Allgemeine Merkmale

MIA wird den Vereinen als Service bereit gestellt. Ein Verein, der MIA nutzen will, muss sich lediglich bei der DES und wird als MIA-Nutzer eingetragen. Die erforderlichen Grundkonfigurationen werden im Verwaltungssystem eingetragen und dann kann MIA herunter geladen werden.

Betrieb und Support von MIA werden von der DES übernommen, der jeweilige Verein ist für die Server-Plattform, das lokale Netzwerk im Verein, die Internetanbindung und die Datensicherung zuständig.

Die Verteilung von Updates oder Konfigurationsänderungen, sowie Wartungseingriffe werden von der DES nach Abstimmung mit dem jeweiligen Verein durchgeführt. Der Server überwacht kritische Betriebsparameter selbstständig und meldet auftretende Probleme und Fehler an ein zentrales Monitoring-System. Mitarbeiter der DES können dann, ebenfalls in Abstimmung mit dem jeweiligen Verein, aktiv werden und Korrekturmaßnahmen einleiten. Viele Fehler können so vermieden oder behoben werden, bevor sie Betriebsabläufe des Vereins stören.

Personen- und Mitgliederverwaltung

Eine wesentliche Neuerung im Datenmodell von MIA ist die Unterscheidung zwischen Personen und Mitgliedschaften. Eine Person kann z. B. ein Interessenten, eine Hausverwaltung, ein Vermieter oder einfach irgendein Kontakt sein. Wenn eine Person Mitglied im Verein wird, wird für diese Person eine Mitgliedschaft angelegt.

Automatische Kennzeichnung

In allen Masken der Personen- und Mitgliederverwaltung werden automatisch Kennzeichen eingeblendet, die bestimmte Merkmale sofort sichtbar machen. 

So kann man am DMB-Logo auf einen Blick erkennen, dass es sich um ein Mitglied handelt, das Zeitungssymbol zeigt an, dass sich um einen Abonnenten der Mieterzeitung handelt, die weiße Hand zeigt an, dass eine Aufnahmesperre eingetragen wurde usw.

Frei definierbare Kennzeichen

Jeder Verein kann selbst Kennzeichen festlegen, mit denen Personen oder Mitgliedschaften gekennzeichnet werden. Diese Kennzeichen können mit Symbolen verbunden werden, die dann rechts senkrecht in den Masken der Personen- oder Mitgliedschaftsdaten angezeigt werden.

Beitragsklassen

Alle Beiträge, die einmalig oder regelmäßig fällig werden, werden in Form von Beitragsklassen verwaltet. Jedem Mitglied können beliebig viele Beitragsklassen zugeordnet werden um Mitgliedsbeiträge, Rechtsschutzversicherung, Mieterzeitung usw. zu berechnen. Damit unterstützt MIA alle im DMB gebräuchlichen Varianten der Beitragsberechnung.

Für die schnelle und fehlerfreie Zuordnung von Beitragsklassen bei der Erfassung neuer Mitglieder, können Beitragsklassen in Gruppen zusammen gefasst werden. Wird ein Mitglied neu angelegt, muss lediglich die Gruppe ausgewählt werden, MIA ordnet dem Mitglied dann automatisch alle Beitragsklassen zu, die zur gewählten Gruppe gehören. Eine der angelegten Gruppen kann als Standardgruppe gekennzeichnet werden und wird damit automatisch bei der Mitgliedererfassung vorgegeben.

Zahlungspläne

Die unterschiedlichen Berechnungsmethoden, mit denen die Vereine die Beiträgen neuer Mitglieder berechnen, können in Form individueller Zahlungspläne hinterlegt werden. Auf der Basis dieser Zahlungspläne ermittelt MIA automatisch fällige Beiträge und schreibt diese als Sollbuchungen in die Mitgliedskonten. Ein Verein muss nur noch entscheiden wann er diese Beträge in Form von Rechnungen oder Lastschriften einziehen will. Fehler bei der manuellen Einbuchung von fälligen Beiträgen werden so vermieden.

Jeder Beitragsklasse kann ein Zahlungsplan zugeordnet werden. Bei Bedarf können einzelnen Mitgliedern individuelle zahlungspläne zugeordnet werden.

Mietobjekte

Zu jedem Mitglied (also einer Person mit einer Mitgliedschaft) können beliebig viele Mietobjekte angelegt werden.

Rechtsschutzversicherung

Zu jedem Mietobjekt kann eine Rechtschutzversicherung eingetragen werden. Bei der Rechtsschutzmeldung wird jedes Mietobjekt und die dazu gemeldeten Personen gemeldet. MIA erstellt die Rechtsschutzmeldung für die DMB-Rechtsschutzversicherung automatisch und überträgt sie über den MIA-Verwaltungsserver sicher ins Rechenzentrum der Rechtsschutzversicherung. Um sicherzustellen, dass die gemeldeten Daten vollständig und konsistent sind, wird eine Meldung nur dann übertragen, wenn sie erfolgreich geprüft wurde. Wird ein Fehler gemeldet stellt MIA eine Prüfroutine bereit, mit deren Hilfe Fehler, wie z. B. unvollständige Adressen oder fehlende Mietobjekte gefunden werden können.

Das Fehlerprotokoll wird auf dem selben Weg von der Rechtsschutzversicherung zum Verein übertragen und dort als Datei bereit gestellt. In der nächsten Version ist geplant, die Fehlermeldung durch eine vollständige Quittung zu ersetzen, in der nicht nur Fehler, also Negativmeldungen, sondern auch Positivmeldungen enthalten sind. Ein Verein erhält damit einen Nachweis über die Versicherung der einzelnen Mitglieder bzw. über erfolgreich durchgeführte Änderungen an schon gemeldeten Objekten.

Jede Meldung wird mit einer eindeutigen Kennung versehen, auf die in Fehlermeldungen bzw. Qittungen Bezug genommen wird. Damit ist für einen Verein eine lückenlose Kontrolle der Übertragung an und Verarbeitung durch die Versicherung möglich.

Rechtsschutzfälle

Zu jedem rechtsschutzversicherten Mietobjekt können beliebig viele Rechtsschutzfälle eingetragen werden. Zu jedem Rechtsschutzfall kann dokumentiert werden, ob und wann eine Deckungszusage angefragt und ob und wann sie erteilt wurde.

Abonnement Mieterzeitung

Jede Person kann unabhängig von einer Mitgliedschaft im Verein die Mieterzeitung abonnieren. Wenn ein Abonnement z. B. wg. Urlaub ausgesetzt werden soll, kann dies ebenfalls vermerkt werden.

Elektronischer Zahlungsverkehr (SEPA)

MIA bietet volle SEPA-konforme Unterstützung des elektronischen Zahlungsverkehrs. Darüber hinaus werden die Vereine bei der Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen unterstützt.

Mandatsverwaltung

Die Mandatsverwaltung von MIA unterstützt die Verwaltung aller Mandatsarten. Mandatsreferenzen werden bei der Anlage eines neuen Mandats automatisch vergeben. Vor der Durchführung einer Lastschrift wird automatisch geprüft, ob für alle Mitglieder, die eine Lastschrift erhalten sollen, ein gültiges Mandat vorliegt. Fehlende oder nicht mehr gültige Mandate werden in einer Liste aufgeführt, um die Arbeit in der Buchhaltung zu erleichtern.

Zu jedem Mandat werden die Daten der Bankverbindung erfasst. Da aufgrund einer Übergangsregelung bis 2016 damit zu rechnen ist, dass viele Mitglieder nur die Kontonummern und Bankleitzahlen angeben erzeugt MIA automatisch die korrekte IBAN und BIC aus diesen Daten. Da es für die Prüfung der Kontonummern und Bankleitzahlen sowie für die Bildung der Prüfziffer in der IBAN eine Reihe von Bildungsregeln, Ausnahmen, Sonderfällen und Fehlermeldungen kommen kann, wurde Software-Modul eines namhaften Herstellers verwendet, das in der Finanzindustrie erfolgreich eingesetzt wird. Dieser Hersteller liefert auch regelmäßig Aktualisierungen und neue Versionen, so dass eine zuverlässige Funktion gewährleistet ist.

Planung von Lastschriften

Um die Vorgaben von SEPA einhalten zu können müssen Lastschriftläufe rechtzeitig geplant werden. MIA unterstützt dabei mit verschiedenen Funktionen.

Bei der Anlage eines neuen Lastschriftlaufs wird zuerst das Datum der geplanten Belastung der Bankkonten der Mitglieder eingegeben. MIA prüft entsprechend der Vereinskonfiguration ob die Vorlaufzeit eingehalten werden kann und gibt ggf. einen Warnhinweis aus.

Danach werden die einzuziehenden Beträge bei den Mitgliedern ermittelt, die Lastschrift als Zahlungsweise angegeben haben und für die ein gültiges Mandat vorliegt. Die Beträge werden gespeichert um sicherzustellen, dass maximal der Betrag eingezogen wird, über den die Mitglieder jeweils benachrichtigt wurden.

Vorbenachrichtigung

Für jedes Mitglied, dessen Bankkonto bei einem Lastschriftlauf belastet werden soll, wird gemäß SEPA-Vorgaben individuell benachrichtigt. Um Kosten zu sparen wird dabei der jeweils günstigste mögliche Kommunikationsweg gewählt. MIA unterstützt folgende Versandarten:

• Brief
• E-Mail
• Fax

Lastschriften

Lastschriftdateien werden im SEPA-Format erstellt. Erst-, Folge- und letze Lastschriften werden in separate Dateien geschrieben. Die Dateien werden gegen das hinterlegte SEPA-XML-Schema geprüft, um sicherzustellen, dass sie bei der Bank verarbeitet werden können.

Die Übertragung der Lastschriftdateien wird außerhalb von MIA mittels der, von der jeweiligen Bank bereit gestellten Software durchgeführt.

Gutschriften

Die elektronischen Kontoauszüge, die mit entsprechender Software der Hausbanken der Vereine herunter geladen werden können, werden von MIA eingelesen und Gutschriften auf die jeweiligen Mitgliedskonten gebucht. Dabei werden sie nach hinterlegten Regeln auf Sollbuchungen aufgeteilt.

Rücklastschriften

MIA stellt eine Funktion für die manuelle Massenerfassung von Rücklastschriften bereit.

Bei jedem Mitglied, wird die Zahlungsart Lastschrift auf Rechnungszahlung umgestellt. Ggf. wird die Beitragsklasse ent- sprechend geändert. Für jedes Mitglied wird ein Schreiben erstellt, in dem es über die Rücklastschrift und die erfolgte Änderung der Zahlungs- weise informiert wird. Der Ausdruck der Schreiben erfolgt nicht direkt gedruckt, sondern zu einem späteren, frei gewählten Zeitpunkt, an dem alle bis dahin angefallenen Schreiben gedruckt werden. Die Inhalte der Schreiben hängen vom Grund einer Rücklastschrift ab.

Schriftverkehr

MIA stellt ein integriertes Textverarbeitungsprogramm zur Verfügung, dass die erstellten Dokumente direkt im ebenfalls integrierten Dokumentenmanagement ablegt und mit Personen, Beratungen usw. verknüpft. Die Dokumente können direkt aus MIA heraus gedruckt oder per FAx oder E-Mail versandt werden.

Die Bedienung der Textverarbeitung entspricht aktuellen Standards, so dass die Umstellung für die Anwender mit minimalem Aufwand verbunden ist.

Verwaltung von Dokumenten

In MIA ist eine Dokumentenverwaltung integriert. Darin können sowohl die mit der integrierten Textverarbeitung erstellten Dokumente, als auch eingescannte Papierdokumente oder Dateien aus anderen Programmen verwaltet werden.

Der Zugriff auf die Dokumente kann auf verschiedene Arten erfolgen: Man kann sich die Dokumente auflisten lassen, die einem Mitglied, einem Beratungskomplex oder einer Beratung zugeordnet sind, oder man führt eine Freitextsuche durch, die entweder auf die Inhalte von für MIA lesbaren Textdokumenten oder auf zugeordnete Schlagworte zugreift.

Dokumente können aus MIA exportiert, gedruckt oder per Fax oder E-Mail versandt werden.

Verwendete Technologien (für technisch Interessierte)

MIA läuft in einem so genannten virtuellen Server, der auf einem Rechner des Vereins installiert werden kann. Dazu kann ein vorhandener Server oder ein Arbeitsplatz-PC eingesetzt werden, auf dem ein Betriebssystem läuft, das als Virtualisierungsplattform geeignet ist. Der virtuelle Server wird in verschiedenen Varianten geliefert, die die Nutzung unterschiedlicher Betriebssysteme und Virtualisierungsplattformen erlauben. Eine Liste der geeigneten Betriebssysteme finden Sie im Kapitel "Technische Anforderungen".

Der Einsatz virtueller Server bringt für den Betrieb von MIA verschiedene Vorteile:

• Saubere Trennung der Verantwortung: Alles was innerhalb des virtuellen Servers läuft wird von der DES betreut, alles andere wie bisher vom  IT-Betreuer des Vereins.
  
• Wartungseingriffe oder Updates von MIA oder dem virtuellen Server beeinflussen Ihren Server nicht. 
• Jeder Verein entscheidet, ob er MIA auf einem eigenen Rechner bzw. Server betreiben will, einen Server in einem Rechenzentrum nutzt, oder sich mit anderen Vereinen einen Server teilt.

Das Betriebssystem von MIA ist Linux. Damit werden Lizenz- und Betriebskosten gespart und eine stabile Plattform bereit gestellt. 

Als Datenbank wird MySQL verwendet. Diese, seit vielen Jahren bewährte Datenbank ist für alle Vereinsgrößen geeignet bietet eine zuverlässige Plattform.

Die Anwendung selbst wird auf der Basis von Web-Technologie erstellt. Das heißt, dass sie am Arbeitsplatz-PC über Browser, also Internet Explorer, Firefox, Chrome usw. aufgerufen und genutzt wird. MIA wurde von der Firma Scopeland auf der Basis eines hauseigenen Entwicklungssystems entwickelt, wird als Java-Anwendung bereit gestellt und läuft auf in einem Apache Tomcat-Server.