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Übersicht über alle für das Mitglied hinterlegten Dokumente inkl. Einsicht

Die Dokumente-Maske als elektronische Akte des Mitgliedes
Wie können Dokumente in der Dokumente-Maske hinterlegt werden?
Informationen zu Dokumentkategorien
- Was ist eine Dokumentkategorie?
- Das ist möglich, wenn verschiedene Dokumentkategorien in MIA hinterlegt sind
Dokument-Vorschau (Standard)
Welche Datei-Formate können in der Dokumente-Maske hinterlegt werden?
Was tun, wenn ein hinterlegtes Dokument in der Vorschau nicht oder nicht korrekt angezeigt wird?

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Zweck Dokumente Maske

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bearbeitet
heruntergeladen
mit weiteren Mitgliedschaften geteilt (z. B. BKA-Belege mit Gültigkeit für mehrere Mitglieder) _{siehe Hinweise zum Verteilen eines Dokuments}
gedruckt
verschoben
dupliziert
mit Kommentaren versehen
für Mitglieder mit aktivem Online-Zugang bereitgestellt
gelöscht _{Bitte Hinweise zum Löschen eines Dokumentes beachten!}
werden.

Erstellung von Aufgaben für Mitarbeiter oder Gruppen (z. B. bei Posteingang, Prüfung von Rechtsberaterschreiben etc.)

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Tip

title	Vorteile:

Eine nahezu papierfreie Aktenführung wird möglich.

Die komplette Kommunikation über alle Kommunikationswege (Brief, Fax, E-Mail) ist über MIA jederzeit einsehbar.

Alle hier hinterlegten Dokumente können über den Dokument-Eingang oder die Beratungen-Maske auch bestimmten Mietobjekten und/oder Beratungen zugeordnet werden. _{siehe Arbeitsablauf Dokument einer Beratung zuordnen}

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	Ablauf Hinterlegen Dok

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Einscannen in zugewiesenen Scanner-Ordner auf lokalem PC, danach manuelles Hochladen über Dokumente-Maske
Einscannen in Dokument-Eingang in MIA, hierüber Verteilung an gewünschtes Mitglied
direktes Einscannen in das gewünschte Mitglied in MIA
NUR bei Nutzung von Scannern möglich, die diese Funktion unterstützen
Word4MIA
Anzeige von E-Mails und deren Anlagen durch Setzen der entsprechenden Checkbox

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	Info DokKat

Informationen zu Dokumentkategorien

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Info

title	Dokumentkategorien:

werden vom Verein in der Administration unter Anwendung > Dok.-kategorien selbst angelegt und sind somit frei wählbar.

Unter Administration > Systemeinstellungen kann unter Dokument mit dem Parameter DokTreeArt eingestellt werden, nach welchem Kriterium sortiert die Liste der Dokumente beim Öffnen der DokumenteMaske standardmäßig angezeigt wird. Ab MIA-Version 5.2.3 kann die gewünschte Standardansicht im Register "Dokumente" je Anwender unter "Mein Zugang" individuell eingestellt werden.

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	mit DokKat

Das ist möglich, wenn verschiedene Dokumentkategorien in MIA hinterlegt sind:

Alle in MIA hinterlegten Dokumente können manuell bzw. automatisch bestimmten Dokumentkategorien zugeordnet werden.

Info

title	Erläuterung:

manuell: beim Hochladen/Einscannen/Zuweisen von Dateien zu einer Mitgliedschaft in den jeweiligen Metadaten des Dokuments

automatisch: bei Erstellung von bestimmten Läufen (Rechnungslauf, Mahnlauf, Ausschlusslauf etc.)
Hierbei werden die Dateien (z. B. die Rechnungen) von MIA automatisch:

nach hinterlegter und administrativ zugewiesener Vorlage für alle betreffenden Mitglieder erstellt
in der administrativ zugewiesenen Dokumentkategorie der einzelnen Mitglieder abgelegt.
_{siehe auch Arbeitsablauf Vorlage für Dokument erstellen}

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	Vorschau

Dokument-Vorschau (Standard)

alle Text-Dateien werden als PDF-Vorschau angezeigt _{Ausnahmen siehe Welche Datei-Formate können in der Dokumente-Maske hinterlegt werden?}
Ansicht kann gedreht werden
Zoom-Optionen
Dokument kann:
- über Druck-Funktion ausgedruckt werden
- heruntergeladen werden

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Tip

title	Tipp:

Ist das Zusatz-Modul Office4MIA freigeschaltet, kann auch das beinhaltete Modul PDF-Annotation genutzt werden.

Mit PDF-Annotation umfasst die PDF-Vorschau zahlreiche zusätzliche Funktionen:

Suchfunktion (Textsuche)
Möglichkeit des Einfügens in die PDF-Vorschau von:
- Kommentaren
- Markierungen
- Unterstreichungen
- Stempeln
- Unterschriften
- etc.
Hinweis: Das ursprüngliche Dokument bleibt unverändert. Alle Veränderungen werden nur als sog. Layer über das eigentliche Dokument gelegt und können jederzeit entfernt werden.

div. Anpassungsmöglichkeiten für Darstellung der PDF-Vorschau:
- Drehen der Anzeige (im oder gegen Uhrzeigersinn)
- div. Zoom-Optionen
- Wechsel zwischen ein- bzw. doppelseitiger Anzeige
- Wechsel zwischen Seite-für-Seite-Anzeige oder laufenden Seitenübergängen
- Seitenübersicht für direktes Ansteuern bestimmter Seiten
- Übersicht aller eingefügter Kommentare zum Dokument
- etc.
Dokument kann:
- über Druck-Funktion ausgedruckt werden
- heruntergeladen werden

Sollten Sie an der Freischaltung des Zusatz-Moduls Office4MIA (inkl. PDF-Annotation) Interesse haben, nehmen Sie bitte Kontakt zu den Mitarbeitern der DES auf oder legen ein Ticket im Zendesk mit der Bestellung an.

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	Formate

Welche Datei-Formate können in der Dokumente-Maske hinterlegt werden?

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Note

title	Achtung!

Einige Formate können nicht bzw. nicht korrekt mit der PDF-Vorschau angezeigt werden. Das betrifft vor allem ältere Formate wie z. B. doc, xls etc.
ABER: Das ursprüngliche Format des Dokuments bleibt dennoch erhalten. _{siehe Was tun, wenn ein hinterlegtes Dokument in der Vorschau nicht oder nicht korrekt angezeigt wird?}

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	nicht anzeigbare Dok

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Druckvorschau nutzen:
Hier wird ein Dokument immer exakt so angezeigt, wie es ausgedruckt wird.
Download-Funktion nutzen:
Hierüber wird das Dokument in seiner ursprünglichen Form auf den eigenen PC heruntergeladen und kann hier mit dem jeweiligem Programm geöffnet werden.

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Alle Dokumente und ggf. E-Mails werden rechts in der Tabelle im sog. "Dokumenttree" aufgelistet. Die folgende Tabelle enthält die Beschreibungen der verwendeten Icons:

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Icon	Bezeichnung im Tooltip	Beschreibung
		Gültig ab Version 5.2.2-0: Wird eine E-Mail mit Anlagen markiert, werden die Anlagen in der Liste "Anhänge" angezeigt und die Checkbox "Anhang in Dokumente anzeigen" kann aktiviert bzw. deaktiviert werden.
	Dokument hochladen	Um ein neues Dokument hochzuladen, betätigen Sie den Button . Zur Auswahl des Dokumentes klicken Sie auf den Button , navigieren zum gesuchten Dokument und klicken dann auf die Schaltfläche „Öffnen“. Wenn das Dokument erfolgreich hochgeladen wurde, wird links neben dem Button "Dokument" ein grünes Häkchen zur Bestätigung angezeigt. Mit der Checkbox "Online abrufbar" wird gesteuert, ob ein Dokument für ein Onlinemitglied auf den Website angezeigt wird und heruntergeladen werden kann. Mit der Checkbox "finalisiert" wird gekennzeichnet, dass ein Dokument endgültig fertig ist und kann anschließend inhaltlich nicht mehr verändert werden. Nachdem das Dokument hinzugefügt und alle gewünschten Abgaben eingetragen wurden, klicken Sie auf den Button "Speichern".
	Dokument anzeigen	Durch Klick auf den Button wird das markierte Dokument in einem neuen Browsertab geöffnet. So ist es für die Arbeit mit dem Dokument möglich, mehr Inhalt anzuzeigen und weniger scrollen zu müssen.
	an andere Mitgliedschaft anhängen	Dokument verteilen (an andere Mitgliedschaft anhängen) ab Version 5.0.0 Die Funktion "Dokument verteilen" wurde überarbeitet. Durch Klick auf den Button "an andere Mitgliedschaft anhängen" öffnen Sie den entsprechenden Dialog. Durch das Anhängen eines Dokuments an eine weitere Mitgliedschaft, wird für die neue Zuordnung ein eigener Datensatz angelegt, sodass auch "eigene" Metadaten zu jeder Zuordnung gespeichert werden können. Im Dialog "Metadaten bearbeiten" wird eine Liste der Personen angezeigt, denen das Dokument zugeordnet ist. Hinweis: Die Funktion steht aktuell nicht für E-Mails und E-Mail-Anhänge zur Verfügung, daher ist der Button in diesem Fall inaktiv.
	Dokument verschieben	Durch Klick auf den Button "Dokument verschieben" wird das entsprechende Choose geöffnet. Diese Funktion bewirkt das Übertragen eines Dokuments von einer Mitgliedschaft zu einer anderen Mitgliedschaft. Hinweis: Die Freigaben "finalisiert" und "online freigegeben" werden beim Verschieben des Dokuments zurückgesetzt, müssen also ggf. erneut gesetzt werden. Durch Auflösung der Zuordnung zum Mitglied werden ggf. bestehende Bezüge zu Fällen und Fall-Notizen entfernt.
	Dokument herunterladen	Mit dem Button "Dokument herunterladen" wird der Downloaddialog aufgerufen.
	Metadaten des Dokuments bearbeiten	Mit dem Button "Metadaten des Dokuments bearbeiten" wird ein neuer Dialog aufgerufen, in dem die Detailangaben zum Dokument bearbeitet werden können und das Dokument selbst ausgetauscht werden kann.
	Dokument duplizieren	Mit diesem Button können Kopien vom ausgewählten Dokument erstellt werden. Damit lassen sich, bei aktiven Office4MIA-Modul vorhandene Dokumente direkt im Browser als Vorlage öffnen, können angepasst, gespeichert und sofort verschickt oder Online freigegeben werden. Kopien werden immer nur vom Originaldokument erstellt, also nicht von einer Vereinsversion.
	Aufgabe zum Dokument	Mit dem Button "Aufgabe zum Dokument erstellen" lassen sich Aufgaben zu Einzelpersonen oder Gruppen erstellen.
	Dokument löschen	Dokumente werden seit der MIA-Version 3.2.0 nicht mehr physisch gelöscht, sondern mit einem Löschkennzeichen versehen und sind anschließend nur noch im Papierkorb sichtbar und können nicht mehr kopiert (P zu H), verteilt, zugeordnet oder verarbeitet werden. Weiterhin werden gelöschte Dokumente ggf. auch nicht mehr in Fällen oder Fall-Notizen angezeigt. Der Button "Dokument löschen" ist mit einem eigenen Recht versehen und nur aktiv, wenn das Recht "PERSDOKLOE" in der Administration zugeordnet ist.
	Dokument wiederherstellen	Nur Personen denen dieses Recht zugeordnet wurde, können das Gelöschtkennzeichen mit der Funktion "Dokument wiederherstellen" wieder entfernen. Der Button wird nur angezeigt, wenn der Papierkorb geöffnet ist und Dokumente mit dem Löschkennzeichen angezeigt werden.