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Übersicht Arbeitsabläufe

_{Rot markierte Links} sind derzeit noch nicht hinterlegt. Die Verlinkung folgt, sobald der entsprechende Ablauf in der Dokumentation erfasst wurde.

1. Benutzung der Sortierfunktion in der Übersicht Mitgliedskonto

Alle bereits vorhandenen Sortierungen entfernen (markiert mit dem -Symbol) .
Hierfür so oft auf die jeweilige Spaltenüberschrift (Buchungstext, Datum, Soll, Haben, Konto, Belegnummer) klicken, bis das -Symbol verschwunden ist.
Nun das Feld auswählen, nach dem die Liste auf- oder absteigend sortiert werden soll.
Hier so oft auf die Spaltenüberschrift (z. B. Datum) klicken, bis hier das gewünschte Symbol erscheint:
aufsteigende Sortierung absteigende Sortierung

Die Übersicht Mitgliedskonto kann nach allen Spaltenüberschriften (Buchungstext, Datum, Soll, Haben, Konto, Belegnummer) sortiert werden.

Die Sortierung erfolgt je nach Auswahl auf- bzw. absteigend:

Buchungstext: alphabetisch
Datum: chronologisch
Soll, Haben, Konto, Belegnummer: nummerisch.

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2. Mahnsperre einrichten _{siehe auch Beschreibung Mahnverfahren}

durch Anklicken der Checkbox Mahnsperre Häkchen setzen
gewünschtes Datum im Feld Mahnsperre bis einsetzen
Führen Sie Schritt 2 NUR dann durch, wenn die zu setzende Mahnsperre zeitlich begrenzt werden soll.
Wird in diesem Feld kein Datum eingegeben, gilt die Mahnsperre unbefristet.
mit Anklicken des - Buttons abschließen

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3. Mahnsperre entfernen _{siehe auch Beschreibung Mahnverfahren}

durch Anklicken der Checkbox Mahnsperre Häkchen entfernen
mit Anklicken des - Buttons abschließen

Ist im Feld Mahnsperre bis ein Datum für eine zeitlich begrenzte Mahnsperre vorhanden, muss dieses manuell entfernt werden.

Eine automatische Löschung dieses Datumsfelds erfolgt auch nicht nach Ablauf der angegebenen Frist!

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4. Mahnung stornieren

Button anklicken
Sicherheitsabfragefenster öffnet sich
mit Anklicken des Ja-Buttons bestätigen
Bestätigungsfenster öffnet sich
mit OK bestätigen

Mit Abschluss der Stornierung der letzten Mahnung wird automatisch:

die Mahnstufe auf die vor dem Mahnlauf gesetzte Stufe zurückgesetzt (z. B. von Mahnstufe 3 auf 2)
die letzte Mahnung in der Dokumenten-Maske gelöscht und eine im Konto eingebuchte Mahngebühr wird gelöscht

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5. Mahnstufe manuell ändern

Nur verwenden, wenn der Ablauf des nachfolgenden Mahnlaufs verändert werden soll.

Für Mahnung zurücknehmen, weil die Mahnung sich evtl. mit einer Zahlung überschnitten hat, oder das Mitglied nicht gemahnt werden sollte, immer Punkt 4 (Stornierung Mahnstufe) verwenden.

Button betätigen
Eingabefenster öffnet sich
gewünschte Mahnstufe auswählen
Mahnungsdatum eingeben
Dieses Datum wird als Datum der letzten Mahnung angezeigt.
mit bestätigen

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6. Kontoauszug erstellen

Button anklicken
Übersicht über alle Soll- und Habenbuchungen wird als Excel-Datei heruntergeladen und je nach Browser im Bearbeitungsprogramm automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
evtl. Anpassungen der Darstellung und ein Ausdruck der Datei kann nun erfolgen

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7. Rechnung für Mitglied erstellen

Eine Rechnung wird immer über den gesamten offenen Betrag der Mitgliedschaft erstellt.

Button anklicken
Abfragefenster wird angezeigt
Button anklicken
Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
über die Druckfunktion ausdrucken

Hinweise

Der zu verwendende Drucker muss von den technischen Mitarbeitern zunächst in MIA eingebunden werden, bevor dieser benutzt werden kann.
Die Vorlage des hier verwendeten Rechnungsschreibens muss zunächst vom Verein entsprechend über die Administration in MIA als Vorlage hinterlegt worden sein.
Jeder Verein kann eigene Vorlagen in beliebiger Zahl hinterlegen.
Nach Erstellung der Rechnung wird diese in der Maske Dokumente hinterlegt und bleibt dort einsehbar.

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8. Quittung für Mitglied erstellen

zu quittierenden Guthabenbetrag durch Anklicken auswählen (Auswahl ist blau hinterlegt)
Button anklicken
Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
über die Druckfunktion ausdrucken

Hinweise

Der zu verwendende Drucker muss von den technischen Mitarbeitern zunächst in MIA eingebunden werden, bevor dieser benutzt werden kann.
Die Vorlage der hier verwendeten Quittung muss zunächst vom Verein entsprechend über die Administration in MIA als Vorlage hinterlegt worden sein.
Jeder Verein kann eigene Vorlagen in beliebiger Zahl hinterlegen.

Quittungen werden grundsätzlich nicht in der Maske Dokumente hinterlegt.

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9. Übersicht aller Lastschriften des Mitglieds einsehen

Button anklicken
tabellarische Übersicht aller Beträge, die per Lastschrift eingezogen wurden, werden angezeigt

Benutzung der Sortierfunktion ist möglich.
Rückkehr zur Konto-Maske mit Anklicken des -Buttons

Ein Export der Lastschriften-Übersicht in Kalkulationsprogramme (z. B. Excel, Libre Calculator etc.) ist nicht möglich.

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10. Salden anzeigen

Button anklicken
tabellarische Übersicht aller Soll- und Haben-Beträge wird angezeigt

Benutzung der Sortierfunktion ist möglich.
Rückkehr zur Konto-Maske mit Anklicken des -Buttons

Ein Export der Lastschriften-Übersicht in Kalkulationsprogramme (z. B. Excel, Libre Calculator etc.) ist nicht möglich.

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11. Soll/Haben-Buchung in einem Schritt durchführen

Button anklicken
Buchungsfenster öffnet sich
Buchungsdatum ggfs. anpassen
voreingestellt angezeigt wird immer das Tagesdatum
zu buchenden Betrag eingeben
ohne Minus-Zeichen voran
Unter dem Abschnitt Sollbuchung nun das gewünschte Konto auswählen.
Hierfür den - Button im Feld Konto anklicken.
gewünschtes Forderungskonto durch Anklicken auswählen
Buchungstext eingeben, z. B. Schreibgebühr
Unter dem Abschnitt Habenbuchung nun das Konto je nach Einnahmeart (Kasse, Bank) auswählen.
Hierfür den - Button im Feld Konto anklicken.
gewünschtes Bestandskonto durch Anklicken auswählen
Buchungstext eingeben, z. B. Schreibgebühr
mit Anklicken des - Buttons Buchung abschließen

Ein Abbruch des Buchungsprozesses ist jederzeit über Anklicken des - Buttons möglich.

Um die Funktion nutzen zu können, müssen die vom Verein in der Administration unter Finanzen - Konten hinterlegten Konten den richtigen Kontentyp zugewiesen bekommen:

Einnahmekonten (Kasse, Bank): Bestandskonto
Konten in die das Soll gebucht wird (Schreibgebühr, Mitgliedsbeitrag etc.): Forderungskonto

So werden automatisch die Forderungskonten als Auswahl bei der Soll-Buchung angezeigt und bei der Haben-Buchung entsprechend die Bestandskonten.

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12. Belegnummer ändern

Buchung, bei der Belegnummer geändert werden soll, in tabellarischer Übersicht des Mitgliedskontos auswählen
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
gewünschte Belegnummer eingeben
Änderung mit Anklicken des - Buttons abschließen

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13. Buchungstext ändern

Buchung, bei der Buchungstext geändert werden soll, in tabellarischer Übersicht des Mitgliedskontos auswählen
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
Buchungstext eingeben/korrigieren
Änderung mit Anklicken des - Buttons abschließen

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14. neue Buchung vornehmen

Button anklicken
die Eingabefelder unterhalb der tabellarischen Übersicht des Mitgliedskontos werden freigegeben
Buchungsdatum ggfs. anpassen
voreingestellt angezeigt wird immer das Tagesdatum
zu bebuchendes Konto auswählen
> Auswahl über den - Button im Feld Konto öffnen
> gewünschtes Konto durch Anklicken auswählen
Belegnummer eingeben
zu buchenden Betrag eingeben
Bitte beachten:
Sollbuchungen müssen mit einem Minus voran eingegeben werden (z. B. -5,00).
Habenbuchungen werden ohne zusätzliche Zeichen eingegeben (z. B. 5,00).
Buchungstext eingeben, z. B. Schreibgebühr
mit Anklicken des - Buttons Buchung abschließen

Ein Abbruch des Buchungsprozesses ist jederzeit über Anklicken des - Buttons möglich.

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15. Buchung löschen

Bitte beachten: Wichtige Hinweise zur Löschung einer Buchung

zu löschende Buchung in tabellarischer Übersicht des Mitgliedskontos auswählen
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
Button anklicken
Sicherheitsabfrage-Fenster wird angezeigt
mit Klick auf Ja bestätigen

Ein Abbruch der Aktion ist mit Anklicken des Buttons möglich.

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16. zusätzliche Informationen zur Buchung aufrufen

gewünschte Buchung in tabellarischer Übersicht des Mitgliedskontos auswählen
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
Button anklicken
Fenster mit Informationen zur ausgewählten Buchung öffnet sich
Zurück zur Konto-Maske mit Klick auf

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17. Detailbuchungen bearbeiten

gewünschte Haben-Buchung in tabellarischer Übersicht des Mitgliedskontos auswählen
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt
die Verteilung der Haben-Buchung auf bestimmte Soll-Buchungen ist im Bereich Details zur Buchung unten links in der Konto-Maske zu finden
um diese Verteilung zu ändern Button anklicken
Eingabefenster öffnet sich
nun zunächst die aktuelle Verteilung löschen:
- zugewiesene Soll-Buchung (tabellarische Übersicht ganz unten im Fenster) anklicken
- dann - Button anklicken
- Sicherheitsabfrage-Fenster erscheint
- mit Ja bestätigen
- alle weiteren Verteilungen auf diesem Wege löschen
nachdem die Verteilung gelöscht ist, muss die tabellarische Übersicht der Verteilung (ganz unten im Fenster) leer sein
nun neue Verteilung mit Anklicken des Buttons beginnen
mögliche Soll-Buchungen, denen die Haben-Buchung zugewiesen werden kann, werden im Feld zu bebuchende Position angezeigt
Auswahl per Klick auf den - Button öffnen und gewünschte Soll-Buchung per Klick auswählen
zum Abschließen der neuen Verteilung auf klicken
zurück zur Konto-Maske mit