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Vorbereiten des Mahnsystems von MIA

Mahnungsvorlagen

Für jede Mahnstufe kann eine eigene Vorlage verwendet werden. Diese Vorlagen müssen im OpenOffice-Format unter Administration / Anwendung / Vorlagen angelegt werden. Als Datenquelle muss 'MahnungsDruck', als Vorlagentyp 'Mahnung' eingetragen werden.

Die Platzhalter für die Mahnungsvorlagen finden Sie hier.

Nach dem Anlegen oder Ändern von Mahnvorlagen müssen Sie sich ab- und wieder anmelden, damit die Vorlagen in anderen Funktionen genutzt werden können.

Mahnstufen

Unter Administration / Finanzen / Mahnstufen können die einzelnen Mahnstufen konfiguriert werden. Für jede Mahnstufe, die Mitgliedern zugeordnet ist muss auch in MIA eine Mahnstufe angelegt werden. Sie können über die erweitere Suche prüfen, welche Mahnstufen in den Mitgliedsdaten eingetragen sind.

Letzte Mahnstufe

Wenn ein Mitglied die letzte Mahnstufe erreicht hat, wird keine weitere Mahnung erstellt, das Mitglied bleibt auf dieser Mahnstufe. Anders als bei den niedrigeren Mahnstufen ist die Zuordnung einer Mahnungsvorlage optional - wenn eine Vorlage zugeordnet ist wird ein Schreiben erstellt, wenn nicht erfolgt keine weitere Aktion. Damit kann die letzte Mahnstufe zur Verwaltung der Mitglieder verwendet werden, für die das gerichtliche Mahnverfahren begonnen wird, oder bei denen die Beitreibung der Außenstände auf anderem Weg erfolgen soll. Anstelle einer Mahnung kann die zugeordnete Vorlage auch als Übergabe an ein Inkassobüro oder eine Anwaltskanzlei formuliert werden.

Beispiel:

MahnstufenNr	Zeitraum	Mindestbetrag	Mahngebuehr	Mahntext
1	60	5,00	0,00	Zahlungserinnerung
2	30	5,00	3,00	1. Mahnung
3	20	5,00	5,00	2. Mahnung
4	20	5,00	8,00	3. Mahnung
5	30	5,00	10,00	Gerichtl. Mahnverfahren

Wenn in Ihrem Datenbestand Mahnstufen aus der alten Mitgliederverwaltung (MIS, PMV o. A.) vorhanden sind, müssen entsprechende Mahnstufen in MIA angelegt werden, damit MIA jeweils entscheiden kann, welche Aktionen beim jeweiligen Mitglied durchzuführen sind.

Bitte prüfen Sie vor dem ersten Mahnlauf, ob für alle im Datenbestand eingetragenen Mahnstufen auch Mahnstufen in MIA plus eine zusätzliche für das gerichtliche Mahnverfahren (s. Beispiel) angelegt sind. Sie können das mit der erweiterten Suche selber feststellen.

Wenn Sie mit MIA weniger Mahnstufen nutzen wollen, als in Ihrem Datenbestand vorhanden sind, können wir die Daten entsprechend anpassen.

Sollten Sie sich unsicher sein ob Ihre Konfiguration korrekt ist und zu Ihren Daten passt melden Sie sich bitte bei uns bevor Sie einen Mahnlauf starten.

Für jede Mahnstufe müssen folgende Daten eingetragen werden:

Feld	Beschreibung
Mahnstufe	Nummer der jeweiligen Mahnstufe
gültig	Wenn das Häkchen gesetzt ist wird die Mahnstufe von MIA verwendet.
erste Stufe	Bei der ersten gültigen Mahnstufe muss das Häkchen gesetzt sein, damit MIA die erste anzuwendende Mahnstufe erkennen kann.
letzte Stufe	Bei der letzten gültigen Mahnstufe muss das Häkchen gesetzt sein, damit MIA die letzte anzuwendende Mahnstufe erkennen kann.
Tage	Bei der ersten Mahnstufe Anzahl der Tage ab dem Datum der Forderung (Buchungsdatum). Bei den folgenden Mahnstufen Anzahl der Tage seit der letzten Mahnung. Das Datum der letzten Mahnung finden Sie in den Mitgliedsdaten im Reiter Mitgliedskonto. Wenn ein Mitglied die letzte Mahnstufe erreicht hat, werden keine weiteren Mahnungen erstellt und das Mitglied für das gerichtliche Mahnverfahren vorgeschlagen.
Mind.betrag	Der Mindestbetrag ab dem eine Mahnung erstellt wird. Dabei wird die Gesamtsumme der offenen Forderungen gewertet.
Mahngebühr	Gebühr die dem Mitglied für die Mahnung berechnet wird. Die Mahngebühr wird automatisch in das Mitgliedskonto gebucht und auf der Mahnung mit ausgewiesen.
Folgende Mahnstufe	Die Mahnstufe, die das Mitglied als nächstes erhält.
Konto	Konto auf das die Mahngebühren gebucht werden. Ist im Feld Mahngebühr ein Betrag > 0 eingetragen, so muss zugehörige das Konto eingetragen und valide sein. Ist das nicht der Fall, werden keine Mahnungen erzeugt.
Mahntext	Der hier eingegebene Text kann in der Mahnvorlage an die Stelle des entsprechenden Platzhalters eingetragen werden. Die Verwendung des Mahntextes ist sinnvoll, wenn Sie eine Dokumentvorlage für alle Mahnstufen verwenden. Ab MIA 1.1 können aber auch separate Dokumentvorlagen für jede Mahnstufe angelegt werden (Administration / Anwendung / Vorlagen).
Buchungstext	Text für die Buchung der Mahngebühr im Mitgliedskonto
Vorlage	In dem Dropdown-Feld kann eine Vorlage für die Mahnung gewählt werden. Diese Vorlage muss vorher unter Administration / Anwendung / Vorlagen angelegt worden sein.