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Beschreibung aller Angaben rund um den Zahlungsverkehr
- Rechnungs- und Mahnungsadresse
- Weitere Daten
- Mandatsverwaltung
- Übersicht aller für die Mitgliedschaft vergebener SEPA-Lastschrift-Mandate
- Anzeige Details zum ausgewählten SEPA-Lastschrift-Mandat
- Übersicht Funktions-Buttons
Hier werden jeweils die Daten des Zahlungsverkehrs angezeigt, die für die Person (H, P, L) vergeben wurden, die über die Info-Maske zuvor ausgewählt wurde
Rechnungs- und Mahnungsadresse
Hier kann eine Adresse hinterlegt/eingesehen werden, an die sämtliche Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben für die Mitgliedschaft gesendet werden sollen.
Die Rechnungs- und Mahnungsadresse:
- kann sich von dem für die Mitgliedschaft hinterlegten Mietobjekt (Mietobjekt-Maske) und/oder der hinterlegten Postanschrift (Person-Maske) unterscheiden
- wird, wenn für die Mitgliedschaft hinterlegt, automatisch als Adresse verwendet bei:
- Rechnungs- oder Mahnläufen
- Ausdruck von Rechnungen
- Ausdruck von Quittungen.
Weitere Daten
Hier können folgende weitere Daten hinterlegt/eingesehen werden:
- Zahlungsart:
Hier kann die aktuelle Zahlungsart für die Mitgliedschaft eingesehen oder aber geändert werden, z. B. von Rechnung auf Lastschrift. - Virtuelle Kontonr.:
Mit der virtuellen Kontonummer, die jedem Mitglied jeweils zugeordnet wird, können sämtliche Zahlungseingänge oder Rücklastschriften für alle Mitgliedskonten vollautomatisch erfasst und zugeordnet werden. Eine manuelle Nachbearbeitung ist nicht mehr nötig.
Voraussetzung für die Nutzung der Virtuellen Kontonummer ist allerdings die Bereitstellung einer gesonderten Bankleitzahl für den Verein durch die Bank. Dies erfolgt auf Grund der Endlichkeit vergebbarer Bankleitzahlen jedoch nur ab einem sehr hohen Jahresumsatz und ist daher nur für sehr große Vereine nutzbar. - Abw. Beitragszahler:
Hier kann bezüglich des Lastschrifteinzuges für die Mitgliedschaft eine Kontoverbindung eingegeben/eingesehen werden, die nicht dem Mitglied gehört.
Anwendungsbeispiel: bei Zahlung des Mitgliedsbeitrages durch Eltern des Mitgliedes
Mandatsverwaltung
Hier sind alle Informationen zu SEPA-Lastschrift-Mandaten zu finden, die zur Mitgliedschaft hinterlegt sind und waren. Die Erfassung der Kontoverbindung, von der der Lastschrifteinzug bzgl. der Mitgliedschaft erfolgen soll, wird hier vorgenommen.
links: Übersicht aller SEPA-Lastschrift-Mandate (gültig und ungültig), die für die Mitgliedschaft hinterlegt sind mit folgenden Angaben:
Mandatsreferenz
- Mandatstyp (einmalig oder wiederkehrend)
- Gültig von
- Gültig bis
rechts: Anzeige folgender Details zum jeweils ausgewählten SEPA-Lastschrift-Mandat (nach Anklicken in Übersicht blau hinterlegt):
| Feldbezeichnung: | Erklärung: |
|---|---|
| Anzahl der für die Mitgliedschaft hinterlegten Mandate (aktuell und abgelaufen) und deren Gültigkeit Die Zahl vor dem Schrägstrich ist die Nummer des ausgewählten Mandats; die Zahl hinter dem Schrägstrich ist die Anzahl aller für die Mitgliedschaft hinterlegten Mandate (aktuelle und ungültige). aktuell gültig: verwendetes Mandat Mit Hilfe der Pfeil-Buttons kann zwischen den Mandaten gewechselt werden. |
| Mandatsref. | Mandatsreferenz-Nummer: |
| Mandatstyp | Auswahl: Wiederkehrend, Einmalig
|
| Gültig von | Gültigkeitsbeginn des SEPA-Lastschrift-Mandates, d. h. Datum ab dem das Mandat von MIA benutzt werden kann Gültig von wird bei Anlegen eines Mandates mit dem Datum belegt, das laut SEPA-Lastschrift-Mandat vom Mitglied festgelegt wurde. |
| bis | Gültigkeitsablauf des SEPA-Lastschrift-Mandates, d. h. Datum ab dem das Mandat nicht mehr benutzt werden darf Der Gültigkeitsablauf wird systemseitig bei Abspeichern des neu angelegten SEPA-Lastschrift-Mandates berechnet und in diesem Feld hinterlegt. Hinweis: Auch ein wiederkehrend vergebenes Mandat kann seine Gültigkeit verlieren, sofern es nach dem SEPA-Ersteinzug nicht innerhalb von 36 Monaten erneut in Anspruch genommen wird. |
| Unterschrieben am | Datum der Ausstellung des SEPA-Lastschrift-Mandates |
| Befristet bis | Datum, zu dem das betreffende SEPA-Lastschrift-Mandat vom Kontoinhaber gekündigt wurde und nicht mehr von MIA genutzt werden kann Ist das Datum erreicht, wird das Mandat in MIA automatisch als ungültig markiert. Hinweis: Kündigt ein Mitglied seine Mitgliedschaft, das dem Verein ein SEPA-Lastschrift-Mandat erteilt hat, muss nach Erfassen des Mitgliedschaftsendes in MIA das Mandat separat beendet werden. Dies geschieht über das Setzen des Datums unter Befristet bis. Eingesetzt wird hierbei üblicherweise das Enddatum der Mitgliedschaft.
Ausnahme:
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| Gekündigt am |
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| IBAN | Die IBAN wird beim Abspeichern des SEPA-Lastschrift-Mandats systemseitig automatisch auf Richtigkeit des Formates überprüft. Achtung
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| BIC | Nach Eingabe der korrekten IBAN wird die dazugehörige BIC systemseitig automatisch zugeordnet und hinterlegt.
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| Kommunikation | Auswahl des Informationsweges zur Benachrichtigung des Kontoinhabers über eine bevorstehende Lastschrift |
Übersicht Buttons:
| Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
| Neues Mandat | Anlegen eines neuen SEPA-Lastschrift-Mandats
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| Speichern | grundsätzlich zum Abschluss von Eingaben bzw. Änderungen zu betätigen
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| Verwerfen | Abbruch der Eingabe eines neuen SEPA-Lastschrift-Mandats ohne zu speichern
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| Mandat löschen | Löschen eines SEPA-Lastschrift-Mandats
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| Dok. hochladen | zum Hinterlegen wichtiger Dokumente bzgl. des Zahlungsverkehrs wie beispielsweise:
Es kann nur 1 Dokument pro Mandat hinterlegt werden. |
| Dok. anzeigen | zum Aufrufen des, für das jeweilig ausgewählte Mandat, hinterlegten Dokuments (z. B. SEPA-Mandat, Wechselinformation der Bank etc.) |
| Bestätigungen drucken | Hier können Schreiben rund um den Zahlungsverkehr erzeugt werden, z. B. Bestätigungsschreiben Mandatsreferenz oder Kündigungsbestätigung Mandat etc. Die unter diesem Punkt auswählbaren Schreiben müssen zunächst vom Verein in der Administration in MIA unter Anwendung - Vorlagen hinterlegt worden sein. Jeder Verein kann eigene Vorlagen in beliebiger Zahl hinterlegen. Die entsprechenden Vorlagen können an die Bedürfnisse des jeweiligen Vereins angepasst werden. |
Modul MIAOnline - Regeln zu SEPA-Lastschriftmandaten bei Antragsannahme zu einer bestehenden Person
In den folgenden Fällen werden bei Annahme des Mitgliedsantrags zu einer bereits bestehenden Person neue Lastschriftmandate mit den Daten aus dem Antrag angelegt:
- Wenn die best. Person noch kein Mandat hat
- Wenn die best. Person ein abgelaufenes Mandat hat
- Wenn die Bankverbindung im Antrag von der Bankverbindung des aktuellen Mandats zur best. Person abweicht
In den folgenden Fällen wird kein neues Mandat angelegt - das best. Mandat bleibt gültig:
- Wenn im Antrag keine Bankverbindung angegeben wurde
- Wenn die Bankverbindung im Antrag mit der vorhandenen Bankverbindung der best. Person übereinstimmt
Arbeitsabläufe Zahlungsverkehr
- Separate Rechnungs- und Mahnungsadresse einfügen
- Rechnungs- und Mahnungsadresse als ungültig markieren
- Zahlungsart ändern
- abweichenden Kontoinhaber/Beitragszahler erfassen
- Daten des abweichenden Beitragszahlers einsehen
- abweichenden Beitragszahler löschen
- Neues Mandat anlegen
- Mandat beenden
- Mandat löschen
- Dokument hochladen (zum Hinterlegen des dazugehörigen SEPA-Lastschriftmandates)
- Dokument anzeigen
- Bestätigungen drucken/versenden
1. Separate Rechnungs- und Mahnungsadresse einfügen
- Häkchen unter Rechnung/Mahnung an Postanschrift entfernen
Adressdaten aufnehmen
Button "Speichern" drücken
2. Rechnungs- und Mahnungsadresse als ungültig markieren
- Häkchen der Checkbox "Adresse ungültig" setzen
- Button "Speichern" drücken
3. Zahlungsart ändern
- Listbox "Zahlungsart" öffnen
- gewünschte Zahlungsart auswählen
Button "Speichern" drücken
Hinweis: Bei Änderung der Zahlungsart auf "Lastschrift" das Anlegen des SEPA-Lastschrift-Mandates in MIA mit der gültigen Bankverbindung des Mitgliedes nicht vergessen.
4. abweichenden Kontoinhaber/Beitragszahler erfassen
- auf ...-Button neben "Abw. Beitragszahler" klicken
- Fenster "Person zuordnen" wird angezeigt
Name oder Mitgliedsnummer der Person eingeben, von deren Konto der Beitrag für die ausgewählte Mitgliedschaft eingezogen werden soll
- Button "Suchen" drücken
- gewünschte Person aus der darunter erscheinenden Liste heraussuchen und anklicken
(ausgewählte Person ist blau hinterlegt) - Button "Übernehmen" klicken, um Auswahl zu übernehmen
Button "Speichern" drücken
Nachdem der Abw. Beitragszahler der Mitgliedschaft zugeordnet wurde, muss das SEPA-Lastschriftmandat (Bankverbindung) bei dieser Person angelegt werden, falls noch nicht vorhanden
5. Daten des abweichenden Beitragszahlers einsehen
- auf Button ">>" neben Abw. Beitragszahler klicken
- Datensatz der Person, die als abweichender Beitragszahler erfasst ist, wird angezeigt
6. abweichenden Beitragszahler löschen
- auf Button "X" neben Abw. Beitragszahler klicken
- Sicherheitsabfrage wird angezeigt
- Bestätigung mit Ja
Button "Speichern" drücken
7. Neues Mandat anlegen
- auf Button "Neues Mandat" klicken
- die nun editierbaren Felder ausfüllen:
- Mandatstyp: aus der Listbox gewünschten Mandatstyp auswählen
- Gültig von: Datum Gültigkeitsbeginn des SEPA-Lastschrift-Mandates
- Unterschrieben am: Datum der Ausstellung des SEPA-Lastschrift-Mandates
- IBAN: 22-stellige IBAN (ab Version 5.1.4 kann die IBAN zur besseren Lesbarkeit mit Leerzeichen eingegeben werden)
- BIC: international standardisierter Bank-Code
- Kommunikation: aus der Listbox gewünschten Informationsweg über bevorstehende Lastschrift auswählen
Button "Speichern" drücken
SEPA-Lastschrift-Mandate, deren Gültigkeitsbeginn in der Zukunft liegen, werden bis zum Gültigkeitseintritt zunächst als ungültig angezeigt.
Mit Beginn der Gültigkeit wird das SEPA-Lastschrift-Mandat automatisch als gültig angezeigt.
8. Mandat beenden
- Datum der Beendigung des SEPA-Lastschrift-Mandates im Feld Befristet bis eingeben
- Datum der Kündigung des SEPA-Lastschrift-Mandates im Feld Gekündigt am eingeben
Button "Speichern" drücken
9. Mandat löschen
Ein Mandat kann nur gelöscht werden, solange es noch nicht genutzt wurde, d. h. keine Einzüge mit diesem Mandat vorgenommen wurden.
- auf Button "Mandat löschen" klicken
- Sicherheitsabfrage-Fenster wird angezeigt
Bestätigung mit klicken des Buttons "Ja"
10. Dokument hochladen (zum Hinterlegen des dazugehörigen SEPA-Lastschriftmandates)
- auf Button "Dok. hochladen" klicken
- hochzuladenes Dokument (eingescanntes SEPA-Lastschrift-Mandats des Mitgliedes) im Explorer auswählen
- auf Button "Öffnen" klicken
- Button "Speichern" drücken
11. Dokument anzeigen
- auf Button "Dok. anzeigen" klicken
Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
Datei wird als PDF angezeigt
12. Bestätigungen drucken/versenden
Alle hier auswählbaren Schreiben müssen zunächst vom Verein erstellt und in der Administration unter Anwendung > Vorlagen hinterlegt werden.
Bestätigung drucken (Versand per Post):
- auf Button "Bestätigungen" klicken
- folgendes Fenster wird angezeigt:
- Auswahl des Felds "Vorlage" öffnen und zu druckendes Schreiben auswählen
- auf Button "Ausführen" klicken
Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden.
Das PDF-Dokument kann über die Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden.
Das Dokument wird automatisch in MIA archiviert und ist in der Dokument-Maske jederzeit einseh- und erneut ausdruckbar.
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