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Durchführung eines Mahnlaufs
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Auswahl der anzumahnenden Mitglieder
Geben Sie in die Felder 'Mitgliedsnummer von' und 'bis' die Mitgliedsnummern ein, für die Mahnungen erstellt werden sollen und klicken Sie auf 'Suchen'. Wenn Sie keine Mitgliedsnummern eintragen werden wird der Mahnlauf für alle Mitglieder geprüft.In der Tabelle werden alle Personen mit offenen Posten angezeigt, ob diese tatsächlich angemahnt werden, ergibt sich aus durchgeführt. Angemahnt werden immer alle offenen Posten.
Mahnungen werden nach den folgenden Voraussetzungen erstellt:
Für die erstmalige erste Mahnung (Mitglied hat aktuell keine Mahnstufe)
- Das Datum der frühesten noch offenen Buchung
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- liegt länger zurück liegt als in der Mahnstufe eingestellt ist
- Der offene Saldo überschreitet den Mindesbetrag für die Mahnstufe
Für die darauffolgenden Mahnungen (Mahnstufe 1 - x, die letzte Mahnstufe ist noch nicht erreicht)
- Das Datum der letzten in MIA generierten
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- Mahnung liegt länger zurück als in der Mahnstufe eingestellt ist
- Der offene Saldo eines Mitglieds überschreitet den in der Mahnstufe eingestellten Mindestbetrag
| Info |
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In einem Mahnlauf werden immer Mahnungen für alle Mahnstufen erzeugt. |
| Info | ||
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Mit der Einführung von SEPA ist es sinnvoll geworden, auch Mahnungen für Lastschriftzahler zu erstellen. MIA erstellt nur Lastschriften für Mitglieder, für die ein gültiges Mandat vorliegt, oder bei dem ein abweichender Beitragszahler mit gültigem Mandat eingetragen ist. Da ein Mandat ungültig werden kann oder ev. gar keins eingetragen wurde, kann ein Lastschriftzahler in Zahlungsrückstand kommen. |
Starten des Mahnlaufs
Tragen Sie das Datum ein, dass auf die Mahnungen gedruckt werden soll und klicken Sie auf 'Mahnlauf durchführen'. Dadurch wird der Mahnlauf im Hintergrund gestartet. Wenn er fertig ist erhalten Sie eine Meldung.
Die fertigen Mahnungen können über den Serverdruck (unter Administration) ausgedruckt werden.
Vorbereiten des
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Mahnungssystems von MIA
Mahnungsvorlagen
Für jede Mahnstufe kann eine eigene Vorlage verwendet werden. Diese Vorlagen müssen im OpenOffice-Format unter Administration / Anwendung / Vorlagen angelegt werden. Als Datenquelle muss 'MahnungsDruck', als Vorlagentyp 'Mahnung' eingetragen werden.
Die Platzhalter für die Mahnungsvorlagen finden Sie hier.
| Info |
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Nach dem Anlegen oder Ändern von Mahnvorlagen müssen Sie sich ab- und wieder anmelden, damit die Vorlagen in anderen Funktionen genutzt werden können. |
Mahnstufen
Unter Administration / Finanzen / Mahnstufen können die einzelnen Mahnstufen konfiguriert werden. Für jede Mahnstufe, die Mitgliedern zugeordnet ist muss auch in MIA eine Mahnstufe angelegt werden. Sie können über die erweitere Suche prüfen, welche Mahnstufen in den Mitgliedsdaten eingetragen sind.
| Note |
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Wenn in Ihrem Datenbestand Mahnstufen aus der alten Mitgliederverwaltung (MIS, PMV o. A.) vorhanden sind, müssen entsprechende Mahnstufen in MIA angelegt werden, damit MIA jeweils entscheiden kann, welche Aktionen beim jeweiligen Mitglied durchzuführen sind. |
Für jede Mahnstufe müssen folgende Daten eingetragen werden:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Mahnstufe | Nummer der jeweiligen Mahnstufe |
| gültig | Wenn das Häkchen gesetzt ist wird die Mahnstufe von MIA verwendet. |
| erste Stufe | Bei der ersten gültigen Mahnstufe muss das Häkchen gesetzt sein, damit MIA die erste anzuwendende Mahnstufe erkennen kann. |
| letzte Stufe | Bei der letzten gültigen Mahnstufe muss das Häkchen gesetzt sein, damit MIA die letzte anzuwendende Mahnstufe erkennen kann. |
| Tage | Anzahl der Tage ab dem Datum der Forderung (Buchungsdatum) ab der eine Mahnung der jeweiligen Stufe erzeugt wird. |
| Mind.betrag | Der Mindestbetrag ab dem eine Mahnung erstellt wird. Dabei wird die Gesamtsumme der offenen Forderungen gewertet. |
| Mahngebühr | Gebühr die dem Mitglied für die Mahnung berechnet wird. Die Mahngebühr wird automatisch in das Mitgliedskonto gebucht und auf der Mahnung mit ausgewiesen. |
| Folgende Mahnstufe | Die Mahnstufe, die das Mitglied als nächstes erhält. |
| Konto | Konto auf das die Mahngebühren gebucht werden. Ist im Feld Mahngebühr ein Betrag > 0 eingetragen, so muss zugehörige das Konto eingetragen und valide sein. Ist das nicht der Fall, werden keine Mahnungen erzeugt. |
| Mahntext | Der hier eingegebene Text kann in der Mahnvorlage an die Stelle des entsprechenden Platzhalters eingetragen werden. |
| Vorlage | In dem Dropdown-Feld kann eine Vorlage für die Mahnung gewählt werden. Diese Vorlage muss vorher unter Administration / Anwendung / Vorlagen angelegt worden sein. |
| Info |
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Derzeit muss in MIA zusätzlich zu den Mahnstufen, die Sie verwenden noch eine zusätzliche Mahnstufe eingetragen werden. Diese zustäzliche Mahnstufe dient sozusagen als Platzhalter für das gerichtliche Mahnverfahren und muss als letzte Stufe markiert sein. Wenn Sie also z. b. drei Mahnstufen verwenden, müssen Sie zusätzlich eine Stufe 4 anlegen und diese dann als letzte Stufe markieren. Beim Mahnlauf wird zu dieser Stufe nichts gemacht, es muss auch keine Vorlage zugeordnet werden. |
Die Administration der Mahnstufen ist hier beschrieben.
Mahnlauf stornieren
Unter "Finanzen -> Mahnungen -> Storno" können Mahnläufe storniert werden.
Achtung!: Es wird immer der ganze Mahnlauf storniert! Es können hier nicht einzelne Mahnungen zurückgesetzt werden.
Achtung!: Bitte achten Sie ggf. unbedingt auch auf die Reihenfolge in der Mahnläufe storniert werden. Beispiel: Wenn in Lauf 1 komplett oder teilweise die gleichen Mitglieder enthalten sind, wie in Lauf 2, muss erst Lauf 2 und anschließend erst Lauf 1 storniert werden. Wird diese Reihenfolge nicht beachtet, kann Lauf 2 nicht korrekt storniert werden. Die Mahnstufe kann dann nicht von z.B. 2 auf 1 gesetzt werden, weil 1 zu diesem Zeitpunkt nicht mehr vorhanden ist.