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Der allgemeine E-Mail-Eingang wird über das folgende Menü aufgerufen:
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| Button | Icon | Beschreibung |
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| Neue E-Mail erstellen |  | Öffnet eine neue E-Mail ohne Zuordnung zu Mitglied/Person. Der Absender einer neu erstellten E-Mail entspricht dem Standardkonto des Benutzers. |
| Zuständigen Berater ermitteln und zuordnen |  | Ermittelt den aktuellen Stammberater des Mitglieds, wenn die Absender-E-Mail-Adresse zum Mitglied hinterlegt und eindeutig (keiner weiteren Person zugeordnet) ist. |
Alle Empfänger anzeigen (ab Version 5.0.0) |  | Dieser Button öffnet ein neues Fenster mit der Liste aller E-Mail-Empfänger mit Anzeige "An", "Bc" und "Bcc". Weiterhin wird in der Spalte "Status" der Versandstatus an den/die jeweiligen Empfänger angezeigt. Folgende Status sind möglich:
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Betreff bearbeiten (ab Version 5.0.0) |  | Nach Klick auf den Button "Betreff bearbeiten" wird das Feld "Betreff" aktiv und kann individuell bearbeitet werden. Nach Klick auf den Button "Speichern" wird der individuelle Betreff zur E-Mail hinterlegt und verwendet. Um den ursprünglichen Betreff der E-Mail wiederherzustellen, entfernen Sie den kompletten Betreff der E-Mail und klicken anschließen den Button "Speichern".
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| Markierung zuordnen |  | Durch Klick auf den Button das folgende Fenster zur Auswahl einer Kategorie geöffnet:
Durch Klick auf einen der Doppelpfeile wird die jeweilige Kategorie zugeordnet und dann in der Liste der E-Mails angezeigt:
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| Aufgabe erstellen |  | Öffnet ein neues Fenster zur Erstellung einer neuen Aufgabe zur ausgewählten E-Mail. Die Aufgabenart "E-Mail" wird vorausgefüllt und kann geändert werden. Dies gilt auch für den Bearbeiter der Aufgabe. Der Button zur E-Mail ist aktiv, wenn der E-Mail eine Person zugeordnet ist. Der Button zur E-Mail-Anlage ist aktiv, wenn die Checkbox "in Dokumente anzeigen" zur Anlage gesetzt ist.
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| Notiz bearbeiten | Öffnet ein neues Fenster zur Erstellung/Bearbeitung einer Notiz zur ausgewählten E-Mail. Die maximale Zeichenanzahl beträgt ab MIA-Version 5.2.3 1000 Zeichen. | |
| E-Mail Drucken |  | Öffnet den Druckdialog mit Auswahl des Druckers oder PDF-Erstellung (ab Version 5.0.0). Ab MIA-Version 5.0.2-3 kann die Schriftgröße und die Schriftart (helvetica, times, courier, freemono, freesans, symbol, pdfacourier, dejavusans, dejavusansmono, freeserif, hysmyeongjostdmedium, zapfdingbats) des Ausdrucks einer E-Mail je Verein individuell eingestellt werden. Standard ist Schriftgröße 8 und Helvetica. Wünschen Sie eine Anpassung, erstellen Sie bitte ein Ticket im Ticketsystem, da die Änderung in einer Konfigurationsdatei vorgenommen werden muss. |
E-Mail-Protokoll (ab Version 5.0.3) | Öffnet das Protokoll zur ausgewählten E-Mail. Protokolliert werden Zuweisungen, Statusänderungen und Änderungen der Kategorie. | |
| Person/Mitglied/Beratung/Mietobjekt zuordnen | Dieser Button öffnet ein Fenster zur Zuordnung von Mitgliedern/Personen und ggf. Beratungen und Mietobjekten oder Fällen zur E-Mail.
Durch Auflösung der Zuordnung zu einem Mitglied werden auch ggf. bestehende Bezüge zu Fällen und Fall-Notizen entfernt werden.
Wird einer E-Mail ein Mietobjekt zugeordnet, werden auch alle Anlagen der E-Mail dem Mietobjekt zugeordnet. Wird die Zuordnung zum Mietobjekt wieder aufgehoben, wird auch die Zuordnung der Anlagen zum Mietobjekt entfernt.
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| E-Mail löschen |  | Mit diesem Button können E-Mails als gelöscht markiert werden. Hinweise: Eine E-Mail kann nur gelöscht werden, wenn weder die Checkbox "E-Mail in Dokumente anzeigen" noch "Anhang in Dokumente anzeigen" gesetzt ist. System-E-Mails und gesendete E-Mails können generell nicht gelöscht werden. Sind mehrere Personen/Mitglieder der E-Mail zugeordnet, erscheint bei allen zugeordneten Personen/Mitgliedern die E-Mail als gelöscht. Um eine gelöschte E-Mail wiederherzustellen, muss der Status der E-Mail auf NEU oder BEARBEITET gesetzt werden.
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| Keine Anhänge in Dokumente anzeigen |  | Mit diesem Button kann die Auswahl "Anhang in Dokumente anzeigen" für alle angehängten Dokumente aufgehoben werden. |
| Alle Anhänge in Dokumente anzeigen |  | Mit diesem Button kann für alle angehängten Dokumente die Checkbox "Anhang in Dokumente anzeigen" gesetzt werden. |
| Metadaten des Anhangs anzeigen/bearbeiten |  | Öffnet ein neues Fenster zum Anzeigen und Bearbeiten der Metadaten eines Anhangs. Der Button wird erst aktiv, nachdem zum ausgewählten Anhang die Checkbox "in Dokumente anzeigen" gesetzt wurde. |
| Anhang herunterladen |  | Startet den Download, um den ausgewählten Anhang lokal herunterzuladen. |
| Anhang anzeigen |  | Öffnet den ausgewählten Anhang in einem neuen Browser-Tab. |
Suche nach E-Mails
Die Suche nach E-Mails wird im Feld über der Liste der E-Mails durchgeführt. In diesem Feld kann nach dem Namen und der E-Mailadresse des Absenders, dem Namen und der E-Mailadresse des Empfängers und nach dem E-Mail-Betreff gesucht werden. Die Suche nach einem Betreff führt die Suche sowohl im Originalbetreff als auch im angepassten Betreff aus.
Für die Suche nach versendeten E-Mails muss der Filter "Status" auf "Alle" oder "versendet" gesetzt werden.
Anlagen zur E-Mail - Anzeige im Register "Dokumente"
Links unter der Liste der E-Mails werden die Anlagen einer E-Mail aufgelistet:
Durch Klick auf eine gewünschte Anlage wird eine Vorschau angezeigt, wenn das gesendete Dateiformat dies erlaubt. Durch Setzen der Ckeckbox vor dem Dateinamen, kann gesteuert werden, ob die markierte Anlage im Register "Dokumente" der zugeordneten Mitgliedschaften angezeigt werden soll. Wird anschließend ein oder mehrere Fälle zugeordnet, werden die Dokumente automatisch auch im Fall angezeigt. Nach der Zuordnung eines oder mehrere Fälle, können die Checkboxen zur Steuerung der Anzeige im Register "Dokumente" nicht mehr verändert werden. Um eine Korrektur vorzunehmen, müssen alle Fallzuordnungen zuvor aufgehoben werden. Mit dem Button "Fall-Zuordnungen zurücksetzen" im Choose "Zuordnung" kann dies mit einem Mausklick ausgelöst werden.
E-Mail beantworten
Empfänger:
Wenn auf eine E-Mail geantwortet wird, wird als Empfänger automatisch die E-Mailadresse gesetzt (Checkbox "An"), wenn die Absenderadresse identisch mit der beim Mitglied hinterlegten E-Mailadresse ist. In allen anderen Fällen wird die Checkbox "An" nicht vorausgefüllt.
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Der Absender richtet sich nach dem ausgewählten E-Mail-Konto. Wenn auf eine dem Nutzer zugewiesene E-Mail geantwortet wird, wird die Absenderadresse des dem Nutzer zugewiesenen Standardkontos eingesetzt. Wenn kein Standardkonto zugewiesen ist, wird das erste der verfügbaren Konten gewählt.
E-Mail Mitgliedern/Mietobjekt/
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Fall zuordnen
Mit dem Button können der E-Mail (weitere) Mitglieder und zugehörige Mietobjekte und Beratungen oder Fälle zugeordnet werden.
Hinweis!: Es kann bis 30.06.2024 entweder ein Mietobjekt und eine zugehörige Beratung oder ein Fall zugeordnet werden. Ab 01.07.2024 können keine Beratungen mehr zugeordnet werden.
Mit dem Button "Fall-Zuordnungen zurücksetzen" im Choose "Zuordnung" können alle Zuordnungen zu Fällen mit einem Klick aufgehoben werden. Anschließend sind die Checkboxen zur Steuerung der Anzeige im Register "Dokumente" im E-Mail-Eingang wieder aktiv.
E-Mail-Anhänge umbenennen
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