Übersicht Arbeitsabläufe

 Rot markierte Links sind derzeit noch nicht hinterlegt. Die Verlinkung folgt, sobald der entsprechende Ablauf in der Dokumentation erfasst wurde.

 

  1. Benutzung der Sortierfunktion in der Übersicht Mitgliedskonto
  2. Mahnung stornieren
  3. Mahnstufe manuell ändern
  4. Kontoauszug erstellen
  5. Rechnung für Mitglied erstellen
  6. Quittung für Mitglied erstellen
  7. Übersicht aller Lastschriften des Mitglieds einsehen
  8. Salden anzeigen
  9. Soll/Haben-Buchung in einem Schritt durchführen
  10. Belegnummer ändern
  11. Buchungstext ändern
  12. neue Buchung vornehmen
  13. Buchung löschen
  14. zusätzliche Informationen zur Buchung aufrufen
  15. Detailbuchungen bearbeiten

 

 

 

 

1. Benutzung der Sortierfunktion in der Übersicht Mitgliedskonto
  1. Alle bereits vorhandenen Sortierungen entfernen (markiert mit dem -Symbol) .
    Hierfür so oft auf die jeweilige  Spaltenüberschrift (Buchungstext, Datum, Soll, Haben, Konto, Belegnummer) klicken, bis das -Symbol verschwunden ist.
  2. Nun das Feld auswählen, nach dem die Liste auf- oder absteigend sortiert werden soll.
    Hier so oft auf die Spaltenüberschrift (z. B. Datum) klicken, bis hier das  gewünschte Symbol erscheint:
      aufsteigende Sortierung        absteigende Sortierung

 

Die Übersicht Mitgliedskonto kann nach allen Spaltenüberschriften (Buchungstext, Datum, Soll, Haben, Konto, Belegnummer) sortiert werden.

Die Sortierung erfolgt je nach Auswahl auf- bzw. absteigend:

  • Buchungstext: alphabetisch
  • Datum: chronologisch
  • Soll, Haben, Konto, Belegnummer: nummerisch.

oben 

 

2. Mahnung stornieren
  1. Button    anklicken
  2. Sicherheitsabfragefenster öffnet sich


  3. mit Anklicken des Ja-Buttons bestätigen
  4. Bestätigungsfenster öffnet sich


  5. mit OK bestätigen

 

Mit Abschluss der Stornierung der letzten Mahnung wird automatisch:

  1. die Mahnstufe auf die vor dem Mahnlauf gesetzte Stufe zurückgesetzt (z. B. von Mahnstufe 3 auf 2)
  2. die letzte Mahnung in der Dokumenten-Maske gelöscht.

oben 

 

3.  Mahnstufe manuell ändern
  1. Button    betätigen
  2. Eingabefenster öffnet sich


  3. gewünschte Mahnstufe auswählen


  4. Mahnungsdatum eingeben
    (info)  Dieses Datum wird als Datum der letzten Mahnung angezeigt.

  5. mit     bestätigen

oben 

 

4. Kontoauszug erstellen
  1. Button    anklicken
  2. Übersicht über alle Soll- und Habenbuchungen wird als Excel-Datei heruntergeladen und je nach Browser im Bearbeitungsprogramm automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden

  3. evtl. Anpassungen der Darstellung und ein Ausdruck der  Datei kann nun erfolgen

oben 

 

5. Rechnung für Mitglied erstellen

(warning) Eine Rechnung wird immer über den gesamten offenen Betrag der Mitgliedschaft erstellt.

  1. Button    anklicken
  2. Abfragefenster wird angezeigt


  3. Button     anklicken
  4. Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
  5. über die Druckfunktion ausdrucken

Hinweise 

  1. Der zu verwendende Drucker muss von den technischen Mitarbeitern zunächst in MIA eingebunden werden, bevor dieser benutzt werden kann.
  2. Die Vorlage des hier verwendeten Rechnungsschreibens muss zunächst vom Verein entsprechend über die Administration in MIA als Vorlage hinterlegt worden sein.
    (info) Jeder Verein kann eigene Vorlagen in beliebiger Zahl hinterlegen.
  3. Nach Erstellung der Rechnung wird diese in der Maske Dokumente hinterlegt und bleibt dort einsehbar.

oben 

 

6. Quittung für Mitglied erstellen
  1. zu quittierenden Guthabenbetrag durch Anklicken auswählen (Auswahl ist blau hinterlegt)
  2. Button    anklicken
  3. Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
  4. über die Druckfunktion ausdrucken

Hinweise 

  1. Der zu verwendende Drucker muss von den technischen Mitarbeitern zunächst in MIA eingebunden werden, bevor dieser benutzt werden kann.
  2. Die Vorlage der hier verwendeten Quittung muss zunächst vom Verein entsprechend über die Administration in MIA als Vorlage hinterlegt worden sein.
    (info) Jeder Verein kann eigene Vorlagen in beliebiger Zahl hinterlegen.

(minus) Quittungen werden grundsätzlich nicht in der Maske Dokumente hinterlegt.

oben 

 

7. Übersicht aller Lastschriften des Mitglieds einsehen
  1. Button   anklicken
  2. tabellarische Übersicht aller Beträge, die per Lastschrift eingezogen wurden, werden angezeigt



    (info)  Benutzung der Sortierfunktion ist möglich.

  3. Rückkehr zur Konto-Maske mit Anklicken des   -Buttons

 

Ein Export der Lastschriften-Übersicht in Kalkulationsprogramme (z. B. Excel, Libre Calculator etc.) ist nicht möglich.

oben 

 

8. Salden anzeigen
  1. Button      anklicken
  2. tabellarische Übersicht aller Soll- und Haben-Beträge wird angezeigt

    (info)  Benutzung der Sortierfunktion ist möglich.
  3. Rückkehr zur Konto-Maske mit Anklicken des    -Buttons

 

Ein Export der Lastschriften-Übersicht in Kalkulationsprogramme (z. B. Excel, Libre Calculator etc.) ist nicht möglich.

oben 

 

9. Soll/Haben-Buchung in einem Schritt durchführen
  1. Button    anklicken
  2. Buchungsfenster öffnet sich


  3. Buchungsdatum ggfs. anpassen
    (info)  voreingestellt angezeigt wird immer das Tagesdatum

  4. zu buchenden Betrag eingeben
    (warning)  ohne Minus-Zeichen voran

  5. Unter dem Abschnitt Sollbuchung nun das gewünschte Konto auswählen.
    Hierfür den    - Button im Feld Konto anklicken.


  6. gewünschtes Forderungskonto durch Anklicken auswählen

  7. Buchungstext eingeben, z. B. Schreibgebühr


  8. Unter dem Abschnitt Habenbuchung nun das Konto je nach Einnahmeart (Kasse, Bank) auswählen.
    Hierfür den    - Button im Feld Konto anklicken.


  9. gewünschtes Bestandskonto durch Anklicken auswählen

  10. Buchungstext eingeben, z. B. Schreibgebühr


  11. mit Anklicken des  - Buttons Buchung abschließen

(info) Ein Abbruch des Buchungsprozesses ist jederzeit über Anklicken des   - Buttons möglich.

 

Um die Funktion nutzen zu können, müssen die vom Verein in der Administration unter Finanzen - Konten hinterlegten Konten den richtigen Kontentyp zugewiesen bekommen:

  • Einnahmekonten (Kasse, Bank): Bestandskonto
  • Konten in die das Soll gebucht wird (Schreibgebühr, Mitgliedsbeitrag etc.): Forderungskonto

So werden automatisch die Forderungskonten als Auswahl bei der Soll-Buchung angezeigt und bei der Haben-Buchung entsprechend die Bestandskonten.

oben 

 

10. Belegnummer ändern
  1. Buchung, bei der Belegnummer geändert werden soll, in tabellarischer Übersicht des Mitgliedskontos auswählen
    (info) Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt


  2. gewünschte Belegnummer eingeben


  3. Änderung mit Anklicken des  - Buttons abschließen

oben 


11. Buchungstext ändern
  1. Buchung, bei der Buchungstext geändert werden soll, in tabellarischer Übersicht des Mitgliedskontos auswählen
    (info) Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt



  2. Buchungstext eingeben/korrigieren


  3. Änderung mit Anklicken des  - Buttons abschließen

oben 

 

12. neue Buchung vornehmen
  1. Button    anklicken

  2. die Eingabefelder unterhalb der tabellarischen Übersicht des Mitgliedskontos werden freigegeben


  3. Buchungsdatum ggfs. anpassen
    (info)  voreingestellt angezeigt wird immer das Tagesdatum

  4. zu bebuchendes Konto auswählen
    > Auswahl über den     - Button im Feld Konto öffnen
    > gewünschtes Konto durch Anklicken auswählen



  5. Belegnummer eingeben


  6. zu buchenden Betrag eingeben

    Bitte beachten:

    • Sollbuchungen müssen mit einem Minus voran eingegeben werden (z. B. -5,00).

    • Habenbuchungen werden ohne zusätzliche Zeichen eingegeben (z. B. 5,00).

     

     

  7. Buchungstext eingeben, z. B. Schreibgebühr


  8. mit Anklicken des  - Buttons Buchung abschließen

Ein Abbruch des Buchungsprozesses ist jederzeit über Anklicken des    - Buttons möglich.

oben 

 

13. Buchung löschen

(warning) Bitte beachten: Wichtige Hinweise zur Löschung einer Buchung

  1. zu löschende Buchung in  tabellarischer Übersicht des Mitgliedskontos auswählen
    (info) Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt



  2. Button    anklicken
  3. Sicherheitsabfrage-Fenster wird angezeigt



  4. mit Klick auf Ja bestätigen

     

    Ein Abbruch der Aktion ist mit Anklicken des Buttons   möglich.

oben 

 

14. zusätzliche Informationen zur Buchung aufrufen
  1. gewünschte Buchung in  tabellarischer Übersicht des Mitgliedskontos auswählen
    (info) Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt



  2. Button      anklicken

  3. Fenster mit Informationen zur ausgewählten Buchung öffnet sich



  4. Zurück zur Konto-Maske mit Klick auf 

oben

 

15. Detailbuchungen bearbeiten
  1. gewünschte Haben-Buchung in  tabellarischer Übersicht des Mitgliedskontos auswählen
    (info) Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt



  2. die Verteilung der Haben-Buchung auf bestimmte Soll-Buchungen ist im Bereich Details zur Buchung unten links in der Konto-Maske zu finden



  3. um diese Verteilung zu ändern Button      anklicken

  4. Eingabefenster öffnet sich



  5. nun zunächst die aktuelle Verteilung löschen:
  6. nachdem die Verteilung gelöscht ist, muss die tabellarische Übersicht der Verteilung (ganz unten im Fenster) leer sein



  7. nun neue Verteilung mit Anklicken des Buttons   beginnen

  8. mögliche Soll-Buchungen, denen die Haben-Buchung zugewiesen werden kann, werden im Feld zu bebuchende Position angezeigt



  9. Auswahl per Klick auf den   - Button öffnen und gewünschte Soll-Buchung per Klick auswählen

  10. zum Abschließen der neuen Verteilung auf     klicken

  11. zurück zur Konto-Maske mit 

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