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Ab MIA-Version 5.0 werden Dateien mit Sonder- oder Leerzeichen sowie Umlauten im Dateinamen nicht in den MIA-Dokumenteingang übertragen. Die Dateierweiterung muss mit einem Punkt (.) vom Dateinamen getrennt sein (z. B. Nebenkostenabrechnung.pdf). Der Dateiname darf keine weiteren Punkte enthalten. Dokumente, die diesen Konventionen nicht entsprechen oder defekt sind, werden in das Verzeichnis "nicht_zu_verarbeiten" verschoben. Dokumente, die an MIA übergeben werden konnten und somit im Dokumenteingang angezeigt werden, werden im Dateiverzeichnis in den Ordner "archiv" verschoben.

In der Tabelle "eingegangene Dokumente" kann durch Klick in die Spalte "in Bearb." auf "Dokumenteingang" das eigene Benutzerkürzel eingetragen werden. Diese Funktion zeigt anderen Anwender:innen, dass das Dokument bereits bearbeitet wird. Damit kann ein gleichzeitiger Zugriff und doppelte Bearbeitung vermieden werden. Wenn die Maske Dokumenteingang vor Übernahme einer Bearbeitung nicht neu geöffnet wurde, sollte zuvor der Button "Aktualisieren"  geklickt werden, um den aktuellen Bearbeitungsstand abzurufen. Soll das Dokument nach der Annahme doch nicht selbst bearbeitet werden, kann durch erneuten Klick in Spalte "in Bearb." (jetzt das eigene Benutzerkürzel), wieder auf "Dokumenteingang" zurückgesetzt werden.

 

Mit der Checkbox "BKA" können Dokumente als Betriebskostenabrechnung gekennzeichnet werden.

 

Durch Klick auf den Drei-Punkte-Button wird ein neues Fenster zur Suche und Auswahl des Mitgliedes und des zugehörigen Mietobjektes, der Beratung, des Falls und Fallnotiz aufgerufen.

Erst nach Suche und Auswahl eines Mitgliedes (durch Setzen des X in der ersten Spalte der oberen Tabelle) werden die Register im unteren Bereich der Seite aktiv.

Im Register "Fälle" können mehrere Fälle ausgewählt werden. 

Ist ein Fall zum Mitglied noch nicht vorhanden, kann ein neuer Fall durch setzen der Checkbox "Neuen Fall anlegen" hier direkt erstellt werden.

Im Register "Fallnotiz" werden alle vorhandenen Fallnotizen aufgelistet und mehrere können ausgewählt werden. Fall-Notizen können unabhängig der Fallauswahl gewählt werden.

 

Wie wirkt sich die unterschiedliche Zuordnung aus?

Wird ein Dokument nur zum Fall selbst und nicht zu einer Fall-Notiz zugeordnet, wird das Dokument im Tree im Bereich "Dokumente/E-Mails" angezeigt:

 

Wird ein Dokument nur oder auch zu einer Fall-Notiz zugeordnet, wird das Dokument im Tree UND unter der ausgewählten Fall-Notiz selbst angezeigt:

 

Folgende Logik greift für die Defaultwerte zust. Berater zu Fall und Aufgabe:

  • bei bestehendem Fall ohne Fall-Berater wird der Stammberater zur Aufgabe vorgeschlagen
  • bei bestehendem Fall ohne Fall-Berater sowie kein Stammberater wird der angemeldete Benutzer zur Aufgabe vorgeschlagen
  • bei bestehendem Fall und vorhandenem Fall-Berater wird der Fall-Berater zur Aufgabe vorgeschlagen

  • bei neuem Fall wird der Stammberater zum Fall und auch zur Aufgabe vorgeschlagen
  • bei neuem Fall und Anpassung des Beraters wird dieser auch zur Aufgabe vorgeschlagen
  • bei neuem Fall ohne Stammberater wird der angemeldete Benutzer zum Fall und auch zur Aufgabe vorgeschlagen
  • bei neuem Fall und Auswahl “kein Eintrag” als zust. Berater zum Fall, wird zur Aufgabe der angemeldete Benutzer vorgeschlagen

Modul "Bezirke":

  • bei bestehendem Fall mit Fall-Berater der Bezirkeberater ist, wied der Fall-Berater wird zur Aufgabe vorgeschlagen
  • bei bestehendem Fall mit Fall-Berater der nicht Bezirkeberater ist = Fall-Berater wird zur Aufgabe vorgeschlagen
  • bei neuem Fall mit priv. Erstwohnung (aktuell gültig), wird der Bezirkeberater vorgeschlagen und zur Aufgabe übernommen
  • bei neuem Fall mit priv. Erstwohnung (alt), wird der Bezirkeberater vorgeschlagen und zur Aufgabe übernommen
  • bei neuem Fall und Mietobjekt ohne Bezirkeberater, wird der zust. Berater auf „kein Eintrag” gesetzt und wenn kein anderer Berater eingetragen wird, wird zur Aufgabe auch „kein Eintrag” vorgeschlagen
  • bei neuem Fall und Mietobjekt ohne Bezirkeberater, wird der zust. Berater wird auf „kein Eintrag” gesetzt und wenn ein anderer Berater eingetragen wird, wird zur Aufgabe auch dieser Berater vorgeschlagen

 

 

Aufgaben:

Wird bei der Zuordnung ein Mitglied ausgewählt und ein Mietobjekt oder eine Beratung zugeordnet, wird der Stammberater der Mitgliedschaft default als Bearbeiter der Aufgabe eingetragen. Wird ein Fall zugeordnet, wird der Berater des ausgewählten Falls als Bearbeiter eingetragen.

Mit dem Systemparameter DE_AufgArtID ist es möglich, die Aufgabenart einzustellen, die vorausgewählt sein soll, wenn der Dokumenteingang geöffnet wird. Der Systemparameter befindet sich unter "Administration -> Systemeinstellungen" und "Dokumenteingang". Zulässig sind die Systemaufgabenart "DE" und alle selbst angelegten gültigen Aufgabenarten (ohne Haken bei Systemaufgabenart).

 

Einrichtung unterschiedlicher Scanordner

Gültig ab Version 5.2.3

Im mit MIA verbundenen Verzeichnis für den Dokumenteingang können Unterverzeichnisse erstellt werden. Die Bezeichnung dieser Unterverzeichnisse ist frei wählbar (erlaubte Zeichen: Buchstaben, Zahlen und Unterstriche). Unter "Administration -> Import/Export -> Dok.eingang Scanordner" müssen diese Unterverzeichnisse zudem bekannt gemacht werden. Die Bezeichnung in der Verzeichnisstruktur und die in MIA (Feld "Bezeichnung in MIA") müssen identisch sein. Der Name für die Anzeige im Dokumenteingang (Bezeichnung in MIA) kann dagegen frei gewählt werden.

 

 

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