählten Termins in der Übersicht (links) anklicken

Editierfeld wird geöffnet: Eingabe des gewünschten Textes
Das Eindiktieren von Texten mit Hilfe von Diktiersystemen ist im Eingabefeld möglich.

mit Anklicken des  - Buttons hinterlegen

Info
Ein Abbruch der Aktion ist jederzeit mit Anklicken des - Buttons möglich.
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neue Beratung

4. Neue Beratung anlegen
Info
Wird ein vergebener Termin im Beratungskalender als wahrgenommen markiert und über den Button   eine Beratung angelegt, entfällt dieser Arbeitsablauf.
Button  anklicken
Eingabe-Maske öffnet sich

Hier alle erforderlichen Daten eingeben:
links: zum Termin (Datum, Titel, Beratungsart und -thema, Mietobjekt, Berater und Beratungsnotiz)
rechts: zum Anliegen des Mitgliedes (Beratungsthema (DMB))

mit Anklicken des   - Buttons abschließen
alle Daten sind hiernach in den Details zur Beratung hinterlegt und damit einsehbar

Info
Ein Abbruch der Aktion ist jederzeit mit Anklicken des - Buttons möglich.
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Beratung ergaenzen

5. DMB-Beratungsthemen nachträglich ergänzen
gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt

Details zur Beratung werden angezeigt

- Button neben Feld Beratungsthemen (DMB) anklicken um Auswahlzu öffnen
Fenster Beratungsthemen (DMB) ändern öffnet sich

hier gewünschtes Thema/gewünschte Themen durch Anklicken auswählen

wenn alle gewünschten Themen ausgewählt sind, mit Anklicken des  - Buttons Änderung abschließen
Im Feld Beratungsthemen (DMB) sind zum ausgewählten Termin nun die gewünschten Themen hinterlegt.

Info
Ein Abbruch der Aktion ist jederzeit mit Anklicken des - Buttons möglich.
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Beratung loeschen
6. Beratung löschen
gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
  Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt

Button  anklicken
Fenster mit Sicherheitsabfrage öffnet sich

mit Anklicken des  - Buttons bestätigen
Info
Ein Abbruch ist mit Anklicken des  - Buttons möglich.

Beratung wird gelöscht und aus der Übersichtsliste entfernt

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Details zu Beratung drucken

7. Details zu einer Beratung ausdrucken
gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt

Button  anklicken
Datenblatt wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden

über die Druckfunktion ist ein Ausdruck möglich
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Beratungen drucken
8. Liste aller Beratungen ausdrucken
Button  anklicken
Datenblatt wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden

über die Druckfunktion ist ein Ausdruck möglich

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Dok zur Beratung hochladen

9. Neues Dokument zur Beratung hochladen
gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt

Button  anklicken, um ein Dokument für die gewählte Beratung hochzuladen
Fenster Neues Dokument hochladen öffnet sich

Erstellungs- sowie Eingangdatum eingeben
Info
Im Feld Erstellungsdatum wird nach dem Öffnen automatisch das aktuelle Tagesdatum angezeigt. Dieses Datum ist jedoch änderbar.

Titel des Dokumentes eingeben
Tip
Eine klare und einheitliche Struktur der Namensvergabe an hochgeladene Dateien erleichtert es allen Mitarbeitern, das jeweils gewünschte Dokument bei Bedarf schnell zu finden und aufrufen zu können. _{siehe auch Tipps zur Vergabe Dokumentennamen}

im Feld Dokumentenkategorie durch Anklicken des Auswahl aller verfügbaren Dokumentenkategorien öffnen
Info
Hier auswählbare Dokumentenkategorien müssen zunächst in der Administration unter Anwendung > Beratungsthemen von jedem Verein selbst angelegt werden.
Jeder Verein kann beliebig viele Dokumentenkategorien hinterlegen.

durch Anklicken gewünschte Kategorie festlegen
falls erforderlich Kommentar zum Dokument bzw. Schlagworte oder Bearbeitungshinweise eingeben
ggfs. Aufbewahrungsfrist eingeben
Warning
Das Feld Aufbewahrungsfristen wird derzeit vom Programm nicht ausgewertet. Das bedeutet, es gibt keine Funktion im Programm, die die Dokumente nach der eingegebenen Frist löscht.
Inwiefern diese Funktion nachgerüstet wird, ist derzeit in Klärung.

auf Button  klicken, um Hochladen des gewünschten Dokuments zu initiieren
Explorer-Fenster öffnet sich, über das die gewünschte Datei gesucht und durch Doppelklick ausgewählt werden kann

grünes Häkchen hinter Button Dokument zeigt an, dass Dokument erfolgreich zugewiesen wurde

mit Klick auf Button  abschließen

das Dokument ist nun hinterlegt und der gewünschten Beratung zugeordnet

Anzeige des Dokuments durch Klick auf Link

Info
title Hinweis:
Dokumente, die über diese Arbeitsschritte bestimmten Beratungen zugewiesene werden, sind zusätzlich auch in der Dokumente-Maske des Mitgliedes einsehbar.
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Metadaten

10. Metadaten eines Dokuments bearbeiten
gewünschtes zugeordnetes Dokument in Übersicht der Beratungen (links) anklicken
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt

Button  anklicken

Fenster zum Bearbeiten der Metadaten öffnet sich

gewünschte Daten eingeben/ändern

mit  abschließen

Info
Über Anklicken des - Buttons kann die Aktion jederzeit abgebrochen werden.
Eingegebene Daten gehen damit verloren.
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Dok zur Beratung zuordnen

11. Bestehendes Dokument einer Beratung zuordnen
gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt

Button  anklicken, um der gewählten Beratung ein bereits in der Dokument-Maske hinterlegtes Dokument zuzuordnen

Fenster Bestehendes Dokument zuordnen öffnet sich

gewünschtes Dokument in Liste durch Anklicken auswählen
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt

- Button klicken, um Dokument zuzuordnen

das zugeordnete Dokument wird in der Übersicht (links) unterhalb der Beratung angezeigt, der dieses zugeordnet wurde

Info
Über Anklicken des - Buttons kann die Aktion jederzeit abgebrochen werden.
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Dok Zuordnung loesen

12. Zuordnung von Dokumenten an eine Beratung lösen
Info
Dokumente, deren Zuordnung zu einer bestimmten Beratung gelöst wurde, bleiben dennoch in der Dokumente-Maske in MIA hinterlegt und damit einsehbar.
Das gilt auch für Dokumente, die über die Beratungen-Maske hochgeladen und einer Beratung zuordnet wurden.
gewünschtes zugeordnetes Dokument in Übersicht der Beratungen (links) anklicken
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt

Button  anklicken, um Zuordnung des Dokumentes zu lösen

Sicherheitsabfrage-Fenster öffnet sich

mit   bestätigen
Info
Ein Abbruch ist mit Anklicken des  - Buttons möglich.

Dokument, dessen Zuordnung gelöst wurde, wird nun nicht mehr unterhalb der Beratung angezeigt

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Aufgaben zur Beratung

13. Aufgabe zur Beratung erstellen
gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt

Button  anklicken, um eine neue Aufgabe zur gewählten Beratung zu hinterlegen

Fenster Neue Aufgabe anlegen öffnet sich

Priorität wählen
wählbar sich hoch, normal oder gering

auswählen, für den die Aufgabe hinterlegt werden soll
> für Auswahl  neben gewünschten Feld (Bearbeiter oder Gruppe) anklicken und Mitarbeiter/Gruppe in Liste per Klick aussuchen
Info
Es ist möglich, Aufgaben für einen einzelnen Bearbeiter oder eine bestimmte Gruppe zu hinterlegen.
Bearbeiter:
Die Aufgabe wird für einen einzelnen Mitarbeiter hinterlegt und nach Abspeichern in dessen Aufgabenliste angezeigt.
Auswählbar sind alle in MIA erfassten Mitarbeiter. (Administration > Mitarbeiter/Nutzer > erfassen)
Es kann keine Gruppe zusätzlich zu einem Bearbeiter ausgewählt werden.
Gruppe:
Die Aufgabe wird für einen Gruppe von Mitarbeitern hinterlegt und nach Abspeichern in deren Aufgabenlisten angezeigt.
Auswählbar sind alle in MIA erfassten Gruppen. (Administration > Mitarbeiter/Nutzer > Rollen)
Es kann kein Bearbeiter zusätzlich zu einer Gruppe ausgewählt werden.
Zeitfenster eingeben, in dem die Aufgabe zu erledigen ist
ggfs. Erinnerungsfunktion aktivieren, indem das Häkchen in die Checkbox Erinnerung gesetzt wird

Note
Die Erinnerungsfunktion kann nur für Aufgaben genutzt werden, die für einen einzelnen Benutzer angelegt werden.
Bei Gruppen-Aufgaben ist diese Funktion nicht wählbar.
im Feld Notiz kurze, prägnante Beschreibung der Aufgabe hinterlegen
mit    Aufgabe erstellen

Info
Über Anklicken des - Buttons kann die Aktion jederzeit abgebrochen werden.
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Markierung Schreiben erstellt

14. Markierung Schreiben erstellt für Beratung hinterlegen
gewünschte Beratung in tabellarischer Übersicht (links in der Beratungen-Maske) durch Anklicken auswählen
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt

Details zur Beratung werden rechts neben der tabellarischen Übersicht angezeigt

Häkchen durch Klick in Checkbox Schreiben erstellt setzen

- Button anklicken
Abfragefenster öffnet sich

mit Klick auf  automatisch Schreibgebühr im Mitgliedskonto buchen

Info
Wenn keine Schreibgebühr gebucht werden soll, einfach mit Klick auf - Button abbrechen.
Das Markier-Häkchen in der Checkbox Schreiben erstellt bleibt dennoch gesetzt.
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