1. MIA
2. …
3. Home
4. MIA-Dokumentation
5. MIA-Anwendung
6. Beschreibungen und Arbeitsabläufe

Zahlungsverkehr

Beschreibung aller Angaben rund um den Zahlungsverkehr

• Rechnungs- und Mahnungsadresse
• Weitere Daten
• Mandatsverwaltung
  
  • links: Übersicht aller für die Mitgliedschaft vergebener SEPA-Lastschrift-Mandate  
  • rechts:  Anzeige Details zum ausgewählten SEPA-Lastschrift-Mandat
  • Übersicht Funktions-Buttons

Hier werden jeweils die Daten des Zahlungsverkehrs angezeigt, die für die Person (H, P, L) vergeben wurden, die über die Info-Maske zuvor ausgewählt wurde

Rechnungs- und Mahnungsadresse

Hier kann eine Adresse hinterlegt/eingesehen werden, an die sämtliche Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben für die Mitgliedschaft gesendet werden sollen.

Die Rechnungs- und Mahnungsadresse:

• kann sich von dem für die Mitgliedschaft hinterlegten Mietobjekt (Mietobjekt-Maske) und/oder der hinterlegten Postanschrift (Person-Maske) unterscheiden
• wird, wenn für die Mitgliedschaft hinterlegt, automatisch als Adresse verwendet bei:
  • Rechnungs- oder Mahnläufen
  • Ausdruck von Rechnungen
  • Ausdruck von Quittungen.
    
    

^oben

Weitere Daten

Hier können folgende weitere Daten hinterlegt/eingesehen werden:

• Zahlungsart:
  Hier kann die aktuelle Zahlungsart für die Mitgliedschaft eingesehen oder aber geändert werden, z. B. von Rechnung auf Lastschrift.
  _{Arbeitsablauf Änderung Zahlungsart}
  
  
• Virtuelle Kontonr.:
  Mit der virtuellen Kontonummer, die jedem Mitglied jeweils zugeordnet wird, können sämtliche Zahlungseingänge oder Rücklastschriften für alle Mitgliedskonten vollautomatisch erfasst und zugeordnet werden. Eine manuelle Nachbearbeitung ist nicht mehr nötig.
  Voraussetzung für die Nutzung der Virtuellen Kontonummer ist allerdings die Bereitstellung einer gesonderten Bankleitzahl für den Verein durch die Bank. Dies erfolgt auf Grund der Endlichkeit vergebbarer Bankleitzahlen jedoch nur ab einem sehr hohen Jahresumsatz und ist daher nur für sehr große Vereine nutzbar.
  
  
• Abw. Beitragszahler:
  Hier kann bezüglich des Lastschrifteinzuges für die Mitgliedschaft eine Kontoverbindung eingegeben/eingesehen werden, die nicht dem Mitglied gehört.
  Anwendungsbeispiel: bei Zahlung des Mitgliedsbeitrages durch Eltern des Mitgliedes  _{siehe Arbeitsablauf Abweichenden Beitragszahler erfassen}

^oben

Mandatsverwaltung

Hier sind alle Informationen zu SEPA-Lastschrift-Mandaten zu finden, die zur Mitgliedschaft hinterlegt sind und waren. Die Erfassung der Kontoverbindung, von der der Lastschrifteinzug bzgl. der Mitgliedschaft erfolgen soll, wird hier vorgenommen.

links: Übersicht aller SEPA-Lastschrift-Mandate (gültig und ungültig), die für die Mitgliedschaft hinterlegt sind mit folgenden Angaben:

• Mandatsreferenz

• Mandatstyp (einmalig oder wiederkehrend)
• Gültig von
• Gültig bis
  
  

^oben

rechts:  Anzeige folgender Details zum jeweils ausgewählten SEPA-Lastschrift-Mandat (nach Anklicken in Übersicht blau hinterlegt):

^oben

Übersicht Funktions-Buttons:

Button-Bezeichnung:	Benutzung:
	Anlegen eines neuen SEPA-Lastschrift-Mandats siehe Arbeitsablauf Neues Mandat anlegen
	grundsätzlich zum Abschluss von Eingaben bzw. Änderungen zu betätigen
	Abbruch der Eingabe eines neuen SEPA-Lastschrift-Mandats ohne zu speichern
	Löschen eines SEPA-Lastschrift-Mandats siehe Arbeitsablauf Mandat löschen Ein Mandat kann nur gelöscht werden, solange es noch nicht genutzt wurde, d. h. keine Einzüge mit diesem Mandat vorgenommen wurden.
	zum Hinterlegen wichtiger Dokumente bzgl. des Zahlungsverkehrs wie beispielsweise: schriftliche, vom Mitglied erteilte SEPA-Lastschrift-Mandate Änderungsmitteilungen von Banken Es kann nur 1 Dokument pro Mandat hinterlegt werden. siehe Arbeitsablauf Dokument hochladen
	zum Aufrufen des, für das jeweilig ausgewählte Mandat, hinterlegten Dokuments (z. B. SEPA-Mandat, Wechselinformation der Bank etc.) siehe Arbeitsablauf Dokument anzeigen
	Hier können Schreiben rund um den Zahlungsverkehr erzeugt werden, z. B. Bestätigungsschreiben Mandatsreferenz oder Kündigungsbestätigung Mandat etc.  siehe Arbeitsablauf Bestätigungen drucken Die unter diesem Punkt auswählbaren Schreiben müssen zunächst vom Verein in der Administration in MIA unter Anwendung - Vorlagen hinterlegt worden sein. Jeder Verein kann eigene Vorlagen in beliebiger Zahl hinterlegen. Die entsprechenden Vorlagen können an die Bedürfnisse des jeweiligen Vereins angepasst werden.

Modul MIAOnline - Regeln zu SEPA-Lastschriftmandaten bei Antragsannahme zu einer bestehenden Person

In den folgenden Fällen werden bei Annahme des Mitgliedsantrags zu einer bereits bestehenden Person neue Lastschriftmandate mit den Daten aus dem Antrag angelegt:

1. Wenn die best. Person noch kein Mandat hat
2. Wenn die best. Person ein abgelaufenes Mandat hat
3. Wenn die Bankverbindung im Antrag von der Bankverbindung des aktuellen Mandats zur best. Person abweicht

In den folgenden Fällen wird kein neues Mandat angelegt - das best. Mandat bleibt gültig:

1. Wenn im Antrag keine Bankverbindung angegeben wurde
2. Wenn die Bankverbindung im Antrag mit der vorhandenen Bankverbindung der best. Person übereinstimmt

^oben

Arbeitsabläufe Zahlungsverkehr

1. Separate Rechnungs- und Mahnungsadresse einfügen
2. Rechnungs- und Mahnungsadresse als ungültig markieren
3. Zahlungsart ändern
4. abweichenden Kontoinhaber/Beitragszahler erfassen
5. Daten des abweichenden Beitragszahlers einsehen
6. abweichenden Beitragszahler löschen
7. Neues Mandat anlegen
8. Mandat beenden
9. Mandat löschen
10. Dokument hochladen (zum Hinterlegen des dazugehörigen SEPA-Lastschriftmandates)
11. Dokument anzeigen
12. Bestätigungen drucken/versenden
    
    

1. Separate Rechnungs- und Mahnungsadresse einfügen

1. Häkchen unter Rechnung/Mahnung an Postanschrift entfernen

2. Adressdaten aufnehmen

3. Button "Speichern" drücken

    

   Bei der Aufnahme von Adressdaten sollte stets beachtet werden, dass:

   • evtl. existierende Hausnummern-Zusätze abgefragt werden (z. B. 2a)
   • Ortsteile als Adresszusatz aufgenommen werden
   • abgefragt wird, ob der eigene Name am Briefkasten/Klingelschild steht
     Abweichende Namen können im Feld Adresszusatz mit der Markierung c/o aufgenommen werden.

2. Rechnungs- und Mahnungsadresse als ungültig markieren

1. Häkchen der Checkbox "Adresse ungültig" setzen
2. Button "Speichern" drücken

_{nach oben}

3. Zahlungsart ändern

1. mit  - Button neben der Zahlungsart Auswahl öffnen
2. gewünschte Zahlungsart auswählen

3. Button "Speichern" drücken

Hinweis: Bei Änderung der Zahlungsart auf "Lastschrift" das Anlegen des SEPA-Lastschrift-Mandates in MIA mit der gültigen Bankverbindung des Mitgliedes nicht vergessen.

4. abweichenden Kontoinhaber/Beitragszahler erfassen

1. auf ...-Button neben "Abw. Beitragszahler" klicken
2. Such-Fenster öffnet sich
   

3. Name oder Mitgliedsnummer der Person eingeben, von deren  Konto der Beitrag für die ausgewählte Mitgliedschaft  eingezogen werden soll

4. Button "Suchen" drücken
5. gewünschte Person aus der darunter erscheinenden Liste heraussuchen und anklicken
   (ausgewählte Person ist blau hinterlegt)
6. Button "Übernehmen" klicken, um Auswahl zu übernehmen

7. Button "Speichern" drücken
   

   Achtung:

   Nachdem der Abw. Beitragszahler der Mitgliedschaft zugeordnet wurde, muss in dessen Datensatz folgendes hinterlegt werden, falls noch nicht vorhanden:

   • das vergebene SEPA-Lastschriftmandat (Bankverbindung) _{siehe Arbeitsablauf Neues Mandat anlegen}
     

   Es ist nicht notwendig, beim abweichenden Kontoinhaber/Beitragszahler die Zahlungsart auf Lastschrift zu stellen, da nur dessen Bankverbindung genutzt wird.

5. Daten des abweichenden Beitragszahlers einsehen

1. auf Button ">>" neben Abw. Beitragszahler klicken
2. Datensatz der Person, die als abweichender Beitragszahler erfasst ist, wird angezeigt

_{nach oben}

6. abweichenden Beitragszahler löschen

1. auf Button "X" neben Abw. Beitragszahler klicken
2. Sicherheitsabfrage wird angezeigt
   
3. Bestätigung mit Ja

4. Button "Speichern" drücken

    

7. Neues Mandat anlegen

1. auf Button   klicken
2. die nun editierbaren Felder ausfüllen:
   _{für Hinweise zu Feldbezeichnung und deren Erklärung siehe Übersicht in Beschreibung ZV-Maske} 
   
   • Mandatstyp: Auswahl öffnen über klicken des  - Buttons, gewünschten Mandatstyp auswählen
   • Gültig von: Datum Gültigkeitsbeginn des SEPA-Lastschrift-Mandates
   • Unterschrieben am: Datum der Ausstellung des SEPA-Lastschrift-Mandates
   • IBAN: 22-stellige IBAN (ab Version 5.1.4 kann die IBAN zur besseren Lesbarkeit mit Leerzeichen eingegeben werden)
   • BIC: international standardisierter Bank-Code 
   • Kommunikation: Auswahl per klicken des   - Buttons öffnen und gewünschten Informationsweg über bevorstehende Lastschrift auswählen
     
     

3. Button "Speichern" drücken

   SEPA-Lastschrift-Mandate, deren Gültigkeitsbeginn in der Zukunft liegen, werden bis zum Gültigkeitseintritt zunächst als ungültig angezeigt:  

   Mit Beginn der Gültigkeit wird das SEPA-Lastschrift-Mandat automatisch als gültig angezeigt:

8. Mandat beenden

1. Datum der Beendigung des SEPA-Lastschrift-Mandates im Feld Befristet bis eingeben
2. Datum der Kündigung des SEPA-Lastschrift-Mandates im Feld Gekündigt am eingeben

3. Button "Speichern" drücken

   Die Beendigung des Mandates kann dem Mitglied mit dem Ausdruck der entsprechenden Vorlage bestätigt werden.

   _{siehe Arbeitsablauf Ausdruck von Bestätigungen}

9. Mandat löschen

Ein Mandat kann nur gelöscht werden, solange es noch nicht genutzt wurde, d. h. keine Einzüge mit diesem Mandat vorgenommen wurden.

1. auf Button "Mandat löschen" klicken
2. Sicherheitsabfrage-Fenster öffnet sich
   
   
   
   

3. Bestätigung mit klicken des Buttons "Ja"
   
   

10. Dokument hochladen (zum Hinterlegen des dazugehörigen SEPA-Lastschriftmandates)

1. auf Button "Dok. hochladen" klicken
2. hochzuladenes Dokument (eingescanntes SEPA-Lastschrift-Mandats des Mitgliedes) im Explorer auswählen
3. auf Button "Öffnen" klicken
4. Button "Speichern" drücken

Folgende Markierungen unten rechts in der in der ZV-Maske zeigen an, ob ein Dokument hinterlegt ist oder nicht:

Dokument hinterlegt:

kein Dokument hinterlegt:

11. Dokument anzeigen

1. auf Button "Dok. anzeigen" klicken

2. Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden

3. Datei wird als PDF angezeigt

    

12. Bestätigungen drucken/versenden

Alle hier auswählbaren Schreiben müssen zunächst vom Verein erstellt und in der Administration unter Anwendung > Vorlagen hinterlegt werden.

Bestätigung drucken (Versand per Post):

1. auf Button "Bestätigungen" klicken
2. folgendes Fenster öffnet sich:
   
   
   
3. Auswahl des Felds Schreiben mit Klicken des  - Buttons öffnen und zu druckendes Schreiben per Klick auswählen
4. auf Button "Ausführen" klicken

5. Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden.

6. Das PDF-Dokument kann über die Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden.
   Das Dokument wird automatisch in MIA archiviert und ist in der Dokument-Maske jederzeit einseh- und erneut ausdruckbar.
   
   

Bestätigung versenden (per Email):

1. auf Button "Bestätigungen" klicken
2. folgendes Fenster öffnet sich:
   
   
   
3. Auswahl des Felds Schreiben mit Klicken des  - Buttons öffnen und zu druckendes Schreiben per Klick auswählen
4. Häkchen bei anzeigen/öffnen entfernen
5. Häkchen bei per Mail versenden setzen

6. Emailadresse auswählen (z. B. Mitglied)

7. Betreff der Email ausfüllen

8. Text der E-Mail einsetzen

   

    

9. Button "Ausführen" klicken
   
   

_{nach oben}